Chaque entreprise en cours de fonctionnement est obligée de préparer un très grand nombre de documents. Ils concernent le régime fiscal choisi, les employés ou la coopération avec les principaux contractants. Pour que chaque employé de l'entreprise puisse trouver la documentation nécessaire, un stockage compétent et structuré est nécessaire. De nombreux documents doivent être dans l'entreprise depuis plus de 75 ans, car ils contiennent des informations sur les employés de l'entreprise. Par conséquent, l'archivage compétent des documents dans l'organisation est requis. Si l'entreprise est grande, il est conseillé de créer votre propre archive complète. Mais dans les petites organisations, les papiers sont simplement stockés dans un classeur séparé.
Règles d'archivage
L'archivage des documents est une procédure obligatoire pour chaque entreprise, comme indiqué dans les dispositions de la loi fédérale n ° 125. Dans les petites entreprises, toutes les actions nécessaires sont effectuées par le secrétaire, mais dans les grandes organisations, un employé distinct est archivé.
L'employé désigné doit connaître les exigences de la loi en matière d'archivage des documents du personnel dans l'organisation et doit également comprendre les durées de conservation des divers documents. Pour cela, des papiers séparés sont lancés pour différents papiers. La documentation relative au personnel de l'entreprise doit être conservée pendant au moins 50 ans si les documents ont été créés après 2003, et si l'organisation a des documents formés avant 2003, ils doivent être conservés pendant 75 ans.
Les nuances de la création d'une archive
Dans les grandes entreprises, un grand nombre de documents sont générés au cours de l’activité, ils sont donc stockés dans une pièce séparée appelée les archives. Il est représenté par une unité structurelle distincte et lors de sa création, un règlement spécial est publié par la direction, qui constitue l'acte réglementaire local de la société.
C’est dans ce règlement que sont définies les règles de base pour l’archivage des documents dans l’organisation, ainsi que la responsabilité des fonctionnaires impliqués dans ce processus pour diverses violations détectées.
Règles de processus
Lors de l'archivage de documents dans l'organisation, l'employé responsable désigné doit prendre en compte les règles suivantes:
- la documentation est transférée aux archives uniquement par inventaire;
- si des documents sont archivés dans le travail de n'importe quel employé, il est important de prendre en compte les exigences des directives spéciales afin que, dans le futur, il soit facile de trouver le bon document;
- chaque service de l'entreprise doit transférer les documents pour stockage à la personne responsable dans les délais fixés par la loi;
- si, pour diverses raisons, le calendrier est enfreint et que différents documents sont transférés aux archives, le responsable doit en informer le responsable de la société.
La maîtrise de la compilation des archives dépend de la pertinence de ce processus.
Objectif du processus
L'archivage des documents dans l'organisation est nécessaire pour optimiser toute la documentation, ainsi que pour son stockage compétent. S'il existe des archives bien structurées, tout employé de l'entreprise, le cas échéant, sera en mesure de trouver différents documents relatifs au personnel, différentes commandes ou contreparties.
Les entreprises se tournent de plus en plus vers la gestion électronique des documents, de sorte que tous les documents sont stockés dans un ordinateur pour lequel une version électronique des archives est en cours de création.Toutefois, cela tient compte du fait que les documents n’ont force de loi que s’il existe un format papier. Par conséquent, le stockage électronique des documents n’est qu’un complément aux archives standard.
Procédure d'archivage
La procédure d'archivage des documents est la même pour toutes les entreprises, mais chaque organisation peut effectuer ses propres ajustements. La procédure standard est divisée en plusieurs étapes:
- Dans un premier temps, les caractéristiques des documents préparés en vue de leur transmission aux archives sont mises en évidence.
- si nécessaire, des actions supplémentaires sont effectuées, notamment l'agrafage de papiers ou diverses additions;
- les documents sont ajustés, ce qui permet à l'avenir de trouver facilement les documents nécessaires dans la masse totale de la documentation;
- les documents inutiles sont détruits légalement, car ils ne représentent aucune valeur pour le fonctionnement de l'entreprise;
- les documents sont systématisés, après quoi ils sont cousus en fonction de leur type;
- les papiers sont répartis dans les types suivants: comptabilité, personnel ou gestion;
- s'il est impossible de classer des papiers dans les types ci-dessus, ils sont alors combinés et classés dans un cas séparé;
- chaque sceau est apposé avec le sceau de l'organisation, ainsi que la signature de l'employé autorisé;
- un inventaire est formé pour chaque cas contenant des informations sur les documents situés dans un dossier particulier;
- des catalogues de cas triés par type sont établis;
- tous les cas correctement préparés sont envoyés aux archives, qui sont généralement présentées dans une pièce séparée, dans laquelle se trouvent un grand nombre de racks pratiques.
La procédure est effectuée uniquement par une personne autorisée, dotée de l'autorité nécessaire par le responsable de l'organisation. Si des règles d'archivage de documents sont violées ou si la documentation est complètement perdue, cet employé de l'entreprise est responsable des violations identifiées.
Caractéristiques de la compilation de la nomenclature
Si l'entreprise a vraiment beaucoup de papiers, alors lors de l'archivage des documents dans l'organisation, une nomenclature des cas est établie. Grâce à son aide, il sera possible de trouver facilement le bon choix parmi les nombreux dossiers.
Lors de la compilation de la liste des cas, les informations suivantes doivent être indiquées:
- l'index du cas spécifique, représenté par le numéro conditionnel attribué, la première partie de ce numéro étant le code de département d'où les documents ont été reçus;
- nom de l'affaire;
- nombre de papiers stockés dans le dossier;
- la période pendant laquelle ces documents devraient être conservés sur la base des exigences législatives;
- différentes notes laissées par le responsable, par exemple, vous pouvez indiquer qu'un cas particulier a une version électronique supplémentaire.
Dans les petites organisations, où trop peu de documents sont transférés aux archives une fois par an, la nomenclature des cas ne peut pas être établie.
Règles pour la publication du «Règlement sur les archives»
Dans les grandes entreprises, les archives sont présentées dans une pièce séparée, dans laquelle sont stockés un nombre considérable de fichiers et de documents. Parallèlement, l’organisation emploie un spécialiste exclusivement chargé de l’archivage des documents. Pour que son travail soit clairement réglementé, les dirigeants d’entreprise publient et consolident souvent un «règlement sur les archives» spécial. Les règles d'utilisation incluent:
- il est indiqué quel type de travail devrait être effectué par la personne responsable;
- les règles de transfert de documents de différents départements aux archives sont définies;
- énumère les règles d'enregistrement des stocks et la nomenclature des affaires;
- les informations sur la préparation correcte des documents transférés aux archives sont entrées;
- il est indiqué que l'employé désigné devrait être impliqué dans le rapprochement de la composition des documents, ainsi que dans leur exécution.
Si l'employé des archives détermine qu'il y a des violations dans la documentation, les documents sont envoyés pour révision au service approprié de l'entreprise. S'il n'y a pas d'erreurs ou de lacunes, les papiers sont acceptés pour la couture. Si les informations sont difficiles à lire, une copie du document est réalisée.
Conditions d'archivage
Chaque entreprise doit prendre en compte les exigences de base pour un archivage correct des documents dans l’organisation. La tenue des dossiers devrait être soumise aux conditions de base de la loi. Dans les grandes entreprises, les archives sont représentées par une pièce séparée, qui doit être protégée des employés de l'entreprise ou par des personnes non autorisées. Par conséquent, lors de la création de cette unité, les exigences suivantes sont prises en compte:
- les locaux doivent être isolés des autres départements et bureaux;
- il établit une alarme incendie et cambrioleur;
- la taille de cette salle dépend du nombre de documents transférés aux archives chaque année;
- des rayonnages spéciaux longs sont installés dans la salle, et il est conseillé de choisir des structures métalliques;
- entre les paniers il y a une distance qui ne peut pas être inférieure à 75 cm;
- la longueur des étagères peut être différente et dépend de la hauteur des plafonds;
- De plus, des coffres-forts spéciaux sont installés dans la pièce dans laquelle se trouvent les documents les plus précieux et les plus importants.
Dans chaque entreprise, la superficie des locaux choisis peut être complètement différente, car différents facteurs sont pris en compte.
Comment les choses sont préparées correctement?
L'archivage des documents comptables n'est autorisé qu'après une préparation préalable compétente de cette documentation. Par conséquent, avant d'envoyer tel ou tel document à l'archive, vous devez suivre les étapes suivantes:
- dans un premier temps, la personne responsable doit s’assurer que la documentation réellement transférée n’est pas requise dans le processus de conduite des activités en cours de la société;
- une description des documents et de la cause directe est faite;
- un examen est effectué pour s'assurer que la documentation et les cas sont vraiment précieux, ils doivent donc être conservés dans l'entreprise pendant une certaine période;
- si nécessaire, les documents sont classés, copiés ou modifiés, puis transférés aux archives.
Les ordres relatifs aux employés embauchés et ayant des périodes de stockage différentes doivent être définis pour des cas différents, car s'ils sont mélangés, il peut y avoir confusion lors de la destruction de certains papiers.
Les nuances de travailler avec des requêtes
L'archivage des documents personnels et autres documents formés pendant le travail de l'organisation est effectué par un employé responsable qui reçoit un certain salaire pour ses activités. Si le responsable ou d'autres employés de l'entreprise ont besoin d'étudier des documents disponibles dans les archives, ils doivent en faire la demande avec une demande spéciale à la personne désignée.
Les informations des archives sont publiées sous la forme d’un certificat d’archive, d’une copie ou d’un extrait. Le certificat est présenté par un document, qui comprend des informations d'archives sur le sujet demandé.
Une copie archivée est représentée par la reproduction d'un texte ou d'une image d'un document stocké dans les archives. De plus, il fournit des données de recherche.
Un extrait textuel ne reproduit qu'une partie de la documentation. Pour ce faire, l'employé qui fait la demande doit indiquer sur quel problème particulier l'information est requise.
Conclusion
De nombreux documents créés au cours des travaux de l'entreprise doivent être stockés pendant une longue période. Pour créer des conditions optimales, une archive est créée dans l'entreprise, présentée par une unité structurelle distincte. En outre, une personne responsable est désignée pour accepter les documents archivés. Le même spécialiste répond aux demandes d’autres employés et gestionnaires.
Lors de l'archivage de la documentation, vous devez prendre en compte certaines règles et exigences vous permettant de structurer correctement le papier et de lui fournir des conditions de stockage idéales.