Plățile prin internet au devenit mult timp obișnuite, dar schimbul de documente, în special între persoane, este încă sub formă de hârtie. O semnătură electronică calificată este proiectată pentru a rezolva această problemă și a facilita schimbul de documente. Persoanele juridice lucrează de mult timp cu EDS, întreprinzătorii individuali o folosesc pentru a transmite unele date (de exemplu, TVA la închirierea spațiilor guvernamentale), în timp ce persoanele fizice își pot folosi semnătura pentru a avea acces la site-ul serviciilor de stat. Cum să obțineți o semnătură electronică calificată îmbunătățită și ce avantaje oferă?
Ce este asta
O semnătură electronică calificată este detaliile care confirmă adevărul documentului electronic, absența denaturărilor din acesta din momentul în care semnătura a fost efectiv instalată. De asemenea, vă permite să stabiliți proprietatea documentului. Astfel de detalii pot fi obținute numai ca urmare a conversiei criptografice a codului, informațiilor.
Un certificat de semnătură electronică este un document care confirmă dreptul de a deține o cheie publică a unei semnături electronice. Certificatul poate fi obținut numai la CA (centrul de certificare) sau la biroul reprezentanților lor autorizați.
Titularul certificatului este o persoană care a primit în numele său un certificat de semnătură electronică. Fiecare proprietar al certificatului este prevăzut cu două chei: public și privat. Verificarea semnăturilor electronice se efectuează cu cheia publică. La rândul său, este asociată cu o cheie privată, prin care se generează semnătura electronică și se semnează documentul.
clasificare
O simplă semnătură electronică, după cum sugerează și numele, este cea mai simplă versiune a EDS. De asemenea, folosește parole, coduri sau alte mijloace care confirmă formarea semnăturii de către proprietar.
Semnătura electronică îmbunătățită necalificată poate fi obținută numai cu conversia informațiilor criptografice. Aici nu puteți face fără o cheie de semnătură privată. Printr-o astfel de semnătură electronică este posibilă nu numai identificarea persoanei care a semnat documentul, dar și detectarea modificărilor făcute după semnare.
O semnătură electronică îmbunătățită calificată are toate semnele de a fi necalificat. Singura diferență este că pentru verificarea și crearea sa sunt utilizate mijloace mai grave de protecție criptografică, acestea trebuie să fie certificate de către FSB din Rusia. În plus, există o diferență: un certificat calificat de semnătură electronică nu poate fi eliberat decât la un centru de certificare care a trecut prin acreditare. Lista CA-urilor acreditate poate fi vizualizată pe site-ul Serviciilor de Stat.
echivalență
Legea federală nr. 63 recunoaște un document semnat cu orice semnătură electronică, atât simplă cât și îmbunătățită, egală cu un document de hârtie semnat manual. Cu toate acestea, există o caracteristică: între părțile care fac schimb de documente electronice, trebuie semnat anterior un acord.
Semnătura calificată este, de asemenea, un analog al unei semnături făcute cu propria mână, cu toate acestea, poate înlocui sigiliul organizației. Forța juridică a documentelor semnate cu o semnătură digitală calificată este recunoscută de autoritățile de reglementare. Pot fi folosite în instanță.
Domeniul de aplicare
În primul rând, acesta este, desigur, gestionarea electronică a documentelor. Semnăturile electronice vor ajuta la stabilirea schimbului extern și intern de documente în toate cazurile când este necesară o semnătură scrisă de mână.
Gestionarea internă a documentelor folosește semnături electronice necalificate și calificate pentru a aproba și aproba acordurile și alte documente care reglementează procesele interne ale organizației. De exemplu, dacă un director semnează un acord prin semnătură electronică și este transferat la executare.
Factor principal
În ceea ce privește gestionarea documentelor externe, prezența unei semnături electronice calificate este o condiție foarte importantă, deoarece ea este garantul forței juridice. În alte cazuri, documentul electronic nu este recunoscut de către autoritățile de reglementare ca fiind originalul, ceea ce înseamnă că nu are nicio forță juridică și nu poate fi utilizat în procedurile judiciare. În plus, un document semnat de o semnătură digitală calificată îmbunătățită poate fi păstrat într-o arhivă digitală, în timp ce legitimitatea acestuia va fi păstrată.
EDS poate fi utilizat pentru raportarea către autoritățile de reglementare. Mulți au apreciat deja cât de rapid și convenabil se face raportarea electronică. Mai mult, fiecare organizație poate alege cea mai convenabilă cale pentru sine, fie că este vorba despre produse 1C, software separat sau FSS și site-urile Serviciului Fiscal Federal. Un certificat calificat al unei chei de semnătură electronică stă la baza oricăror astfel de acțiuni, el trebuie eliberat de o autoritate de certificare autorizată sau acreditată. Dar metoda de trimitere nu este critică.
Primirea serviciilor publice
Toți cetățenii Federației Ruse pot obține o semnătură electronică pentru a o utiliza pentru a primi servicii publice, cu toate acestea, nu este necesar un certificat calificat de verificare a unei semnături electronice în acest caz: cel mai simplu, cel mai necalificat EDS va fi suficient, este destul de potrivit pentru nevoile unei persoane. Cu ajutorul acestuia, orice cetățean poate semna o cerere electronică, care poate fi trimisă autorității executive dacă este posibil un astfel de flux de documente.
Cum să obții o semnătură electronică calificată pentru o persoană? Cel mai simplu mod de a obține un card electronic universal, care este emis de la 1 ianuarie 2013 și are o semnătură electronică îmbunătățită încorporată. Un astfel de card este un instrument de identificare unic al unui cetățean, cu ajutorul său este posibil să plătească, să comande și să primească diverse servicii guvernamentale prin internet. Prin conceptul său, cardul este conceput pentru a înlocui multe documente, precum un certificat de pensie și o politică medicală, pentru a le combina cu un portofel electronic, bilet de călătorie și semnătură electronică.
Folosind ES
Semnătura electronică calificată îmbunătățită este potrivită atât pentru fluxul de lucru intern, cât și pentru întreprinderi. Poate fi obținut la autoritatea de certificare acreditată de Ministerul Comunicațiilor RF. Protejează documentul de modificări, confirmă integritatea și autoritatea acestuia.
ES îmbunătățită și calificată poate ajuta la rezolvarea unei game largi de probleme. De exemplu, este utilizat pentru raportarea către autoritățile fiscale și pentru schimbul de documente electronice. Această versiune a certificatului are cel mai mare număr de funcții posibile, dar acest lucru nu înseamnă că este mai convenabil pentru fiecare organizație să-l folosească. În primul rând, prețul certificatului depinde direct de numărul de funcții. În al doilea rând, atunci când alegeți un certificat mai puțin funcțional, trebuie să vă asigurați că capacitățile disponibile satisfac în totalitate nevoile organizației.
Există, de asemenea, situații în care tipul de certificat utilizat este determinat de partea care primește documentul. De exemplu, există operatori de gestionare a documentelor care acceptă certificate numai de la centrul lor de certificare, prin urmare, atunci când alegeți un certificat, trebuie să vă asigurați, de asemenea, că nu există restricții privind utilizarea acestuia în sistemul informațional necesar.
Beneficiile schimbului electronic de documente
Deoarece acum toate organizațiile și companiile au oportunitatea de a organiza schimbul de documente electronice obligatorii din punct de vedere legal, merită discutat despre avantajele acestui proces.
În primul rând, aceasta este viteza de livrare a documentelor. Indiferent de adresa contrapartidei, termenul de livrare a documentelor va fi de zece ori mai mic decât cele obișnuite pe hârtie. Utilizarea documentelor electronice reduce, de asemenea, costurile asociate cu pregătirea și transferul de copii pe hârtie.
Există avantaje economice mai grave, deoarece gestionarea electronică a documentelor implică o accelerare semnificativă a proceselor de afaceri. Cel mai simplu exemplu în acest sens este încheierea și activarea rapidă a tranzacțiilor, datorită cărora se obține un flux de numerar mai mare. Adică, după ce a stabilit un management electronic al documentelor, compania va putea crește profit pe unitate de timp.
automatizare
De asemenea, utilizarea unei chei de semnătură electronică calificată poate reduce timpul pentru prelucrare, trimiterea documentelor și automatizarea acestui proces. Conform legii, pot participa la un schimb inter-corporativ scrisori care necesită forță juridică, scrisori de încărcare, facturi, facturi, acte de prestări servicii, acte de prestare de servicii, facturi, acte de reconciliere a decontărilor, bilete de transport.
Datorită vitezei și fiabilității schimbului electronic de documente, companiile nu se pot îngrijora de raportarea simplă și în timp util către autoritățile fiscale. De asemenea, vă permite să economisiți o parte din bani.
Factorii importanți
Un flux de documente între companii în formă electronică are sens numai dacă fiecare document are forță juridică și poate fi utilizat în instanță sau în alte instanțe. Pentru a da o semnificație juridică unui document electronic, este necesar să rezolvați unele probleme. În primul rând, procesul de semnare și trimitere a unui document electronic către contractanți, și în al doilea rând, acceptarea și verificarea unei semnături electronice calificate pe documentele primite de la contractori. În al treilea rând, este necesar să se organizeze stocarea și procesarea documentelor deja semnate, stocarea arhivei și navigarea pe acestea. În al patrulea rând, este important să se asigure păstrarea legitimității documentelor aflate în stocarea arhivistică.
Soluție simplă
Pentru a rezolva primele două probleme, puteți utiliza serviciile de schimb inter-corporativ, care sunt gestionate de operatorii de gestionare a documentelor electronice. Alegerea unui astfel de serviciu este necesar să se țină seama de unii factori, precum disponibilitatea licențelor corespunzătoare pentru operator, capacitatea de a integra serviciul de schimb în sistemul informațional corporativ și încărcarea documentelor.
Alte două sarcini pot fi rezolvate folosind sistemul electronic de gestionare a documentelor, care are deja toate funcționalitățile necesare. Dacă formarea inițială a documentelor are loc în sistemul contabil, puteți integra în el un sistem electronic de gestionare a documentelor.
În lipsa unui astfel de sistem, aceste sarcini pot fi atribuite parțial operatorului de servicii de schimb.