O călătorie de afaceri este un cuvânt înfricoșător pentru unii, dar pentru alții este o adevărată sărbătoare a vieții. Termenul implică îndeplinirea funcțiilor de muncă în afara locului obișnuit. Un angajator care intenționează să trimită un angajat într-o călătorie de afaceri ar trebui să țină cont de faptul că acest lucru se poate face doar în legătură cu o persoană înregistrată oficial. O condiție prealabilă este încheierea unui contract de muncă. Acordul ar trebui să stabilească că călătoriile de afaceri sunt posibile. Dar dacă munca este oficial de natură călătoare, atunci fiecare călătorie individuală nu poate fi numită călătorie de afaceri. Stabilește normele cheltuielilor de călătorie ale Ministerului Finanțelor.
Călătorie de afaceri: cine și cum?
Într-o călătorie de afaceri, puteți trimite, de asemenea, un angajat care lucrează de la distanță, unul al cărui loc de muncă este acasă. Principalul lucru este că persoana se află pe personalul organizației, ceea ce îi conferă exact aceleași drepturi ca și cei care lucrează pe teritoriul angajatorului. Rata de rambursare a cheltuielilor de călătorie pentru un loc de muncă cu timp parțial este salariul său mediu în compania de la care persoana a plecat în călătorie.
În unele cazuri, o persoană merge într-o călătorie de afaceri la două locuri de muncă simultan - principalele și locurile de muncă cu timp parțial. În această situație, angajatorii trebuie să fie de acord cu privire la plata indemnizației de călătorie. Rata cheltuielilor presupune contabilizarea ambelor locuri de muncă simultan - adică o companie își asumă plata unora dintre costuri, în timp ce cealaltă are obligația de a plăti soldul.
Standarde: acest lucru este important
Cheltuielile de călătorie în Rusia sunt reglementate de Codul Muncii. Articolele 167 și 168 sunt dedicate în acest sens. Atât organizațiile de stat, cât și companiile private trebuie să respecte, în egală măsură, TC. Cerințele legii se aplică tuturor formelor de antreprenoriat, drept de proprietate. Contabilitatea ar trebui să calculeze și să controleze rata cheltuielilor de călătorie zilnice, ținând cont de regulile general acceptate.
Costurile au mai multe articole. Acestea includ cheltuielile zilnice de subzistență, de transport și de cazare.
Cheltuieli zilnice
Cheltuielile de călătorie din norme presupun alocarea pentru fiecare zi a cel mult 700 de ruble. Nu se percep taxe pentru această sumă. Pot primi mai mulți bani de la companie? Este posibil să se stabilească cheltuieli de călătorie care depășesc norma cu un act de reglementare local în vigoare în cadrul organizației. Aceasta va oferi acces la sume mari, dar contabilitatea va fi obligată să perceapă și să perceapă impozite pe sume care depășesc 700 de ruble.
Un element de cheltuieli la fel de important este costul transportului. Acestea implică contabilizarea costurilor biletelor pentru toate modurile de transport utilizate în timpul călătoriei de afaceri a angajatului. Ei țin cont atât de drumul către locul de muncă, cât și de întoarcerea înapoi. Pentru această categorie nu există nicio normă de cheltuieli de călătorie, precum și nicio restricție privind tipul de transport utilizat. Este necesar un bilet. În baza sa, se acumulează bani.
Caracteristici importante
În unele cazuri, trebuie să plecați într-o călătorie de afaceri de la aeroport, port sau stație situată la o distanță de locul de muncă. Dacă se întâmplă acest lucru, costul călătoriei până în acest punct este inclus și în cheltuielile de călătorie.
Contractul colectiv încheiat la întreprindere (dacă există) poate conține reguli de rambursare a altor costuri de transport. De exemplu, dacă un angajat nu folosește transportul în comun, dar folosește o mașină privată - taxi, închiriere de mașini, atunci este posibil să recupereze banii cheltuiți în acest sens conform unei scrisori emise în 2011 către Ministerul Finanțelor.
Trăim în detrimentul companiei: este posibil?
Conform legii, normele cheltuielilor de călătorie în străinătate și în Rusia iau în calcul compensația pentru cheltuielile de trai. Sumele depind de categoria locuințelor. Sunt posibile diferite metode de plată. Este permisă rezervarea, care este luată în considerare la calcularea bazei de impozitare.
Serviciile suplimentare nu afectează baza de calcul a impozitelor dacă acestea au fost solicitate de către angajatul care a plecat într-o călătorie de afaceri. De exemplu, un angajat poate comanda haine speciale, poate merge la sală și la saună, dar compania nu ar trebui să plătească pentru asta. Când închiriați o casă pentru un angajat, rata cheltuielilor de călătorie este suma aferentă contractului de închiriere. Costurile sunt înregistrate în categoria „alte”.
Raportare și călătorie de afaceri
Pe măsură ce normele cheltuielilor de călătorie sunt stabilite, atunci când o persoană este trimisă într-o călătorie de afaceri, compania alocă anumite fonduri. Compania este obligată să ofere angajatului bani, iar ceea ce va face exact cu aceștia este afacerea personală. Adică banii pe care organizația îi trimite într-o călătorie de afaceri, îi puteți economisi și utiliza pentru propriul dvs. beneficiu. Per diem este calculat în funcție de numărul de zile petrecute în călătorie. Acestea includ banii destinați închirierii unui loc de dormit, inclusiv zile de odihnă.
De regulă, nu trebuie să vă bazați pe zi, este necesar să finalizați o sarcină de lucru în orașul în care domiciliază angajatul companiei. Cu toate acestea, normele cheltuielilor de călătorie nu includ banii cheltuiți de angajatul care a fost trimis într-o călătorie la cea mai apropiată decontare - întrucât implicit se crede că se poate întoarce acasă. Într-o organizație privată, șeful are dreptul să stabilească normele cheltuielilor de călătorie prin emiterea unei comenzi interne. Acesta prevede pe care pot conta muncitorii, specialiștii de conducere și alte unități de personal. Este posibilă gruparea unor indivizi în funcție de unele caracteristici.
Bani: plătiți lucrătorii?
Dacă au fost stabilite normele pentru cheltuielile de călătorie, înseamnă că mai devreme sau mai târziu, angajații care sunt trimiși într-o călătorie de afaceri vor trebui să plătească. Costurile suportate de angajați în desfășurarea sarcinilor de producție în diferite locuri sunt rambursate atunci când furnizează documente de raportare. Hârtiile trebuie să confirme toate cheltuielile pentru care o persoană pretinde să fie rambursată.
Dacă un anumit angajat nu poate furniza documente la timp pentru a-i rambursa banii cheltuiți, dacă nu există contracte, cecuri, atunci puteți conta pe o rambursare numai în conformitate cu standardele din a doua parte a articolului 168 din Codul Muncii, precum și scrisoarea Ministerului Finanțelor menționată mai sus. Rata de bază pentru calcul este de 700 de ruble pentru o călătorie de o noapte. De asemenea, este posibil ca angajatul să suporte cheltuieli care depășesc standardele adoptate de companie. Potrivit acestora, restituirea este permisă numai dacă este reglementată de reglementările locale din cadrul organizației. O reglementare suplimentară este posibilă și prin contracte colective de negocieri.
Cum se plătește? Caracteristicile calculului
Când vine vorba de întoarcerea la un angajat al organizației, fondurile cheltuite de el într-o călătorie de afaceri, trebuie să luați în considerare diferite metode de plată. De exemplu, un angajat ar putea plăti în numerar sau cu un card bancar. Pentru plata în numerar, va trebui să depuneți la biroul de contabilitate de la locul de muncă un cec de la hotel sau un acord încheiat la check-in, precum și un act într-o formă specială. Dacă plata a fost efectuată cu cardul la sosirea la locul de muncă, cecurile fiscale și hoteliere sunt transmise departamentului de contabilitate.
Este important să se monitorizeze coincidența datelor. Toate documentele care confirmă plata în timpul călătoriei trebuie să aibă numere care se potrivesc cu datele călătoriei. Toate mișcările, sosirea, plecarea dintr-un loc sunt înregistrate în comanda la trimiterea într-o călătorie de afaceri. Verificările trebuie să fie în concordanță cu acest document intern. Fără perceperea impozitelor, restituirea contabilității în timpul unei călătorii de afaceri este returnată pentru comunicare și bagajele cheltuite.Dacă s-a efectuat un zbor, atunci taxa de serviciu aeroport va trebui returnată angajatului, precum și costul transportului la locul de plecare într-o călătorie de afaceri.
Mai mult sau mai puțin?
Legea prevede că o persoană care trimite o călătorie de afaceri poate conta pe cel puțin 700 de ruble pentru fiecare zi petrecută departe de casă. Mai mulți bani pot obține unul care lucrează într-o companie generoasă. Dacă șeful a semnat o comandă pentru a stabili o altă sumă care depășește această limită minimă - excelent, veți putea obține o rambursare mai plăcută.
Valoarea pe zi afectează impozitul pe venit personal. În plus, documentele locale interne pot reglementa costurile de transport - puteți introduce altele suplimentare. De regulă, ei încearcă să aranjeze toate acestea în așa fel încât să reducă la minimum suma cu care trebuie reținute impozitele. În același timp, compania trebuie să țină corect evidența contabilă, în caz contrar, o simplă călătorie de afaceri în timpul unui audit fiscal poate fi o mare problemă.
Cadrul de timp și financiar: obligatoriu
Când un angajat se întoarce dintr-o călătorie de afaceri, trebuie să scrie un raport despre călătoria perfectă în trei zile lucrătoare. Pe baza acestui document, contabilitatea va calcula câți bani mai trebuie plătiți. De regulă, chiar înainte de o călătorie de afaceri, acestea dau o sumă mică în avans, iar la calculul final această valoare este dedusă. Contabilitatea calculează și transferă impozitele pe venit și plătește, de asemenea, asigurări sociale.
Când un angajat ajunge dintr-o călătorie de lucru, acesta aprobă un foaie de timp care precizează câte ore au fost lucrate. Toate zilele petrecute la plecare sunt desemnate „K” sau „06”. Nu este necesar un ceas. O situație este posibilă atunci când călătoria a capturat o zi liberă, adică angajatul nu a putut să-și petreacă timpul prevăzut de lege la propria discreție. Dacă s-a întâmplat acest lucru, ziua este marcată cu codul „03” sau cu simbolurile PB. Plata se face ținând cont de cerințele articolului 153 din TC - de două ori mai mult decât pentru o simplă zi lucrătoare. Cu toate acestea, puteți plăti ca o simplă zi lucrătoare, dar atunci trebuie să acordați angajatului o zi suplimentară de concediu.
Călătorie de afaceri: zile libere, boli și alte probleme
Se întâmplă că, în ziua lui, persoana trimisă într-o călătorie de afaceri se afla pe drum - călătorind într-un loc sau întorcându-se de acolo. Aceste zile sunt clasificate legal de muncitori, etichetați, așa cum este indicat mai sus, „03” sau „RV”. Angajatorul trebuie să discute mai întâi cu angajatul caracteristicile ieșirii sale în weekend. În unele cazuri, un reprezentant al managementului întreprinderii poate considera că este inutil să plece în zilele în care un angajat trebuie să aibă o zi legală, adică va refuza să plătească pentru așa cum așteptat călătorul.
Trebuie înțeles că în timpul unei călătorii de afaceri, un angajat poate fi rănit sau bolnav. În oricare dintre aceste cazuri, situația se dezvoltă în conformitate cu standardele actuale ale Codului Muncii. Angajatul păstrează toate drepturile și privilegiile datorate acestuia.
Standarde și restricții
Este important să vă asigurați că sunt aprobate standardele specificate în actele locale și cheltuielile reale ale salariatului. De asemenea, este important să reglementăm cu documente interne cât pot fi cheltuielile mari pentru locuințe. Costurile de călătorie nu sunt doar costurile de transport direct. Acest capitol include, de asemenea, cheltuielile legate de asigurarea de călătorie și costul documentelor de călătorie. În unele cazuri, trebuie să plătiți taxe speciale (de exemplu, la aeroport), plăți. Toate acestea sunt, de asemenea, înregistrate în categoria de transport.
Călătorie de afaceri în străinătate: ce și cum?
Dacă un angajat trebuie trimis în străinătate, atunci călătoria pentru el ar trebui să fie calculată în conformitate cu o schemă specială, oarecum diferită de călătoriile de lucru în țara natală. Limita luată în calcul la calcularea impozitului pe veniturile personale este de 2500 de ruble.Suma este emisă în moneda țării către care este trimis angajatul într-o călătorie de lucru. Avansul se percepe, de asemenea, în moneda utilizată în țara de destinație. Se calculează o plată în avans, ținând cont de câte zile trebuie să rămână într-o călătorie de afaceri. Dacă o parte a călătoriei trece prin teritoriul rusesc, plata în avans se percepe în ruble în această perioadă, dar pentru toate zilele din momentul traversării frontierei trebuie să plătiți cu moneda care este utilizată acolo. Schema funcționează în sens invers - plata pentru o călătorie de afaceri în ruble se efectuează pentru toate zilele din momentul traversării frontierei spre casă și până la momentul sosirii acasă.
O astfel de călătorie este posibilă atunci când o persoană în străinătate petrece doar o zi. În acest caz, cheltuielile de călătorie sunt percepute la jumătate în valută. Dacă țara de destinație este una dintre țările CSI, atunci nici nu trebuie să puneți o notă care să confirme faptul că treceți frontiera.
Călătorie de afaceri: cefalee contabilă
Călătoria se calculează ținând cont de standardele sistemului fiscal simplificat. Cu ceva timp în urmă, sarcinile oficiale au fost anulate la nivel de stat, iar certificatele de călătorie erau în egală măsură un lucru din trecut. Totuși, acest lucru nu a anulat singure călătoriile de afaceri, ci a simplificat suportul documentar. Faptul că impozitarea cheltuielilor aferente călătoriilor de afaceri nu este prevăzută în cazul în care standardele sunt îndeplinite este prevăzut la articolul 217 al treilea paragraf din Codul fiscal.
Dacă călătoria a fost organizată folosind utilajul personal al angajatului, aceasta nu înseamnă că a fost pe cheltuiala sa. Pur și simplu faceți o notă care indică datele exacte, kilometrajul, direcția, numărul comenzii pe direcția călătoriei. Acest lucru este suficient pentru a acumula contabilitatea. Este important să avem în vedere că compania este obligată să ramburseze toate cheltuielile pentru călătorie și cazare și să fie ghidată de această regulă.