Vad är jobbbeskrivningen för? Detta viktiga dokument begränsar den anställdes funktionella skyldigheter, säkerställer sin officiella myndighet, fastställer obligatoriska krav för den sökande på en ledig plats, introducerar medborgaren sina omättliga (på arbetsplatsen) rättigheter, fullt ansvar för handlingar / passivitet, beslut. Idag presenterar vi den administrativa chefens arbetsbeskrivning. Nämligen med de viktigaste bestämmelserna i detta dokument, dess standardstruktur och innehåll. Vi börjar vår historia med en allmän bekant med inlägget.
Om position
Administrativ direktör är en heltidsenhet som är mest karakteristisk för stora företag med ett omfattande ledningssystem. Vad gör en specialist? Oftast är detta biträdande direktör för administrativt arbete. Följande är emellertid ofta inom dess syfte:
- Office;
- IT-avdelning;
- sekretariat;
- arkiv och så vidare.
Tjänstemännens räckvidd
Det administrativa direktoratet behandlar främst organisatoriska frågor. I vissa fall omfattar hans myndighet och skyldigheter följande:
- Säkerhet i organisationen.
- Företagsetik.
- Frågor om arbetsdisciplin i ett företag eller företag.
Administrativ direktör - en tillräckligt hög nivå chef. Den anställdes officiella uppgifter innebär att han har behörighet att bedriva den allmänna förvaltningen av arbetet i sina underordnade enheter. Och detta innebär att deras anställda är direkt underordnade denna tjänsteman. Det följer direkt av detta att ganska stränga kvalifikationskrav ställs på administrativa direktörer.
Lagstiftning
Som regel styrs specialister på organisationens personaltjänst vid utarbetande av arbetsbeskrivningar av CEN (Unified Qualification Reference Guide for Manager, Specialists and Other anställda). Åtgärden godkändes genom beslut av arbetsministeriet nr 37 1998.
Men det finns ingen administrativ direktör (anställningsbeskrivning) i TSA. Av detta följer att HR-specialisten kan förlita sig på handlingar för liknande tjänster när man förbereder ett dokument för den anställda:
- Chef för affärsenheten;
- kontorets chef;
- chef (senior) administratör;
- Chef för arkivavdelningen och så vidare.
Jobbbeskrivningsplan
Det finns inget strikt definierat mönster här. Arbetsbeskrivningen för biträdande direktör för administrativt arbete måste dock nödvändigtvis innehålla följande avsnitt:
- Allmänna bestämmelser
- Aktivitetens huvudmål.
- En specialists funktionella ansvar.
- Rättigheterna för en tjänsteman.
- Anställdas ansvar.
Baserat på detta dokument inbjuder vi läsaren att bekanta sig med aspekterna av verksamheten för chefen för det administrativa arbetet.
Allmänna bestämmelser i arbetsbeskrivningen
Vi börjar analysera strukturen i detta avsnitt av dokumentet:
- Positionens fulla namn. I vårt fall är allt enkelt: "administrativ chef."
- Beskrivning av position, krav på underordning. I vårt fall är specialisten underordnad VD. Han i sin tur kan i sin tur ha mindre enheter och deras ledare.
- Villkoren för att få sökanden tillträde till en ledig plats, samt villkoren för hans uppsägning, vilket inte strider mot den nuvarande ryska arbetslagstiftningen. I vårt fall sker mottagandet och uppsägningen på order av organisationens generaldirektör.
- En indikation på den anställd som tillfälligt kommer att fungera som chef för den administrativa delen i frånvaro av den senare på arbetsplatsen.
Kvalifikationskrav för den sökande till tjänsten
Eftersom den administrativa direktörens arbete inte uttryckligen anges i TSA är det ganska svårt att utarbeta kvalifikationskraven oberoende för personalombudet Oftast indikerar de att det krävs en anställd med högre utbildning (i en specialisering relaterad till det anställningsföretagets verksamhet inom personalhantering), samt erfarenhet av ledande befattningar.
Nödvändig kunskap och vägledning
Det här avsnittet i arbetsbeskrivningen anger följande:
- Listan över kunskap som en tjänsteman bör ha. Detta är den ryska arbetslagen, rapporteringsförfarandet (inklusive personaljournaler) etc.
- Listan över normativa handlingar som den administrativa direktören bör vägledas i sin officiella verksamhet. Det här är rysk lagstiftning, lokala rättsakter och beställningar från den anställda organisationen, interna arbetsföreskrifter etc.
Huvudfunktionerna för tjänstemannen
I det här avsnittet, för direktören för den administrativa avdelningen, är det viktigt att ange huvuduppgifterna för specialisten på arbetsplatsen. Standard är följande:
- Kontroll över organisationens strukturella underavdelningar.
- Arbeta med en mängd olika ekonomiska och administrativa dokumentationer.
- Sök efter kontor och produktionsanläggningar för företaget.
- Förse anställda i företaget med nödvändig brevpapper, kontorsutrustning, möbler etc.
- Personalval för vakanser i underordnade strukturella enheter.
- Att fatta ansvarsfulla beslut för att uppmuntra framstående underordnade anställda, straffa dem som bryter mot arbetsdisciplin.
Funktionsuppgifter för en tjänsteman: version nr 1
När man sammanställer instruktioner för den administrativa direktören (biträdande chefen) bör personaldirektören i detta avsnitt kortfattat, men i detalj och tydligt beskriva en specialists uppgifter. Eftersom det inte finns några specifika rekommendationer i CEN, erbjuder vi dig flera versioner av innehållet i detta avsnitt.
Den första kommer att se ut så här:
- Håller semesterplanen.
- Tidsposter.
- Kontroll av arbetsdisciplinen i företaget.
- Direkt kommunikation till de ordinarie anställda om företagsledningens anvisningar.
- Övervakning av avdelningsarbetarnas snabba utförande av chefens order.
- Upprätta kontakter med partners, entreprenörer, myndigheter. Begära dokumentation från dem, delta i diskussioner, lösa frågor som inte kräver obligatorisk närvaro av ledande företagsledare.
- Organisation av massföretagsevenemang för arbetare i företaget.
- Kontroll över att säkerställa säkerheten för den anställda organisationens egendom.
- Implementering av åtgärder som bidrar till att förebygga och eliminera officiella konflikter inom företaget.
- Organisering av städning av kontor, industrilokaler, angränsande territorium.
- Förse de anställda i företaget med nödvändiga kontor, produktionstillbehör, maskiner, utrustning etc.
- Genomföra en första orientering med nyanställda anställda - om säkerhetsåtgärder, brandsäkerhetsföreskrifter, arbetarskydd.
- Utvärdera arbetarnas bidrag till företagets utveckling, fatta ansvarsfulla beslut om marknadsföring av anställda.
- Deltagande i lösningen av frågor om brott mot arbetsdisciplin, underkastelse av den högre förvaltningen av förslag till disciplinåtgärder.
Funktionsuppgifter för en tjänsteman: version nr 2
Föreställ dig nu en annan version av arbetsbeskrivningen. Nämligen - det avsnitt som representerar uppgifterna för företagets administrativa direktör:
- Allmän ledning av organisationens administrativa verksamhet.
- Organisering och implementering av dokumentation för arbetsgivarföretaget. Med andra ord, iscensättning av arbetsflöde.
- Förberedelse av den administrativa budgeten. Övervaka avfall, optimera kostnaderna.
- Administration av den administrativa personalen - kontoret, sekretariatet, AHO (administrationskontoret).
- Deltagande i urval av personal direkt för administrativa enheter.
- Övervakning av överensstämmelse med arbetsskyddsbestämmelser, brandbestämmelser, säkerhetsåtgärder.
- Organisering av verksamheten inom interna kommunikationsstrukturer - reglerna för interaktion mellan avdelningar, informationssystem, anställda och strukturella enheter.
- Ställa in affärsprocesser och förbättra dem därefter.
- Metodiskt stöd för företaget: utveckling av servicestandarder, förordningar samt övervakning av deras genomförande.
- Upphandlingshantering (utrustning, leveranser, pappersvaror, kontorsmöbler etc.).
- Interaktion med organisationer, partners som stöder det anställningsföretagets verksamhet, anbud.
Funktionsuppgifter för en tjänsteman: version nr 3
Och den senaste versionen av den administrativa direktörens uppgifter:
- Övervakning av fullständigt och snabbt genomförande av förvaltningsbolaget, uthyraren av kontorslokalerna (i förekommande fall) av bestämmelserna i avtal som ingåtts med dem. Särskilt för att säkerställa företagets livslängd.
- Planering, vägledning och övervakning av verksamheten för arbetstagare i AHO, samt entreprenörföretag som arbetar till förmån för det anställningsföretaget (vatten, mat, städning etc.).
- Säkerställa att organisationen fungerar smidigt.
- Organisering av reparationer, restaurering, omstrukturering av kontor, industrilokaler (inklusive med deltagande av entreprenörer). Samordning av dessa åtgärder med hyresvärden, förvaltningsbolag etc.
- Organisering av jobb för nya arbetare.
- Förse företaget med nya möbler, apparater, utrustning, leveranser.
- Sökning och organisering av anbud.
- Underhåll av kontrakt med entreprenörer, leverantörer av nödvändiga tjänster.
- Betalning av räkningar, finansiering av administrativa projekt.
- Arbetsflöde med entreprenörer, partners, hyresvärd.
- Organisering av transport av anställda, leverans av dokumentation.
- Organisation av jobb.
Specialisträttigheter
Jobbbeskrivning krävs för att garantera att specialisten utför sina officiella uppgifter. Standardrättigheterna för en administrativ direktör är följande:
- Förmågan att vidta nödvändiga åtgärder för att eliminera konfliktsituationer.
- Emission (inom gränserna för officiell behörighet) beställer bindande för underordnade anställda.
- Skicka förslag till den högre ledningen för införande av disciplinär sanktion, anställning av nya anställda, frisläppande av arbetare från arbetsuppgifter.
- Ingå avtal med partners och entreprenörer för inköp av nödvändig utrustning och material. Att genomföra relevant bankverksamhet.
- Föra förhandlingar inom ramen för deras myndighet på hela arbetsgivarföretagets vägnar.
På arbetsgivarens begäran kan ovanstående lista över rättigheter för en tjänsteman utökas.
En tjänstemans ansvar
Detta avsnitt i arbetsbeskrivningen ger information om det disciplinära, kriminella, administrativa ansvaret för AXO: s direktör. Följande är standard här:
- Disciplinnansvar för brott mot interna arbetsföreskrifter, underlåtenhet att följa order från en högre ledning samt uppgifter som anges i arbetsbeskrivningen.
- För handlingar (passivitet), som ansvarar för enligt koden för administrativa brott, ryska federala strafflagen.
- För att ha orsakat väsentlig skada både för det anställda företaget och dess anställda. Ansvaret omfattas av Rysslands civillagstiftning.
Den administrativa direktören, som alla andra anställda, måste strikt följa kraven i hans arbetsbeskrivning. Innan arbetet utförs måste arbetstagaren bekanta sig med innehållet i detta dokument och försäkra honom om sin underskrift. Den ovan beskrivna arbetsbeskrivningen återspeglar i allmänna termer alla aspekter av verksamhetsdirektören för ACh i ett stort företag, i ett företag.