Även det rikaste företaget som äger den mest kostnadseffektiva produkten tänker på rimliga besparingar. Endast i det här fallet kommer hon att ha fler möjligheter och möjligheter att behålla sitt eget företag flytande och vidareutveckla.
Det är ingen hemlighet att ju större företaget desto större kostnader. Dessutom upptar sekundära budgetposter, som inkluderar utskrift av dokument, tillsammans sin största andel. Och med tanke på den aktuella dollarkursen kan de tryckta filerna verkligen vara "guld".
Hur mycket pengar tar det för att skriva ut dokument?
Enligt statistik publicerad av Hewelett-Packard spenderar varje företag som kan klassificeras som medelstora och stora företag cirka 6% av sina vinster på papperskostnader. För vissa kan denna procentsats, i procent, verka liten, men den är inte alls.
Om företagets genomsnittliga månadsinkomst är 10 miljoner rubel, kostar det cirka 600 tusen rubel att skriva ut dokumentationen! Det är mycket svårt att kalla en sådan figur liten eller obetydlig.
En rimlig optimering av utskriftskostnaderna hjälper en ny och ännu inte så populär tjänst - tryck outsourcing.
Vad är utkontraktering och hur fungerar det
Denna tjänst hjälper till att spara pengar endast för medelstora, stora och mycket stora företag med stora interna och externa arbetsflöden. Skriva outsourcing kallas ibland ”kopieringsunderhåll”.
Att beräkna den exakta siffran för kostnaden för utskrift är ibland inte bara svårt, utan helt enkelt otroligt. Detta händer eftersom inköp görs av olika avdelningar:
- Kontoret (papper) förvärvas av kontorschefen, sekreteraren, alla andra AXO-anställda.
- IT-avdelningen ansvarar för snabbt inköp och reparation av tryckutrustning.
- Påfyllningspatronerna, som alla andra förbrukningsvaror, tas om hand av inköpsavdelningen.
I olika städer och regioner duplicerar dussintals, hundratals och till och med tusentals arbetare varandras arbete dag efter dag. Kontorsutrustning då och då kräver inte bara justering eller tankning utan också reparation. Kostnaderna ökar när företagets medel används irrationellt: skrivaren går tom för bläck och kontraktet ser blekt ut, ark med "test" -utskrift, när du behöver kontrollera hur skrivarutrustningen fungerar etc.
Outsourcing av tryck är inget annat än en omfattande tjänst för tryckutrustning. All dess fördel är att kunden endast betalar för kopior av dokument som gjorts.
Hur hålls tryckbokföring och hur tar jag bort räknaren från skrivaren?
På alla nya modeller för tryckteknik finns en räknare med producerade kopior. Det är möjligt att ta avläsningar från denna räknare manuellt, eller det är också möjligt i det automatiska läget.
Den manuella metoden, som tillhandahåller vanligt utskrift av en konfigurationssida, är inte den mest praktiska, utan den mest exakta. Användning av olika program som hjälper till att övervaka skrivare (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor, etc.) är populärt.
Alla listade program visar mängden bläck som finns i patronerna, närvaron av tryckta ark, ungefärlig tid tills patronen byts ut etc.
Ett betydande minus som den automatiska metoden har är obligatorisk integration med Internet. Inte alla offentliga eller privata institutioner riskerar att läcka interna data.
De uppenbara fördelarna med att använda
Oavsett vilken metod som valts kan outsourcing av tryckning kallas ett mer effektivt sätt att redovisa processen för att skriva ut dokument. Dessutom tillåter det att du samarbetar med en annan leverantör av utskriftsservicetjänster och optimerar arbetstiden för IT-avdelningen, som inte bara sysslar med skrivarens regelbundna underhåll, utan också tankar, ställer in och reparerar den.
I detta fall kan du helt glömma patronernas kvantitativa effektivitet, deras tekniska egenskaper, tankning.
Detta serviceformat tillhandahåller betalning efter avslutat arbete, det vill säga pengar betalas för tryckta kvalitetsdokument. Liksom andra avtal innehåller outsourcingavtalet tydliga tidsfrister för tillhandahållande av tjänster, deras kostnader och tid för betalning.
Ett företag som har ingått ett sådant avtal befriar sig helt från många små bekymmer: att köpa papper, utrustning och andra förbrukningsvaror, oroa sig inte för att reparera utrustning, sparar på el och skriver ut dokument för anställdas personliga behov.
Vilken stämpel kommer inte att betalas?
Avtalet tillhandahåller faktiskt bara en kvalitetsutskrift. Ett tryckt kvalitetsblad får inte innehålla:
- olika prickar på papper;
- ränder och avtryck;
- olika främmande brus;
- pappersstopp och mekaniska skador;
- bildförvrängning;
- tonerpartiklar.
Vad är sättet att betala för tjänsten?
Kostnaden för en kopia av dokumentet, som betalas av kunden, har redan inkluderat alla kostnader för material, underhåll och reparation av utrustning.
Motparten kan erbjuda flera möjliga sätt att betala för sina tjänster:
- Oftast ingår företag traditionella avtal som inkluderar kostnaden för varje kopia.
- Stora företag med ett stort arbetsflöde är intresserade av ett enda priskontrakt. Med andra ord: för obegränsad användning av utrustning betalar företaget en enda taxa varje månad.
- Kunder som tydligt känner till sina små behov är bättre på att använda ett fast prisavtal. I detta fall inkluderar den obligatoriska månatliga betalningen en sidgräns till ett speciellt pris, och om företaget skriver ut mer än den angivna standarden, köps ett tryckt dokument, som gjordes utöver normen, till det vanliga priset.
Fallgropar och dolda nackdelar
Trots de många fördelarna med tjänsten har den många dolda nackdelar:
- På grund av de höga kostnaderna för tjänsten rekommenderas det att endast använda stora organisationer. Priset beror uteslutande på originalpatronerna och reservdelarna för deras utrustning.
- Varje leverantör tillhandahåller tjänster uteslutande för sina produkter, och övergången till skrivare av ett annat märke kan resultera i en ganska öre. Med tanke på den nuvarande situationen på den globala valutamarknaden är beroendet av en utländsk producent knappast säkert. Inte en enda kontorsutrustning och dess kostnadsfria underhåll kostar sådana risker.
- När du installerar utrustning, insistera på en laser. Faktum är att det är mycket lättare och mer bekvämt att hålla ett tydligt register över tryckta kopior.
- Vissa skrivare inkluderar inte utskriftsräknare.
- Ingen leverantör överväger att skriva ut på andra format än A4. Om organisationen behöver skriva ut ett dokument i A3-format räknas det som 2 A4-ark.
- Att byta till outsourcing av kontorstryck är en lång process. Övningen visar att samordningen av alla klausuler i kontraktet kan dra i upp till två månader, medan organisationen kommer att ha stora svårigheter med överföring av filialer i regionerna. Experter noterar att processen för att införa en tjänst i genomsnitt kan ta lång tid (från 3 till 6 månader). Grenchefer i regioner kan komma i konflikt med innovation. Det kan finnas många skäl, men det vanligaste bland dem är ett personligt intresse av att arbeta med en viss leverantör.För sådana tjänstemän kan centralisering av pressen bara drömmas om i fruktansvärda drömmar, och detta kan bli ett allvarligt problem. Innan du tar ett sådant allvarligt beslut - övergången till outsourcing av kontorstryck, tänk noga och analysera situationen med arbetsflödet i företaget.
Försök att beräkna utskriftskostnader för kontor per månad, kvartal och år. Siffran måste vara korrekt! Tänk samtidigt på alla dolda kostnader (energiförbrukning, hur mycket tid som spenderas på service av skrivare, utskrift av personliga filer av anställda etc.). Kolla in dagens kontor för utskrift av outsourcing. Välj aldrig en leverantör, styrd av ett exceptionellt lågt pris. Ett sådant samarbete är full av huvudvärk. Viktig erfarenhet och rykte, antalet framgångsrika projekt.