Affärsresor representeras av affärsresor där företagets anställda löser viktiga frågor för organisationen. Resor kan vara inom Ryssland eller i andra länder. De betalas av arbetsgivaren, för vilken arbetstagaren förbereder en utgiftsrapport på en affärsresa. Detta dokument innehåller information om hur mycket pengar som spenderades på resan. Baserat på denna rapport måste bokföraren överföra den nödvändiga mängden medel för att täcka de uppkomna kostnaderna till den anställde.
Dokumentkoncept
För affärsresor sammanställdes förhandsrapporten 2017 i form av AO-1. År 2018 förblev formen på detta dokument oförändrad. Detta dokument är godkänt av statistikmyndigheterna, men varje företag har möjlighet att göra några tillägg till denna rapport.
Du kan inte bara lägga till nya kolumner utan också utesluta några rader som anses vara överflödiga. Kostnadsrapporten för en affärsresa presenteras av det primära redovisningsdokumentet. Det fungerar som bekräftelse på att de medel som utfärdats till den anställde för resan skickades för ett eller annat syfte.
Sammanställningsnyanser
Att sammanställa en utgiftsrapport på en affärsresa är ganska enkelt. Denna process utförs av en ansvarig person eller en representativ anställd som fick ett visst belopp för resan från företagets chef. För att se till att dessa medel faktiskt användes under affärsresan, sammanställs en rapport och överförs till företagets revisor.
Rapporten kontrolleras av huvudredovisaren och överförs sedan till direktören för signatur. Om den anställde har spenderat mer än vad han fick innan resan i form av ett förskott, kan han få ersättning. Det utfärdas kontant från organisationens kassadisk. För detta får en medborgare först en kontantutgiftsorder som anger för vilket ändamål medlen spenderades.
Vilka former kan jag använda?
Vid utarbetande av en utgiftsrapport kan anställda i företagen använda följande dokument:
- AO-1-formulär godkänt av statistiker;
- en form som är särskilt utvecklad av ett visst företag på basis av AO-1-formulär;
- elektroniskt dokument, om företaget använder elektronisk dokumenthantering.
Om företaget bestämmer sig för att utveckla sin egen form, är det viktigt att ange vissa nödvändiga detaljer i den. Om de är frånvarande kan det orsaka vissa problem med skatteinspektörer.
Hur görs det?
Alla företagets anställda som går på affärsresor bör förstå hur man fyller i en utgiftsrapport på en affärsresa. Det är med hjälp av detta dokument att de kommer att kunna bekräfta giltigheten och lagligheten av de uppkomna kostnaderna. Designreglerna inkluderar:
- ett rapportformulär utfärdas till den anställda av en expert på redovisningsavdelningen;
- Du kan fylla i dokumentationen själv eller med hjälp av en revisor;
- data anges omedelbart efter resan;
- viss information passar in i företagets revisorer.
Den anställda måste bifoga andra dokument till en sådan rapport som fungerar som bekräftelse av vissa utgifter. De presenteras av olika checkar, kvitton eller andra betalningsdokument.
En exempelrapport för resekostnader finns nedan.
Vilken information ingår?
Att fylla i detta dokument utförs på grundval av officiella dokument tillgängliga för företagets anställd, som anlände från en affärsresa.Om beräkningarna gjordes kontant, bifogas olika betalningsdokument till rapporten. Om utgifter som inte var kontant användes krävs ett extrakt från banken.
Följande information ingår i dokumentationen:
- information om den reste medborgaren;
- uppgifter om revisoren som fyller i flera punkter i denna rapport;
- namnet på den organisation där medborgaren arbetar;
- personalnummer;
- syftet med förskottet, representerat av hushålls- eller underhållningskostnader;
- information om kostnadsöverskridande eller kontant saldo;
- listar dokument som bekräftar medborgarnas kostnader under en affärsresa;
- Det totala beloppet som använts av en anställd under en affärsresa
- medborgares signatur.
Efter att ha studerat denna rapport sätter bokföringen sin signatur på den. Dessutom anger de rapportens nummer och datum. De utgifter som ska redovisas anges samt antalet redovisningskonton. Ett korrekt upprättat och verifierat dokument överförs till företagets direktör för studier och signering.
Ett exempel på att fylla i en utgiftsrapport på en affärsresa är nedan.
Vilka dokument bifogas?
En anställd i företaget under en affärsresa måste spara alla betalningsdokument som bekräftar vissa utgifter. De registreras i rapporten under dess slutförande. Denna dokumentation kan presenteras i olika former. Följande handlingar bifogas därför rapporten:
- kassakontroller betraktades som den vanligaste dokumentationen;
- strikta rapporteringsformulär;
- teckningsoptioner;
- kvitton;
- overhead;
- andra betalningsdokument.
Alla dessa papper bör noggrant kontrolleras och förvaras under optimala förhållanden. Om de går förlorade, kommer den anställda inte att kunna bevisa att han verkligen använt de medel som erhållits från arbetsgivaren för nödvändiga ändamål. I detta fall kan bokföring vägra att ersätta kostnader.
Om pengar spenderas i organisationer och butiker där en kassakontroll inte utfärdas, måste du begära varukontroller.
Vilka är svårigheterna?
I processen att fylla i en utgiftsrapport på en affärsresa kan olika svårigheter uppstå. Dessa inkluderar:
- om en person skickas till ett annat land, måste han bekräfta utgifterna med betalningsdokument som mottagits från utlänningar, men om han inte har kunskap om ett främmande språk, kanske han inte har olika kvitton och checkar;
- ofta, strax efter en sådan resa, åker en medborgare på semester, så att han inte har tid att utarbeta en rapport omedelbart efter ankomst, men du kan också behöva formulera dokument omedelbart efter en vilaperiod;
- alla dokument som mottagits från utlänningar måste översättas till ryska.
Det beror på riktigheten i att fylla i rapporten och förbereda andra dokument om utgifterna kommer att ersättas korrekt till medborgaren.
Funktioner när du reser utomlands
Affärsresor kan inte bara genomföras inom Ryssland, eftersom det ofta krävs att besöka utländska partner, därför krävs en affärsresa utomlands. Hur utfärdar jag en utgiftsrapport i det här fallet? För detta tas funktionerna med i beräkningen:
- återvänder från en resa, måste anställden utarbeta en rapport inom tre arbetsdagar;
- om pengarna utfärdades i utländsk valuta, anges detta säkert i dokumentationen;
- information om utgifter i utländsk valuta måste anges utan överföring till rubelkursen.
- om dokument som bekräftar vissa utgifter upprättas på ett främmande språk, måste du ta itu med deras översättning till ryska.
- översättningsprocessen kan utföras av en direkt anställd i företaget eller av anställda i specialiserade företag;
- om biljetter till olika fordon skapas på ett främmande språk, är det verkligen nödvändigt att överföra detaljer, till vilka det fullständiga namnet hänvisar.passagerare, ankomstplats, flyg, datum för avresa och ankomst, samt biljettpris;
- det är inte nödvändigt att översätta information som inte har någon betydelse, till exempel, detta inkluderar flygregler eller funktioner i bagagetransport;
- det finns inget behov av en överföring om en medborgare har en elektronisk biljett, eftersom all information fylls i på grundval av kraven i Unified International Codifier;
- en överföring krävs för alla andra underlag som inkluderar en hotellräkning eller en check för biluthyrning.
Först när alla ovanstående krav beaktas, kan en anställd i företaget bekräfta målutgifterna för pengar som erhållits från arbetsgivaren. Om anställda i specialiserade företag är involverade i överföringen ingår kostnaderna för sådana tjänster i företagets andra kostnader.
Kan en anställd åka på semester efter en resa?
Ofta varar affärsresor tillräckligt länge, så omedelbart efter en sådan resa behöver den anställda vila. Det är tillåtet att omedelbart ta en semester efter en sådan resa. För detta är det inte nödvändigt att komma till jobbet och snabbt överföra en förhandsrapport på en affärsresa.
Det är tillåtet att utarbeta dokumentation omedelbart efter att ha lämnat semestern, och inte inom tre dagar efter att ha återvänt från resan.
Leveranstider
Dokumentet hyrs inom tre dagar. Nedräkningen börjar med följande punkter:
- återvända från en affärsresa;
- utgång från semester;
- tillbaka från sjukfrånvaro.
Därför börjar nedräkningen på tre dagar från det ögonblick då medborgaren återvänder till arbetet för att fortsätta sin karriär. Om tidsfristerna för överföring av förhandsrapporten på en affärsresa bryts, leder detta till att den anställda inte får pengar från företaget för att täcka de kostnader han har haft. Dessutom kan denna situation bli grunden för att hålla företaget ansvarigt om överträdelser identifieras av skatteinspektörer.
Vilka ledningar används?
För att godkänna en korrekt utfylld form av en förhandsrapport på en affärsresa krävs det att de relevanta uppgifterna skrivs in i redovisningen. För att göra detta använder revisor bokföringar för att återspegla inkomst- eller kostnadstransaktioner. Kostnader bokförs till konto 71.
Om en medborgare spenderade mer på en resa än han fick från arbetsgivaren, kan han räkna med kompensation för sådana utgifter. För att göra detta måste han bekräfta dem med officiella handlingar. Endast i detta fall anges nödvändig information av revisoren i företagets redovisning.
slutsats
Affärsresor kan krävas av alla företag av olika skäl. De kan utföras i Ryssland eller i andra länder. Arbetare på affärsresor kan förvänta sig att få ersättning för sina utgifter. För att göra detta måste de spara betalningsdokument som bekräftar de uppkomna utgifterna.
Efter en affärsresa utarbetas en förhandsrapport av företagets anställd. Den innehåller information om alla utgifter under resan. Andra dokument som bifogas den studeras av företagets revisor och direktör. Baserat på denna rapport införs de nödvändiga uppgifterna i företagets redovisning.