Som svar på frågan: "Vad är EDI?" en kort utflykt till arbetsflödeshistorik ges, vilka typer och syfte den interna och externa cirkulationen av organisationens dokument bestäms. Faktorerna för framgång för implementeringen av EDI-system i företaget och rollen för elektronisk dokumenthantering som ett sätt att optimera upphandling redovisas. Elektroniska signaturer, certifieringscentra och operatörer betraktas som viktiga komponenter i EDI. Organisering av arbetsflöde med myndigheter presenteras som ett sätt att minska tid och kostnader. Moskva-regeringens EDM-system ges som ett exempel på genomförandet av papperslöst arbetsflöde i en megalopolisskala.
Vad är EDO?
Dokumentflöde - förflyttning av dokument från en organisation från det ögonblick de skapas eller mottagits till slutförande av utförande eller sändning; ett komplex av arbete med dokument: mottagning, registrering, e-post, kontroll av genomförande, bildande av ärenden, lagring och återanvändning av dokumentation, referensarbete. Begreppet elektronisk dokumenthantering är fast i statlig standard. Det ger en strikt men snäv definition:
Elektronisk dokumenthantering (EDF) är en enda mekanism för att arbeta med dokument som skickas in i elektronisk form, med implementeringen av begreppet "papperslöst pappersarbete".
(GOST R 7.0.8-2013).
Arbetsflöde: från lertavlor till industri 4.0
De första dokumenthanteringssystemen dök upp med uppfinningen av att skriva, eller snarare symbolisk skrivning. Familjens chef noterade med snitt på en trämärke antalet påsar med spannmål samlat och lammen födda. Detta kan betraktas som början på företagets interna arbetsflöde.
De assyriska prästerna och tjänstemännen i de forntida kinesiska riken, efter att ha fått skrift från uppfinnarna, anpassade den omedelbart till den offentliga förvaltningens uppgift - att samla in skatter, kodifiera lagar, skicka order till guvernörer och diplomati. Detta arbetsflöde formaliserades mer eller mindre.
Det var redan ett mellanstatligt och till och med interstat dokumentflöde.
Med utvecklingen av civilisationen blev reglerna för utbyte av information registrerade på ett medium mer komplicerade. Den första revolutionen i arbetsflödet kom med uppfinningen av prisvärt papper. De skriftlärde som skrev ned det viktigaste på pergamentrullar multiplicerade med antalet och bildade massorna av lägre rangordnade tjänstemän - inte beslutsfattare, utan att kopiera andra människors dokument, kopiera, utfärda intyg, skriva förfrågningar, ta hänsyn till de dokument som flödade in i tidningarna och leverera viktiga papper till en annan avdelning.
Och just i det ögonblicket, kurirer, kurirer, kurirer ... du kan föreställa dig trettiofem tusen kurirer ensam!
A. Griboedov
Byråkratin har som ledningsteknologi fått ett instrument av enorm makt. Ibland krossade det staten, ekonomin och samhället.
Den andra revolutionen kom med uppfinningen av skrivmaskiner. Hanteringstekniken har inte förändrats, byråkraternas produktivitet och deras makt har ökat.
Den tredje - med tillkomsten av datorer och e-post. I det första steget, som slutar idag, har teknologierna för produktion och leverans av dokument förändrats. Hanteringsteknologierna var nästan oförändrade. Byråkratin har smältt denna revolution. Det var i detta skede som begreppet EDI dök upp. Till att börja med reproducerade elektronisk dokumenthantering noggrant alla hanteringsprocesser, procedurer och rutter för den traditionella sändningen av dokument.
Fjärde - kommer och bankar på dörren. Kärnan är att program och enheter börjar utbyta data och fatta beslut utan mänsklig intervention. Kylskåpet beställer leverans av produkter, RTE-klasssystemet (realtidsföretag) tar emot beställningar, köper råvaror, konfigurerar om produktionslinjen och skickar produkterna till kunden. I detta skede får mänskligheten en chans att bli av med arméerna till kontorister som inte fattar beslut och inte ger mervärde. Avancerade företag och stater gör redan detta.
EDI-systemens plats bland informationssystem
Beroende på graden av mognad för informationssystemet i företaget eller institutionen kan EDI-systemet vara:
- En separat implementerad mjukvaruprodukt utbyter ibland data med andra delsystem via gränssnitt eller manuellt.
- Separat programvara, djupt integrerad med företagshanteringssystemet, är datautbyte organiserat online eller vid förekomsten av en viss händelse.
- Modulen i ett stort företagsledningssystem (klass ERP eller PLM).
Bland de system som presenteras på världsmarknaden upptar EDI-system en plats mellan arbetsflödessystem och Record Management-system.
Direkt implementering av elektronisk dokumenthantering baserad på västerländska system hos ett rysk företag (organisation) är sällan framgångsrikt. Världsbilden och etiska skillnaderna mellan affärsmodeller och servicemodeller är för stora. Ett rörande hinder är också den rörande ryska kärleken till byråkratin, inte som teknik och ett medel, utan som ett självförsörjande mål för en kontorist eller tjänsteman.
Elektronisk dokumenthantering: typer och syfte
Cirkulationen av dokument från ett företag eller organisation är indelat i två huvudtyper - extern och intern. Historiskt utvecklades automatiseringen av det interna arbetsflödet först.
I en välbyggd informationsmiljö i ett företag eller organisation är alla dokumenthanteringssystem integrerade, utbyter data med varandra och är utrustade med ett korsreferenssystem. Så, till exempel, den slutliga överenskomna texten till kontraktet är tillgänglig för logistik för bildande av ansökningar om betalning, för finansiärer för kontroll, teknologer och designers - när det gäller tekniska specifikationer, etc.
Huvudsyftet med det interna EDI-systemet är att ge systemdeltagarna den information som krävs för deras arbete och antagandet av lednings-, tekniska, ekonomiska och personalbeslut. Organisering av kontrollen över genomförandet av beslut som också fattas är också en av EDI: s viktigaste funktioner. Elektronisk dokumenthantering är också ett sätt att organisera ett elektroniskt arkiv.
Den externa EDI har ytterligare funktioner - det gör det möjligt för organisationer att utbyta juridiskt och ekonomiskt betydande dokument via kommunikationskanaler. En viktig roll här spelas av elektronisk signatur, vilket gör det möjligt att identifiera avsändaren ännu mer pålitlig än de vanliga signaturerna och frimärkena på traditionella dokument.
Automatisering av arbetsflödet inom företaget
Vid tidpunkten för beslutet om automatisering har företaget ett pappersarbetsflödessystem. Anställda skapar dokument i olika program, skickar dem till varandra via e-post. Det har en viss mognadsnivå och återspeglas i lagstiftningsdokument: förordningar, instruktioner och förordningar.
Teamet som kommer att vara involverat i automatisering bör definitivt studera uppsättningen av dessa dokument, förstå hur mycket de återspeglar affärsprocesserna som faktiskt har utvecklats i organisationen. I det elektroniska dokumenthanteringssystemet bör varje informationsflöde återspegla det verkliga flödet:
- material;
- finansiell;
- arbetskraft.
Och servera en specifik affärsprocess.
Den affärsmodell som skapats på grundval av en sådan analys bör inte bara implementeras i informationssystemet utan bör också återspeglas i den uppdaterade lagstadgade dokumentationen.
Anställda i organisationen skapar de flesta av dokumenten i elektronisk form i olika program, skickar dem till varandra via e-post. Dokumentformen regleras dock reglerna för sådana utskick, tidpunkten och innehållet i reaktionen är inte särskilt formaliserade. Detta kan redan kallas ett EDI-system på den embryoniska utvecklingsnivån. Nu kan vi prata om automatisering av elektronisk dokumenthantering - bygga ett system för att skapa, fylla, bearbeta, dirigera elektroniska dokument. Ett viktigt tillägg till systemet kommer att vara ett delsystem för övervakning av prestanda och rapportering.
Om löptiden för processerna i företaget är tillräcklig, finns det alla chanser att övergången till elektronisk dokumenthantering lyckas. Den viktigaste framgångsfaktorn i genomförandet är företagets anställda. De utgör också den största risken.
Under organiseringen av elektroniska dokumenthanteringssystem måste implementeringsteamet inte bara anpassa formerna för dokument och standardgodkännande vägar, utan ofta - systemets grundläggande logik. Annars är det omöjligt att uppfylla kraven från en kund som är övertygad om att affärsprocesserna som historiskt har utvecklats i sin organisation inte kan förbättras och inte kan beröras i alla fall.
En sådan kompromiss leder till en höjning av priset för både själva implementeringen och stödet av systemet - varje installation av uppdateringar från säljaren förvandlas till en implementering i miniatyr. Systemets kvalitet reduceras.
Som framgår av Gartner-gruppen är verkligen unika affärsprocesser, till exempel de som ger företaget en konkurrensfördel, ännu mindre än 1-5% hos ledande företag. De återstående processerna, utan att det påverkar organisationen, kan (och bör) ersättas med standardprocesser från den grundläggande systemkonfigurationen.
Faktum är att den grundläggande konfigurationen är den allmänna upplevelsen för de mest framgångsrika företagen i branschen. Övergången till vanliga affärsprocesser leder till lägre transaktionskostnader och en ökning av den totala affärseffektiviteten. Elektronisk dokumenthantering kommer att vara enkelt och bekvämt. Detta betalar helt för engångsarbetet för organisatoriska förändringar, regleringsjustering och utbildning av anställda. Under utbildningen är det nödvändigt att tålmodig och konsekvent förklara för användarna vad EDI är, hur det kommer att förändra deras liv och hela företagets liv till det bättre.
EDI mellan företag. Arbetsflödesekosystem
EDI-system (Electronic Data Interchange) dök upp i väst på 70-talet av XX-talet.
De genomförde elektronisk dokumentcirkulation mellan organisationer, tillät företag att placera och ta emot order på marknaden, ordna leverans av tillverkade produkter till kunden och generera lämpliga logistiska och finansiella dokument i elektronisk form.
Vid behov utarbetades pappersdokument i slutet av månaden eller kvartalet, deras bildning, leverans, acceptans, leverans tillbaka saktade inte ner kommersiella och produktionsprocesser. Samtidigt bildades EDI-datautbytesstandarden, som överlevde till implementeringen av XML.
Anslutningen till det elektroniska dokumenthanteringssystemet EDI har kraftigt påskyndat företagens kommersiella och produktionsverksamhet.
EDI med regeringen
Uppstod också i väst. Föremålen för ekonomisk och ekonomisk aktivitet kunde lämna in en inkomstdeklaration i elektronisk form i slutet av förra seklet. Under det tjugonde århundradet fick ryska skådespelare denna möjlighet. Under de senaste åren har inlämnande av information till skatteinspektionen, pensionsfonden (pensionsfonden), arbetskontroll i elektronisk form blivit obligatoriskt, först för stora, sedan för medelstora och i de sista skeden - för små företag och organisationer.
Företag måste ingå ett avtal med FIU om elektronisk dokumenthantering. Medborgarna fick också möjligheten att översätta sin kommunikation med skattekontoret i elektroniskt format. Varje år ökar populariteten för sådana tjänster bland befolkningen.
Delar av externa EDI-system
Klient - en organisation eller individ som deltar i en EDI och har en elektronisk signatur. EDI-operatören ger sina kunder en plattform för dokumentutbyte.
Elektronisk signatur (ES) - en speciellt bildad datauppsättning som låter dig identifiera deltagaren EDI på ett unikt sätt. Detta kit är bifogat ett elektroniskt dokument och bekräftar dess äkthet.
Elektronisk signatur - information i elektronisk form som är knuten till annan information i elektronisk form (signerad information) eller på annat sätt är förknippad med sådan information och används för att bestämma informationen som undertecknats. (Federal lag daterad den 6 april 2011 nr 63-FZ "Om elektronisk signatur ")
Tre klasser av elektronisk signatur accepteras i Ryssland. De skiljer sig åt i skyddsnivå och syfte.
- Enkel signatur - intygar att dokumentet har skickats av en specifik person - ägaren av denna signatur. Det används för att bekräfta identiteten för avsändaren av e-postmeddelandet till officiella institutioners adress på olika nivåer eller specifika tjänstemän.
- Förbättrad okvalificerad signatur - intygar både att en specifik person skickar ett elektroniskt dokument och det faktum att inga ändringar gjordes i dokumentet från undertecknande. Det används vid certifiering av dokument för vilka utskrift är valfritt. Denna signatur genereras med hjälp av krypteringsverktyg, certifikat som utfärdats av en okrediterad certifieringsmyndighet är tillåtna.
- Enhanced Qualified Electronic Signature (CEP) - genereras med krypteringsprogramvara certifierad av FSB. CEP använder ett certifikat från en ackrediterad certifieringsmyndighet som fungerar som garant för signaturens äkthet. ED undertecknat av CEP har lika rättigheter med ett dokument på papper certifierat med personlig signatur. Protest CEP är endast möjligt med domstolsbeslut. CEP används för interaktion mellan myndigheter som använder statliga informationssystem
Certification Authority (CA) - en statlig eller offentlig organisation som utfärdar elektroniska signaturer (certifikat).
CA: s rykte accepteras av alla parter som är involverade i cirkulationen av elektroniska dokument. CA utfärdar certifikat för organisationer och individer - deltagare i omsättningen. Under transaktioner bekräftar CA autenticiteten för en viss elektronisk signatur.
Det ackrediterade certifieringscentret har ett kontraktsförhållande med roten CA och är skyldig att uppfylla alla krav i lagstiftningens land.
EDI-operatör - kommersiell organisation som ger deltagarna en teknisk plattform för implementering av EDI. Avsättningen genomförs på kommersiell basis med ingående av ett kontrakt. Operatören EDI är föremål för obligatorisk certifiering i statliga organ
Elektronisk handelsplattform (ETP) är ett komplex av kommunikationskanaler, programvara och hårdvara, utformad för att organisera handel mellan kommersiella och statliga organisationer, såväl som privatpersoner.
Den elektroniska handelsplattformen förenar säljare och köpare av olika produkter och tjänster i en enda informationsmiljö och ger dem ett antal relaterade tjänster. Många resurser i det globala nätverket erbjuder tjänster för att samla leverantörer och konsumenter, hjälpa dem att ingå en affär och agera i större eller mindre utsträckning som garant för en sådan affär.
För att minimera sina kostnader kan köpare organisera elektronisk budgivning i form av direkta och omvända auktioner, konkurrenskraftiga upphandlingar, begäran om offert och erbjudanden, optimera kostnaderna.Säljare får enkel, snabb och bekväm tillgång till marknaden och en bekväm plattform för marknadsföring av sina produkter.
- En ETP för beställning är en ETP som valts ut av RF: s ministerium för ekonomisk utveckling och FAS för öppna auktioner i elektronisk form.
- ETP för försäljning av gäldenärer (konkurs). De blev alla elektroniska webbplatser som genomför offentliga upphandlingar.
- ETP för beställningar under 223-ФЗ.
- ETP för kommersiella kunder - kommersiella företag bjuder här enligt mer flexibla regler.
- Kommersiella specialiserade ETP: er skapade för ett specifikt företag. Till exempel: en Gazprom-webbplats för försäljning av petroleumprodukter.
- Kommersiella tvärvetenskapliga elektroniska handelsplattformar med en universell uppsättning produkter och tjänster.
ETP: er som Aliexpress och E-bay är allmänt kända.
För dem är konsumenternas rättigheter skyddade av både plattformens regler och betygssystemet - varje köpare utvärderar säljaren.
Statliga tjänster
Webbplatsen för statstjänster integrerar internetportalerna för många statliga myndigheter och tjänster i en enda konsoliderad portal. Det skapades i utvecklingen av det statliga konceptet ”Single Window” för att förenkla kommunikationen med statliga myndigheter för medborgarna. Efter att ha loggat in en gång med en kvalificerad elektronisk signatur kan en medborgare i Ryssland få information om hans:
- Fastigheten.
- Skatter.
- Utbildning.
- Pensionsförmåner.
- Att transportera.
- Till dokumenten.
Och många andra viktiga punkter.
Du kan kontrollera och betala skatter, böter och statliga avgifter. En medborgare har också möjlighet att begära utfärdande av något officiellt dokument, certifikat, pass, visum, intyg etc. För detta behöver han inte gå till institutionen själv, eller ens till multifunktionella center - ansökan lämnas in elektroniskt, i samma form tillhandahålls kopior av nödvändiga dokument.
Efter förberedelse av det begärda dokumentet är ett besök i MFC tillräckligt, där dokumenten kommer att verifieras, en registrering av biometriska parametrar (vid behov) och utfärdandet av det nödvändiga dokumentet. Den här typen av elektronisk dokumenthantering sparar mycket tid för både medborgare och anställda vid institutioner - de behöver inte spendera tid på den första mottagningen av medborgare och dokument, och för personliga tillägg och korrigeringar behöver de inte heller en personlig närvaro.
Det elektroniska dokumenthanteringssystemet i Moskva regering
MosEDO-systemet har etablerats med framgång och har varit verksamt i huvudstaden sedan 2011. Elektronisk dokumentcirkulation med dess hjälp utförs av varandra av myndigheter, tjänster, kommersiella och offentliga organisationer. Systemet är väletablerat och har välförtjänt erkännande bland muskoviterna.
Systemet implementeras och underhålls av Electronic Moscow OJSC och förenar mer än 78 000 användare från 3 000 organisationer. Moskva-regeringens kontorsarbete, organisatoriska och administrativa och ledningsflöde överförs helt till MosEDO-systemet. Den elektroniska dokumentcirkulationen av regeringen i den största staden är ett utmärkt bevis på EDI-systemens möjligheter och livskraft i statliga organ.
Med utvecklingen av teknik kommer elektronisk dokumenthantering att ersätta den traditionella under de kommande åren. De främsta skälen till förmån för EDI är de som den tillhandahåller:
- Speed.
- Låg kostnad.
- Bekvämlighet för alla deltagare.
- Hög säkerhet.
- Effektiv kontroll.
Redan genomförs de flesta av upphandlingarna i landet med EDI. Traditionell dokumentation upprättas efter genomförda transaktioner. Snart utfärdas pappersdokument endast i de viktigaste undantagsfallen och frågan "Vad är EDI?" slutligen förlora sin relevans.