Det är viktigt för cheferna för organisationer att organisera de anställdas arbete så att det ger den största avkastningen och helt avslöjar deras potential. För att göra detta måste du veta hur du praktiskt delegerar myndighet, som används för att förbättra företagets resultat utan att skada den nuvarande situationen.
definition
Delegationen manifesteras som en enhetlig fördelning av rättigheter och skyldigheter mellan systemets ämnen. Dess principer formulerades i början av 1900-talet av P. M. Kerzhentsev.
Delegering är beviljande av myndighet att utföra uppgifter till en ansvarig person med ett samtidigt uppdrag till honom ansvar för resultatet. Delegering låter dig distribuera uppgifter mellan anställda korrekt och används för att uppnå organisationens slutmål.
Ansvaret ligger i den anställdes åtagande att göra jobbet på ett kvalitetsmässigt sätt och få det till en tillfredsställande slutsats. Anställda ansvarar för högre myndigheter inom sitt verksamhetsområde.
Befogenheter (befogenheter) fungerar som begränsade rättigheter för att använda resurserna för att utföra vissa uppgifter. Varje position i organisationen åtföljs av specifika befogenheter. En byte av tjänst leder också till en ersättning av den anställdes kompetenser.
ansökan
Delegering är överföring av vissa befogenheter och ansvar till företagets anställda och jämn fördelning av olika funktioner mellan dem. En handling utförs som definierar de officiella delegeringsuppgifterna som en ledare som snabbt kan lösa alla aktuella problem och på ett skickligt sätt använda de anställda som bäst kan hantera varje specifik typ av uppgift.
mål
Delegering av myndighet används för att uppnå vissa mål av organisationen, till exempel:
- anslutning av den "mänskliga faktorn" - öka aktiviteten och intresset för anställda på lägre nivå;
- en ökning av anställdas effektivitet (effektivitet) på grund av förbättring av deras kvalifikationer och förvärv av nya färdigheter;
- lossning av ledande befattningshavare med att frigöra tid för att lösa strategiska, operativa och ledande frågor.
Uppgiftsdelegering
Följande typer av uppgifter passar för delegering:
- rutin;
- obetydliga frågor;
- förberedande arbete;
- specialiserat arbete.
Men inte alla uppgifter kan överföras till vanliga anställda. Varje ledares uppgift är att lösa de uppgifter som kan påverka organisationens framtida aktiviteter.
Det här är frågor av tillförlitlig karaktär och icke-standardiserade strategiska problem och oväntade situationer som kräver snabb lösning.
Därför inte delegerat:
- sätta mål;
- hantering av underordnade;
- riskfyllda uppgifter;
- ovanligt arbete;
- fatta strategiska och ledande beslut;
- Konfidentiella uppgifter
- organisationspolitisk utveckling.
Krav för delegerade ämnen
Under överföringen av instruktioner kan både överordnade och anställda stöta på ett antal svårigheter.Effektiv förvaltning av delegering av myndighet är endast möjlig genom att analysera alla befintliga och troliga hinder som påverkar administrationen och övervakningen av pågående aktiviteter.
Problem som ibland uppstår med direktören eller avdelningschefen och som hindrar delegationen:
- rädsla för att förlora sin nuvarande position och tillhörande makt;
- tvivel om andra anställdas beredskap, låga utvärderingsegenskaper för deras aktiviteter;
- överdriven självkänsla, överdriven ambitiöshet;
- självtvivel, rädsla för att hans handlingar kommer att missförstås.
Problem som ibland identifieras av anställda vid utförande av tilldelade uppgifter:
- tvivel om riktigheten i de beslut som används;
- brist på erfarenhet;
- grundläggande meningsskiljaktigheter med chefen;
- ovilja att leda andra artister, särskilt vad gäller straff.
I händelse av svårigheter måste den behöriga chefen först hantera personliga hinder som hindrar effektiv reglering av arbetet och sedan noggrant undersöka underordnade problem. En analys av situationen indikerar möjliga hanteringsfel och gör att du kan fatta välgrundade och informerade beslut, till exempel när det gäller att byta ut artisten eller ta bort onödig arbetsbelastning, eller i termer av psykologiska svårigheter, både din egen och den som utför utövaren.
Delegationsprocess
Varje ledare bör sträva efter att säkerställa att han, när han organiserar arbetsprocessen, jämnt planerar arbetsansvar i hela teamet, använder makt och inte ger upp ansvaret för att utföra uppgifterna.
Delegation i en organisation är indelad i flera steg:
Steg I - överföring av instruktioner till exekutorn;
Steg II - förse entreprenören med myndighet och resurser;
Steg III - formuleringen av den anställdes skyldigheter som anger det nödvändiga resultatet av genomförandet.
Under kontroll över underordnade aktiviteter är en mellangrund viktig. Överdriven vårdnad kan leda till stagnering och brist på anställdas initiativ. Om du inte kontrollerar processen kommer resultatet att vara kritiskt långt ifrån önskat på grund av det okoordinerade flödet av arbete. Det är nödvändigt att upprätta feedback i förväg och uppnå respekt och hög myndighet bland anställda.
Ofta syndar administratörer genom att flytta oönskat och ointressant arbete med sina underordnade, särskilt om de själva bara är ytliga känner till detta ämne. Men detta är inte alltid korrekt, eftersom chefen fortfarande är ansvarig för flödet av arbete. Om huvudet själv inte har en aning om vilka resultat som kan förväntas vid utgången, hur kommer han att kunna kontrollera underordnadens aktiviteter? Svaret är uppenbart.
Erfarna överordnade föredrar att anförtro anställda till uppgifter som är lite mer komplicerade än de tidigare har utfört. Sådana uppgifter hjälper till att avslöja underordnade potential. Men i det här fallet är det bättre att utfärda order på papper för att öka medarbetarnas motivation.
När man fördelar kompetenser i organisationssystemet är det oerhört viktigt att beakta följande aspekter:
- befogenheterna borde fullständigt uppfylla den uppsatta planen för uppgiften, det är målet som bestämmer maktens omfattning och inte tvärtom;
- alla anställdas befogenheter bör kompetent kopplas till ett enda komplex utan inkonsekvenser och säkerställa balans i hela strukturen.
- all myndighet bör vara tydlig och konkret så att anställda alltid kan ta reda på vad som krävs av dem och vilka resurser som finns tillgängliga för dem.
Rätt hantering av myndighet ökar effektiviteten i hela organisationen. Anställda får en tydlig förståelse för det arbete som tillskrivs dem och de mål som ställts för dem, och därmed uppnå de bästa resultaten.
Fördelarna
Generellt kännetecknas delegationsprocessen av förekomsten av två positiva aspekter:
- Huvudets tid frigörs för att lösa problem som kräver personligt deltagande. Det finns en möjlighet att koncentrera sig på att planera företagets tillväxtutsikter och administrationsstrategin.
- Delegation är ett av de bästa sätten att motivera kreativt utvecklade och aktiva medarbetare som vill växa och lära sig. Det kan användas för träning innan du får en högre position. Hjälper till att utveckla medarbetare ny kunskap, färdigheter och förmågor som används för mer framgångsrika aktiviteter.
Delegationsprinciper
För en strukturerad strategi för delegering av myndighet är det tillrådligt att följa principerna nedan. Annars kan deras misslyckande leda till svårigheter i hanteringen och följaktligen till otillfredsställande drift av systemet som helhet.
Funktionell definition princip
Det bygger på en fullständig och tydlig medvetenhet från varje chef om organisationens strukturella integritet: vilka rättigheter och skyldigheter varje enhet i systemet har, vilka informations- och serviceförbindelser som görs mellan dem, riktningen och resultaten av deras arbete. Med andra ord, en erfaren administratör vet alltid vad man kan förvänta sig och från vem exakt.
Scalar princip
Det bygger på en tydlig åtskillnad av uppgifter. Varje entreprenör bör veta vem han direkt ska rapportera för resultaten av sitt arbete och vilka aktiviteter han självständigt bör reglera. Denna princip indikerar en kedja av officiella relationer mellan underordnade och ledare för hela organisationssystemet. Ju mer uttrycksfull denna linje, desto effektivare ledning och kommunikation mellan anställda. Varje underordnad behöver en exakt förståelse för vem som delegerar myndighet till honom och till vem att överföra frågor som inte omfattas av hans kompetens.
Myndighetens princip
Kombinerar de två ovanstående principerna. Varje anställd bör vara tydligt medveten om hur mycket myndighet han delegeras till honom och lösa sina egna problem med de problem som motsvarar hans maktnivå och inte hänvisa dessa frågor till en högre ledning.
Annars kan en dödläge uppstå när chefer igen tvingas möta frågor som redan har delegerats till underordnade. När man använder denna regel bör inte bara överlåtelse av befogenheter utan också delegering av ansvar ske.
Princip baserat på förväntade resultat
Visar att alla aktiviteter i organisationen behöver noggrann planering. Alla uppgifter ska ha tydligt definierade mål och specifika förväntade resultat. Annars kommer chefen helt enkelt inte att kunna kompetent fördela uppgifter mellan anställda och inte ha en fullständig uppfattning om huruvida underordnade har tillräcklig myndighet för det arbete som delegeras till dem.
Principen om kommandosamhet
Det bygger på det nära förhållandet mellan entreprenören och chefen. Ju högre samarbetsnivå, desto starkare känslan av ett underordnat personligt ansvar och desto mindre troligt är det att få motstridiga order. Det är viktigt att uppgiften delegeras till den anställda av endast en chef för att undvika förvirring och en situation där "vänsterhanden inte vet vad högerhanden gör."
Principen om ovillkorligt ansvar
Även om delegering av instruktioner till en underordnad, befogenheter och ansvar för resultaten av det utförda arbetet samtidigt överförs, är detta inte en anledning att ta bort de skyldigheter som åläggs honom från huvudet. Det är chefen som beslutar att delegera uppgiften, så han är fortfarande ansvarig för underordnade arbeten och utförandet av uppgiften. Utövarna är ansvariga för arbetet och cheferna är ansvariga för underordnade handlingar.Denna princip är särskilt viktig när man delegerar statsmakter och andra med en hög maktnivå.
Principen om korrelation mellan myndighet och ansvar
Indikerar att den delegerade myndigheten måste uppfylla de skyldigheter som är underordnade. Om myndighetens räckvidd är mindre än ansvaret kommer entreprenören inte att kunna fullständigt utföra det arbete som överförts till honom;
Varje administratör måste kompetent organisera delegeringen av myndighet och ansvar. De principer som diskuterats ovan kommer att hjälpa honom i detta.
Myndighetstyper
I organisationens system, i enlighet med nuvarande mål och krav, kan olika typer av myndigheter särskiljas. De bestäms av avdelningens aktiviteter och deras allmänna funktionalitet.
linjär
Dessa befogenheter överförs direkt från chefen till entreprenören och vidare enligt schemat. En chef med linjär myndighet kan fatta beslut inom gränserna för sin kompetens utan förut samordning med andra chefer. Det sekventiella schemat för dessa makter bildar en hierarki av administrationsnivåer.
Dessutom sker delegering av myndighet och ansvar endast när man tar hänsyn till principen om enhetsbefäl och samtidigt standarderna för hanterbarhet. När det gäller principen om kommandosamhet, betraktades den ovan.
Denna princip visar att varje anställd domineras av endast en ledare och anställden rapporterar endast till sin närmaste chef. Och hanterbarhetsgraden är antalet anställda som rapporterar till en viss ledare.
Men med en betydande ökning av antalet kretsar i ledarskapssystemet sker det en kraftig avmattning av det operativa informationsutbytet. På grund av detta finns det ett behov att införa andra befogenheter i organisationsstrukturen.
personal
För att avgöra vilka kategorier av personalbefogenheter som finns, måste du först analysera de typer av personalapparater, från vilka följande skiljer sig:
- Den rådgivande apparaten används för att lösa specialiserade uppgifter. Det kan fungera både tillfälligt och kontinuerligt.
- Skötare - används för att utföra specifika tjänster (som exempelvis personalavdelningen).
- Personligt - en underkategori för serveringsenheten. Bildas när han anlitas av chefen för en assistent eller sekreterare. Alla medlemmar här har hög formell myndighet.
Följaktligen delas de befogenheter som kan överföras till någon av enheterna:
- Rådgivning - används av det rådgivande huvudkontoret, vars rättigheter begränsas av professionella rekommendationer.
- Obligatoriska godkännanden - utvidgas till att cheferna tar hänsyn till deras beslut i samband med apparaten.
- Parallell - används i fall där enheten kan vända ledarskapens beslut, används för att förhindra grova kränkningar. Till exempel är användningen av parallella krafter berättigad när du handlar för stora mängder, när två underskrifter krävs.
- Funktionell - är på högsta nivå, kan både tillåta vissa åtgärder och avbryta. Deras användning är utbredd, särskilt inom områden som sysselsättningskontroll och redovisningsmetoder.
Användningen av ytterligare enheter hjälper till att förenkla förvaltningsstrukturen i företag med ett stort antal anställda. Tack vare den nära och ordentligt strukturerade interaktionen mellan alla ämnen i företaget ökar organisationens effektivitet som helhet. För effektivt ledarskap måste andra aspekter beaktas: principerna för delegering av myndighet, krav, funktioner, typer etc.
Att använda delegering är viktigt för alla chefer.Det hjälper till att organisera arbetsprocessen kompetent och tydligt dela alla anställdas rättigheter och skyldigheter. Artister är mycket lättare att arbeta när de vet vad som krävs av dem och vilka resultat de borde uppnå. Dessutom är delegering en viktig faktor som används för att öka effektiviteten hos varje anställd och frigöra ytterligare tid för chefen att lösa strategiskt viktiga uppgifter, vilket följaktligen leder till en ökning av produktiviteten och produktiviteten i hela systemet.