Ett av chefernas betydande ansvar är att underteckna ett stort antal olika dokument. Detta enkla, vid första anblicken, arbete tar ibland mycket tid och ger långt ifrån de mest trevliga känslorna. Men det finns en värdig lösning - fax, detta är en speciell stämpel som exakt kopierar signaturen. Varför behöver jag en sådan tätning och var får jag den?
Fax är ett värdigt alternativ till handsignering
I många organisationer är myndigheten att underteckna officiella handlingar inte bara generaldirektören utan också hans suppleant eller suppleanter. Men även med en sådan ansvarsfördelning har ledningsteamet inte alltid möjlighet att snabbt och personligen anbringa personliga signaturer på alla dokument som kräver det. Det var för att lösa sådana problem att en faxstämpel uppfanns. Detta är det sigill som mest exakt upprepar den handskrivna signaturen. Ordet "fax" i den bokstavliga översättningen från latin (fac simile) betyder - "att göra detta." Det som är särskilt trevligt, varje intresserad ledare kan beställa en sådan stämpel idag. Låt oss försöka ta reda på varför det behövs och på vilka dokument det är lämpligt att använda det.
Vem behöver en signaturstämpel?
Fax är en viktig följeslagare till upptagna chefer. Sådan utskrift gör att du kan certifiera många viktiga papper med maximal hastighet eller i frånvaro av en behörig person på arbetsplatsen. Med andra ord är fax en oundgänglig sak för företag med ett stort arbetsflöde och chefer som ofta åker på affärsresor / är frånvarande av kontoret av andra skäl. Det som är särskilt bekvämt, kan en person som lämnar ett sigill i form av en personlig signatur direkt bemyndigas att certifiera dokument från denna kategori, eller någon från hans assistenter. Här uppstår en ganska komplicerad punkt - hur, att ha en fax, för att vara säker på att en anställd som har rätt att använda den inte kommer att överskrida sin myndighet? Det ideala fallet är om förseglingssignaturen endast används direkt av dess ägare. Men ofta är detta inte fallet, och i detta fall bör man tänka noggrant vilken av de anställda som är tillåtet att godkänna användningen av fax.
Rätten
I den nuvarande lagstiftningen i Ryssland finns det inga detaljerade och omfattande bestämmelser och regler för användning av några ersättare för författarens underskrift. Efter att ha studerat ett antal regleringsdokument kan det emellertid dras slutsatsen att faxseglar och frimärken kan användas i fall som föreskrivs i lag och enligt parternas överenskommelse. I det här fallet, i den andra versionen, ska detta stycke (möjligheten att ersätta signaturen med en tryck eller annan kopieringsmetod) skrivas separat. Det är viktigt att förstå att fax är en komplett analog till en handskriven autograf. Följaktligen ger stämpeln på dokumentet papperet samma juridiska betydelse och betydelse som den behöriga personens signatur. Fax är oacceptabelt att använda för papper vars undertecknande är full av materiella konsekvenser och skyldigheter för parterna. Ekonomiska handlingar, överklaganden och förfrågningar till skattetjänsten och federala organisationer samt räkningar, fullmaktsbrev och signaturprover ska alltid utföras i handskrivna former.
När är det lämpligt att använda fax?
Varje organisation kan göra separata regler och bestämmelser om användning av medel för certifiering av dokument som ersätter en handskriven signatur. I det här fallet bör användningen av fax användas med de rådgivande normerna som föreskrivs i företagets stadga och andra myndigheter.I den officiella dokumentationen måste du också ange listan över personer som är behöriga att lagra och använda denna försegling. Vilka papper kan fax användas för? Teoretiskt sett är det alla typer av dokumentation, vars underskrift inte innebär ansvar. Det är önskvärt att det i texten till dokumenten anges möjligheten för denna version av certifiering. Kom ihåg att faxen på dokumenten har samma styrka som en riktig signatur. Om det är nödvändigt kommer att avbryta värdepapper som godkänts med denna metod vara lika svåra som manuellt signerade. Om det är nödvändigt att skriva under några papper och chefen inte kan utföra det här arbetet personligen kan du göra det utan en fax. Ett alternativ är att utfärda en tillfällig fullmakt på uppdrag av den anställd som har behörighet att certifiera den nödvändiga typen av dokumentation.
Hur får du din faxstämpel?
Du kan beställa produktion av ett sigill som kopierar en personlig signatur hos alla organisationer som erbjuder stämplingstjänster. Liknande företag finns idag i alla ganska stora städer. Inlämning av dokument för beställning av fax krävs inte. Det som är särskilt trevligt, frimärken och frimärken som upprepar en personlig signatur är vanligtvis billiga (inom 500-800 rubel) och kan göras på några dagar.