Faxsignatur: produktion, användning. Vilka dokument kan jag sätta på en faxsignatur på?

Fax är en reproduktion av den ursprungliga grafiska bilden. Som det kan vara gravyr, teckning, text, ritning, monogram och så vidare. Ordet i sig kommer från Latin fac simile. I bokstavlig översättning betyder det "gör så."

Historisk bakgrund

Fram till 1800-talet gjordes vanligtvis fax genom att rita originalet med transparent papper, gravering på trä eller metall och litografi. I den moderna världen är denna procedur mycket lättare. Tack vare uppfinningen och den efterföljande förbättringen av ljusmålning - fotografier, fotografier och andra processer som gör att du kan få ovillkorliga verkliga kopior uteslutande med mekaniska medel. Uppspelningsprocessen kallas fax. Med dess hjälp publiceras sällsynta kopior för vetenskapliga ändamål. Idag är användningen av en faxsignatur ganska vanligt. Låt oss vidare överväga vad det är och varför det behövs.

Allmän information

Faxsignaturer på dokument har länge betraktats som en sällsynthet. I vissa fall är det bekvämare att använda sådana snarare än originalelement. Trots den ganska breda distributionen är faxsignaturen inte tillåten på alla papper. Det finns ett antal begränsningar, vars överträdelse kan leda till ganska allvarliga konsekvenser.

Faxsignatur: juridisk kraft

I civillagen finns det bara ett omnämnande av de ifrågavarande rekvisita. I synnerhet i art. 160, punkt 2, är det tillåtet att efter fullbordande av transaktioner, en elektronisk, faxsignatur eller annan analog av originalet kan användas, skapad genom mekanisk eller annan kopiering. Detta är tillåtet i de fall som föreskrivs i lag eller genom överenskommelse mellan parterna. I dessa situationer är faxsignaturen laglig. Möjligheten för dess tillämpning bör i sin tur fastställas av det relevanta avtalet. Först efter att den har ingåtts kan en faxsignatur på kontraktet ersätta originalet. Annars kommer det skriftliga formuläret under transaktionen att anses inte uppfyllda enligt artikel. 160 GK

Tillsammans med detta är brottsbekämpningspraxisen sådan att parterna i avtalet kan tillhandahålla möjligheten att använda en faxsignatur direkt i sin text, som ett separat stycke. I detta fall finns det inget behov av att utarbeta ett ytterligare avtal. MNS följer denna position. En förklaring gavs i motsvarande skrivelse att eftersom lagstiftning inte fastställdes, kunde faxsignaturen endast användas genom ömsesidig överenskommelse mellan parterna, vilket bör bekräftas skriftligen. I avsaknad av ett avtal erkänner skiljedomstolarna transaktionerna som inte slutförda på grund av bristande efterlevnad av de fastställda kraven för form av genomförande. Av detta följer att parterna själva bestämmer var de ska lägga faxsignaturen och om det är tillåtet att tillämpa det alls.

Transaktionsprocess

Som regel presenteras faxsignaturen i form av en stämpel där det finns en exakt kopia av originalet. Sådana rekvisita används för att påskynda pappersarbete i företaget. Det finns emellertid ett antal nackdelar med att använda denna signatur.I synnerhet kan alla anställda använda den utan direktörens kunskap. Dessutom kan inte varje pappersfaxsignatur ersätta originalet. Transaktioner mellan juridiska personer med varandra och med medborgare genomförs vanligen skriftligen, oavsett värde. Denna process genomförs genom att utarbeta relevant dokument. Det återspeglar faktiskt innehållet i transaktionen. För att bekräfta sina avsikter bör parterna underteckna ett avtal. Som en allmän regel görs detta direkt av personerna själva eller deras företrädare.

Några rekommendationer

Innan ett avtal ingås, som kommer att certifieras genom faxsignatur, bör ett avtal upprättas om förfarandet för att tillämpa detta attribut. Det finns inga speciella svårigheter i dess utformning i praktiken. Avtalet säger vanligtvis att faxsignaturen har samma styrka som den behöriga personens ursprungliga signatur. Parterna erkänner därför kompetensen och lagligheten i de handlingar som godkänns av det. Som nämnts ovan kan samma klausul tillhandahållas direkt i huvudkontraktet. Det senare alternativet har nyligen varit mer populärt. Dessutom är det lämpligt att i förväg förutse vilka dokument du kan sätta en faxsignatur. Det kan till exempel vara applikationer, delrapporter, beställningar, information eller garantibrev, certifikat, ytterligare avtal och så vidare. Det bör också tydligt ange cirkeln av människor som kan använda klichéer, göra en faksimilsignatur och bifoga provutskrifter.

Arbetskontrakt

Det finns inget förbud eller begränsning för användning av en kopia av signaturen i TC. Möjligheten för dess tillämpning bör dock registreras i företagets lokala handlingar. De kan också tillhandahålla en lista över papper som en kliché kan ersätta originalet på. Således kommer en kopia av order, kontrakt, överföringsorder och andra handlingar att vara helt laglig.

Viktig punkt

Sedan oktober 2014 har federal lag nr 267 varit i kraft. I enlighet med det gjordes ändringar i en annan lag som reglerar förfarandet för att säkerställa socialt skydd för synskadade. Enligt gällande standarder kan i vissa fall dessa medborgare ersätta originalet med sin signatur med en fax i banker. Klichéens och originalets identitet certifieras av en notarie och bekräftas av ett motsvarande certifikat.

Faxsignatur på primära dokument

De kontrollerande myndigheterna uttryckte sin ståndpunkt angående legitimiteten i användningen av klichéer i respektive brev. I förklaringarna framgår särskilt att en faxsignatur på primära dokument, fakturor, fullmaktsbrev, betalning och andra värdepapper med ekonomiska konsekvenser inte är tillåtet. Rättslig praxis är dock ganska tvetydig när man behandlar denna fråga. De flesta skiljedomsinstitutioner följer tillsynsmyndigheternas ställning. I ett av FAS: s beslut i Urals-distriktet noterade han emellertid att överklagadomstolen med hänvisning till art. 160, del 2, påpekades det korrekt att det inte finns någon norm i den nuvarande lagstiftningen som skulle förbjuda eller begränsa användningen av klichéer när man slutar handlingar i form av COP-2, ett arbetsavtal och upprättar certifikat för f. CS-3.

En resolution från FAS i Moskva-distriktet om att säga att ett avtal enligt vilket en kliché kan ersätta originalet kan vara resultatet av en specifik åtgärd. Frånvaron i kontraktet av en indikation på möjligheten att använda fax utan att ta hänsyn till andra omständigheter, i sig själv, kan inte tjäna som underlag för att erkänna fakturor som är undertecknade på detta sätt som icke-lagliga om de har köparens stämpel på dem. Ytterligare bekräftelse av transaktionen ges försoningshandlingar vilket återspeglar skulden för leveransen.Allt detta antyder att när man undertecknar den primära dokumentationen via fax, finns det risk för kontroversiella situationer.

faktura

Det anges ovan att i sådana papper kan en faxsignatur inte ersätta originalet. Ändå är inte alla helt tydliga i denna fråga. Enligt tillsynsmyndigheterna fungerar användningen av klichéer på fakturan som ett brott mot reglerna för dess utformning. Sådana värdepapper ger inte rätt till avdrag för moms. DU stödde i ett av sina beslut skattemyndigheternas ståndpunkt. I sin förtydligande angav domstolen att i skattelagen, i art. 169. Speciellt tillhandahålls inte möjligheten att använda en faxsignatur under processen att utfärda en faktura. Tingsdomstolar följer också denna ståndpunkt och fattar beslut som inte är för skattebetalarna.

Förbud och tillstånd

Lagstiftning tillåter inte användning av faxsignaturer på:

• Anteckningar.
• Skattedeklarationer.
• Betalningsorder fullmakt. När det gäller det sistnämnda finns det en disposition i enlighet med vilken det är tillåtet att använda fax efter överenskommelse mellan parterna.
• På ansökningar om deltagande i anbud för att tillgodose statens behov och värdepapper som ingår i dem.
• Bankkort med tryckavtryck och signaturer.

Tillsammans med detta tillåter lagen användning av fax på:

• Grattis, inbjudningar, tackbrev, andra papper som inte medför ekonomiska konsekvenser.
• Avtal, ändringar eller tillägg till dem, under förutsättning att möjligheten att använda klischen föreskrivs i dem eller fastställs genom avtal av parterna.

beställa

Företagets chef löser oberoende frågor relaterade till användningen av faxsignatur i dokumentflödet. Om han gör ett val till förmån för en kliché, bör detta inramas av den aktuella akten - en order. Det sammanställs vanligtvis i godtycklig form. Till sitt förfogande upprättar chefen en lista över papper på vilka en faxsignatur kan anbringas, cirkeln av personer som har tillstånd att stödja dem på detta sätt. Det är också lämpligt att ge en speciell instruktion, som kommer att belysa alla viktiga punkter när det gäller direkt användning av klichéen, dess lagring och förstöring vid behov.

Möjliga problem

Ofta gör företagsledare ett stort misstag när tjänstemän vars autograf inte är autentiserade får möjlighet att använda fax för att återge en signatur. Detta betraktas som en kränkning av det etablerade regler för kontorsarbete. Detta beror på det faktum att endast den vars autograf reproduceras faktiskt kan använda en faxsignatur. I det här fallet är det nödvändigt att komma ihåg att klichéens uppgift är att ersätta originalet, med vilket en specifik tjänsteman kan identifieras.

Således är det papperet som bör stödja papperet, eftersom det bär ansvaret för papperets tillförlitlighet. Tillsammans med detta har chefen inte alltid möjlighet att vara närvarande vid undertecknandet av vissa dokument. I sådana fall bör han utfärda en separat order där han ger den andra ansvariga personen befogenhet. Dessa ändringar bör göras i företagets lokala handlingar, inklusive dess beståndsdokumentation.

Funktioner för att skapa klichéer

För att tillämpa faxsignaturen och uppfylla kraven som fastställts i lagstiftningsnormerna är det nödvändigt att den tillverkas med hög kvalitet. Utrustningen som används för att skapa klischen tål högt tryck och skyddar trycket från mekaniska skador. För detta används ett högteknologiskt GRM-element. Den är utrustad med en speciell mekanism som begränsar tryckkraften. Storleken på snäppet beror på autografens storlek. Med GRM-element kan du få ett tydligt och inte krossat intryck.I allmänhet åtföljs inte produktionen av en faxsignatur av allvarliga svårigheter, med undantag för vissa tekniska finesser som inträffar under processen. Först utförs en autografskanning. En kliché görs för provet. Det ser som regel ut i form av ett frimärke. Utrustningen kan vara enkel (metall eller plast) eller automatisk. Innan produktionen påbörjas måste företaget ta ett skriftligt tillstånd från kunden med en fax.

slutsats

Från ovanstående information kan man dra slutsatsen att en faxsignatur är ett ganska bekvämt sätt att tillämpa din autograf för många människor. Men långt ifrån att alltid ersätta originalet är säkert. Man bör komma ihåg att varken i civilrätt eller i skattelagstiftning regleras förfarandet för att använda faxreproduktion. Med förbehåll för förtydliganden och vissa befintliga krav kan risken ändå minskas avsevärt. På ett eller annat sätt rekommenderar experter att innan man undertecknar några avtal eller andra viktiga artiklar, upprätta ett preliminärt avtal där båda parter kommer att erkänna klischen som legitim. Avtryck bör också bifogas den. Företagscheferna måste emellertid ägna full uppmärksamhet åt att förbereda en lämplig order hos deras företag, enligt vilken faxsignaturen kommer att användas. Av särskilt vikt bör definitionen av de personer som har behörighet att godkänna vissa handlingar på detta sätt ges. När man utfärdar en order att överföra sådana möjligheter till en anställd är det nödvändigt att ange den anställdes ansvar för att identifiera överträdelser eller överskrida sin myndighet. Det bör inte beaktas att faxsignaturen helt ersätter originalet. Detta är långt ifrån fallet. Dessutom upprättar lagen en lista över värdepapper som endast kan ses personligen. I händelse av tvister kommer huvudargumentet för att använda fax att vara ett ömsesidigt avtal mellan parterna eller förekomsten av en motsvarande klausul i avtalet. I annat fall erkänner domstolen dess användning som olaglig, och papperet är ogiltigt. Tills användningen av klischen är strikt reglerad i lag, är användningen av trycket bäst begränsad. I vissa organisationer godkänns pappersformer som inte är av ekonomisk betydelse i förväg. Detta gäller till exempel tackbrev, affärsbrev, gratulationer, meddelanden och så vidare.