Organisationers ekonomiska aktiviteter inkluderar många åtgärder, operationer, kommunikationstyper och andra aspekter av den dagliga rutinen. Organisationens ledning och dess anställda möter dagligen behovet av att ta itu med olika frågor och fatta beslut om ledningen. Vissa fall kan inte lösas på arbetsplatsen och sitter bekvämt i en kontorsstol vid datorn. Det finns behov av resor och affärsresor, förhandlingar i andra städer och till och med länder. I denna artikel diskuteras i detalj frågan om behovet av en affärsresa, dess mål och exempel, design enligt gällande lagstiftning, dokumentationskrav och även funktioner för resor till Ryssland och utomlands. I denna artikel kommer även frågan om vem som kan skickas på en resa och vad som ska betraktas som en affärsresa.
Affärsresor koncept
Detta koncept har en tydlig definition som anges i arbetsrätten. Enligt Rysslands arbetskod är en affärsresa en anställds riktning på en resa med en specifik uppgift. Samtidigt är destinationen ganska långt från den huvudsakliga arbetsplatsen, resan har ett tydligt formulerat mål, vilket föreskrivs i dokumenten, och tidpunkten för dess genomförande är begränsad. Registrering av medföljande dokument, rapportering i slutet av resan, garantier för den anställda regleras av arbets- och skattelagen. Möjliga uppdragsmål beskrivs också, exempel som presenteras nedan.
Varför behöver du affärsresor
När en anställd går på affärsresa avgör ledningen för honom en tydlig uppgift som han måste utföra i sin process. Uppgiften kan relatera till olika områden i organisationens verksamhet. Exempel på resmål är följande:
- ingående av avtalsförhållanden vid leveranser eller försäljning med motparter;
- förhandlingar om samarbete;
- lösning av tvister, konflikter och andra frågor som rör verksamhetens juridiska sida;
- inköp av utrustning, råvaror och leveranser;
- affärskonferenser, deltagande i möten och utställningar relaterade till företagets riktning;
- marknadsföring av varor på nya marknader, utvidgning av kundbasen;
- deltagande i forskningsprojekt relaterade till företagets verksamhet;
- personalutveckling;
- forskning om försäljningsmarknader, konkurrerande organisationer och andra marknadsföringsfrågor;
- att ställa in hårdvara, mjukvara och arbeta med andra tekniska problem i dotterbolag eller divisioner;
- genomföra kontroller av filialnätet och enheterna.
Vad som inte kan betraktas som en affärsresa
Inte varje resa till anställda kan betraktas som en affärsresa. Att göra en resa är olagligt i följande situationer:
- bristen på officiell registrering av en anställd i organisationen, ett anställningsavtal som inte har ingåtts, inget inträde i arbetsboken;
- anställdens anställningsavtal definierar arbetets resande karaktär;
- arbetstagaren är frilansande anställd som inte har en fast fast arbetsplats.
Typ av resor och deras tidpunkt
Företagsuppdragsresor kan klassificeras enligt olika egenskaper. Så på territoriell basis görs resor över Ryska federationens territorium och till utländska stater.Med villkoren för resan utmärks kort och lång sikt. Resandarnas sammansättning - grupp och singel. Det kan också vara schemalagda och oplanerade resor.
Hittills har lagstiftningen inte tydliga riktlinjer för tidpunkten för resan. Det finns inga minimi- eller maximibegränsningar. Organisationens ledarskap bestämmer oberoende komplexiteten i uppgiften och tiden det tar att slutföra den. Begränsningar fanns tidigare. Man trodde att resans maximala längd inte kunde överstiga fyrtio dagar. När det gäller konstruktionen nådde den maximala tröskelgränsen ett år.
Lagliga krav och reglering
För resor som utfärdas som verksamhet ställs vissa krav i lagstiftningen. Resorna i Rysslands arbetskod och Rysslands skattekod regleras. I arbetslagen definieras reglerna för dessa arbetsprocesser i artiklarna 166, 167, 168. De avslöjar ett antal problem som kan uppstå under genomförandet av denna procedur: vad som kan betraktas som en affärsresa, garantier för den anställda samt frågor om återbetalning av utgifterna för resan.
Skattekoden beskriver information om hur man reflekterar resekostnaderna i redovisningen, vad som kan debiteras från vilka belopp som betalas till socialförsäkringsfonderna för medborgarna. Det finns också separata resolutioner som innehåller den mest fullständiga informationen om ändringar i lagstiftningsakter, innovationer i redovisning och säkerställande av regleringsorganens krav. Du hittar all denna information i följande dokument: Dekret nr 749, 729, 812, 64.
Vad som garanteras för den anställda
Garantier till den anställda beror inte på resans syfte, det kan finnas många exempel. Men hos någon av dem har arbetsgivaren vissa skyldigheter gentemot den anställda. Den anställde som skickas på affärsresa har följande garantier:
- bevarande av position, arbetsplats, genomsnittlig dagslön;
- betalning av lediga dagar på affärsresa med dubbel tariff;
- återbetalning av utgifter som kan uppstå på en affärsresa till Ryssland och utomlands, inklusive utfärdande av ett utländskt pass, erhållande av visum, tullar och andra avgifter.
Alla dessa garantier anges i arbetslagstiftningen och är föremål för obligatoriskt uppfyllande av arbetsgivaren.
Vem att skicka på affärsresa
Valet av den anställd som skickas på en resa beror på resans mål, exempel på jobbet, dess varaktighet och svårighetsgrad för de förväntade förhållandena. Olika skäl för resor kräver specifik kunskap och färdigheter från en anställd.
Så genomförandet av leveransavtalet måste anförtros en person som är kunnig i affärsförhandlingar och diplomati. Detta kan vara en specialist vars jobbansvar inkluderar att köpa, planera och beräkna en budget för affärsrelationer med leverantörer, eller en person som korrekt kan förklara sin position och uppnå optimala villkor i ett leveransavtal.
Om syftet med resan är att ställa in utrustning eller programvara, för den skickade medarbetaren är inte tillräckligt med kunskap om kontorsarbete och den vanliga människokarisman. En tjänsteman med teknisk bakgrund skickas på en sådan resa. Samma situation när man utför fältrevisioner och revisioner. En revisor eller ekonom bör skickas på en sådan resa.
Vem är förbjudet att skicka på affärsresor
Förutom den mänskliga faktorn, frågor om kandidaters kvalifikationer och personliga förmågor, finns det en annan aspekt i att välja en anställd för en affärsresa. Det finns lagkrav för kategorier av medborgare som inte under några omständigheter kan utstationeras. Dessa inkluderar följande grupper av individer:
- mindre anställda, praktikanter, praktikanter;
- gravida kvinnor;
- anställda i företaget som arbetar enligt ett studentavtal (förutom affärsresor för utbildning).
- medlemmar i valkampanjer, kandidater till politiskt embete;
- personer vars kapacitet är begränsad av sjukdomen.
Det finns också grupper av personer som kan skickas på affärsresa endast efter mottagande av deras skriftliga medgivande:
- kvinnor med små barn (upp till tre år);
- ensamstående förälder som växer upp ett barn upp till fem år;
- vårdnadshavare för barn under majoriteten;
- En anställd i vars familj det finns en beroende som behöver ständig vård.
Reseavklaring
För att en affärsresa ska kunna beaktas i skatte-, redovisnings- och förvaltningsredovisning är det nödvändigt att ordna det ordentligt. Först utarbetas ett uppdrag, datum och datum ställs in. Kandidaten för resan måste bekanta sig med det utarbetade dokumentet och ge sitt samtycke eller avslag skriftligen.
Om svaret är ja, ger chefen en order att skicka specialist på affärsresa. Den anställde utfärdas och utfärdar ett affärsresecertifikat och uppdrag. I slutet av resan måste den utstationerade anställda lämna en rapport om det utförda arbetet och en förhandsrapport med bekräftelse av checkar, kvitton och biljetter.
Sedan 2016 har lagstiftningen ändrats enligt vilken utfärdandet av certifikat och officiellt uppdrag upphörde att vara obligatoriskt. Istället använder de ett memo. Men många organisationer för intern redovisningsändamål fortsätter att utarbeta dessa dokument.
När du använder person- eller företagsbiltransport krävs en serviceanmärkning och en färdbrev samt en fullmakt och andra dokument som bekräftar legitimiteten för att använda en viss bil.
Information i dokumenten
En serviceanmälan är upprättad i fri form, men det finns ett antal detaljer som är obligatoriska för att indikera: en daterad affärsreseperiod, information om den använda transporten, mål som ställts upp för den anställda och resultaten av genomförandet.
Alla utgifter som medarbetaren ådrar sig under resan måste anges i utgiftsrapporten. Detta krav gäller för absolut alla typer av utgifter, inklusive bostäder, transport, bränsle, mat och andra utgifter. För att bekräfta kostnaden för att betala för bostäder måste du förse bokföringsavdelningen i slutet av resan med en check, kvitto eller kvitto med information om hyresvärden, kostnaden och hyresperioden för lokalerna.
En förvaltningsorder måste utfärdas i enlighet med detta. Vid kontorsarbete finns ett enhetligt formulär nr T-9, men organisationen är inte skyldig att använda det exklusivt. I en viss organisations redovisningsprincip kan dess egen form av dokument fastställas. Du kan också ta chansen att göra en beställning i fri form. Huvudvillkoret är innehållet i följande data:
- namn och detaljer på organisationen som skickade medarbetaren på resan;
- information om anställda;
- datum för upprättandet av beställningen;
- start- och slutdatum för affärsreseperioden;
- uppgifter för den anställda, resans syfte.
Exempel på affärsresa
Ju mer ansvarsfull uppgiften är, desto fler nivåer innehåller den. Ju mer ett företag investerar i ett företag, desto fler resultat avser det att få. Inte alla mindre detaljer som chefen vill veta kommer att anges i ordningen. Vissa av dem kan diskuteras muntligt vid möten och under briefing av de rest. Men troligen kommer den anställda på grundval av resan att behöva anmäla sig för alla poäng, även för de som inte officiellt var registrerade, men som tillkännagavs muntligt. För tydlighetens skull ger vi ett exempel på ett jobbuppdrag nedan.
Ta till exempel målet - "Sluta ett leveransavtal, reklamprodukter." För att underlätta reflektion använder vi den typ av dokument som genereras av 1C-programmet.Du hittar det i personaljournaler, formulär nr T-10a. Detta formulär innehåller 11 kolumner som ska fyllas i: strukturell enhet, specialistläge, land, stad och organisation som anställden skickades till, start- och slutdatum för affärsresan, antalet kalenderdagar totalt och exklusive resetid, betalarorganisation, anledning, innehåll uppgifter och en kort rapport om dess genomförande. Dokumentet är undertecknat av chefen för strukturenheten, organisationschefen och den anställde själv.
Beställningen fyller i reseinformationen enligt följande:
- Efternamn, förnamn, anställdes patronymik och hans personalnummer: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (personalnummer i ett separat fönster, enligt personaljournaler).
- Underavdelning: Marketing and Advertising Department.
- Position (specialitet, yrke): Ledande marknadsförare.
- Plats för affärsresa (land, stad, organisation): Ryssland, Moskva, LLC "Företag".
- Under en period på 14 kalenderdagar från 14 januari 2018 till 27 januari 2018.
- Med tanke på: reklamkampanj, ingående av ett leveransavtal.
- Affärsresa på bekostnad av medel: LLC "Realizer".
- Grunder (dokument, nummer och datum): Jobbuppgift nr 3 av 01/13/2018
I slutet av beställningen finns signaturerna från chef och anställd. Den anställdes signatur placeras mittemot inskriptionen att han är bekant med beställningen.
Finesser av design
Om en anställd av någon anledning inte har lämnat underlag om utgifter (checkar, kvitton) kommer organisationen inte att ersätta honom för dessa kostnader. Därför är det så viktigt att man inte glömmer rapportering under processen. Till och med en resa i en taxi eller buss måste bekräftas med en biljett eller förarens kvitto.
En viktig punkt är också en indikation på organisationens strukturella enhet och syftet med resan. Beroende på de angivna uppgifterna kommer ytterligare avskrivningar av utgifter för bokföring och skatteräkring att ske. Så, om syftet med resan var att reparera maskinerna, vid genomförande av redovisningsberäkningar, kommer kostnaderna att skrivas av för att avskriva den reparerade utrustningen. Om målet var att ingå ett kontrakt kommer avskrivningen att ske som allmänna affärskostnader.
Och det sista ögonblicket - en affärsresa med ett ouppfylldt mål. I de flesta fall redovisas inte kostnaderna för en sådan resa av skattetjänsten och minskar inte skattebasen. Vid förhandlingen kan du försöka försvara din oskuld, men i de flesta fall kvarstår lagen på den federala skattetjänstens sida.