Les entreprises doivent prendre en compte le temps dont tous les employés de l'entreprise travaillent réellement pendant la journée ou le quart de travail. Cela nécessite de maintenir une feuille de temps pour les employés. Ce document est préparé sous une forme spéciale. Chaque entreprise et chaque entrepreneur doit remplir cette documentation. Pour ce faire, il faut utiliser les formulaires d’enregistrement T-12 et T-13 élaborés par le Comité national des statistiques. Remplir la feuille de temps est assez simple, mais pour cela, certaines règles et exigences doivent être prises en compte pour que le rapport soit correct. De son contenu dépend du calcul correct du salaire des employés.
Concept de document
La forme spéciale du bulletin a été approuvée en 2004 par le Goskomstat. La gestion des feuilles de présence dans les organisations est assurée par les employés du service du personnel ou de la comptabilité.
Sur la base de ce formulaire, la gestion de l'entreprise peut effectuer différentes actions:
- prendre en compte toutes les heures travaillées par chaque employé de l'entreprise;
- surveiller la discipline sur le lieu de travail;
- refléter toutes les présences et l’absentéisme des employés;
- noter le retard de chaque spécialiste;
- posséder des informations vous permettant de déterminer dans quelle mesure le travail a été effectué par un spécialiste de l'entreprise;
- utiliser ces informations pour une paie compétente;
- saisir des données dans des formulaires statistiques.
Ce document est le plus souvent utilisé par les employés du service comptabilité lorsqu'ils calculent le salaire optimal, les bonus et les indemnités des autres employés de l'entreprise. Maintenir une feuille de présence pour les employés pour le service du personnel vous permet de contrôler les présences et les retards. Si des violations sont détectées, les employés concernés de l'entreprise sont tenus pour responsables et différents types de sanctions disciplinaires peuvent être appliqués.
Les nuances d'utilisation du document
Le code des impôts contient des informations selon lesquelles chaque personne travaillant officiellement dans une entreprise peut, lors du licenciement, demander une feuille de présence ainsi que d'autres documents, notamment le cahier de travail. Cette information est indiquée à l'art. 84.1 Code des impôts.
Depuis 2013, les responsables d'entreprise ne peuvent plus utiliser de formulaires unifiés lorsqu'ils gèrent une feuille de présence pour les employés, car ils ont été annulés. Mais généralement, les spécialistes de la société utilisent ces mêmes documents. Un exemple de feuille de temps est ci-dessous.
Il est autorisé que les spécialistes du service de la comptabilité ou du service du personnel apportent différents changements à ce document. Ils dépendent des spécificités de l'ensemble de l'entreprise et du nombre d'employés dans l'État.
Le formulaire introduit par Goskomstat est considéré comme pratique, il peut donc être facilement traité et modifié. Souvent, il est utilisé sans aucune modification.
Quelles formes sont commodes?
Trois types de documents sont considérés comme faciles à utiliser. Vous pouvez facilement y apporter divers ajustements. Le choix dépend de la direction de l'entreprise et du nombre de postes dans l'entreprise.
Le maintien d'une feuille de temps peut être effectué en utilisant trois formulaires:
- T-13. Ce formulaire est généralement utilisé par les entreprises dans lesquelles un tourniquet ou un autre équipement est installé à l'entrée, sur lequel il est automatiquement enregistré lorsqu'un spécialiste en particulier se présente au travail.La documentation est remplie à la fois manuellement et à l’aide de divers programmes informatiques.
- T-12. Cette option est une forme universelle. Il est généralement rempli manuellement par les spécialistes de l'entreprise. Il comporte une section supplémentaire dans laquelle vous pouvez saisir des informations sur le montant du paiement pour le travail effectué.
- 0504421. Ce formulaire est considéré comme spécifique car il n'est utilisé que par les organisations budgétaires. Le plus pertinent parmi les enseignants ou les enseignants travaillant dans différents établissements d'enseignement.
Chaque document a ses propres caractéristiques, il est donc rempli de manière spécifique.
Qui remplit la feuille de temps?
Plus précisément, la société devrait nommer une personne spécifique chargée de la maintenance de la feuille de présence. Habituellement, un agent du personnel ou un comptable est sélectionné pour cela. Pour ce faire, une commande doit d'abord être émise, sur la base de laquelle les pouvoirs correspondants sont transférés au spécialiste.
Sur la feuille de temps doit être signé par la personne responsable de la maintenance de la feuille de temps et le chef du service du personnel. Il n'est pas nécessaire d'attribuer séparément un poste à un tel employé dans l'entreprise, car chaque personne dotée de l'autorité appropriée par la direction de l'entreprise peut s'acquitter de sa tâche. L'obligation de maintenir une feuille de temps est transférée sur la base d'un ordre. Il indique quel employé de l'entreprise est responsable de la maintenance de ce document.
Une clause distincte doit être ajoutée au contrat de travail du spécialiste sélectionné. Cela indique qu'un citoyen est investi de pouvoirs spécifiques. Si ce processus n'est pas terminé, le spécialiste peut refuser un travail supplémentaire.
La personne sélectionnée pour gérer la feuille de saisie des temps doit saisir des informations tout au long du mois, à la suite de quoi la documentation est transférée au responsable du service du personnel. Le directeur du département vérifie les informations avec d'autres sources, puis signe le formulaire. Il est ensuite transféré au service de la comptabilité pour calculer le salaire de chaque employé de l'entreprise.
Règles de remplissage
Un employé de l'entreprise autorisé à remplir ce document doit comprendre les nuances du processus de saisie des informations. Les règles pour maintenir une feuille de temps sont considérées comme simples et compréhensibles. Il est conseillé de bien les comprendre au début, ce qui facilitera le travail avec le rapport. La productivité du service du personnel, mais également du service de comptabilité, en dépend. Sur la base de données correctement saisies, les employés du service comptable seront en mesure de calculer correctement la rémunération de chaque employé de l'entreprise.
Les règles de base pour remplir un document sont les suivantes:
- dès le début, la forme actuelle de maintenance d'une feuille de temps est sélectionnée correctement;
- le document est rempli en un seul exemplaire;
- il est permis pour cela d'entrer manuellement des données ou d'utiliser un ordinateur;
- l'employé impliqué dans ce processus doit disposer de l'autorité appropriée pour laquelle l'employeur passe d'abord un ordre;
- préparer la feuille de temps au début du nouveau mois;
- des informations sur le nom de la société et les divisions existantes sont entrées dans la page de titre;
- la date du début de la comptabilité
- à la fin du mois, la date de reporting est définie;
- la feuille principale de la feuille de saisie des temps est représentée par un tableau dans lequel sont saisies les données relatives à chaque employé de l'organisation. Il est important de saisir correctement tous les noms afin d'éviter toute confusion ou erreur;
- des informations sûres doivent être disponibles sur chaque employé et le numéro attribué au spécialiste, qui peut être enregistré dans un dossier personnel, est également enregistré;
- les colonnes de la feuille de temps sont représentées par des jours spécifiques du mois;
- Noms de famille opposés, il y a des cellules dans lesquelles des informations sur toutes les heures travaillées ou tous les quarts de travail sont entrées;
- s'il y a des week-ends ou des jours fériés, cette information doit alors être indiquée avec des marques spéciales;
- les informations fournies par la personne responsable doivent être saisies quotidiennement, pour lesquelles le spécialiste est guidé par des documents officiels, tels que divers ordres, déclarations, congés de maladie ou instructions de la direction de la société;
- si on enregistre les retards ou l’absentéisme, ils sont fixés avec des codes spéciaux composés de chiffres et de lettres.
Le document est fermé avec la signature du responsable de l'entreprise. Sans cette signature, elle ne sera pas considérée comme valide. La procédure permettant de gérer une feuille de temps est considérée comme simple. Par conséquent, chaque employé du service du personnel peut s’acquitter de cette tâche. Si des erreurs ou des violations sont détectées, c'est le spécialiste désigné qui est responsable de ces informations.
Les nuances de la saisie d'informations différentes
Remplir ce document est en fait assez simple. Pour ce faire, il vous suffit de comprendre le but de chaque cellule. Les personnes responsables ayant le pouvoir de compléter la documentation doivent bien comprendre la composition du document. Les caractéristiques du processus de remplissage comprennent:
- autorisé à augmenter le nombre de colonnes;
- les codes de dépense de l’heure sont affichés en haut et le bas indique combien le spécialiste a réellement travaillé un jour donné;
- chaque employé de l'organisation doit avoir un numéro personnel dans la feuille de temps, qui est utilisé pour calculer les salaires et effectuer d'autres actions;
- deux numéros sont attribués aux travailleurs à temps partiel;
- il est nécessaire d'indiquer à la fois le nombre de jours travaillés et le nombre d'heures réellement travaillées par un spécialiste chaque jour;
- à la fin de chaque mois, le bulletin est remis au service du personnel. Les spécialistes de ce service vérifient si le document est bien préparé et s'assurent également que les heures de travail manquées par les employés ne constituent pas un absentéisme;
- si un spécialiste s'en va, à partir du mois prochain, son numéro ne sera plus utilisé pour remplir la feuille de temps;
- Indiquez des données sur l'absentéisme, les jours de congé, ainsi que sur l'absentéisme, les vacances, les voyages d'affaires ou toute autre raison pour laquelle il n'y a pas de spécialiste sur le lieu de travail.
Si la durée de la journée de travail est indiquée en heures, il n'est pas nécessaire de corriger les heures incomplètes.
Spécificités pour les organisations budgétaires
Les entreprises budgétaires utilisent une forme différente en cours de fonctionnement. Il s'appelle n ° 0504421. Ce formulaire présente quelques différences par rapport au formulaire standard T-12 ou T-13. Cela est dû au fait qu’il reflète toutes les nuances du travail d’une organisation budgétaire. Dans le tableau, vous pouvez entrer différents codes qui indiquent un week-end pendant une formation ou des vacances d'étude.
Les principales nuances du maintien d'une feuille de présence pour les employés du secteur public sont les suivantes:
- il est important d'inclure dans la page de titre non seulement le nom de l'institution, mais également le code numérique attribué;
- si vous devez apporter certaines modifications au document, le code de correction est alors prescrit;
- il existe des graphiques dans lesquels vous devez entrer des informations sur les sous-totaux.
Lorsque vous utilisez ce formulaire, il n’est pas nécessaire d’enregistrer des calculs supplémentaires. Lorsque vous remplissez un document, des règles standard sont utilisées.
Quels codes sont utilisés?
Lorsque vous remplissez ce document, vous devez avoir des informations sur les codes à saisir. Ils sont composés de chiffres et de lettres. Sur la page de couverture de ce rapport se trouve une transcription de tous les codes. Il est souvent nécessaire de saisir des codes supplémentaires, pour lesquels une disposition spéciale est établie par le chef d’entreprise sur la gestion d’une feuille de temps.
Les principaux codes utilisés pour remplir cette fiche de présence sont les suivants:
- la durée du quart de jour - 01;
- travail de nuit - Н02;
- les activités que les employés doivent mener les week-ends ou les jours fériés - PB03;
- tâches supplémentaires - С04;
- envoi d'un spécialiste en voyage d'affaires - K06;
- enregistrement des congés payés obligatoires - OT9;
- fournir au spécialiste des congés payés supplémentaires - OD10;
- recherche d'une personne en congé de maladie - B19;
- enregistrement d'invalidité temporaire sans paiement - T20.
Habituellement, les codes standard introduits par la loi sont suffisants pour remplir correctement un document.
Quelles erreurs sont souvent commises?
Certaines irrégularités courantes entraînent des erreurs importantes dans le document. Ceux-ci comprennent:
- seules les initiales des employés sont indiquées et, en même temps, il n’ya aucune information sur le poste qu’ils occupent;
- Les vacances sont enregistrées comme jours ouvrables;
- le jour précédant le jour férié, il n’est pas noté que le temps de travail est réduit d’une heure.
Si un citoyen occupe un poste à temps partiel dans l'entreprise, il faut accorder une grande attention à la durée exacte de sa journée de travail. Souvent, les spécialistes partent en voyage d'affaires et dans ces conditions, le code K06 est simplement utilisé. Il n'est donc pas nécessaire d'indiquer le nombre d'heures travaillées par jour par un employé.
Comment est-il rempli avec paiement à la pièce?
Très souvent, les entreprises utilisent des salaires à la pièce, ce qui complique la tâche de remplir la feuille de temps. Les instructions pour conserver une feuille de temps pour les ouvriers sont les suivantes:
- la rémunération dépend de la quantité de travail effectuée par un spécialiste;
- le document doit prendre en compte le résultat pour chaque employé de l'entreprise;
- il est permis de mesurer le travail en heures; par exemple, il est requis dans les écoles ou autres établissements d’enseignement; par conséquent, la feuille de temps doit être écrite dans la feuille de temps;
- dans d'autres cas, le code I01 est utilisé, il n'est donc pas nécessaire de remplir la dernière ligne de cette documentation;
- le travail en vacances est rémunéré séparément et son montant dépend des informations contenues dans la convention collective.
Ainsi, même avec une forme de salaire à la pièce, remplir une feuille de temps est assez simple.
Responsabilité pour les erreurs
Un spécialiste spécifique de l'entreprise est autorisé à conserver une feuille de temps pour laquelle l'employeur passe une commande appropriée. Il devrait bien comprendre comment renseigner correctement le tableau. Pour simplifier le processus, un programme spécial est souvent utilisé pour gérer une feuille de temps. Il suffit d'entrer les données pertinentes dans les lignes nécessaires, après quoi le document est imprimé et signé. Si nécessaire, apportez quelques modifications.
Si des erreurs sont identifiées dans ce document par les autorités réglementaires, la société sera tenue pour responsable. Le plus souvent, l'inspecteur révèle qu'il existe des divergences entre les informations indiquées dans la feuille de temps et les données contenues dans les documents primaires. Les informations sur les salaires diffèrent souvent des données de la documentation de décompte.
S'il est établi qu'il y a des violations, la société est alors tenue pour responsable sur le plan administratif et paie donc une amende de 5 000 roubles. Si l’absence complète de ce document est révélée, l’amende passe à 50 000 roubles et elle est mise à la charge du chef d’entreprise sur la base des dispositions de l’art. 5.27 du code des infractions administratives. Pour éviter cette situation, la direction de l'entreprise doit contrôler l'exactitude et la rapidité de la compilation d'une feuille de temps.
Conclusion
Ainsi, la gestion d'une feuille de présence pour les employés est obligatoire pour chaque organisation. Ce processus est effectué par un spécialiste responsable, doté de l'autorité appropriée en émettant une commande spéciale du chef de l'entreprise.
Il est important de comprendre les règles pour remplir toutes les cellules de ce document. Si elle contient des erreurs ou est totalement absente de l'entreprise, les autorités de surveillance peuvent alors engager la responsabilité de l'entreprise sur le plan administratif.Sur la base des informations de la feuille de temps, le calcul de la rémunération des spécialistes est effectué. Pour la gestion des documents, il est optimal d’utiliser des programmes informatiques spéciaux qui simplifient ce processus.