لقد دخل مفهوم "تدقيق الموظفين" بحزم إلى الأسهم العامية للشركات والمؤسسات المحلية. ولكن ليس الجميع يعرف ما هو عليه. وفقًا للفهم المقبول عمومًا ، تتم عمليات تدقيق الموظفين لتقييم مدى امتثال الموظفين لمراكزهم الحالية. ولكن في الواقع ، هذا المفهوم له معنى أوسع بكثير.
ما هو التدقيق؟
تتم مراجعة الموظفين من قبل موظفين مدربين تدريبا خاصا في المؤسسة. ويرجع ذلك إلى الحاجة إلى التحقق من نتائج إدارة الموظفين وتفاعلهم وآفاق وظائفهم لأداء الشركة.
بحكم طبيعتها ، يمكن أن يعزى تدقيق الموظفين في المنظمة إلى عمليات التوصية ، وليس إلزاميًا. يساعد التدقيق في تحليل الموقف السائد في المؤسسة ويمنح الإدارة الفرصة لاتخاذ قرار بشأن توظيف أو استبدال الموظفين. ومع ذلك ، فإن الحق في اتخاذ قرار نهائي بشأن تغيير الموظفين يخص حصريًا رؤساء الشركات.
أهداف التدقيق
التدقيق لديه المهام التالية. بادئ ذي بدء ، تتمثل مهمة التحقق من الموظفين في استنتاج أن المتخصصين يحققون أهداف المؤسسة. في الوقت نفسه ، يجدر التأكد من: ما إذا كان الموظفون يمتثلون للتعليمات الموضوعة لهم من قبل الإطار التنظيمي للمؤسسة ، سواء كانوا يتصرفون ضمن صلاحياتهم ، لا تتجاوز مسؤولياتهم ، ومدى سرعة استجابة الموظفين للوضع واتخاذ القرارات الصحيحة. الهدف الرئيسي من التدقيق هو التخلص في الوقت المناسب من المشاكل والثغرات في سياسة الموظفين في المؤسسة.
موضوع التدقيق هو كامل الموظفين ، لأنه هو الوسيلة الرئيسية لأداء المؤسسة والاستفادة من أنشطتها.
مراجعة الموظفين هي شكل من أشكال الإدارة ، أو بالأحرى طريقة لمراقبة القوى العاملة وإدارتها.
مثل أي عملية ، تتم مراجعة الحسابات بناءً على إرشادات محددة. إلى واحدة من الرئيسية مبادئ التدقيق يمكن أن يعزى إلى الكفاءة المهنية لتنفيذه.
يتم اختيار الموظفين والتحقق منهم بواسطة محترفين مدربين خصيصًا من أجل امتثال الموظفين لمناصبهم. علاوة على ذلك ، يجب أن يتمتع خبراء التدقيق بالاستقلالية اللازمة وألا يظهروا التحيز أو التنازل للعاملين الذين يقومون بمراجعة الحسابات.
تعتمد مراجعة شؤون الموظفين على مبادئ الصدق والانفتاح ؛ ولا يحق لأحد التأثير على اعتماد مدققي الحسابات للقرارات المتعلقة بامتثال الموظفين لوظائفهم.
معايير تقييم الموظفين
عند القيام بأنشطتهم ، يولي المراجعون اهتمامًا أساسيًا بامتثال مؤهلات الموظفين لمتطلبات وظائفهم أو خصائصهم المهنية. في الوقت نفسه ، يشير المراجعون ، كقاعدة عامة ، إلى كتاب مرجعي مؤهل موحد للمهن. علاوة على ذلك ، يقوم المراجعون بتقييم فائدة وتكامل الموظفين. من الضروري أيضًا معرفة كيف يستخدم الموظفون المتوازنون وقت عملهم.
تجدر الإشارة إلى أنه عند تقييم الموظفين ، يأخذ المراجعون في الاعتبار مدى صحة الإدارة في توفير سياسة شؤون الموظفين وما هي مؤشرات دوران الموظفين.
بناءً على نتائج التدقيق ، يتخذ المراجعون قرارًا بشأن امتثال الموظفين للوظائف التي يشغلونها ومتطلبات القانون ، بالإضافة إلى خطوات إضافية لتحسين توظيف الموظفين ، والقضاء على نقص الموظفين ، وتحسين إدارتهم ، وزيادة احترام الرؤساء بين المرؤوسين.
مراجعة المعلومات
يتم أيضًا وضع شروط معينة للبيانات التي يتم على أساسها تدقيق الموظفين. من الضروري أن تتعلق المعلومات التي تم الحصول عليها أثناء التدقيق بالتحديد بتلك الفترة الزمنية التي يتم إجراؤها فيها.تحتاج أيضًا إلى التأكد من استلام هذه البيانات بالكامل ، على الرغم من حقيقة أنها مطلوبة تمامًا أم لا ، وتطبيقها على جميع الموظفين.
من المعتاد تلقي المعلومات اللازمة بثلاثة أشكال. أولها هو الحصول على معلومات في شكل رسوم بيانية أو رسوم بيانية أو جداول أو رسوم بيانية ، وعادةً ما تكون في نسخة وثائقية أو إلكترونية.
أيضًا ، تتمثل إحدى الطرق لإدراك المعلومات حول الموظفين في مراقبة الوقت الفعلي لكيفية تفاعل الموظفين أو المرؤوسين مع بعضهم البعض.
هناك طريقة أخرى تتمثل في التواصل مع الموظفين والحصول على انطباعات مباشرة منهم حول المناخ في الفريق والسياسة في الشركة ، إلخ.
طرق التدقيق
يقوم الخبراء بمراجعة إدارة الموارد البشرية في ثلاثة مجالات. أولها منهج تنظيمي ومصمم للتحقق من الوثائق للتأكد من امتثالها للقانون. بالإضافة إلى التحقق من الشرعية ، تساعد هذه الإجراءات في معرفة مدى فعالية إدارة شؤون الموظفين.
النهج الثاني هو تقييم الدافع والوضع النفسي والاجتماعي في الفريق ، والموقف من نتائج أنشطتهم ، والتركيز على النجاح العام للشركة.
المجال الثالث اقتصادي بطبيعته ويتألف من التحقق من نجاح المشروع.
تصنيف التدقيق
يوصي المتخصصون بإجراء تدقيق للأفراد والوثائق بانتظام. يتفق معظم الخبراء على أن فترة التدقيق المثلى هي مرة كل سنتين إلى ثلاث سنوات ، وهذا يتوقف على حجم الشركة ودورانها ، وبالتالي ، دوران الموظفين.
بناءً على وتيرة التدقيق ، يمكننا تنفيذ التصنيف التالي.
بادئ ذي بدء ، يمكن تقسيم المراجعة إلى المراجعة الحالية ، والتي يتم تنفيذها على فترات زمنية محددة ، وكذلك العملية التشغيلية ، والتي يتم تنفيذها عندما تنشأ حاجة ماسة بشكل حاد.
اعتمادًا على اكتمال حجم البيانات التي تم فحصها ، يتم تقسيم مراجعة سياسة الموظفين إلى كاملة ومحلية وموضوعية.
من خلال طرق التحقق ، يمكن أن تكون انتقائية ومعقدة.
فيما يتعلق بمستوى التدقيق ، قد يتم إجراء الرقابة بواسطة الإدارة العليا أو رؤساء الأقسام أو خدمة التوظيف نفسها.
يمكن إجراء مراجعة لإمكانات الموظفين ، على التوالي ، من الخبراء من الخارج والمتخصصين بهم. الشيء الرئيسي هو أنها المختصة في هذا الشأن.
خوارزمية التدقيق
أي شيك له خصائصه الخاصة. وكقاعدة عامة ، تتم مراجعة منظمة الموظفين في عدة خطوات.
أول هذه التحضير. في هذه المرحلة ، يواجه الخبراء مهمة صياغة مهام التحقق ، واختيار المتخصصين الضروريين لإدارتها وإصدار الوثائق.
بعد ذلك ، هناك تحقق مباشر للمعلومات ، يقوم خلالها مدققو الحسابات بجمع المستندات اللازمة ، وتنظيم الاجتماعات والمحادثات مع الموظفين ، وإجراء المسوحات ، إلخ.
في المرحلة الثالثة ، يتم فحص البيانات التي تم جمعها ومقارنة النتائج التي تم الحصول عليها بالأفعال التنظيمية. في المرحلة الأخيرة ، يعد المراجعون نتائج التدقيق ويستخلصون النتائج بناءً على تلك التي يتم إرسالها إلى إدارة المؤسسة.
يستغرق التدقيق من أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع ، وغالبًا ما يكون الشهر أقل. قد تختلف مدة التدقيق تبعا لحجم التوظيف. بعد جمع ودراسة الوثائق اللازمة للامتثال للإطار القانوني ، يتم عرض هذه النتائج في التقرير النهائي. فصل منفصل مكرس لهم.
بعد التحقق المتكرر ، يقوم المراجعون بعمل نسخة من الملخص النهائي. هذه الطريقة لتوثيق نتائج المراقبة تلغي احتمال حدوث أي أخطاء. وكقاعدة عامة ، يتم عرض النتائج على أوراق التنسيق A-4. بالنسبة للمؤسسة المتوسطة ، سيكون الحجم حوالي 50 ورقة.
يؤكد التقرير على المراجعة ويتضمن نتائجها.يحتوي هذا المستند على معلومات حول حالة سياسة الموظفين في الشركة ، بالإضافة إلى طرق لتصحيح الفجوات والنصائح لتحسين الموقف في المؤسسة.
كقاعدة عامة ، يتم تجميع التقرير على أساس مخطط مقبول عمومًا ويتضمن العناصر التالية:
- المستندات أو الأقسام التي تم فحصها ؛
- ماهي الثغرات الموجودة
- رأي خبير حول كيفية تصحيح الفجوات في الوثائق ؛
- بيانات عن التناقضات المحددة مع القانون المعمول به ؛
- ما مدى خطورة تهديد المسؤولية القانونية بمزيد من التقاعس ؛
- معلومات حول إمكانية استرداد البيانات أو المستندات المفقودة.
كل هذا سيساعد على تحسين عمل أي مؤسسة ، وبالتالي زيادة ربحيتها.
