بدأ عدد متزايد من الشركات الروسية في دراسة المشكلات المرتبطة بتدفق المعلومات. ما هي هذه الظاهرة؟ ما هي أهمية تدفق المعلومات لتطوير المنظمات؟ ما هي مميزات تطبيق المنهجية لدراستهم لمؤسسات الصناعات المختلفة؟
الأهمية العملية لتدفقات المعلومات
من بين المجالات التي تكون فيها تدفقات المعلومات ذات أهمية عملية أكبر إدارة المشاريع.
من أجل زيادة كفاءة إنتاج البضائع ، وكذلك جودتها ، لإتقان إنتاج أنواع جديدة وإدخال التقنيات المتقدمة ، يستخدم قادة الشركة مجموعة واسعة من الأساليب العلمية والتطبيقية.
تسهم تدفقات المعلومات في المؤسسة بشكل كبير في جودة عمل المديرين في جميع المجالات المذكورة.
من خلال استكشافها ، يمكن للشركات حل المشكلات المرتبطة باستغلال موارد الإنتاج الحالية بنجاح.
استخدام تدفق المعلومات في الإنتاج
لننظر ، من خلال آليات المشاركة في تدفق المعلومات. وكقاعدة عامة ، تحاول الشركات بناءها في توقعات النظام. أساس تكوين موارد المعلومات (ذات الأصل الداخلي والخارجي).
نموذجي نموذج المعلومات التدفقات في الشركة ، كما قلنا أعلاه ، تعكس اهتمام إدارة الشركة بتحسين جودة الإدارة. إن بنائه يتضمن حل المهام الرئيسية التالية:
- إدخال أنظمة التحكم على خطوط الإنتاج ؛
- تحليل جودة مصادر المعلومات ، وجمعها ، وتقييم أهمية وآفاق الانخراط في الأعمال التجارية ؛
- نمذجة آليات التأثير المباشر للمعلومات على عمليات الإنتاج ؛
- إنشاء وتحديث قاعدة معارف الشركات ؛
تعتمد الخوارزمية المحددة لبناء النموذج ، كقاعدة عامة ، على تفاصيل الصناعة للشركة. في بعض القطاعات ، قد يكون تبادل المعلومات داخل الشركة ومع السوق الخارجية أمرًا صعبًا بسبب السرية أو الصعوبات التكنولوجية في تجميع البيانات في الملفات ونقلها لاحقًا إلى المرسل إليه.
أنواع تيارات المعلومات
لم يتم تطوير معايير التصنيف المقبولة عمومًا ، والتي ستمكّن من تسمية أنواع تدفقات المعلومات بشكل لا لبس فيه ، في مدرسة التسويق الروسية الحديثة. الكثير من الجوانب الإشكالية التي تعكس استكشاف البيانات. ومع ذلك ، يوجد بين الخبراء نموذج واسع الانتشار يقسم التدفقات إلى أنواع حسب طبيعة المعلومات. لذلك ، يمكن أن يكونوا:
- المالية.
- التكنولوجيا؛
- التسويق؛
هذا ، بالطبع ، أبعد ما يكون عن التصنيف الشامل لتدفقات المعلومات. بالطبع ، القائمة تطول. يمكن أن تكون الأمثلة المحددة لتدفقات المعلومات مختلفة للغاية. من المهم عدم الخلط بينهما بسبب انسجامها مع ظواهر الصناعة. على سبيل المثال ، التدفقات المالية والمعلوماتية التي تتضمن قنوات التسوية النقدية وغير النقدية التي تعكس المعلومات ، الإحصائية أو التحليلية ، حول التدفقات النقدية ليست هي نفسها. ومع ذلك ، يمكن أن يكمل السابق نوعيا جدا من قبل هذا الأخير.
إشراك المواضيع كأداة تنافسية
إذا تم إدخال نظام يعمل بشكل صحيح لتدفقات المعلومات في الشركة ، يمكن أن يصبح هذا ميزة تنافسية كبيرة للشركة. في أي جوانب؟
بادئ ذي بدء ، في السيطرة على العملية. عندما يتم تزويد الموظفين المسؤولين في الشركة بالمعلومات اللازمة بشكل مناسب ، فإن ذلك يتيح لهم تحسين فعالية مراحل معينة من الإنتاج. تتيح لنا المعلومات التي حصل عليها المتخصصون تحديد التقنيات الأكثر أهمية من وجهة نظر ربحية العمل ، بالإضافة إلى تقديم التقنيات التي من المحتمل أن تصبح كذلك.
الميزة الأخرى التي يوفرها تحليل تدفق المعلومات هي تحسين جودة الإدارة على مستوى الموظفين.
حيازة البيانات اللازمة ، الشركات هياكل الإدارة يمتلك الموظفون في أيديهم أداة تسمح بتنظيم أعمال الهياكل المؤسسية الداخلية بشكل أكثر كفاءة.
هناك عامل تنافسي آخر يمكن أن تحصل عليه الشركة باستخدام تدفقات المعلومات في عملها وهو التوزيع الأفضل للموارد المالية والمادية.
عند امتلاك المعلومات الضرورية ، سيعرف المديرون ما هي أحجام التداول وأين يوجهون التدفقات النقدية والمواد الخام بشكل مكثف ، وأين يكون ذلك أقل.
العوامل الثلاثة المذكورة تجعل الشركة أقوى في المواجهة المحتملة مع المنافسين. تتيح تدفقات المعلومات ، أولاً وقبل كل شيء ، تجاوز اللاعبين في السوق بسبب تحسين بناء التواصل بين الهياكل المؤسسية الداخلية. ونتيجة لذلك ، يكون الإنتاج أكثر كفاءة ، والربحية أعلى ، والأسعار أكثر تنافسية ، وبالتالي ، جاذبية متنامية في نظر المشترين أو العملاء في قطاعهم.
ممارسة إدارة المعلومات
ما هي الآليات العملية التي تدير بها الشركات تدفقات المعلومات؟ كقاعدة عامة ، يتمثل أساس تبادل البيانات وتحليلها في تفاعل الموظفين المسؤولين عن العمل في المجالات ذات الصلة ، من خلال مستندات الشركة الداخلية وموارد الشبكة والويب ، وأحيانًا المصادر المالية. فيها ، كقاعدة عامة ، في الشكل الأكثر موثوقية (على سبيل المثال ، المفاوضات الشفوية ، المراسلات بين الموظفين ، وما إلى ذلك) ، يتم وصف الحالة الحالية (أو المخطط لها) في بنية تنظيمية معينة.
هناك فئة خاصة من الأشخاص المشتركين في إدارة نظام معلومات الشركات - منتجي المعلومات. إنهم يملكون تأليف أنواع البيانات التي تمت مناقشتها أعلاه. الفرق الرئيسي هنا هو أنه في المؤسسة (خاصة إذا كانت شركة كبيرة) في بعض الحالات ، يكون من الصعب تحديد موظفين معينين شاركوا في توليد معلومات معينة. السبب الرئيسي هو أن جزءًا كبيرًا من المستندات (خاصة المستندات المالية) يمر عبر إجراءات الموافقة والتكيف متعددة المراحل على مستوى مختلف مستويات الإدارة.
يمكن أن يكون عمل "مؤلفي" تدفقات المعلومات إما تلقائيًا (أي ، يتم تكوين المستندات كمنتج فرعي للنشاط العمالي الرئيسي) ، أو يمكن تنفيذها بطريقة منتظمة - يمكن أن يكونوا متخصصين تتمثل مهمتهم في توليد أكبر قدر ممكن من البيانات المتعلقة بأنشطة الشركة.
يتم تحميل البيانات المستخرجة من مستندات الشركة الداخلية والمصادر الأخرى التي تحمل علامات موثوقية على نظام المعلومات (سنوافق على أنه موجود بالفعل في الشركة). بعد ذلك ، يتم تحليل المعلومات واتخاذ قرار بشأن كيفية استخدام الوثائق. إذا كانت إجبارية (على سبيل المثال ، هي إرشادات) ، فقد يرى المديرون أنه من الضروري إجراء تعديلات عليها أو ، على العكس من ذلك ، تركها دون تغيير. إذا كانت هذه ، على سبيل المثال ، أوراقًا محاسبية ، فيمكن نقل الاستنتاجات ذات الصلة بها إلى الإدارة المالية لتحليلها وإعداد التقارير اللاحقة.
في النهاية ، كل ذلك يعود لضمان مشاركة تدفقات المعلومات بطريقة أو بأخرى. وتلك التي ليست ذات فائدة عملية تم استبعادها من التداول. الأهمية التطبيقية هي المعيار الرئيسي للمعلومات في المؤسسة.
تكنولوجيا الشبكات
يعتبر عدد من الخبراء أن استخدام تقنيات الشبكات هو المعيار الرئيسي لجودة عمل نظام معلومات الشركة. ما هو المقصود هنا؟
والحقيقة هي أن حركة تدفق المعلومات ، من الناحية المثالية ، وفقا للخبراء ، ينبغي أن تقوم على مبدأ متعدد المتجهات. أي أن القنوات الأقل إغلاقًا (وكذلك أحادية الاتجاه) - كان ذلك أفضل. كلما زاد كفاءة الأشخاص المشاركين في إنشاء البيانات ومشاركتها ، زادت كفاءة الأعمال. من الناحية التكنولوجية ، ستكون الشبكة القناة المثلى لتفاعلها. في الممارسة العملية ، يمكن أن يكون موقع ويب للشركة. هذا ليس بالضرورة عامًا - يمكن أن يكون الوصول من مستخدمي الإنترنت محدودًا أو جزئيًا.
تقنيات الشبكات ، بالطبع ، مفيدة أيضًا من حيث بناء العلاقات بين الشركة واللاعبين الخارجيين ، والتي ، بالمناسبة ، يمكن أن تكون أيضًا مُولِّدات للمعلومات. تدفق المعلومات الخارجية ، على سبيل المثال ، في شكل طلبات العملاء أو العروض التجارية من المنظمات الأخرى ، في كثير من الحالات هي بيانات ذات أهمية عملية.
على سبيل المثال ، بعد أن استلمت من العملاء مجموعة معينة من طلبات الإفراج عن البضائع ذات الخصائص التي لا تميز المنتجات بعد ، فقد تقرر إدارة الشركة إطلاق هذه المنتجات في الإنتاج. نظرًا لأن المشتري يريد رؤيتهم على المنضدة ، فقد أبلغ عن رغباته من خلال قناة المعلومات التي تقدمها الشركة. يمكن أيضًا اعتبار القدرة على التواصل مع العملاء ميزة تنافسية في العمل.
معايير جودة المعلومات
بعد النظر في كيفية تكوين تدفقات المعلومات الخارجية والداخلية ، يمكننا دراسة المعايير التي تحدد جودة المعلومات الواردة في التداول الداخلي للشركة. لهؤلاء الخبراء ما يلي:
- أهمية (توقيت) ؛
- صحة (التحقق) ؛
- أهمية (انعكاس للمشاكل الحقيقية) ؛
- فائدة (القيمة المطبقة) ؛
- الشمولية (تفسير لا لبس فيه) ؛
- اكتمال (لا حاجة لتوضيح الحقائق) ؛
هذه العملية ، التي تنطوي على التحقق من المعلومات المتداولة داخل الشركة ، للمعايير المذكورة أعلاه ، بعض الخبراء استدعاء السيطرة (من السيطرة الإنجليزية). تتمثل مهمة الأخصائيين المسؤولين عن هذا العمل في تقليل وجود البيانات التي لا تفي بالمعايير في نظام معلومات الشركة.
حول السيطرة
وضع عدد من الخبراء معنى إضافيًا في مصطلح "السيطرة". على وجه الخصوص ، هناك رأي مفاده أن هذا نشاط لا يتعلق بتحليل جودة المعلومات فحسب ، بل وأيضًا بتفسيره ، وتحديد الجوانب التي تؤثر على الأهمية التطبيقية للمعلومات. بالإضافة إلى ذلك ، هناك متخصصون يقومون بتقليل معنى مصطلح "السيطرة" فقط على أنشطة الهياكل المالية والاقتصادية للمؤسسة. هذا ، في رأيهم ، يجب استخدام جميع المعلومات المتداولة داخل الشركة ، في نهاية المطاف ، لتحسين الأرباح والمصروفات. يجب تحليل أي مخطط لتدفقات المعلومات وفقًا لهذا المفهوم للتأثير على ربحية الشركة.
هناك خبراء يضيقون إلى حد ما وظائف المتخصصين في السيطرة. في نظريتهم ، يجب أن يقتصر هذا النشاط فقط على جمع المعلومات من المولدات المختلفة وتوزيعها على الإدارات المختصة. في بعض الحالات ، يمكن أن تشكل وحدات التحكم ، وفقًا لتقييمها ، هيكل تدفق المعلومات ، تنسيق العرض التقديمي.يعتقد الخبراء أنه ينبغي تحليلها وتفسيرها بواسطة هياكل متخصصة في مجال معين من المشروع.
وهذا يعني ، نسبياً ، أن الإحصاءات التي تعكس استهلاك الطلاء أثناء إنتاج الألعاب يجب أن تُرسل إلى المتخصصين المسؤولين عن مرحلة الإنتاج المقابلة. البيانات المالية - في المحاسبة ، الخ يتضمن التحكم فقط دالة إحصائية. تتم دراسة تدفقات المعلومات بواسطة هياكل الشركة المختصة.
قيمة إدارة تدفق المعلومات
دعونا نحاول تحديد الجوانب التي يتم التعبير عن القيمة الأكبر لإدارة تدفق المعلومات. في الوقت نفسه ، نوافق على أن السيطرة على الوظائف الرئيسية في هذه العملية (وليس فقط من حيث جمع البيانات وهيكليتها).
السمة الرئيسية لتدفقات المعلومات هي تركيز أهداف الإدارة. يحدد إجمالي البيانات المتداولة داخل الشركة زيادة نوعية في مستوى المعرفة لكل من الإدارات ، ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى التفاعل مع هياكل الشركة الأخرى والاعتراف المتبادل بأهمية المهام التي تواجه المؤسسة.
يتيح لك العمل مع تدفق المعلومات ، وكذلك التحكم (شريطة أن يكون هناك عمق كاف لاستخدامه) اكتشاف نقاط الضعف في العمل. يجري تحسين روابط الإنتاج الفردية ، وأصبحت منتجات الشركة أفضل وأكثر تنافسية.
يتضمن العمل مع تدفق المعلومات تركيز موارد الشركة (ليس فقط المواد ولكن أيضًا الموظفين) ، وتحديد أقوى الجوانب في نموذج الأعمال ، وإيجاد مصادر جديدة لزيادة القدرة التنافسية ، وإدخال آليات إنتاج مبتكرة لم يتم اختبارها في الشركة من قبل.
استخدام تدفقات المعلومات في مجال الخدمات اللوجستية
في أي مجالات أخرى تستخدم تدفقات المعلومات بنشاط؟ في مجال الخدمات اللوجستية ، بالتأكيد. ماذا يمكن أن يكون السبب في ذلك؟
لا تتميز الأعمال التي تعمل في مجال إنتاج وبيع البضائع بالمعلومات فحسب ، بل تتميز أيضًا بمجموعة واسعة من تدفقات المواد - حركة المنتجات من المصنع إلى المستهلكين ، مع وبدون وسطاء ، داخل البلاد وخارجها. في الواقع ، هذه الوظيفة هي مسؤولية الخدمات اللوجستية ، والتي تطورت لتصبح صناعة مستقلة. أهم خصائصه هو أنه في المعلومات والتدفقات المادية يمكن دراستها في وقت واحد. كيف؟
يعتقد الخبراء أن الإدارة الفعالة لتدفقات المواد تعتمد بشكل مباشر على جودة معالجة المعلومات المستخدمة في الأنظمة اللوجستية.
هنا يعتمد الكثير على مستوى المعرفة التي يمتلكها المديرون والمتخصصون والذين يقومون بإجراء التحليل المقابل.
والحقيقة هي أن اللوجستية هي مجال جديد نسبيا بالنسبة لروسيا. وتلك المعايير التي تتميز بأنظمة المعلومات ، على سبيل المثال ، من النوع المصرفي أو الإنتاج ، ليست متوافقة تمامًا مع هذه الصناعة.
بادئ ذي بدء ، يقول الخبراء ، على مستوى الأساليب والمبادئ. من الناحية التكنولوجية ، يمكن استكشاف تدفق المعلومات اللوجستية باستخدام الأدوات التقليدية. ولكن كيف يمكن استخدامها بشكل صحيح في الجانب المنهجي ، يقول الخبراء إن اللوجستيات الروسية تتعلم فقط الفهم.
في الوقت نفسه ، يحرز خبراء الصناعة ، كما يقول المحللون ، بعض التقدم. هذا يرجع أساسا إلى الحوسبة المكثفة لقطاع الخدمات اللوجستية. يتمتع معظم موظفي الشركات الروسية الآن بالوصول إلى أجهزة الكمبيوتر وتقنيات الشبكات ؛ ويجري تطوير البرامج ذات الصلة بالبحث والمهام التحليلية بنشاط. تحصل شركات النقل والإمداد على المزيد من الفرص لتكون مفتوحة في إطار تقنيات الشبكات - سواء من حيث التفاعل مع اللاعبين الآخرين في السوق ، ومن حيث تبادل البيانات مع العملاء.
