كتب كل واحد منا رسائل ومذكرات رسمية عدة مرات على الأقل في حياتنا. أينما كنا وأيًا كان ما نقوم به ، تتم مراسلات أعمالنا في أي مجال ، والتي يجب إجراؤها لمعرفة بعض النقاط وتوضيح المعلومات وطرح سؤال وما إلى ذلك. إذا كانت هذه الظاهرة في وقت سابق أكثر شيوعًا في التطبيقات الورقية وفي إرسال رسائل إلى الرؤساء (وكذلك شركاء الأعمال) ، فقد انتشرت هذه الفئة اليوم على نطاق أوسع في بيئتنا.
تحتاج إلى معرفة كيفية إجراء المراسلات التجارية بشكل صحيح ، حتى لو كنت مجرد طلب في بعض المتاجر عبر الإنترنت وتريد التواصل مع ممثلها.
في هذه المقالة ، وصفنا بعض النقاط الرئيسية التي تشكل التواصل التجاري. سننتبه إلى الفروق الدقيقة التي يجب مراعاتها عند تبادل الرسائل مع شركائنا ؛ ما لا يمكن إهماله إذا كنت لا تريد أن تظهر للمحاور غير كفء وغير مهذب ، وتذكر أيضًا القواعد التي يجب مراعاتها في أي موقف.
حيثما ينطبق ذلك
من الواضح أن المراسلات التجارية تستخدم في أغلب الأحيان في عملية العمل. إذا كنت تعمل في شركة ، فستواجه بالتأكيد الحاجة إلى إنشاء هذا النوع من المراسلات. نظرًا لأننا نتحدث عن مشكلات العمل ، فمن السهل أن نفهم أن أسلوب الكتابة يجب أن يكون مناسبًا - رسمي الشكل ورسمياً قدر الإمكان.
يعتمد الانطباع الإضافي لموظفي الشركة ، حيث يتم إرسال الرسالة ، عنك وعن شركتك على مدى قدرتك على إدارة المراسلات التجارية. لذلك ، ينبغي التعامل مع عملية كتابة النص وتصميمه بأقصى قدر ممكن من المسؤولية.
بادئ ذي بدء ، إذا كنت تبحث عن مراسلات تجارية ، فننصحك بالتعرف على تعليماتنا. في ذلك ، كما سبق ذكره أعلاه ، سوف نقدم بعض النقاط النظرية وكذلك القضايا العملية. في نهاية المقال ، سنحاول إعطاء بعض الأمثلة على الأدوار النموذجية للطريقة الرسمية للكتابة. في النهاية ، باستخدام القاعدة من هذه المقالة ، يمكنك إنشاء نصوص عالية الجودة بشكل مستقل لمزيد من التواصل مع المقاولين.
أنواع المراسلات
مباشرة ، ومناقشة ماهية المراسلات التجارية ، أود أن ألفت الانتباه إلى أنواعها. لذلك ، يمكنك تحديد خطاب طلب ، وبالتالي ، خطاب الرد خطاب الطبيعة المعلوماتية (غالباً ما يتم إرسالها إلى العميل) ؛ ملاحظة شكر (في الامتنان للخدمة المقدمة) ، خطاب إشعار ، تذكير ، تحذير ؛ خطاب توصية خطاب ضمان وغطاء. في الواقع ، هذه ليست سوى الأنواع الأكثر استخدامًا التي تشكل مراسلات تجارية حقيقية وإلكترونية. لذلك ، سنلتقي معهم في الممارسة العملية في كثير من الأحيان.
هيكل
من المنطقي أنه بالنسبة لمنظمة أكثر ملاءمة في كتابة أي خطاب ، سيكون من المفيد لنا العمل مع هيكلها أو خطتها المعينة. سيتيح لك ذلك تقسيم المهمة إلى مراحل أصغر ، مما يسهل إكمالها. على سبيل المثال ، فكر في سطر رسالتك بطريقة تغطي الموضوعات التي تحتاج إلى ذكرها بأكبر قدر ممكن من الدقة. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب سؤالًا عن سعر هذا المنتج أو هذا المنتج ، فحاول توضيح الدافع لفترة وجيزة: لماذا تكتب إلى الشركة (لأنك ترغب في شراء أو طلب هذا المنتج أو ذاك) ؛ وضح الهدف الرئيسي (لمعرفة مقدار تكلفة شراء 10 وحدات من البضائع بخيارات معينة).أخيرًا ، حدد الشكل الذي ترغب في تلقي الحساب فيه ، واسأل ما إذا كان قد تم إجراء خصم على هذا الحجم من الإنتاج.
بالطبع ، هذه المعلومات واضحة بالفعل - تحتاج فقط إلى التحليل المنطقي لما تريد كتابته. بالإضافة إلى ذلك ، يجب ألا ننسى التصميم والمتطلبات. سنخبرك المزيد حول هذا الأمر لاحقًا.
متطلبات الكتابة
لذلك ، تنص قواعد المراسلات التجارية على أن جميع الرسائل يجب أن تكون قصيرة. هذه هي القاعدة الرئيسية التي سيتم قراءتها. موافق ، لا نحب جميعًا عندما يتم تحميلنا بكمية كبيرة من المعلومات. إذا كانت هذه الرسالة ذات طبيعة عمل ، فلا ينبغي أن تكون ضخمة - في هذه الحالة يمكن ببساطة تجاهلها. إذا لم تتمكن من تقليل المعلومات فورًا ، فقم بذلك بعد كتابة المسودة الأولى لخطابك.
ثانياً ، يجب أن يفهم شريكك (مشارك المراسلات) ما هو على المحك. وهذا هو ، ينبغي جعل الرسالة مفيدة ومفهومة. من الضروري أن تضع فيه المعلومات التي ترغب في إيصالها بطريقة تتجنب الأسئلة الإضافية ولا تضيع الوقت في توضيح التفاصيل.
ثالثًا ، يجب أن تكون الرسالة محترمة قدر الإمكان تجاه شريكك أو موظف الشركة الذي سيقرأها. هذا صحيح - فكلما زاد الاحترام الذي تبديه إلى محادثك ، زادت فرصته في الاستجابة بشكل صحيح لطلبك ، وفي النهاية ستحقق التأثير المطلوب.
المراسلات باللغة الإنجليزية
في بعض الحالات ، يجب أن تكون المفاوضات باللغة الإنجليزية (أو أي لغة غير الروسية). هذا أمر طبيعي ، خاصةً إذا كانت هناك علاقة مع نظرائهم الأجانب. من الجدير بالذكر أن قواعد المراسلات التجارية تنطبق على أي لغة: قد تختلف فقط المنعطفات الأسلوبية. مهمتك هي اختيار الأنسب للموقف الذي تتواجد فيه أنت وشريكك (المحاور).
تتطلب المراسلات التجارية باللغة الإنجليزية ، بطبيعة الحال ، معرفة ذلك على مستوى عالٍ بما فيه الكفاية ، لذلك إذا لم يكن الأمر متعلقًا بك ، فنحن نوصيك بالاتصال بالمترجمين المحترفين. من المهم أن تتم الترجمة من قبل شخص يمتلك خطابًا متخصصًا ، والذي يتم تضمينه في لغة المراسلات التجارية.
مثال دخول
في أي محادثة ، كيف تبدأ الأمر مهم للغاية. في هذا الصدد آداب العمل المراسلات لا تختلف عن التواصل المباشر: أول شيء هو تحية المحاور وإدخاله بطريقة ما في المحادثة. قد تكون التحية هي "Hello" القياسية ، ولكن يجب أن تكون المقدمة أكثر فردية. على سبيل المثال ، يمكنك الإشارة إلى الهدف المختصر لخطابك ("نحن نتصل بك من أجل توضيح بعض المعلومات حول منتجك. أولاً وقبل كل شيء ، نحن مهتمون بتكلفة نموذج A1). خيار آخر: "استمرارًا لمحادثاتنا الهاتفية حول طراز A1 ، أكتب إليك بسؤال حول تكلفة هذا المنتج"). يمكنك أيضًا وصف موقفك ببساطة: "أنا أكتب إليك لسبب اتصال شريكك بشركتنا في عام 2010 ، مقدمًا لك بدء التعاون في هذا المجال نيابةً عنك".
بيان المواد
علاوة على ذلك ، بعد أن كتبت بعض المقدمة في رسالتك ، يجب عليك تقديم توضيح حول سبب كتابتك. على سبيل المثال ، بعد طرح سؤال حول سعر المنتج ، حدد ما يثير اهتماماتك. يمكنك كتابة هذا: "نود أن تطلب العدد N من وحدات المنتجات الخاضعة للتسليم إلى العنوان X." في حالة استمرار المحادثة الهاتفية ، يمكنك تحديد طلبك - لماذا كتبت إلى الشخص بعد أن تحدثت معه على الهاتف (على سبيل المثال ، لتأكيد نيتك في إكمال المعاملة): "نحن مهتمون بالمنتج N ، شريطة تسليمه" مع الخيار X ". إذا كنت تأخذ الإصدار الثالث في الاعتبار ، فيمكنك أيضًا البدء في تطوير موضوع رغبتك في التعاون مع الشركة.صفها بأنها في مصلحتك وأن الشريك سيحصل على أي فائدة ملموسة من التفاعل معك إذا وافق على ذلك: "أنت مهتم بمعرفة أن مسار شركتنا قد تغير ، وبعد ذلك أصبح أقرب إلى مصالح عملك".
عرض
أي مراسلات تجارية (الأمثلة التي نذكرها أيضًا تحتوي بالضرورة على هذه الخاصية) تتطلب تسلسلًا منطقيًا. إذا كتبت في البداية عن سبب كتابتك ، فعليك أن توسع وتوسع هذه الفكرة. أشر إلى ما تريده من المحاور على نطاق أوسع - ربما يجذب له احتمال فوائد الموافقة على العمل معك. هذا الجزء ، بكل منطق ، يجب أن يكون "ذروة" رسالتكم ، تتويجا من نوع ما. إذا كنت في البداية قد تعاملت بسلاسة مع ما يثير اهتماماتك أولاً ، فعليك في هذا الجزء "كشف البطاقات". جميع المراسلات التجارية (أمثلة على الرسائل أعلاه ليست استثناء) يجب أن تبنى على مثل هذا المنحنى السلس. عندها سيتفهم قارئ الخطوط الخاصة بك حالتك المزاجية ، وبالتالي سيكون أكثر راحة له للتواصل معك. لا تجعل أي القفزات الحادة ، لا تحول من موضوع إلى آخر.
كما توضح الأمثلة ، إذا كنت بحاجة إلى مناقشة ، على سبيل المثال ، مسألتين غير مرتبطتين ، يمكنك تقسيم إلى أجزاء من المقالة ، وتقسيمها إلى فقرات. هذا مناسب للقارئ الذي سيرى بصريا اللحظة التي تنتقل فيها من سؤال إلى آخر ؛ كذلك الأمر بالنسبة لك ، لأنك في هذه الحالة تكتب كما لو كنا نتحدث عن حرفين مختلفين.
إذا تحدثنا عن أمثلةنا ، فيجب أن تكتب: "بالإضافة إلى ذلك ، نود إعادة طلب المنتجات N ، التي تفاعلنا بشأنها قبل شهر." أو: "بسعر مناسب لظروفنا ، نود إقامة تعاون دائم معك في هذا المجال ، مما يزيد من قناة المبيعات إلى X-Y ألف وحدة." أخيرًا ، يمكنك: "إذا كان اهتمامك بالعمل معنا لا يزال صالحًا ، فيرجى إعلامنا بذلك".
كل عينة ثانية من المراسلات التجارية مبنية على هذا المبدأ ، لذلك لا حرج في ذلك. على العكس من ذلك ، فإن إبراز العناوين يساعد في كثير من الأحيان على التنقل بشكل أفضل ، لأنه يزيل "نصًا صلبًا" ، مما يجعله "مرساة" فيه ، والتي يمكنك إرفاقها بصريًا.
الجزء الأخير
أخيرًا ، يجب عليك إنهاء الرسالة بنفس الطريقة التي بدأت بها بها. إذا كتبت شكرًا ، فاكتب أنك مسرور بالتعاون مع الشركة التي تصفها ؛ إذا كان هذا عرضًا تجاريًا ، فيجب أن تعرب عن امتنانك لاهتمامك بخطابك والأمل في مزيد من التفاعل مع هذا الشخص. عليك أن تفهم أن الطريقة التي تنهي بها رسالتك تحدد إلى حد كبير الرأي النهائي عنك وعن شركتك. تستند جميع المراسلات التجارية (أمثلة على الرسائل باستمرار إلى ذلك) إلى مجاملة - لذلك تذكر دائمًا أن تشكر المحاور الخاص بك أو تعبر عن الأمل أو تمدحه أو تترك توصيتك. يجب عليك اختيار النهاية لنصك بطريقة تتوافق تمامًا مع المشكلة الموضحة في الرسالة.
أمثلة: "نأمل أن نبقيك كشريك دائم على أمل تعاون مستقر في أنشطتنا المستقبلية." أو "نحن ممتنون بصدق لاهتمامكم ونأمل أن نتمكن من تطوير التعاون معكم في المستقبل." أو "شكرًا لك على اهتمامك. آمل أن نتمكن من الاستمرار في ضمان اهتماماتك في سوق N في المستقبل."
الآداب ومحو الأمية
في أي حال من الأحوال لا تنسى مجاملة. كما سبق ذكره أعلاه ، من المهم إذا كنت مهتمًا بالمراسلات التجارية. عبارات مثل "سعيد للتعاون" ، "شكرًا لك على اهتمامك" ، "أعتذر عن اهتمامك" ، "سنكون سعداء برؤيتك" ، "ألا تجعلنا شركة" ، وغيرها. بالمناسبة ، يتعلق الأخيران بالدعوات إلى احتفالات الشركات أكثر من ارتباطهما بالكتابة التجارية.
دائما ، كدليل على الاحترام ، تضاف إلى العبارات "من فضلك" ، "شكرا لك" ، "تفضل" ، وهلم جرا ، عند الاقتضاء.
نفس القدر من الأهمية في عملية كتابة الرسائل التجارية ومحو الأمية البشرية. بتعبير أدق ، إذا ارتكبت خطأً أوليًا واحدًا على الأقل في عملية إنشاء خطاب ، فيمكننا القول إن المحاور سيشكل رأيًا مختلفًا تمامًا عنك عما تتوقعه. لذلك ، حاول أن تكتب بأكبر قدر ممكن من الكفاءة وتحقق من كل شيء عدة مرات. إذا كنت لا تعرف كيفية العثور على الأخطاء وإصلاحها بنفسك ، فاستخدم خدمات المصحح أو الخدمات المتخصصة. إنها بسيطة للغاية ، ولكنها تتيح لك أن تكون واثقًا من النص.
الممارسة والتدريب
في الشبكة ، كما هو مذكور أعلاه ، هناك العديد من الأمثلة على خطابات العمل الجاهزة في أي موضوع. لم ندرجها هنا ككل ، لأنه في الواقع ، لا تحتوي هذه المقالة ببساطة على مساحة كافية لاستيعاب مثل هذه الكمية الكبيرة من المعلومات. في المقابل ، قررنا ببساطة ذكر بعض القواعد والمبادئ الأساسية ، والتي أتيحت لك الفرصة للتعرف على ما ذكر أعلاه. ومع ذلك ، هذا ، بالطبع ، بعيد كل البعد عن جميع الخطوات التي ينبغي اتخاذها على طريق دراسة كتابة الأعمال. في الواقع ، يلعب الدور العملي أهم دور في هذا المجال.
إذا درست ، على سبيل المثال ، من 5 إلى 10 أمثلة للرسائل الجاهزة ، وقرأت أيضًا مقالتنا واستخرجت بعض القواعد من هنا ، فستتمكن قريبًا من كتابة الرسائل بالطريقة التي تريدها. في الواقع ، هذا يكفي لإنشاء أي خطاب في إطار المراسلات التجارية.
أمثلة جاهزة
نظرًا لما ذُكر سابقًا ، يوجد عدد كبير من الأمثلة الجاهزة ، من المغري للطلاب والمتخصصين المبتدئين استخدام الدراية الفنية الخاصة بشخص آخر من أجل إعداد مشروعهم الخاص به. أريد أن أقول أن هذا غير مستحسن في الممارسة العملية ، أثناء التدريب - من فضلك.
في عملية دراسة ما هو مكتوب في رسائل أخرى ، يمكنك بسهولة التنقل ما تحتاج إلى توضيح في المراسلات الخاصة بك. هذا أمر طبيعي ، لأنه من الطبيعة البشرية أن نتعلم مباشرة من التجربة.
صحيح ، إذا أعطيت لك مهمة تجميع خطاب عمل كامل ، فحاول أولاً مراجعة الأمثلة واختيار الأنسب لمهمتك. ثم تحتاج إلى تكييفه قدر الإمكان مع الموقف الذي طورته وفقًا للمفهوم العام ، ولكن في نفس الوقت اكتبه مرة أخرى من أجل تأسيس أسلوبك الخاص في العرض والكتابة. بعد كل شيء ، ربما ستكون قادرًا على نقل المعلومات بشكل أفضل ، وجعل الاتصال أكثر إنتاجية وكفاءة.
تعلم وممارسة! ويمكنك إنشاء رسائل عملك الخاصة في فترة زمنية قصيرة إلى حد ما!
