ربما كان على الجميع مرة واحدة على الأقل التعامل مع الحاجة إلى كتابة خطاب عمل. عند تجميعها ، توصلت إلى أن الأمر ليس سهلاً على الإطلاق. هناك العديد من القواعد والقواعد لكتابة خطابات العمل التي تحتاج إلى معرفتها. توضح المقالة بالتفصيل عملية تجميع المستند ، وتقدم نماذج من خطاب عمل ، وتناقش أنواعها وتصميمها.
شكل
النماذج الجاهزة تعطي الصلابة وتشير إلى موثوقية الشركة. أنها تحتوي على المعلومات اللازمة عن المنظمة ، مثل:
- الاسم.
- عنوان.
- الاتصال بالهواتف.
- الموقع.
- البريد الإلكتروني.
- الشعار.
- تفاصيل الاتصال الأخرى.
لا توجد قواعد صارمة على النماذج. لذلك ، تقرر كل مؤسسة بشكل مستقل المعلومات التي يجب وضعها فيها.
كيف تكتب رسائل تجارية؟ تدريب
تتم كتابة وتنفيذ خطابات العمل بطريقة معينة ، وفقًا للقواعد والمتطلبات المتأصلة فيها. اعتمادًا على الهدف ، يفكر المؤلف من خلال المحتوى بالتفصيل للحصول على النتيجة التي يحسبها. يجب عليه أن يفهم بوضوح ما هي المعلومات التي يعرفها المرسل إليه بالفعل حول موضوع الرسالة ، وما الذي يجب أن ننطلق منه وما الجديد في ذلك. تعتمد الحجج على الغرض من المؤلف. يمكن تقسيم عملية إعداد خطاب العمل إلى المراحل التالية:
- دراسة القضية.
- كتابة مسودة خطاب.
- اتفاقه.
- التوقيع.
- تسجيل.
- إرسال إلى المستلم.
هيكل خطابات العمل
عند كتابة خطاب ، من الضروري تشبعه بالمعلومات ، أي وضع جميع المعلومات اللازمة هناك. يمكن أن تكون بسيطة أو معقدة. في خطاب بسيط ، يعرض المحتوى بوضوح ودقة المعلومات التي لا تتطلب عمومًا استجابة من المرسل إليه. قد يتكون المجمع من عدة أقسام وفقرات وفقرات. تحدد كل فقرة جانبًا واحدًا من المعلومات. تتكون عينات هذا النوع من خطاب الأعمال عادة من جزء تمهيدي ، رئيسي ونهائي.
يحتوي الإدخال على أساس بالرجوع إلى المستندات ذات الصلة ، مع وقائع الرسالة وأغراضها. يشير إلى الاسم والمؤلف والتاريخ والرقم والعنوان.
فيما يلي مثال على كتابة خطاب عمل - جزء تمهيدي.
الجزء الرئيسي يصف المواقف ، الأحداث ، ويقدم تحليلهم والأدلة. في هذا الجزء هم مقتنعون بأنه من الضروري التصرف بطريقة أو بأخرى ، إنهم يثبتون كيف كانت الأمور وأبلغوا بضرورة المشاركة في أي حدث ، مع تقديم حجج مختلفة.
يحتوي الاستنتاج على استنتاجات يتم إجراؤها في شكل مقترحات وطلبات وتذكيرات ورفض وما إلى ذلك.
ويرد أدناه مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء الأخير منه. يلخص المتطلبات الموضحة بشكل رئيسي.
يجب أن تكون جميع المعلومات المقدمة متسقة ومفهومة على النحو الأمثل.
يبدأ كل حرف برسالة محاذاة في الوسط. هذا الجزء الصغير مهم للغاية. عند اختياره ، يجب على المؤلف مراعاة:
- موقف الوجهة
- طبيعة العلاقة.
- رسميا.
- آداب.
يجب أن تحتوي الرسالة على نموذج مهذب. على سبيل المثال: "... أعبر عن الأمل بالمزيد التعاون (شكرا ل دعوة) ... ". بعد هذه العبارات يجب أن يكون توقيع المؤلف.
أسلوب
يجب أن تكون جميع الحروف في نمط عمل رسمي ، مما يعني استخدام أدوات الكلام للعلاقات التجارية الرسمية. تتشكل ملامح هذه اللغة في ظل الظروف التالية:
- المشاركون الرئيسيون في العلاقات التجارية هم الكيانات القانونية ، نيابة عن القادة والمسؤولين الذين تتم كتابة الرسائل.
- يتم تنظيم العلاقات في المنظمات بدقة في الطبيعة.
- موضوع الاتصال هو أنشطة الشركة.
- تحتوي المستندات ذات الطبيعة الإدارية بشكل عام على عنوان محدد.
- في كثير من الأحيان أثناء أنشطة المنظمة ، تحدث نفس المواقف.
في هذا الصدد ، ينبغي أن تكون المعلومات الواردة في خطاب الأعمال:
- رسمي ، غير شخصي ، مع التركيز على المسافة بين المشاركين في التواصل.
- العنوان مخصص لأحد المرسل إليه.
- الفعلي في وقت كتابة الرسالة.
- أصيلة ونزيهة.
- وسيطات لتحريض المستلم على اتخاذ أي إجراء.
- كاملة لصنع القرار.
متطلبات
يجب أن يفي خطاب العمل بالمتطلبات التالية:
- يتم توحيد الكلام على جميع المستويات - المعجمية والمورفولوجية والنحوية. أنه يحتوي على العديد من الثورات والمصطلحات والصيغ.
- لهجة الكتابة محايدة ، مقيدة وصارمة ، دون استخدام تعبيرات اللغة العاطفية والتعبيرية.
- دقة ووضوح النص ، دون أخطاء منطقية ووضوح وصياغة مدروس.
- الإيجاز والإيجاز - دون استخدام التعبيرات التي تحمل معنى إضافي.
- استخدام صيغ اللغة التي تشكلت نتيجة للمواقف المتكررة.
- استخدام المصطلحات ، أي الكلمات أو العبارات التي لها مفاهيم خاصة.
- استخدام الاختصارات ، التي يمكن أن تكون معجمية (أي ، الكلمات المختصرة المعقدة التي تشكلها إزالة الحروف من أجزاء من الكلمات: LLC ، GOST وما إلى ذلك) والرسم (أي تعيين الكلمات في شكل مختصر: gr-n ، train وغيرها).
- استخدام التصميمات في الحالات التناسلية والمفيدة.
- عبارات مع الأسماء اللفظية ("تقديم الدعم" بدلاً من "الدعم").
- استخدم جمل شائعة بسيطة.
وترد أدناه عينات خطاب الأعمال أعلاه في النسخة الكاملة (مع الجزء الرئيسي). المعلومات تلبي جميع متطلبات أسلوب العمل الرسمي.
أنواع خطابات العمل
من الأفضل كتابة خطاب عمل حول أي مشكلة محددة. إذا كان من الضروري حل العديد من المشكلات في وقت واحد ، فمن المستحسن وضع العديد من الخيارات المختلفة.
يمكن أن تكون خطابات العمل في محتواها:
- المصاحبة. عادة ما تكون هناك حاجة إلى مثل هذه الرسائل للتواصل مع مكان إرسال المستندات.
(كيفية كتابة خطاب عمل؟ سوف تساعد رسالة تغطية العينة أولئك الذين يحتاجون إلى إنشاء هذا النوع من المستندات.)
- الضمان. مكتوبة من أجل تأكيد أي وعود أو شروط. يمكن ضمانه ، على سبيل المثال ، دفع مقابل العمل والإيجار ووقت التسليم وأكثر من ذلك.
- شكرا لك بدأوا في استخدامها وخاصة في الآونة الأخيرة. مثل هذه الرسائل تظهر لهجة جيدة للشراكات. يمكن إصدارها بشكل منتظم أو على ورق ملون مع طباعة جميلة.
(كيفية كتابة خطاب عمل؟ يتم وضع عينة من ملاحظة شكر في شكل حر بناءً على المهام التي تحلها. وفي هذه الحالة ، تعبر الرسالة عن جوهرها في أقصر أشكالها. يمكن أن تعلق هذه العينة ، المصنوعة على ورق ملون مع زخرفة ، على الحائط في الغرفة. الشركات في مكان الشرف.)
- المعلومات.
- التعليمى.
- تحية.
- الإعلان.
هناك أيضا رسائل:
- مقترحات التعاون. على نطاق واسع في الآونة الأخيرة ، أرسلت إلى المنظمات ، وغالبا ما تكون ذات طابع الإعلان ، على سبيل المثال ، هذا النموذج. من الصعب للغاية كتابة خطابات تجارية ، تحتاج إلى أن تأخذ في الاعتبار الكثير من الفروق الدقيقة من أجل أن تكون لاحظت ، وحتى أكثر من ذلك ، المهتمين. ولكن إذا تم تجميعها وفقًا للعينة الموضحة أدناه ، فلديها كل فرصة للنجاح.
- الدعوات. يتم إرسالها ، وتقدم للمشاركة في الأحداث المختلفة. عادة ما يتم توجيهها إلى القائد أو الضابط ، ولكن يمكن توجيهها إلى الفريق بأكمله.
- الطلبات.
- إشعار.
- طلبات وغيرها الكثير.
كيف تكتب ردا على رسالة. مثال
يجب أن تبدأ الإجابة بتكرار الطلب في الحرف الأول. ثم يتم إعطاء نتائج نظرها والتعبير عن الموافقة أو الدافع للرفض. قد يحتوي خطاب استجابة الأعمال على حل بديل للمعلومات المتوقعة. عادة ما يتوافق مع المبادئ التالية:
- وجود رابط للحرف الأول ومحتوياته.
- نفس اللغة تعني.
- مجلدات وجوانب قابلة للمقارنة للمحتوى.
- الامتثال مع تسلسل معين.
تسجيل
بالإضافة إلى استخدام خطابات الأعمال ذات الرأسية ، يجب أن تأخذ بعين الاعتبار التفاصيل الدقيقة الأخرى في تصميمها. هذه هي التفاصيل ، وقواعد الاختصارات ، وهجاء العنوان ، والعنوان ، وطول النص ، وعرض الحقول ، وأكثر من ذلك.
تساعد نماذج خطاب الأعمال في تكوينه مع مراعاة جميع التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة. يتم استخدامها من قبل كل من الموظفين المبتدئين والعمال ذوي الخبرة. بفضل الأنماط ، يتعلمون كتابة الحروف بشكل صحيح وتوفير الكثير من الوقت.
