مذكرة. جوهر الوثيقة والقواعد لإعدادها

في بيئة الإنتاج ، يحدث الموقف غالبًا عندما يقرر أحد الموظفين نقل هذه المعلومات أو تلك إلى إدارته. ويطلق على هذا النداء ، المنصوص عليه في الكتابة ، "مذكرة". ما هو هذا المستند وكيفية تجميعه؟ هذا يستحق الحديث عنه بشكل منفصل.

المفاهيم الأساسية

يحق لأي موظف الاتصال بمشرفه المباشر. يمكنه القيام بذلك شفهيا وخطيا. في الحالة الأولى ، كل ذلك يأتي إلى محادثة عادية ، والتي لا تلزم كل من الطرفين بأي شيء. في الثاني ، النداء رسمي بالفعل.

تسمى ورقة العمل هذه "مذكرة". ما الفرق بين هذه الوثيقة والبيانات الأخرى الموجهة للإدارة؟ يكمن جوهر السؤال في اسمه ذاته. يقوم الموظف بصياغة هذه الورقة من أجل الإبلاغ عن موقف أو حدث معين. قد تتعلق المعلومات بفرد أو موقع أو إنتاج ككل. اعتمادًا على من يتم إرسالها إلى ، يمكن أن تتعلق المذكرة بالوثائق الداخلية والخارجية. الخيار الأول هو عندما يخاطب الموظف رئيس أي مستوى داخل المؤسسة المعنية. ويتم الحصول على الثاني إذا أرسل ورقته إلى سلطة أعلى. ثم ، بطبيعة الحال ، يذهب إلى المستوى الخارجي.

جوهر المشكلة

كقاعدة عامة ، يتم إعداد مذكرة لغرض محدد. يمكن كتابتها من أجل:

1. تصحيح الوضع. على سبيل المثال ، لدى الموظف حقائق مفادها أن الشركة تتخذ إجراءات تتداخل مع المسار الطبيعي لعملية العمل. يقوم بإبلاغ إدارته حول هذا مع طلب اتخاذ التدابير المناسبة.
2. احم نفسك من الظلم. يحدث هذا عندما يقرر الشخص ، الذي يرى موقفًا متحيزًا ، إخطار قيادته الفورية بهذا الأمر. يفعل هذا بحثا عن المساعدة والحماية.
3. تحسين العمل. في بعض الأحيان يلاحظ أحد الموظفين أن موظفي الإدارات الأخرى أو الوحدات الهيكلية يرتكبون أخطاء تؤدي إلى انخفاض الكفاءة. ثم يلجأ إلى القائد للمساعدة في استعادة النظام.
4. تجنب المسؤولية غير المرغوب فيها. يحدث هذا عندما يحدث حادث. بعد أن أخبر رؤسائه عنه ، يخلق الموظف ظروفًا مواتية له عندما لا يمكن تقديم أي شكاوى ضده.

في كل حالة من هذه الحالات ، لا ينقل الموظف المعلومات فحسب ، بل يطلب المساعدة في حل المشكلة.

العقوبة العادلة

ينص الانضباط العمالي على الأداء الضميري للمواطن فيما يتعلق بواجباته أثناء وجوده في مكان العمل. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليه الامتثال للأمر المقبول والامتثال لجميع أوامر وأوامر صاحب العمل. لكن في الحياة ، لا يحدث كل شيء بسلاسة. في بعض الأحيان تختلف تصرفات الموظفين عن المعايير المقبولة عمومًا. في هذه الحالة ، يعتبر الرؤساء المباشرين من واجبهم إبلاغ إدارة المؤسسة بما يحدث. نتيجة هذه الإشارة هي مذكرة انتهاك الانضباط العمالي.

عادة في هذا المستند ، تتعلق القضية:

1. عدم الامتثال لأية أوامر محددة.
2. الفشل في أداء وظائف مباشرة فيما يتعلق بوضع الجاني.
3. انتهاكات الانضباط العمالي. هذا يشير إلى حالات التغيب ، والتأخر ، والسكر في مكان عملك ، وغيرها.
4. ارتكاب أعمال غير قانونية تنطوي على مسؤولية إدارية أو جنائية. في هذه الحالة ، نتحدث عن السرقة والتلف والاختلاس وغير ذلك من الجرائم.

في كل حالة من هذه الحالات ، يتعين على مرتكب الجريمة تحمل العقوبة المستحقة.

مؤلف المستند

في معظم الأحيان ، يتم وضع مذكرة بشأن الموظف من قبل رئيسه المباشر. في ذلك ، ينقل إلى القيادة الجوانب السلبية لأنشطة مرؤوسيه.

في الوقت نفسه ، عادة ما تحتوي الوثيقة على تقييم شخصي للمؤلف. جنبا إلى جنب مع رؤيته للمشكلة ، وقال انه يقدم الحلول الممكنة. لكن الكلمة الأخيرة ، بالطبع ، ستكون للقائد. على سبيل المثال ، قام موظف بالتغيب. في هذه الحالة ، يضع رئيسه وثيقة موجهة إلى المدير ، والتي تبدأ عادةً بعبارة "أوجه انتباهكم". ثم يصف بالتفصيل متى وقع الانتهاك ، ويقدم من جانبه خيار معاقبة الموظف المهمل. نظرًا لأن هذه الملاحظة تشير إلى وثائق الاستخدام الداخلي ، يمكن إصدارها على ورقة فارغة عادية بتنسيق A4. يتم تقديم النص في شكل تعسفي. يمكن تقسيمها إلى قسمين. واحد يحتوي على وصف للمشكلة ، والآخر يتضمن الاستنتاجات والاقتراحات الملموسة المقدمة حول هذا الموضوع.

حالة خاصة من الانتهاك

يتمثل أحد أنواع انتهاك نظام العمل في عدم وفاء الموظف بالمهمة الموكلة إليه من قِبل الرئيس. يمكن أن يحدث هذا إذا نسي الموظف هذا النظام أو لم يستطع تجاهله أو تجاهله ببساطة.

يعتبر مثل هذا الإجراء انتهاكًا للانضباط ، ويقوم المشرف المباشر بوضع مذكرة بعدم الوفاء بالمهمة. لمثل هذه الجريمة ، يجب أن يعاقب أي شخص بشكل عادل. لكن هذا لن يحدث إلا بعد أن يقدم توضيحاته بشأن ما حدث. إذا كانت الأسباب التي دفعت الموظف إلى هذه الإجراءات تبدو مقنعة ، فقد يتجنب العقوبة. يكون حل المشكلة أكثر صعوبة عندما يؤدي عصيان الموظف إلى عواقب سلبية. من غير المحتمل أن يكون قادرًا على البقاء هنا. خاصة إذا كان نتيجة هذا الإغفال قد حدث ضرر أو وقع ضرر جسيم. سيتم تحديد العقوبة في هذه الحالة على أساس القوانين التنظيمية ذات الصلة.

كيفية تقديم تقرير؟

يجب أن يعرف المدير على أي مستوى كيفية كتابة مذكرة. يمكن اعتبار العينة مع مثال محدد. لنفترض أن بعض الموظفين لم يأت في الوقت المحدد للعمل ، وفي ذلك الوقت كان زائر ينتظره هناك لتوقيع عقد مهم. بعد بضع ساعات ، ظهر الموظف ، لكن الوقت ضاع ، وقد غادر العميل بالفعل. يتضمن هذا الفعل العديد من الانتهاكات في نفس الوقت:

• متأخر للعمل;
• تعطيل موعد ؛
• الأضرار التي لحقت الشركة من خلال عدم توقيع العقد.

إذا لم يكن من الممكن تغيير الوضع الحالي ، فإن المدير ملزم بإبلاغ الإدارة بهذا.

يجب أن يشبه مستند مماثل هذا:

1. أولاً ، في الزاوية اليمنى العليا مكتوب "غطاء" ، والذي يشير إلى من وإلى من يتم توجيهها.
2. أبعد في المركز هو مكتوب اسمه.
3. يوجد أدناه النص الرئيسي الذي يتم فيه وضع المعلومات بترتيب معين. أولا يأتي وصفا للوضع. ثم يتبع الطلب للمساعدة في حلها. بعد ذلك ، يتم استنتاج على أساس كل ما سبق. في الختام ، يمكن للمؤلف التعبير عن أفكاره أو اقتراحاته حول أفضل طريقة ، في رأيه ، للخروج من هذا الموقف.
4. في أسفل الصفحة ، يضع التاريخ والتوقيع مع النص الكامل ل F. I. O. والموقف الذي يحتفظ به.

اعتمادًا على السبب ، قد يكون نص المذكرة غني بالمعلومات أو يتطلب تدخل الإدارة لاستعادة النظام.