تتكون عملية العمل من تحديد المهام من قبل الرئيس وتنفيذها من قبل موظف في الشركة. من وقت لآخر ، يضع كل موظف تقريرًا مرحليًا. يعتمد التكرار على القواعد الداخلية للمؤسسة وكذلك النموذج. لا نقلل من أهمية هذه الوثيقة للإدارة.
في هذه المقالة سنبحث في كيفية إعداد تقرير صحيح عن العمل المنجز ، وعينة من ملء مستند وبعض النصائح حول إعداده.
لماذا تحتاج إلى أن تكون قادرًا على الإبلاغ عن العمل بشكل صحيح
يمكن تقديم سير العمل في شكل آلية معقدة يكون فيها كل موظف في الشركة أداة. في هذا المثال ، يكون رئيس المنظمة مهندسًا يجب عليه التأكد من أن جميع الآليات تعمل بسلاسة وبأسرع وقت ممكن.
في الحياة الواقعية ، يصعب على الرؤساء تقييم مدى جودة أداء الموظفين لعملهم إذا لم يروا نتائج عملهم. لذلك ، في جميع المؤسسات تقريبًا ، تلزم الإدارة كل موظف بوضع تقرير منتظم عن العمل المنجز. غالبًا ما يتم إنشاء هذا المستند بتردد مدته أسبوع واحد. وبالتالي ، يمكن لرؤساء الشركات رؤية ما الذي كان يفعله الموظفون ، وكذلك مدى فائدة الشركة.
مثال خاطئ
المستند في شكل حر. ربما هذا هو السبب في وجود عدد كبير من التقارير التي لا تتحدث إلى الإدارة عن أي شيء أو تجعلك تعتقد أن العامل لا يتعامل مع المهام المسندة إليه. علاوة على ذلك ، يمكن لموظف معين أن يكون عاملاً شاقًا حقيقيًا ويزيد من ملء خطته. اللوم على هذا هو تقرير أعد بشكل غير صحيح على العمل المنجز. ويرد أدناه عينة من هذه الوثيقة.
إلى: رئيس قسم التخطيط إيفانوف ب.
من: خبير اقتصادي من فئة التخطيط الأولى بتروف يو آر.
نوع الوثيقة: تقرير مرحلي للفترة من 02.15.16 إلى 02.19.16
تم الانتهاء مما يلي:
- نفذت ساعات العمل ورشة الإنتاج ؛
- يتم تضمين نتائج ضبط الوقت في برنامج العمل ؛
- معايير وقت جديدة محسوبة ؛
- تم تجميع الردود على طلبات تفتيش العمل ، فضلاً عن العديد من العملاء ؛
- شارك في مؤتمر حول تحسين كفاءة العمل في المؤسسة.
تاريخ التجميع: 02.19.16
توقيع: بيتروف يو ر. "
إذا قام الموظف بإعداد تقرير حول العمل المنجز بهذه الطريقة ، فستعتبر الإدارة أنه لم يتم تحميله بشكل كافٍ.
ما هي الاخطاء؟
يوضح المثال أعلاه بوضوح الأخطاء القياسية في إعداد هذه المستندات.
أهمها هي:
- عدم وجود قائمة بالمهام التي تم تنفيذها ؛
- لا توجد خطط لفترة التقرير المقبل ؛
- عدم وجود خصوصية
- لا يوجد تحليل.
- يتم التأكيد على عدم وجود مبادرة من قبل الموظف بسبب عدم وجود عروض في مجال عمله.
يجب استخدام المتطلبات المذكورة أعلاه على حد سواء في إعداد النماذج الأسبوعية ، وعندما يتم إنشاء تقرير عن العمل المنجز للسنة.
خيار مناسب
من المحتمل ألا تعمل المرة الأولى التي يتم فيها تجميع تقرير جودة. لتسهيل الأمر عليك ، نقدم مثالًا على كيفية كتابة تقرير للزعيم عن العمل المنجز ، والمشار إليه في المثال الأول:
إلى: رئيس قسم التخطيط إيفانوف ب.
من: خبير اقتصادي من فئة التخطيط الأولى بتروف يو آر.
تقرير عن نتائج المخاض لـ (02.15.16-19.02.16 gg.)
بالنسبة لأسبوع التقارير ، تم تعيين المهام التالية لي:
- لتنفيذ توقيت عمل ورشة الإنتاج ، والتي غابت عنها معايير الوقت الحالي أو عفا عليها الزمن.
- بناءً على القياسات ، استعد للموافقة على معايير جديدة لعمل الوحدة الهيكلية ذات الصلة.
- المشاركة في مؤتمر حول تحسين كفاءة العمل في المؤسسة ، المقرر عقده في 02/18/2016 ، وإعداد الأسئلة والاقتراحات.
تم الانتهاء من جميع المهام ، وهي:
- تم إنفاق 5 مرات وتم تجميع نفس العدد من المعايير الجديدة لأعمال ورشة الإنتاج ؛
- شارك في المؤتمر ، مذكرة مع اقتراحات المرفقة.
أيضا ، تم تنفيذ العمل مع الوثائق الواردة ، وهي:
- جمعت 2 الردود على طلبات IOT.
- إجابات على رسائل gr. يوريفا إيه ، زاكوفا إس. آي. ، ميليفا ك. ب.
للفترة من 02.22.16 إلى 02.26.16 ، تم التخطيط لرحلة عمل للتحقق من عمل الوحدة الهيكلية لفرع Pechersk.
تاريخ التجميع: 02.19.16
التوقيع: بتروف يو آر "
توافق على أن هذا الإصدار من التقرير يقرأ بشكل أفضل ، ويمكن للإدارة أن ترى مدى جودة أداء أحد الموظفين.
كيف تكتب التقارير لفترات أطول؟
بالطبع ، فإن فترة أسبوع واحد للرسم بشكل جميل على الورق ليست صعبة. من الأصعب إعداد تقرير عن العمل المنجز لمدة نصف عام أو حتى سنة واحدة. ومع ذلك ، فمن الأسهل القيام به مما قد يبدو للوهلة الأولى. على سبيل المثال ، إذا كان لديك تقارير أسبوعية للفترة المطلوبة ، فيمكنك استخدامها بأمان.
الحد الأقصى لحجم - 1 ورقة A4
في الوقت نفسه ، يجب أن تحاول تكبير المعلومات قليلاً بحيث تتناسب النتيجة في 1-2 صفحات. في حالة عدم تنفيذ النتائج الأسبوعية في المؤسسة ، ولكن كنت مضطرًا إلى إنشاء تقرير عن العمل المنجز لهذا العام ، لا تخف ولا تقاوم الهستيريا.
جميع المعلومات من حولك: انظر إلى تاريخ الرسائل في سجلات المستندات أو في البريد الإلكتروني ، افتح المجلد مع تقاريرك ، وفحص أوراق الرحلات. كل هذا سيساعد على تذكر المآثر التي حققتها خلال عام العمل.
لتلخيص
أعلاه قدمنا بعض الأمثلة عن كيفية كتابة تقرير مرحلي. الشيء الرئيسي هو تحديد العمليات المنجزة ، مع الإشارة إلى الخصائص الكمية (عدة مرات أو هكذا وكذا عدد القطع ، إلخ). وبالتالي ، سوف تقوم بإبلاغ الدليل حول مقدار العمل الذي تمكنت من إكماله بالضبط.
لا تنس أن تشير في بداية التقرير إلى قائمة بالمهام المحددة التي كلفت بإكمالها. جزء مهم هو الانتهاء من التقرير. تأكد من كتابة ما تريد تحقيقه في العمل في المستقبل القريب. بهذه الطريقة سوف تظهر أنك تبدو أوسع من مجرد مجال مهامك ووظائفك المباشرة التي يجب القيام بها وفقًا لوصف الوظيفة.
يمكنك أيضا النظر في المثال أعلاه.
لتسهيل تجميع مثل هذه التقارير ، يمكنك تسجيل العمل المنجز كل يوم في دفتر ملاحظات أو مستند إلكتروني. سوف تنفق فقط 3-5 دقائق في اليوم على هذا تافه. هذا ليس كثيرا. ومع ذلك ، بسبب هذه السجلات ، يمكنك إنشاء تقرير عن عملك لأي فترة في المستقبل دون أي مشاكل.
