قواعد العمل في العمل الفيدرالي الهيئات التنفيذية السلطات لا تمتد للعمل مع الأفعال التي تحتوي على أسرار الدولة. بناءً على المتطلبات ، يقوم الهيكل المعتمد بوضع إرشادات لملء الأوراق وصيانتها وتخزينها. عند الموافقة على قواعد عمل المكتب ، يتم تنسيقها مع قيادة أرشيف الدولة. 
إنشاء أعمال
تنص قواعد العمل الكتابي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية على أن هذه الهياكل يمكن أن تستخدم أشكالًا خاصة أو أوراق ورقية قياسية بتنسيق A5 أو A4. يُسمح بإنشاء أعمال في شكل إلكتروني. بغض النظر عن النموذج ، يجب أن يحتوي المستند على التفاصيل المطلوبة ، الموجودة بالطريقة المحددة. يتم تطوير النماذج وفقًا للتهجئة الزاوية أو الطولية. في الحالة الأولى ، توجد التفاصيل في الزاوية العليا على يسار الورقة. مع الطريقة الطولية ، يتم وضعها في وسط النموذج في الأعلى. تسمح قواعد الأوراق في الأعمال الورقية باستخدام القوالب في إعداد الأعمال الإلكترونية. يجب توفير المسافات البادئة على كل ورقة: 20 مم على الأقل على اليسار ، 10 ملم على الأقل على اليمين ، و 20 ملم من أعلى وأسفل. يجب الموافقة على النماذج الإلكترونية ونماذج العينات من رئيس السلطة الاتحادية التنفيذية.
الشروط
تحدد قواعد الأعمال الورقية في الأعمال الورقية أن الأعمال يجب أن يحضرها:
- شعار دولة روسيا.
- اسم الهيكل الذي يشكل الفعل.
- اسم الوحدة الإنشائية.
- اسم وظيفة الشخص المفوض الذي يقوم بعمل المستند.
- معلومات مرجعية حول الهيكل.
- اسم نوع المستند.
- تاريخ التجميع.
- رقم التسجيل.
- رابط إلى بيانات الفعل الوارد.
- مكان النشر (تجميع).
- شريط لتقييد الوصول إلى المحتوى.
- المرسل إليه.
- نسر الموافقة.
- القرار (تعليمات لتنفيذ الفعل).
- النص.
- علامة مرجعية.
- سجل حول التطبيق.
- التوقيع (ملاحظة على التوقيع الإلكتروني).
- نسر على موافقة.
- تأشيرة.
- طباعة الموقع.
- سجل الفنان.
- مذكرة بشأن تنفيذ الفعل وإرساله إلى العمل.
- سجل استلام المستند.
- ربط الفعل.
تحدد تركيبة التفاصيل وفقًا لنوع الفعل وهدفه. تحدد القواعد العامة للأوراق أن اعتماد الورقة معتمد من تأشيرة موظف معتمد. ينطبق هذا الحكم على الأفعال الداخلية للهيكل. يتم تنسيق المستندات التي يتم إعدادها في المؤسسة التنفيذية الفيدرالية مع الهيئات الحكومية الأخرى بواسطة ختم التوقيع أو البروتوكول أو خطاب. 
تسليم واستلام وتسجيل الأفعال
في الأعمال الكتابية للهيئات الفيدرالية التنفيذية ، تُستخدم الأوراق التالية:
- البريد الوارد.
- أرسلت.
- الداخلية.
يتم إرسال وتسليم الأعمال باستخدام الاتصالات والبريد وخدمة البريد السريع. القواعد العامة للأوراق تنص على المعالجة الأولية للأوراق الواردة. بعد ذلك ، يتم التسجيل والنظر الأولي في الأفعال من أجل نقلها إلى إدارتها. تتضمن المعالجة الأولية للأوراق المالية التحقق من التسليم الصحيح وتوافر الوثائق والتطبيقات. يقوم المتخصصون المضيفون أيضًا بفرز الشهادات من أجل التسجيل ولا يخضعون للتسجيل. يتم تنفيذ هذا الأخير في يوم الاستلام أو الإعداد (التوقيع أو الموافقة) أو في اليوم التالي (يوم العمل) ، ما لم ينص القانون على خلاف ذلك.
نقل إلى الوحدات الهيكلية
تنص قواعد العمل الكتابي في السلطات الفيدرالية على أنه يجب تقديم الأعمال بعد التسجيل إلى الإدارة للنظر فيها. ومع ذلك ، يجوز إرسال الأوراق المالية إلى مسؤول آخر. وهذا يتطلب نشر القرار ذي الصلة من قبل الرئيس. يجب نقل المستندات أو نسخها مع القرارات (تعليمات التنفيذ) إلى الأشخاص المسؤولين عن طريق خدمة إدارة المكتب. يتم إرسال الفعل الأصلي إلى الوحدة الهيكلية الذي أوكل إليه تنفيذه. إذا عملت عدة أقسام كأداء ، يتم نقل النسخة الأصلية إلى المسؤول عنها ، بينما تتلقى الأقسام الأخرى نسخًا. إذا كان للوحدة المصرح لها الوصول إلى نسخة إلكترونية ، فيمكن أن يظل الفعل الأصلي في خدمة التسجيل ، إذا تم تحديد ذلك في اللوائح ذات الصلة.
تقديم الأعمال
بعد التوقيع من قبل رئيس الهيئة التنفيذية أو أي موظف آخر معتمد ، يتم نقل المستندات إلى موظفي قسم المكتب. هذا الأخير تنفيذ تسجيلها وإرسالها. تُلزم قواعد العمل الكتابي في الهيئات التنفيذية الموظفين بالتحقق من صحة التجميع والاكتمال وما إذا كان عدد النسخ يتطابق مع القائمة البريدية. يجب إعادة الأعمال المكتملة بشكل غير صحيح إلى الوحدات المسؤولة عن تنفيذها. في حالة عدم وجود انتهاكات فيها ، يجب إرسال الأوراق في يوم تسجيلها أو في اليوم التالي (يوم العمل). يتم نقل المستندات من وحدة هيكلية إلى أخرى من خلال قسم المكاتب. 
ميزات المحاسبة
تشمل القواعد الأساسية لعمل المكتب إجراء تلخيص المعلومات المتعلقة بالأفعال الواردة والمرسلة والمرسلة. يتم إجراء تحليل وتنظيم المعلومات من قبل الإدارة المسؤولة. تقدم التقارير إلى رئيس الهيئة التنفيذية بالطريقة التي يحددها. لتسجيل والبحث عن الأفعال في قاعدة بيانات إلكترونية ، يتم تطبيق المعلومات الإلزامية حول هذه الأفعال ، وفقاً للملحق. مسموح باستخدام بيانات إضافية.
الصندوق الوثائقي
تتشكل من الأفعال المستخدمة في عمل هيكل الدولة. تقوم الهيئة الفيدرالية التنفيذية ، بالاتفاق مع إدارة المحفوظات ، بوضع واعتماد قائمة من الأوراق التي تم إنشاؤها أثناء عملها ، وكذلك عمل المؤسسات التابعة لها. علاوة على ذلك ، في كل فعل ، تتم الإشارة إلى فترة التخزين. تقوم الهيئة التنفيذية أيضًا بتطوير قوالب ألبومات للنماذج الموحدة والمستندات التي تم إنشاؤها. يقوم الموظفون المسؤولون عن هذا النشاط بتنسيقه مع رئيس الهيكل. تنص قواعد الأعمال الورقية على تشكيل تسمية الأفعال. يجب على الموظفين المسؤولين ضمان سلامتهم والمحاسبة ونقلهم إلى الأرشيف.
تسمية
تتضمن قواعد الأعمال الورقية تشكيلها في مهام وحدة التسجيل الهيكلية. التسميات:
- جمعت على أساس المعلومات المحاسبية للإدارات.
- معتمدة من رئيس الهيئة الاتحادية التنفيذية. في هذه الحالة ، يجب إجراء التنسيق الأولي مع لجنة الخبراء. تتم الموافقة في موعد لا يتجاوز نهاية الفترة الحالية. يبدأ سريان التسمية من بداية العام المقبل (من 1 يناير).
- مرة واحدة كل 5 سنوات ، تتم الموافقة عليها من قبل لجنة التحقق من أرشيف الدولة. يتم نقل أعمال صندوق الأرشفة الذي تم إنشاؤه أثناء العمل إليه للتخزين الدائم.
- عند تغيير هيكل أو وظائف السلطة الفيدرالية ينبغي الاتفاق على السلطة مع لجنة الخبراء.
أسماء أقسام التسمية هي أسماء الوحدات الهيكلية. 
تفاصيل التخزين
في تشكيل الحالات ، يتم توزيعها اعتمادًا على مدة المحتوى في الأرشيف. هناك فئات من التخزين الدائم والمؤقت.تنص قواعد إدارة شؤون الموظفين على أكثر من 10 سنوات للأوراق الخاصة بالموظفين. قد تكون فترة التخزين المؤقت أقل من القيمة المحددة. الحالات من تاريخ تكوينها إلى نقلها إلى الأرشيف أو التدمير موجودة في الوحدات الهيكلية في مكان التجميع. يمكن إصدار الأوراق للاستخدام المؤقت للموظفين لفترة يحددها رئيس المؤسسة. بعد انتهاء هذه الفترة ، فإنها تخضع للعودة. تصدر الجهات الحكومية الأخرى أعمالها وفقًا لطلباتها المكتوبة بإذن من رئيس الهيئة الاتحادية التنفيذية أو نائبه. في الحالات الاستثنائية ، يُسمح بإزالة الأوراق المالية من التخزين الدائم. في الوقت نفسه ، تنص قواعد العمل المكتبي للسلطات الفيدرالية على ترك نسخة من الأوراق مصدّقة بالطريقة المحددة ، بالإضافة إلى إجراء بشأن أسباب إصدار المستندات الأصلية.
نقل إلى الأرشيف
ترسل الحالات المؤقتة (أكثر من 10 سنوات) وفترة التخزين الدائم في موعد لا يتجاوز عام ، ولكن في موعد لا يتجاوز ثلاث سنوات من تاريخ انتهاء الخدمة الكتابية. يتم نقل الأوراق المالية وفقًا للمخزون. لا يتم نقل الحالات التي تقل فترة التخزين المؤقت عن 10 سنوات (شاملة) إلى الأرشيف. في نهاية الفترة المحددة يتعرضون للتدمير. أساس تجميع قوائم الجرد هو تسمية الحالات.
ميزات العمل مع الأفعال الإلكترونية
تنص قواعد إدارة المكاتب على أنه يمكن إجراء إنشاء ومعالجة وتخزين المعلومات في نظام المعلومات الخاص بهيكل الدولة. في هذه الحالة ، يجب وضع الأعمال الإلكترونية وفقًا للمتطلبات المطبقة على الأعمال الورقية. يجب أن يكون لديهم أيضا التفاصيل المطلوبة ، باستثناء شعار الدولة لروسيا. يتم تحديد تكوين الأعمال الإلكترونية من خلال قائمة الوثائق ، ويتم تصميمها وتخزينها واستخدامها اللاحق بشكل حصري في شكل رقمي عند تنظيم العمل الداخلي للهيكل. يتم تطوير هذه القائمة وفقًا لتوصيات أرشيف الدولة. تمت الموافقة على قائمة الأعمال ، التي سيتم تجميعها وتخزينها واستخدامها لاحقًا في شكل رقمي ، من قبل رئيس المؤسسة بالاتفاق مع إدارة الأرشيف.
معالجة القانون الإلكترونية
يجب أن تكون المستندات موقعة بتوقيع رقمي مُعزز مؤهل لموظف مفوض. يتم إرسال واستقبال الأعمال الإلكترونية من قبل خدمة التسجيل في المؤسسة. بعد استلام المستند ، يجب أن تتحقق خدمة إدارة المكتب من صحة التوقيع الرقمي. يتم تعيين البيانات الإلكترونية المدرجة في نظام المعلومات التسجيل والتسجيل. أنها توفر إدارة الوثائق. من بين أشياء أخرى ، يشمل البحث والوصول والتخزين والسيطرة والاستخدام ، وما إلى ذلك. يتم تسجيل الأفعال المستلمة على الورق بتكوين نسخة إلكترونية. تشير التسمية إلى أن الحالة تجري في شكل رقمي. يشار إلى ذلك في العنوان أو في حقل "الملاحظة". بعد التنفيذ أو الإرسال ، يتم الاحتفاظ بالأعمال الإلكترونية للفترات المحددة للحالات المماثلة المنفذة على الورق. في نهاية الفترة ، يجب إتلاف المعلومات الواردة في شكل رقمي. 
المبادئ التوجيهية
موصوفة في التعليمات ذات الصلة. تعمل قواعد الأعمال الورقية كأساس لتطوير الإرشادات والأفعال المحلية الأخرى التي تحكم تكنولوجيا العمل مع الأوراق داخل المؤسسة. وهي تحدد التقنيات والإجراءات الخاصة بالتجميع والإجراءات الخاصة بالعمل مع البيانات. بناءً على المرسوم الحكومي رقم 477 ، يتم تحديد قاعدة حفظ السجلات لكل هيكل من الولاية من خلال هذه الأعمال المحلية بالتحديد.
ميزات التنمية
عند تجميع التوصيات المنهجية ، تؤخذ في الاعتبار القواعد الحالية لعمل مكتب RF. يجب أن يسترشد المسؤولون عن التطوير بالأنظمة النموذجية وينسقون المشروع مع المؤسسة العامة للأرشيف. وفقًا لـ GOST R ISO 15489-1-2007 ، يجب على أي مؤسسة تحديد وإصلاح القواعد الداخلية لأعمال المكاتب. يجب أن يكون هدفهم هو تشكيل نظام إدارة ذي أفعال موثوقة وأصلية وقابلة للاستخدام يمكن أن تدعم النشاط التجاري خلال الفترة الزمنية اللازمة.
محتوى التوصيات
لا يخضع هيكل النص للوائح ذات الأهمية المشتركة بين القطاعات. عادة ، تشمل التوصيات الأحكام العامة ، أقسام المواضيع ، والمرفقات. في الكتلة الأولى ، حدد:
- نطاق التوصيات. على سبيل المثال: "يتم تطبيق التعليمات على جميع وثائق المؤسسة."
- مسؤولية عدم الامتثال.
- الوحدة مسؤولة عن ضمان وجود إجراءات موحدة لوضع الأفعال والعمل معهم جميع الإدارات الأخرى.
- الإطار التنظيمي.
الأقسام
عادة ما يبدأون بقواعد تنظيم الأوراق. يقدم هذا القسم تصنيفًا للأفعال المستخدمة في تنفيذ المعلومات والأنشطة الإدارية وغيرها من الأنشطة في المؤسسة. تحدد الفقرة التالية متطلبات الورق الأساسية. يتم تأسيس كل قاعدة إدارة مكتب بواسطة فقرة منفصلة. وهذا يشمل أيضا إجراءات الرؤية والتنسيق والتوقيع. يتم أيضًا تعيين القواعد في هذا الحظر:
- تسجيل وإصدار الشهادات (الطلبات).
- استخدام وتخزين الطوابع والأشكال والأختام.
- العمل مع أفعال الأشخاص المسؤولين عن تنفيذها.
قد توجد عناصر أخرى في هذا القسم. على سبيل المثال ، يمكن توسيع المحتوى ليشمل إعداد أعمال هيكل جماعي ، نواب رؤساء ، إلخ. في قسم "إدارة المستندات" ، حدد:
- الإجراء الذي يتم بموجبه قبول ومعالجة وتوزيع الأعمال الواردة.
- قواعد النقل والنقل من وحدة إلى أخرى.
- الأمثلة الرئيسية لحركة الأفعال.
- قواعد لإعداد وإرسال الوثائق الصادرة.
- الإجراء لتسجيل حجم الأفعال.
مجموعات قسم "التسجيل":
- القواعد التي بموجبها يتم تعيين أرقام واردة والداخلية والأفعال الصادرة.
- طرق الاستمارات والمواعيد النهائية للتسجيل.
- الإجراء لفهرسة الأفعال.
في قسم "العمل المرجعي" يتم إصلاح:
- مبادئ تشكيل نظام مرجعي في المؤسسة.
- وصف خزائن الملفات وقواعد البيانات والمصادر الأخرى.
- تكنولوجيا لتنفيذ أنشطة استرجاع المعلومات.
يحدد القسم "التحكم في تنفيذ المستندات":
- أنواع الأفعال التي تخضع للتحقق الإلزامي.
- الإجراء الذي يتم بموجبه وضع المستندات تحت السيطرة.
- قواعد لتنفيذ عمليات التفتيش. يمكن هنا وصف أشكال البطاقات واستخدام العلامات الخاصة وما إلى ذلك.
- مسؤوليات فناني الأداء.
- مواعيد نهائية نموذجية لتنفيذ الأفعال.
- الإجراء الخاص بتجميع معلومات التحكم.
- القواعد التي بموجبها سيتم إخطار الإدارة بالشيكات المنجزة.
يتضمن قسم "التخزين عبر الإنترنت" معلومات حول:
- الإجراء لمضمون الأفعال. يتم تثبيته على حد سواء لخدمة إدارة المكاتب ، والوحدات الهيكلية الأخرى.
- مسؤولية مسؤولين محددين عن ضمان سلامة الأعمال.
- القواعد التي بموجبها يتم تشكيل فئات معينة من الوثائق في العمل.
- الإجراء الخاص بالتطوير والاستخدام اللاحق للتسمية.
- قواعد الفهرسة وتنظيم الحالات.
في قسم "التحضير للتسليم إلى الأرشيف" ، يتم تعريف:
- ترتيب الفحص.على وجه الخصوص ، تم وصف تقنية اختيار الوثائق للتخزين والتدمير اللاحقين.
- الإجراء لإعداد الأعمال للأرشفة.
- متطلبات تصميم ووصف الحالات المنقولة.
- الإجراء الذي بموجبه ينقل الأشخاص المسؤولون الأفعال ويقبلونها.
اعتمادًا على التكنولوجيا المعتمدة ، يمكن أن يتم تكملة وتغيير تفاصيل النشاط وظروف العمل وتكوين الأقسام. لذلك ، على سبيل المثال ، في التعليمات ، يمكنك تضمين كتل تحدد الإجراء للتعامل مع نداءات المواطنين ، وتعمل بنطاق محدود ، والدعم الفني للتدريب (الاختصار ، والطباعة ، والتسجيل الصوتي ، وما إلى ذلك).
التطبيقات
ينبغي أن تشمل الحد الأقصى من المواد المرجعية والتوضيحية. يجب أن تكون منظمة وفقًا لترتيب الأقسام. في الملاحق توجد مخططات لتدفق المستندات ، وأمثلة على الطوابع والأختام ، ونماذج العينات ، وتنفيذ أنواع معينة من الأفعال ، وقوائم الوثائق الخاضعة للرقابة ، وأشكال المحاسبة ، وما إلى ذلك.
استنتاج
تسمح القواعد الرسمية الحالية للعمل المكتبي باتخاذ إجراءات واضحة للتعامل مع الأعمال ذات الطبيعة المختلفة المستخدمة في الهيئات التنفيذية للحكومة الفيدرالية ، وكذلك في مؤسسات الدولة الأخرى. وهي تحدد المتطلبات الأساسية للموظفين المسؤولين عن تجميع وتسجيل واستلام وإرسال الأوراق. تحدد القواعد أيضًا إجراءات التعامل مع النماذج الإلكترونية للوثائق وقواعد بيانات المعلومات. كل مؤسسة محددة تفاصيلها ، وتطوير الوثائق المحلية. كواحد منهم هو تعليم على الأوراق. ينبغي أن تعكس العملية برمتها للعمل مع الأفعال ، والعمليات التكنولوجية الموجودة في تسلسل منطقي. التعليمات تنظم أنشطة ليس فقط خدمة المكتب. نظرًا لأن الأفعال يتم نقلها بين الأقسام الهيكلية ، يجب أن يكون موظفوها على دراية بالإجراء المحدد. يتم تطوير الوثائق التنظيمية المحلية بواسطة خدمة إدارة المكاتب. وفي الوقت نفسه ، يشارك موظفو الدوائر الأرشيفية والقانونية في هذه العملية. يجب الموافقة على المشروع وتوقيعه من قبل رئيس المؤسسة. يصدر الرئيس طلبًا وفقًا لتعليمات التنفيذ. في جميع الوحدات الهيكلية ، ينبغي استخدامه كعمل معياري. علاوة على ذلك ، ينبغي صياغة أحكامها بشكل واضح وواضح للعاملين. وفقًا لأحكامها ومتطلباتها ، ستقوم المؤسسة بتجميع الوثائق وتسجيلها وتعميمها.
