من بين العدد الهائل من خيارات المراسلات التجارية ، تستحق رسالة التأكيد اهتمامًا خاصًا. ما هو وما هي الحالات التي ينبغي أن توضع وثيقة مماثلة؟
الهدف الرئيسي
أخلاقيات العمل ينص دائما على الاحترام المتبادل بين الطرفين. هذا هو الشرط المسبق لسلوك العمل العادي. وبدون ذلك ، من المستحيل تخيل أي تعاون طويل ومثمر. خطاب التأكيد ضروري في بعض الأحيان.
في حد ذاته ، فإنه ليس مهما. هذه مجرد بادرة من المداراة. يوضح أن ما اتفق عليه الشركاء في اليوم السابق قد حدث. بمعنى ، تنص رسالة التأكيد على تحقيق بعض الحقائق أو الإجراءات. في هذه الحالة ، هناك خياران:
- تأكيد استلام البضائع أو الخطابات أو المستندات الأخرى التي يتم إرسالها حسب الطلب المسبق. هنا ، يخطر أحد الأطراف الطرف الآخر بأن الإجراء قد اكتمل.
- تأكيد الموافقة على شيء محدد (سعر أو كمية البضائع ، تاريخ المفاوضات القادمة ، شروط إرسال البضائع ، وغيرها). هنا ، يعبر الصحابة عن موافقتهم على نقاط اتفاق معينة.
من هذا ، من الواضح أن خطاب التأكيد هو مستند اختياري. لكن إرسالها مرة أخرى يوضح الشريك الذي يتم التعامل معه مع الاهتمام والاحترام.
قواعد الإملاء
لفهم كيفية كتابة خطاب التأكيد ، تحتاج إلى معرفة القواعد الأساسية لمعالجة أوراق العمل. يجب ألا تتولى العمل حتى يتم فهم معنى هذا الطعن تمامًا. في الواقع ، لا يوجد شيء معقد.
مثل هذه الرسالة ، مثل جميع المراسلات التجارية الأخرى ، يجب أن تتكون من ثلاثة أجزاء: العنوان والنص والخاتمة. كل واحد منهم يحمل حمله الدلالي الخاص:
- يحتوي العنوان أولاً وقبل كل شيء على تفاصيل في شكل تاريخ المغادرة ورقم التسجيل الخارج.
- عادة ما يتم تقسيم المحتوى إلى قسمين: المقدمة والنص الأساسي. مثل هذه الرسالة ، كقاعدة عامة ، تبدأ مناشدة للمرسل إليه. هذه هي القواعد المعتادة للشكل الجيد. في معظم الحالات ، يتم كتابتها باسم رئيس الشركة الشريكة ، لكن في بعض الأحيان يُنصح بتوجيه مثل هذه الورقة الرسمية إلى متخصص يشارك مباشرة في حل هذه المشكلة. على سبيل المثال ، يمكن إرسال تأكيد الطلب للعمل إلى مدير المبيعات أو وكيل الإنتاج.
- في الختام ، من المعتاد التعبير عن الامتنان. يمكنك أيضًا إضافة بضع كلمات حول الرغبة في مواصلة التعاون.
تسمح هذه الرسائل للشركاء بالثقة في بعضهم البعض.
كتابة خطاب
يخلط بعض الناس وثيقة كهذه مع إشعار. ولكن هناك فرق كبير بين الحرفين. واحد منهم ببساطة الإبلاغ عن حقيقة أو حدث ، والآخر يؤكد الانتهاء من إجراء معين على أساس اتفاق مبدئي. لتجنب الأخطاء ، تحتاج إلى معرفة شكل خطاب التأكيد. يمكن تحضير العينة بشكل مستقل ، حيث لا يوجد نموذج معتمد لهذا الخطاب التجاري.
يجب أن تصدر على ترويسة المنظمة المرسلة. إذا لم يكن لدى الشركة واحدة ، فيمكن استخدام ختم الزاوية. يجب وضع المعلومات بالتتابع:
- أولاً ، في الزاوية اليسرى في الأعمدة الخاصة ، يرجى الإشارة إلى الرقم والتاريخ وفقًا للإدخال في مجلة التسجيل.
- ثم على اليمين ، يرجى الإشارة إلى التفاصيل الكاملة للمرسل إليه (اسم الشركة وعنوانها والموقع والاسم الكامل للمستلم).
- تتم كتابة عبارة أساسية أدناه ، والتي تحتوي على جوهر هذه الرسالة.
- الجزء الرئيسي يبدأ مع نداء إلى المرسل إليه. من الأفضل أن تفعل ذلك بالاسم والشهرة ، وفي البداية تضاف كلمة "محترم".
- علاوة على ذلك ، بعبارة واضحة ، من الضروري أن نعلم أن شروط الاتفاق قد تحققت.
- بعد ذلك ، يجب أن تكون هناك كلمات تقدير.
- يمكنك إنهاء النص بعبارة "مع أطيب التحيات".
يتم توقيع المستند من قبل الرئيس ، والذي يجب تأكيده من قبل ختم المنظمة.
