عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية ، فنحن جميعًا نواجه نفس المشكلة - 24 ساعة فقط في اليوم. ومع ذلك ، يبدو أن بعض الناس لديهم ضعف الوقت أو لديهم قدرة خارقة لمواكبة كل شيء مخطط له. حتى عندما يديرون عدة مشاريع في نفس الوقت ، فعلى الرغم من الصعوبات ، فإنهم بالتأكيد سيحققون أهدافهم.
قال توماس إديسون: "الوقت هو رأس المال الوحيد الذي يتمتع به الشخص العادي ، والشيء الوحيد الذي لا يستطيع تحمل خسارته".
نحن جميعا نريد الحصول على أقصى استفادة من الحياة. ربما لا توجد طريقة أفضل لتحقيق ذلك من إيجاد طريقة لإدارة وقتك الثمين. يعرف الأشخاص المنتجون ذلك ويحاولون الضغط على أقصى درجات الكفاءة من كل ساعة ، دون بذل الكثير من الجهد. للقيام بذلك ، يستخدمون قواعد بسيطة يسهل تنفيذها. بهذه البساطة يمكنك أن تفعل ذلك اليوم. هذه الخارقة الحياة سوف تساعدك على بناء مهنة.
مكافحة طغيان الشؤون العاجلة
إن طغيان الشؤون العاجلة هو ميل إلى ظهور المهام الصغيرة التي تعيق تحقيق ما يهم حقًا. هذا يمثل مشكلة كبيرة ، حيث نادراً ما تحقق الشركات الصغيرة عوائد خطيرة.
إذا استسلمت لطغيان الاستعجال ، إذا نظرت إلى الوراء ، ستلاحظ أن الأيام قد انقضت ، أو حتى أسابيع كاملة ، ولكن لم يتم فعل شيء فعال. يمكن للناس ، المنظمين والراغبين في الحصول على النتائج ، التمييز عندما يصرفهم "الذباب" عن العمل. انهم يحاولون تفويض أو تجاهل المهام التي تتداخل مع الأنشطة الهامة حقا.
أبدا إعادة
الأشخاص الذين يتمكنون من فعل كل شيء لا يعودون أبدًا إلى مهامهم المكتملة بالفعل ولا يضعون الأمور في وقت لاحق - هذا مضيعة للوقت. إذا كان هناك شيء ما قد جذب انتباهك بالفعل (على سبيل المثال ، مكالمة هاتفية أو خطاب) ، فقم بحل هذه المشكلة على الفور بنفسك ، أو قم بتفويضها إلى شخص ما أو قم بإزالتها من قائمة شؤونك.
أكل الضفدع
"أكل الضفادع" هو تعبير مجازي عن تأليف مارك توين ، مما يعني مقاومة المماطلة. بمعنى آخر ، يبدأ الأشخاص المنتجون يومهم بمهام غير سارة لهم. هذا يجعل من الممكن أن ينتهي الأمر بتفاقم الأمور في الصباح والقيام بشيء ملهم ومثير.
وفقًا لأسلوب أيزنهاور ، يمكن تقسيم قائمة المهام إلى 4 فئات:
- المهام التي لا تريد القيام بها ، ولكن يجب القيام بها حقًا.
- المهام التي تريد القيام بها ، وفي الواقع يجب القيام بها.
- المهام التي تريد القيام بها ، لكنها في الواقع لا تحتاج إلى القيام بها.
- المهام التي لا تريد القيام بها ، وهي في الواقع ليست بحاجة إلى القيام بها.
يشير "أكل الضفادع" ، استنادًا إلى هذا التصنيف ، إلى "المهام التي لا تريد القيام بها ، ولكن يلزم القيام بها بالفعل".
يمنحك قرار العمل الأكثر إيلامًا بالنسبة لك في الصباح مزايا ، نظرًا لأنك ستتعامل معه ، ويكون لديك عقل أكثر وضوحًا ومكتب هادئ. تذكر أن وضع "مهمة الضفدع" جانباً للمرة الأخيرة ، تتعب وتفقد قوة الإرادة أكثر فأكثر.
لا تحاول تعدد المهام
يعرف الأشخاص الناجحون أن تعدد المهام هو العدو الرئيسي للإنتاجية. التحول المستمر من حالة إلى أخرى يقتل انتباهك ، والقدرة على حفظ المعلومات والقيام بسرعة بمهمة جديدة بعد الانتهاء من الحالة السابقة. في عام 2009 ، ثبت ذلك من خلال دراسة أجريت في جامعة ستانفورد (الولايات المتحدة الأمريكية).قارن العلماء بين مجموعتين من الناس ، إحداهما تتألف من مجموعة متعددة المهام سيئة السمعة ، والثانية - من أناس كانوا يميلون إلى أداء مهمة واحدة بشق الأنفس. اتضح أن جزء من الناس الذين يعتقدون أنه من الواقعي القيام بأشياء كثيرة متوازية يواجهون صعوبات أكبر بكثير في تنظيم النشاط العقلي ومن الصعب التمييز بين المعلومات ذات الصلة وغير ذات الصلة.
التحضير ليوم العمل التالي
يكمل الأشخاص المنتجون كل يوم عمل بالتحضيرات لليوم التالي. هذه العادة لها تأثير مزدوج: فهي تساعدك على توحيد ما قمت به اليوم ، وتمنحك ضمانًا لنفس الغد المنتج. يستغرق هذا بضع دقائق فقط ، لكنه يسهل بشكل كبير صباح اليوم التالي.
سيساعدك إعداد خطة على عدم نسيان شيء ذي معنى. من المهم أن يتم تسجيله في مكان ما: في التقويم أو المفكرة أو حفظه على جهاز كمبيوتر. على الأرجح ، ستجد أنك ستحتاج إلى الخروج عن الخطة الموضوعة مسبقًا من وقت لآخر. على الرغم من ذلك ، سيساعد وجوده على تنظيم وقتك بشكل أفضل ، والاستعداد للمشاريع ويمنحك فكرة أوضح عن كل ما تحتاج إلى القيام به.
القدرة على قول لا
بالنسبة للشخص الذي يسعى جاهداً لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة ، من المهم جدًا أن يكون قادرًا على الرفض. يجب أن يكون الإنكار غامضًا ويعبّر عنه بكلمة "لا" ، وليس بعبارات ضبابية مثل "أعتقد أنه ليس لدي وقت" أو "لست متأكدًا من أنني أستطيع ذلك". عدم الاتفاق على التزامات جديدة هو احترام المهام المسندة لك بالفعل. بمجرد أن تفهم أنه من المستحيل حقًا إرضاء الجميع ، ستبدأ في العيش براحة أكبر.
أثبتت الدراسات التي أجريت في جامعة كاليفورنيا (الولايات المتحدة الأمريكية) أنه كلما زادت صعوبة إعطاء كلمة "لا" لك ، زاد احتمال تعرضك للإجهاد والاكتئاب. تعلم الرفض. بغض النظر عن مدى تناقضها ، فقد يزيد إنتاجيتك.
لديك وقت مخصص لفحص البريد الإلكتروني
إن الشخص المنتج لن يدع البريد الإلكتروني يصرفه عن الأمور المهمة. علاوة على ذلك ، سوف يستخدم جميع ميزات هذا النظام: ترتيب الرسائل حسب الأهمية ، وكذلك إعداد تنبيهات صوتية للرسائل من الموردين الرئيسيين والعملاء. حتى أن البعض يستخدم ميزة جهاز الرد على المكالمات ، والذي يخبر المرسل بالوقت الذي سيتم فيه معالجة طلبه.
التكنولوجيا تعمل للناس
يتم انتقاد التكنولوجيا الحديثة لصرف الموظفين عن عملية العمل. ومع ذلك ، مع الاستخدام السليم ، يمكنهم المساعدة وتوفير الوقت. تعد أتمتة العمليات اليدوية طريقة رائعة لزيادة الإنتاجية.
استخدم الأدوات التي تساعد في جعل عملك أسهل ما يمكن. يمكنك استخدام تطبيق التقويم على هاتفك المحمول لتلقي تذكيرات بالأحداث والاجتماعات الهامة وجميع أنواع الجداول. فهم إعدادات البريد الإلكتروني الخاص بك. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام تطبيق Boomerang للعمل مع Outlook. ستجعل هذه الأداة إدارة البريد أكثر ملاءمة ، وتساعد في مسح صندوق البريد من خلال أرشفة الرسائل المهمة حتى اللحظة التي تحتاج إليها.
