يمكنك أن تكون شخصًا رائعًا ومبدعًا ، ولكن إذا لم تقم بإدارة وقتك بشكل فعال ، فلن تنجح.
"كل ما تريد القيام به في العمل يستغرق وقتًا ،" يكتب برايان تريسي في كتابه "Master Your Time، Master Your Life". "إن الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها الحصول على ما يكفي من الوقت للقيام بشيء يمكن أن يغير عملك حقًا هي توفير الوقت الذي تقضيه عادة في شيء آخر."
ابدأ بالنظر في العوامل السبعة التي تهدر وقتك.
1. البريد الإلكتروني والهاتف والرسائل
"عندما يرن الهاتف والبريد الإلكتروني ، يزعج قطار الفكر لديك وتصرف انتباهك" ، كتب تريسي.
ما يجب فعله: أبرز فترات اليوم الذي لا تسمح فيه بالاستراحات.
2. ضيف غير متوقع
عندما يظهر شخص ما بشكل غير متوقع في مكتبك أو مكان عملك ، فإن هذا الشخص يعطل عملك ويقلل من فعاليتك.
ما يجب فعله: "قف بسرعة عندما يأتي الدخلاء إلى مكان عملك ويتظاهر بأنك وصلت للتو" ، كتب تريسي. أخبر الوقت المبذر بأنك غارق حقًا في العمل اليوم ، وأن لديك الكثير لتفعله. ثم أخذ الزائر بعيدا عن مكان عملك والعودة إلى مهمتك.
3. الاجتماعات
أنت تعرف هذا بالفعل: العديد من الاجتماعات مضيعة للوقت.
ما يجب القيام به
- خطط الاجتماعات فقط للوقت الذي تحتاجه حقًا. لا يوجد سبب لتأجيل الاجتماعات لمدة ساعة. اسأل نفسك: ماذا يمكنني أن أفعل في 10 دقائق؟
- الهدف. كيف يبدو النجاح؟ فقط من خلال صياغة الحالة النهائية المطلوبة يمكنك بناء عناصر النجاح. في الواقع ، يجب أن يعتمد كل قرار تتخذه - مكان عقد اجتماع ، ومن ستدعوه ، وكيفية تسهيل التفاهم المتبادل - على كيفية إجابتك على هذا السؤال.
- إنشاء جدول أعمال. بمجرد تحديد الأهداف ، فكر جيدًا في مسار الاجتماع. التعريف القديم لهذا هو "جدول الأعمال" ، لكن عليك القيام بأكثر من إنشاء قائمة نقطية من المحتوى. تحتاج إلى تنظيم اجتماعك بحيث يكون هناك دفق منطقي ، ويخلق فرصًا للمشاركين.
4. خطة الطوارئ.
أنت تعرف هذا النمط: بمجرد أن تبدأ العمل في مشروع مهم ، يحدث شيء غير متوقع تمامًا يصرفك عن المهمة الرئيسية لعدة دقائق أو حتى ساعات.
ما يجب القيام به فكر قبل أن تتصرف. ينصح تريسي أن تأخذ نفسًا عميقًا وتهدأ وتظل هدفًا. خذ الوقت الكافي لمعرفة ما حدث. لديك فكرة واضحة عن المشكلة قبل المتابعة.
5. تأجيل الأمور في وقت لاحق
المماطلة ليست مجرد لص من الزمن ... إنها لص من الحياة. إن قدرتك على التوقف عن تأجيل الأمور والبدء فيها يمكن أن تغير حياتك.
ما يجب القيام به في بعض الأحيان تكون أفضل طريقة لإكمال مشروع كبير هي أخذ قطعة صغيرة وإكمالها. أو ممارسة هذه التقنية ، ورؤية مهمتك كقطعة من الجبن: لكمة ثقوب فيها ، حدد خمس دقائق والقيام ببعض الأعمال.
6. الاتصالات
يتم إنفاق 75٪ من العمل على التفاعل مع أشخاص آخرين. لسوء الحظ ، يتم قضاء نصف هذا الوقت على الأقل في التواصل.
ما يجب القيام به رتب لقاء مع الأصدقاء في العمل أثناء استراحات القهوة والغداء وبعد العمل.
7. التردد
في كل مرة تؤجل فيها قرارًا أو تقضي وقتًا طويلاً في اتخاذ قرار ، تضيع الوقت - وتؤجل اتخاذ إجراء.
ما يجب القيام به حدد ما إذا كان يجب عليك القيام بالعمل بنفسك (ثم عليك القيام بذلك بسرعة) أو ما إذا كان يمكنك تفويضه. إذا كان على شخص آخر اتخاذ قرار ، فاطلب استجابة سريعة.
"تذكر أنه يمكنك فقط القيام بشيء واحد في كل مرة. هذا هو أهم شيء يمكنك القيام به في هذه اللحظة."
الإنتاجية هي التي تحدد إنتاجيتنا. ما يعيق الإنتاجية؟ كيفية تحقيق الزيادة؟ يرجى وضع النصائح المقترحة موضع التنفيذ.
من أجل العمل بشكل منتج ، من الضروري تحديد وتحييد ما يمنعنا. اتضح أن أعداء الإنتاجية هم أفعال وظواهر مألوفة لنا جميعًا ، ونحن معتادون على أخذها كأمر مسلم به. حتى أننا لا نشك في أنهم يستطيعون "تناول" ما يصل إلى 80 ٪ من وقت العمل لدينا.
بعد التعرف على العدو عن طريق البصر ، سنكون قادرين على محاربته بشكل أكثر فعالية.