Научният и технологичният напредък на нашето време се отразява във всички области на услугите не случайно. В полза на обществото всеки негов представител работи чрез осъществяване на специфични трудови дейности в различни структури. Фабриките, фирмите, предприятията, институциите, всички видове организации използват определени услуги на трудовия персонал, който се задължава да изпълнява предложените за действие задачи за съответната заплата. Но факт е, че нито една трудова дейност, нито един трудов колектив и нито едно служебно трудово правоотношение не се осъществява без набор от длъжностни характеристики, уреждащи подобни отношения. Какво определя необходимостта от този инструмент за правни отношения и управление на служителите? И каква е същността на основните раздели от длъжностната характеристика на служител на компанията?
Описание на длъжността: същност и концепция
Вероятно, ако в едно предприятие всички единици на пълен работен ден изпълниха списъка с еднакви функционални задължения, едва ли би съществувал дълго време на пазара на труда като пълноправен бизнес субект.
Следователно длъжностите и длъжностите, заети от служителите на различни нива на йерархията на персонала, се различават една от друга, тъй като са надарени с различна степен на отговорност, права и функции. Именно за това са разработени раздели от длъжностните характеристики на специалисти от различни нива и квалификации. Именно в това се състои тяхната същност в контекста на документалната организационна и правна основа на трудовата дейност на работниците от различни видове институции. Но какво е това и от какви раздели се състои описанието на работата?
Описание на длъжността е официален документ на предприятие, който урежда правните отношения и разделението на трудовите отговорности на служителите с установяване на техните професионални права, обхват, функции и взаимоотношения с други отдели на конкретно предприятие. С други думи, този документ дава възможност на служителя да бъде актуализиран по отношение на задачите, които той се задължава да предприеме за изпълнение, както и собствените си възможности и организационни свободи, които са съгласувани с непосредственото му ръководство.
Каква е необходимостта от разработване на длъжностна характеристика
Защо е толкова важно в съвременното общество да се разграничи и документира функционалното натоварване на всеки служител и да се разработи конкретна длъжностна характеристика за всяка нова длъжност? Основните раздели на всеки такъв документ предоставят възможност за официално определяне на степента на отговорност, списъка със задачите, възложени на служителя и неговите собствени права и свободи в хода на неговата работа. Какви са основните цели, постигнати от работодателя, който разработва такива инструкции за своите подчинени? Сред тях са:
- Рационално разпределение на функционалните задължения - инструкцията определя характера на дейността на служителя в контекста на изискванията за неговата работа.
- Определяне на прагови граници във времевия период, даден за изпълнение на поръчки.
- Подобряване на надеждността на задачите, възложени за изпълнение.
- Подобряване на социално-психологическата атмосфера в екипа и премахване на заплахите от конфликт.
- Ясно разграничение между функционалните взаимоотношения на служителя и неговите взаимоотношения с други служители.
- Спецификата на законните свободи на човека като персонал на отделно предприятие.
- Увеличаване на личната и колективната отговорност.
- Насърчаване и стимулиране на служителя да работи ефективно чрез материални награди.
- Организиране на равномерно разпределение на труда за всички служители.
Длъжност Описание Структура
Запознаването на служителя с неговия основен правен документ на новото му място на работа се случва на първия ден, когато служителят поема задълженията си. Законодателството предвижда, че днес секциите от длъжностната характеристика на Руската федерация трябва да бъдат задължително назначени за всяка длъжност, одобрени от директора на предприятието и предоставени, за да ги запознаят с конкретен служител, кандидатстващ за тази длъжност. Всяка инструкция е придружена от печат на печата на определена институция. Визуално този документ представлява един или повече отпечатани листа от стандартния формат „A4” с капачка под формата на името на документа, ъглова виза на одобряващия, а именно директора, в горната дясна част, списък на основните раздели на длъжностната характеристика и съгласието на служителя, запознат със съдържанието му в долния ляв ъгъл с датата на подписване.
Самата структура на този организационно-правен документ е представена от няколко семантични алинеи. Това са раздели от длъжностната характеристика. Някои от тях са задължителни, някои могат да бъдат приложени от ръководителя на компанията допълнително за неговите корпоративни цели. По принцип стандартното описание на работата се състои от следните раздели:
- общи разпоредби;
- функция;
- длъжностни отговорности;
- закон;
- отговорност;
- комуникация на пост.
Раздел Общи разпоредби
Документът за регулиране на трудовата дейност на служителя в дадено предприятие започва с неговото име и длъжност на служител на пълен работен ден в генитивния случай. След това идва текстът на секцията за описание на длъжността относно общите разпоредби под формата на тяхното включване в подпозиции. Тук обобщената информация е съсредоточена върху името на длъжността, която ще се заема, като се посочва нейната категория и местоположение на персонала, тоест йерархично подчинение в определена единица. Първият задължителен раздел от длъжностната характеристика включва данни за:
- наименованието на официалната длъжност в контекста на таблицата с персонала с разбивка на основната информация за него: тук име на конкретен отдел, принадлежността на служителя към него и нивото на подчиненост, както и категорията персонал - началник, старши или обикновен изпълнител;
- процедурата за определяне и отстраняване от длъжност;
- процедурата за замяна на свободно място по време на отсъствието на служител поради ваканция, указ, командировка;
- изисквания за професионално обучение - разкрива спецификата на необходимото ниво на образование и трудов опит; Тук също са включени данни за необходимите работни умения и способности;
- редица вътрешна трудова документация, която пряко регулира дейността на служителя: това включва заповеди, инструкции, инструкции на директора.
Раздел за функции
След общите разпоредби, изброени чрез алинеи, има следната задължителна част: втората. В този раздел от длъжностната характеристика говорим за списък на онези функции, които служителят трябва да изпълнява с оглед на официалната длъжност, заемана от него в специализирана специалност. Трябва да се отбележи, че повечето отговорности на подобни длъжности в различни фирми съвпадат. Например функциите на обикновен счетоводител на едно търговско дружество са много сходни с функциите на един и същ счетоводен служител на друго дружество, което също оперира в областта на търговията и т.н.И двамата са счетоводители, и двамата работят с продажбата на стоки или услуги, и двамата извършват едни и същи сделки в рамките на установеното законодателство на Руската федерация. И все пак, всякакви вариации, които са част от функционалния апарат на работника в официалното му положение, има огромен брой. Какво е включено в съдържанието на раздела на длъжностната характеристика за функциите на служителя, можете да намерите на примера на длъжностната характеристика на касата:
- парични транзакции;
- извършване на операции с ценни книжа;
- поддържане на парична книга;
- изготвяне на касови отчети и други подобни.
Работна секция
Говорейки за третия блок от правния документ на служител на предприятието, който се нарича "Отговорности", не можете да го объркате с втория. Разделът на задълженията в длъжностната характеристика дава по-подробен списък на онези случаи от дневния ред, които следва да бъдат разработени от изпълнителя. И ако функционално в различните предприятия може да има приблизително една и съща схема на работа за стандартните подразделения - счетоводен отдел, логистичен отдел, складов отдел, тогава по отношение на задълженията в различни компании една и съща позиция може да бъде разделена в начина на изпълнение на различни задачи. С всичко това отговорностите и функциите не могат да бъдат коренно различни. Но разделът на длъжностната характеристика на задълженията регламентира по-специализирани дейности в това конкретно предприятие. Според тях служителят трябва да спазва:
- вътрешните правила за организационно-правна дейност в предприятието;
- условия за подготовка и представяне на документи за проверка (анализ);
- етични стандарти на взаимоотношения и комуникации между отдели и звена в екипа;
- поверителност на фирмените данни и търговските тайни.
Ако продължим да даваме пример за длъжностната характеристика на същата каса, можем да разграничим следните задължения:
- приемане, счетоводство, издаване и съхранение на средства;
- работа с ценни книжа;
- получаване на парични средства и ценни книжа за изплащане на заплати на служители и служители под формата на заплати, бонуси, пътни разходи, авансови плащания и други разходи;
- поддържане на регистрация на кредитни и дебитни касови нареждания в касовата книга;
- съгласуване на действителни суми с данни от касовата книга;
- опис на изтъркани банкноти и валути;
- прехвърляне на средства по предписания начин на колекционери;
- провеждане на отчитане на пари в брой
С една дума, в раздела за задълженията информацията е представена по-конкретна, по-точна, присъща на определено предприятие в условията на реални обстоятелства на неговото съществуване и провеждане на стопанска дейност.
Раздел за права
След списъка на задълженията, включени в задължителното ежедневие на служителя, има раздел за правата в длъжностната характеристика. Това не е изненадващо: в редица изисквания, задачи, специфични условия на трудовата дейност на служителя трябва да има поне малко информация за това, което той може да изисква от предприятието, а не само това, което последният изисква от него. Тук служител, кандидатстващ за определена вакантна длъжност, може да се запознае със своите свободи и действия, с които официално може да се занимава по време на осъществяване на трудовата си дейност. Разделът определя и изброява правомощията, делегирани на служителя, чрез изпълнението на които той може да гарантира, че той изпълнява задачите и задълженията, които са му възложени. Какви точки могат да бъдат приписани тук? Например:
- способността да се правят корекции и предложения в хода на решаване на определени въпроси;
- правото да взема решения на ниво умения;
- координация на проектните документи;
- участие в срещи;
- получаване на информация, необходима за изпълнение на работата им от други отдели на ниво специалист в своята област на дейност;
- правото да заверяват конкретен списък с документация;
- правото на контрол върху определени дейности на служители на определен отдел.
Формулирането на свободите и правомощията на служителя дава възможност да се определи нивото на неговата отговорност, елементите на които са отредени в отделен раздел.
Секция за отговорност
Разделът на длъжностната характеристика за отговорността предопределя специфичната зависимост на изпълнението на определени задачи от изпълнителя в лицето на служителя, който заема същата длъжност. За неизпълнение на определени задължения служителят е длъжен да понесе официално наказание. За изпълнението на нискокачествена работа той отговаря и за своите дейности. За неспазване на отделеното му време за работа и операции служителят също подлежи на разглеждане от гледна точка на отговорното лице за неизпълнение на задълженията си през периода, който тази задача изисква.
Този раздел отразява информация за формите на отговорност на длъжностното лице за ефективността и последиците от работата му. Тя може да бъде установена като дисциплинарно наказание - порицание или материално - унижение. Но това се случва във всеки случай в рамките на действащото законодателство, като се вземат предвид спецификите на организационния процес в предприятието с неговата специфична специализирана икономическа дейност.
Секция „Работни отношения“
Последният раздел, в който са посочени отношенията на служителя на длъжността, определя отношенията му с колегите от други отдели и нивата на подчиненост. От този раздел служителят разбира от кого какви документи и на какво ниво може да изисква, за да извърши дейностите си и да изпълни непосредствените си отговорности.
Какви са правилата за писане на длъжностна характеристика
Създаването на длъжностна характеристика от определено естество в дадено предприятие има законодателно-нормативни правила за процедурата по неговото изготвяне, а именно:
- инструкцията се одобрява от прякото ръководство на предприятието в лицето на неговия директор (въпреки че обикновено на практика ръководителят делегира тази функция на ръководителите на отдели, които знаят повече за спецификата на работата на отдела);
- може да се състави една длъжностна характеристика за двама или повече служители, изпълняващи идентични задачи (това се отнася за нощните счетоводители, операторите, диспечерите, търговците на търговска фирма, които работят например на смени - някои хора работят на дневна смяна, други работят на нощна смяна и имат редица задължения точно същото);
- в случай на спорове между работодателя и служителя относно неправилността на някои алинеи от длъжностната характеристика, въпросът често се решава не към работодателя, поради което при разработването на инструкцията е необходимо да се консултирате със специалисти, които са добре запознати с правната рамка, за да не възникват подобни инциденти.