За да избегнат кражби и загуби, предприятията използват методи за контрол. Сред основните е опис на материалните запаси. Каква е тя?
Обща информация
За оценка на безопасността и правилното изпълнение на операциите по движението на материалните запаси се използва опис на материалните запаси. Също така е необходимо в случаите:
- Преобразуване на общинско или държавно унитарно предприятие, продажба, обратно изкупуване, отдаване под наем на имущество.
- При смяна на финансово отговорен човек.
- Преди да подготвите годишния финансов отчет.
- В случай на непредвидени обстоятелства (наводнение, пожар и така нататък).
- При реорганизиране или ликвидиране на организация.
- В случай на установяване на факта (ите) на злоупотреба, кражба, повреда на запаси.
- В случай на друга необходимост, която е предвидена в приложимото законодателство (например по указание на правоприлагащите органи).
Ето случаите, в които описът на материалните запаси е задължителен. Основата за неговото начало е заповед на ръководителя на организацията (или друг съответен документ, например резолюция, заповед).
Инвентаризационна комисия
Обикновено в големите организации такова звено работи постоянно. Той включва ръководителя (или неговия заместник) в ролята на председател, главни специалисти (главен счетоводител, ръководители на отдели, юрисконсулт, ръководител на отдела за сигурност). Ако е необходимо да се направи опис, тогава директно се сформира работна комисия, в която се записват всички необходими хора, чиято юрисдикция е областта на работа. Освен това той често включва представители на службата за вътрешен одит или специалисти от независими фирми.
Ако има малко количество работа и има одитна комисия, тогава често й се назначава опис. В случай, че поне един член на групата отсъства по време на проверката, това дава основание да се смята, че резултатите са невалидни.
Конкретен момент
Когато се извършва опис на инвентаризациите, тогава отговорно лице трябва да участва в него. Въпреки че трябва да се отбележи, че ако той се избягва от изпълнението на своето задължение, то привеждането му под съд ще бъде доста проблематично, тъй като това не е дефинирано от приложимото законодателство. В този случай (ако няма основателна причина за това), мениджърът трябва да назначи ново финансово отговорно лице. Когато одитът приключи, той трябва в присъствието на останалите членове на комисията да приеме действително потвърдените описи за съхраняване, което се потвърждава от подписа му в инвентаризационния лист.
Какво се случва в процеса?
По време на инвентаризацията е необходимо да се реши широк кръг от въпроси:
- Определете действително наличния състав и сравнете действителните данни с показателите на счетоводното (финансово, управленско) счетоводство.
- Проверете за условия, които допринасят за безопасността на материалните запаси, правилността на регистрацията на ваканцията и приемането им.
- Проверете дали инвентаризацията е правилна.
- Проверете измервателното съоръжение.
По време на инвентаризацията материално отговорното лице трябва да предостави на членовете на комисията най-новите документи към датата на проверка относно приходите и разходите или доклад за движението на материалите.За да установи правилността на везните и да предотврати манипулациите, председателят маркира тези документи с думите „Преди инвентаризацията да започне на [дата]“. Въпреки че това е проста, но в същото време много важна стъпка. От него започва описът на MPZ.
Какво следва?
Тогава се извършва опис на наличните инвентарни вещи. Тоест, тя действително е фиксирана в съответните единици количество и количество стойност. За сравнение се взема информация от счетоводните данни. Под всяка страница е необходимо да се посочат серийните номера на имота и общият брой единици материали, както и тяхната парична стойност. Този подход елиминира възможността за допълнително въвеждане на допълнителна информация от финансово отговорно лице, което изкривява резултата от одита. В крайна сметка не бива да се забравя, че материалните запаси са ценни ресурси. И отговорният човек може да ги използва за собствено обогатяване, като се опитва да скрие престъпленията си максимално (ако са извършени).
Как изглежда инвентар?
Всъщност останалите салда се записват след изчислението, претеглянето, измерването. Актовете са приложени към описа. Ако има материали, които се съхраняват в насипно състояние, тогава тяхното физическо тегло или обем се определя с помощта на измерване и техническо изчисление. В случай на непокътната опаковка съдържанието се включва въз основа на тези документи. Но в същото време селективната проверка на отделните артикули е задължителна.
При извършване на тези операции се изискват материално отговорни лица. Тази ситуация ни позволява да изключим в бъдеще възможните спорни въпроси. На последната страница от инвентаризацията председателят и членовете на комисията трябва да направят запис, както следва: „Проверяват се всички цени и изчисляване на резултатите за условията, страниците и като цяло за списъка с инвентаризацията”. Подписите се използват за сертифициране. Ако това не е така, тогава инвентаризацията и преоценката на материалните запаси се считат за невалидни. Ако няма възражение от страна на материално отговорното лице, тогава той също поставя своя подпис.
Бюрократични моменти
Описът на инвентара трябва да се направи в два екземпляра. Единият от тях се прехвърля в счетоводния отдел, където съставят декларация за съпоставяне. Другият остава при финансово отговорното лице. Ако счетоводителят няма възражения след проверка на изчисленията и данните, той подписва в инвентара. От особено внимание са стойностите, които са на път. Когато в предприятието се извършва инвентаризация на предприятието, те трябва да съставят отделен акт.
Какво да направите, ако счетоводител установи несъответствия?
Това е невъзможно да се игнорира. Затова се съставя декларация за съпоставяне (форма № INV-19). На втората му страница се показват съществуващи данни, както и излишък / недостиг, предоставя се информация за разрешаване на несъответствия. Цялата тази информация трябва да бъде заверена от подписа на счетоводителя. Третата страница показва допълнителна информация за излишъците, разходите им, недостига и покритието им.
Нека да разгледаме няколко примера за това как може да изглежда опис на материални запаси.
Установен излишък / недостиг
Какво да правим в този случай? Как да се свържа с това? В случаите, когато е извършена инвентаризация на материалните запаси и са идентифицирани излишъци, те следва да се считат за друг доход. Как да подредим окабеляването? В този случай се интересуваме от дебит 10, както и кредит 91 (подсметка 91-1). Първият ни позволява да покажем, че имаме работа с материали. Заемът е необходим, за да се покаже, че това е друг доход. И ако се установи недостиг? В този случай, независимо от неговия характер, трябва да използваме сметка 94. Всички недостиг и загуби от щети на имущество се отписват по нея.
недостиг
Разглеждаме още един пример. Извършва се инвентаризация на материалните запаси. Беше разкрито, че има недостиг на материал, който е записан при действителната цена на придобиването. В този случай е необходимо да се използва сметка 94 за дебит, докато за кредит - 10. Освен това вторият включва не само реалните разходи за придобиване, но и размера на транспортните и поръчковите разходи. Но трябва да имате предвид, че те са свързани с договорната стойност на липсващите запаси.
Ако просто вземете предвид счетоводната (договорна) цена на акциите, тогава в този случай ще помогне линковия дебит 94, кредит 16. Ако последният акаунт не се използва поради определени организационни проблеми, тогава вместо 16 можете да използвате 10. В този случай трябва да кредитирате сумата транспортни и обществени разходи. Ето как се води лесен инвентар. Разбира се, първоначално за неопитни може да изглежда сложно, но малко практика - и всички публикации ще бъдат направени без проблеми.
Всички възникнали недостиг или повреда трябва да бъдат отписани в зависимост от причините за възникването им. Това е много важно. Необходимо е да се предостави на ръководителя на организацията цялата информация, която ще потвърди какви мерки са предприети за компенсиране на материални щети. Арбитражните съдилища, правоприлагащите органи и отговорите на тези структури могат да бъдат посочени като пример. В този случай дебитът ще представлява интерес за сметки 20, 23, 25, 26 (може би някои повече, в зависимост от ситуацията), а кредит - 94.
заключение
Разбира се, материалните запаси са важни за работата на предприятията. И за да избегнете кражби, загуби и щети, трябва внимателно да следите ситуацията. Но не бива да бъдете твърде ревностни и постоянно да провеждате проверки. Възможно е да се предвиди един планиран опис на MPZ за една година и още няколко повърхностни изследвания на тримесечие. Въпреки че, разбира се, всичко зависи от предприятието, ситуацията в него и редица други точки.
И накрая, искам да разгледам друг важен нюанс. Когато се извършва опис на материалните запаси в склада и се идентифицират проблеми, се съставя сравнителен лист. При анализиране на неговите данни е възможно да се идентифицира преизчисляване по отделни имена. Защо това се случва? Пренасочването е резултат от факта, че едни и същи имена на материали се предлагат на различни цени. Причината за тази ситуация може да е, че когато материалите са правени от различни суровини, е имало определени закъснения.
За разбиране, помислете за малък пример. Естественото изсушаващо масло струва повече от него, направено от изкуствен материал. Друг пример. Подобна ситуация се наблюдава при същите материали, които имат една и съща производствена цел. Защо различни? И те имат различни характеристики. Например възникна необходимост от производство и вместо 100 мм пирони бяха използвани 90 мм консумативи. Но те са по-евтини! В този случай възниква положителна разлика в сумите.