Организацията на кадровите записи в предприятието не е трудна, но старателна задача. Той се решава чрез последователно стартиране на кадрови процеси, които се регулират от приложимото законодателство.
Като цяло правилното поддържане на документацията за персонала не само спасява компанията от проверки от регулаторните органи, но също така позволява на служителите да избягват проблеми, например с получаването на пенсии или възможността да кандидатстват за други социални гаранции. Често се случва, че поради неправилно водене на досиета на работното място, хората трябва да отделят огромно количество време, финанси и нерви, за да докажат на всички власти правото им да получават обезщетения, надбавки и други плащания. Затова всеки мениджър трябва да помни, че поддържането на документацията за персонала и правилната организация на работата в офиса е една от основните задачи, за които той е отговорен пред своя персонал и държавата.
Тази статия ще говори за правилността на установяването на този процес, както и за всички негови нюанси. Тогава ще бъде възможно да се получи отговор на въпроса как да се организират записи на персонала от нулата стъпка по стъпка и да не се правят грешки.
Понятия и определения
Преди да разберете настройката на този процес, трябва да определите основните понятия. Така че, записи на персонала - това е процесът на организиране на счетоводството на служителите, който е свързан с официалната регистрация на наемането, преминаването от една позиция на друга и освобождаването на персонал, както и счетоводството на трудовите отношения на предприятието и неговия персонал.
Управление на HR записи е дейност, която осигурява документация и организация на работата с HR документи.
По този начин става ясно, че управлението на човешките ресурси и кадровите записи са две взаимосвързани явления, които са насочени към осъществяване на кадровата политика на предприятието.
Цели и цели
Целта на кадровите записи е да се създаде ефективна, работеща система за управление на досиетата на персонала и правилно регистриране на трудовите отношения между работодателя (предприятието) и служителя (персонал).
Но задачите, които архивните записи на персонала са предназначени да решават, са следните - регулиране на отношенията между работодателя и служителите на предприятието и създаване на правна рамка за трудовите отношения.
След като разбрах какво е счетоводството на човешките ресурси, можете да започнете да обмисляте как да организирате персоналните записи от нулата стъпка по стъпка.
Етапи на организация на документацията на персонала
Така че, преди да започнете да организирате записи на персонала стъпка по стъпка, имате нужда от ясен план за действие, разделен на етапи. Това ще помогне да не пропуснете важни точки в този процес.
И така, организацията на документацията на персонала като цяло включва преминаване на следните стъпки:
- Създаване на кадрово обслужване (отдел) в случай, че компанията планира да назначи голям брой служители или възлага счетоводни задължения на конкретен специалист, ако компанията планира да има малък брой персонал.
- Разработване на основна нормативна документация (в областта на управлението на персонала на предприятието).
- Организиране на офисната работа (определяне на това кой и как ще изготви документация, разработване на формуляри за поръчки по въпросите на персонала, поддържане на журнали за отчитане и др.).
- Автоматизация на личните записи (ако е необходимо).
- Определяне на начините за контрол на точността на счетоводството (регулиране и възлагане на правомощия на длъжностни лица, отговорни за правилното счетоводство).
Всеки от тези етапи има определени задачи и подзадачи. Необходимо е да се разгледат всички тях.
Кой трябва да води записи?
Както бе отбелязано по-рано, има два начина да се определи кой ще участва в поддържането на документацията за персонала в предприятието. Като цяло зависи от това колко хора се планират да бъдат наети за постигане на целите си (като правило целта на предприятието е да организира търговски дейности с цел печалба).
За големите компании се препоръчва създаването на кадрово обслужване или пълноправен персонал. За малките предприятия възлагането на задължения за персонал на счетоводител или секретар е допустимо. Съществува обаче и трети вариант - прехвърляне на счетоводни записи в аутсорсинг към специализирани организации.
Когато създавате услуга или отдел, ще трябва да създадете определени нормативни документи, а именно разпоредбата за услугата (отдела) и длъжностните характеристики на служителите. В случай на възлагане на задължения на счетоводител или секретар, ще е необходимо да се регистрират функциите на персонала в длъжностната характеристика на избрания служител. Ако има такава нужда, се препоръчва да изпратите счетоводител или секретар на HR курсове. Това ще помогне за подобряване на уменията на служителите, на които ще бъдат възложени задължения по кадрови въпроси. Но ако беше решено да си сътрудничи с организации на трети страни по въпроса за прехвърляне на счетоводните задължения към тях, тогава е необходим договор.
Разработване на задължителна документация за персонала
Има редица документи, които задължително ръководят онези, които поддържат документи за персонала и управление на досиетата. На първо място, такъв документ е списъка на персонала. Това е документ, който показва състава, броя на персонала и заплатите на служителите, както и длъжностните звания. В таблицата за персонала длъжностите на служителите са разделени на единици, което дава възможност да се направи количествен и качествен анализ на цялото предприятие.
Следващата стъпка е разработването на стандартна форма на поръчки за персонал, която ще показва информация за приемане, прехвърляне на друга длъжност, изпращане в отпуск и уволнение на служители на предприятието.
Следващият задължителен документ са вътрешните трудови разпоредби. Те показват основните моменти, които регулират трудовата дейност на всички служители на предприятието. Според този документ, ако служител наруши описаните в документа правила, той може да бъде наказан, като го дисциплинира.
Също така друг документ с кадрови записи е примерно споразумение за сключване на трудови отношения между предприятието и служителя. Трудови договори могат да бъдат от един и същи вид или да се изработват за всяка позиция поотделно. Освен това фирмата трябва да е разработила график, в който да се показват действителните часове, за които служителят ще получава заплати.
Също така трябва да помните графика на ваканциите в предприятието. Този документ е разработен не по-късно от две седмици преди края на годината. Графикът на ваканциите показва календарен план за изпращане на хора по задължителни празници. При съставянето на подобен план трябва да се помни, че персоналът трябва да бъде изпратен във ваканция по такъв начин, че едновременното отсъствие на определени работници не води до прекъсване на трудовия процес на предприятието.
Не бива да забравяме за разработването на регламенти относно възнагражденията.Този документ отразява процеса на заплащане на персонал на организацията, а също така регулира изчисляването на допълнителни плащания, например надбавки, стимули или бонуси. Последният етап е разработването на наредби за звена на предприятието и длъжностни характеристики на специалисти и работници. Освен това се препоръчва разработването на регламент относно личните данни. След като регулаторните документи бяха готови, можете да започнете да организирате документи.
Духовна работа
Документацията включва правилното поддържане на документацията, свързана с приемането, движението и освобождаването на персонала.
Задължително е воденето на лични досиета, които се установяват за всеки служител на предприятието. Тя включва лична карта за персонал, молба за приемане, копие на паспорта, копия от образователни документи, удостоверение за медицински преглед, копие на военното удостоверение (ако има такова) и други документи, които се генерират в хода на работата на служителя , И също така друга и много важна задача е попълването на работни книжки.
В допълнение към всичко гореизброено могат да бъдат разработени и други документи, които са пряко свързани със спецификата на предприятието, осигурявайки правилната работа в областта на кадровите записи.
Какви списания трябва да бъдат в управлението на човешките ресурси?
На първо място, трябва да стартирате следните списания:
- запознаване с правилата на вътрешния работен график;
- регистрация на кадрови поръчки;
- регистрация на поръчки за наемане на работа;
- регистрация на поръчки за редовни ваканции;
- регистрация на отпуск по болест;
- регистрация на трудови договори;
- отчитане на командировани работници;
- проследяване на времето;
- отчитане на движението на трудовите книжки;
- счетоводство на лични карти;
- счетоводни проверки.
В допълнение към самите списания, като допълнение към тях, могат да бъдат разработени инструкции за попълването им. И също така цялата документация, която е регистрирана в тези списания, се съхранява в отделни папки според одобрената номенклатура.
Автоматизация на счетоводството
Както стана ясно от горната информация, документите на персонала са много усърден процес, който изисква специално внимание от служителите, които са отговорни за поддържането на този проблем. Следователно днес тя може да бъде опростена чрез автоматизация.
Има много програми, които опростяват работата на служителите и намаляват вероятността от грешки. По правило предприятието трябва да инсталира лицензирани версии на такъв софтуер. Заслужава обаче да се отбележи, че закупуването на такава програма ще се изплати за кратко време и няма да допусне сериозни грешки в работата. По принцип такива програми решават следните проблеми:
- поддържане на документацията за персонала в съответствие с трудовото законодателство;
- съставяне и отчитане по въпроса за персонала;
- извършване на своевременно одобрение на всички кадрови процеси с отдела за фактуриране или счетоводство.
Една от най-популярните и търсени програми днес е 1С с конфигурацията „Управление на човешките ресурси“.
Какво да направите, ако е невъзможно самостоятелно да се организират записи на персонала стъпка по стъпка от нулата?
Ако предприятието трябваше да се сблъска с такъв проблем, когато не е възможно самостоятелно да установи кадрови процеси, тогава не е трудно да се реши такава ситуация. За тези цели има фирми, които са в състояние да предоставят такава услуга.
Специалистите на консултантските компании ще извършат одит и ще разработят необходимия пакет от документи. Като цяло такива организации са призвани да решават такива проблеми:
- Изберете оптималната система за управление на персонала в предприятието.
- Разработване на вътрешни регулаторни документи.
- Разработете необходимите инструкции и разпоредби.
В допълнение, такива специалисти могат, ако е необходимо, да ръководят създаването на служба за управление на персонала и отдел за управление на документи. Като цяло участието на трети страни помага на ръководството да установи работа в тази посока. Това е много полезно за предприятието като цяло, особено при създаването му.
заключение
Обобщавайки тази статия, заслужава да се отбележи, че счетоводството и управлението на персонала са взаимосвързани процеси, при които кадровата политика на предприятието ще зависи изцяло от качеството на организацията на първата.
В никакъв случай не бива да се пренебрегват проблемите с персонала, защото не само дейностите на организацията зависят от тях, но по-често съдбата на служителите. Човек трябва само да си представи колко възмутени са тези хора, които не могат да получат заслуженото си пенсиониране или каквото и да е друго плащане поради некачествено изпълнение на задълженията си от служител на персонала.
След като разгледахме въпроса как да организираме документацията на персонала от нулата стъпка по стъпка, можем да започнем да прилагаме програма за установяване на този процес в предприятието. Най-важното е да не пренебрегваме препоръките на Кодекса на труда, решенията на Министерството на труда, Госкомстат, Росархив и други правителствени ведомства.
След като всички персонални процеси вътре са коригирани, не ги изпускайте от поглед. Важно е да запомните, че работниците, които се занимават с кадрови записи, трябва да бъдат изпращани, поне от време на време, на курсове по управление на човешките ресурси, за да подобрят своите умения. А също така трябва да провежда рутинен одит на счетоводните процеси в областта на персонала. Това ще помогне да се продължи работата в тази посока.