Рано или късно в дейностите на отделен предприемач идва момент, в който трябва да фактурирате вашия бизнес партньор. Няма официално одобрен формуляр на такъв документ, следователно всяко предприятие или отделен предприемач независимо го определя. В същото време сметката е основа за разплащания, следователно трябва да има определени подробности.
Какво е акаунт и неговите задължителни данни
Акаунт е документ, който показва основните точки на предстояща транзакция. Основната цел на неговото формиране е изискването за заплащане на определени услуги или доставка на стоки.
Как да фактурирам? На първо място, това е платежен документ, така че трябва да съдържа банкови данни за плащане. Освен това във фактурата трябва да има следната информация:
- пълни данни за индивидуалния предприемач, а именно F. I. O. и TIN;
- наименование на организацията, която ще плати сметката, нейния данъчен код;
- ако фактурата е издадена в съответствие с условията на подписаното споразумение, тогава документът съдържа препратка към нея;
- адрес на местоположението на предприемача;
- пълни данни за акаунта (номер и дата), така че да може да бъде идентифициран от други изисквания;
- наименованието на продукта или услугата с максимално описание на продаваните продукти;
- количество на доставените стоки;
- единична цена и обща сума.
В края на документа трябва да посочите пълната дължима сума. Ако предприемачът е на DOS, тогава посочете сумата с ДДС в цифри и думи. В самия край, IP подписът се поставя, ако има счетоводител, след това неговият подпис и печат (ако има такъв).
Като допълнителни условия можете да посочите във фактурата:
- условия за доставка;
- срокът за доставка на стоки или предоставянето на услуги;
- намаления;
- задължения на страните;
- наказания.
Дали да фактурираме или не
Трябва ли да фактурирам за плащане? Всъщност подобна процедура не е регламентирана със закон. Страните могат да действат въз основа на договора, както и да извършват плащания по него. Въпреки това, акаунтът позволява да се направят разчетите между контрагентите по-точни.
Задължително ще бъде издаването на фактура, ако това е предвидено в условията на споразумението, подписано от двете страни. Също така такъв документ ще се изисква, ако при условията на договора не е предписана ясна сума за плащане. Например доставката на стоки се извършва поетапно, чрез допълнителни приложения или говорим за сметки за комунални услуги.
Също така, съгласно изискванията на някои членове от Данъчния кодекс, е задължително фактурирането в следните случаи:
- ако индивидуалният предприемач е освободен от ДДС (член 145);
- ако документът е съставен лично от продавача и той е по общата система за данъчно облагане (член 145);
- в случаите, когато вече е получено частично предплащане (член 168).
Във всеки случай сметката ви позволява бързо да съставяте финансови отношения между страните и да извършвате бързи плащания.
Ред за регистрация
Как да издадем фактура и как тя се появява? Можете сами да направите фактура на лист A4 или A5 във всяка офисна програма, например в Word или Excel. Днес има много шаблони, тоест не е необходимо да преоткривате колелото. При желание фактурата може да бъде издадена на бланка.
Има и няколко CRM програми, които ви позволяват да създавате безплатен акаунт.Трябва също да се помни, че въпреки факта, че формата на такъв документ като акаунт липсва в регулаторните документи, но той може да бъде представен в съдебното заседание като доказателство.
Методи за прехвърляне на сметка към контрагент
Документите, които се генерират в предприятията, могат да се прехвърлят по различни начини. Сметката не е изключение. Предава се така:
- по факс;
- по имейл
- по пощата
- лично в ръка.
Основните грешки в подготовката
Как да фактурирам? Този въпрос често възниква сред начинаещите индивидуални предприемачи. Знаейки грешките, които не трябва да се правят, ще бъде много по-лесно да се състави правилния документ.
На първо място, ако сметката е подписана от индивидуалния предприемач и счетоводител, тогава подписите им трябва да бъдат дешифрирани. Ако фактурата се изпрати под формата на електронен документ с подпис на електронен цифров подпис, тогава дешифрирането вече не се изисква.
Често се случва във фактурата датата на издаване и съставяне на документа да не съвпада. Това е погрешно. И още един проблем - невниманието при попълване на данните за плащане. Естествено, ако документът е подготвен в специална счетоводна програма, това не се случва. Но ако IP рядко таксува, тогава преди да го изпратите на контрагента, е необходимо няколко пъти да проверите сметките за сетълмент и други подробности.
Журнал за фактуриране
Възниква логичен въпрос - ако формата на акаунта не е регулирана със закон, тогава имате ли нужда от дневник, за да ги запишете? Всъщност такова списание трябва да бъде задължително от лица, които извършват посреднически услуги. Формата на такъв счетоводен документ е предвидена с Постановление на правителството на Руската федерация № 1137.
В този случай притежателят на дневника на фактурираните фактури е длъжен да въведе данни за получаване на сметки в него. Нормативните актове предвиждат възможността да се поддържа такъв журнал както в електронен, така и на хартиен носител, въпреки че представянето му във Федералната инспекция на данъчната служба се предоставя изключително в електронен вид. Списанието се състои от две части и се поддържа тримесечно.
В първата част на дневника на получените и издадени фактури са посочени получените фактури, а във втората, съответно, - издадени. Документът трябва да се представя на IFTS на тримесечна база, тоест за първото тримесечие до 20 април, за второто - до 20 юни и т.н.
Всички индивидуални предприемачи и юридически лица, ангажирани с посредничество, са длъжни да водят такива списания в продължение на 4 пълни години, които се броят от момента на последното вписване в него.
За липсата на такова списание се предвижда глоба от 10 хиляди рубли, което е еднакво както за юридическите лица, така и за отделните предприемачи.
В други случаи счетоводството на фактури се извършва изключително по искане на бизнесмена.
Как да се покаже ДДС в акаунта?
Ако отделен предприемач работи на обща основа и е платец на данък върху добавената стойност, тогава при фактуриране този данък той трябва да отдели в отделен ред. На практика има два варианта и двете са правилни.
Общата дължима сума се изчислява с включено ДДС, например:
„Общата сума е: 100 000.00 рубли, включително 18% ДДС - 18 000,00 хиляди рубли. Общо за плащане: 100 000.00 рубли. "
Вторият вариант:
„Общата сума е: 82 000.00 рубли, включително 18% ДДС - 18 000.00 хиляди рубли. Общо за плащане: 100 000.00 рубли. " Тоест, първо се предписва сумата без ДДС, след това се разпределя сумата на данъка и общата дължима сума.
Срок на плащане
Как да фактурираме и правилно да покажем срока? Крайният срок, до който трябва да се извърши плащането, може да бъде посочен както в самия документ, така и директно в договора. Ако цената и срокът на падежа са фиксирани в договора, тогава страната, която го определя, няма право да променя стойността.
Ако фактурата няма срок, в който трябва да се извърши плащането, това не е нарушение. Въпреки че на практика могат да възникнат известни затруднения с „прекъсването“ на плащането.В такива случаи най-често условията са предписани в договора. Ако няма споразумение, тогава страната, която трябва да извърши плащането, има шанс самостоятелно да определи кога ще плати.
Времето на плащане също може да бъде определено по определен начин. Например, датата на получаване на фактурата или получаване на стоки. Във всеки случай страната, фактурираща плащането и определяйки условията на сетълмента в нея, гарантира на другата страна, че цената на стоките или услугите няма да бъде увеличена през този период.
Всъщност не би трябвало да възникнат проблеми с фактурирането на IP към LLC. Потенциален клиент се свързва с индивидуалния предприемач, обявява желанието си да закупи конкретен продукт и неговото количество. Продавачът въз основа на писмено или устно заявление формира фактури и ги превежда за плащане на контрагента. Страната, получила фактурата и се съгласи да я плати, превежда средствата по банковата сметка на доставчика и получава стоките си.