Планиране на проекта: Методи и стъпки

Същността на дизайна е да се разработи стратегия за постигане на конкретни цели. Създава се модел, в съответствие с който тези или онези действия се поетапно доближават до крайния резултат. Но планирането на проекти като такова изисква внимателен анализ и разработване, така че стратегията за решаване на задачата включва използването на оптимални инструменти и методи, които ще увеличат шансовете за успех при постигане на целите.

Концепцията и целта на планирането

Още преди началото на директния дизайн се формират концепция, принципи и модел, според които ще бъде разработен план за действие. Това е основата, върху която се изгражда системата от фокусирани стъпки, насочени към постигане на резултати. Резултатът се разбира като крайна цел, за която се разработва дизайнерско решение. Първоначално се създава рамка на организационната структура, в рамките на която се одобряват редът, последователността и естеството на работата. Поставени са и задачите за планиране на проекти, в които може да се разкрие и тактиката на използване на материални и технически ресурси. Прякото планиране обхваща всички фази на създаване на дизайнерско решение, но това не означава, че те трябва да бъдат разработени според единен модел. На всеки етап може да се приложи индивидуален подход, като се вземат предвид спецификите на работните действия и сложността на тяхното изпълнение. Етапите на проекта обаче трябва да бъдат структурирани в цялостната система за планиране.

Моделът, по който проектът ще бъде разработен, във всеки случай се изгражда с акцент върху постигането на крайния резултат. Само в този случай ще бъде възможно да се разчита на създаването на оптимална стратегия за управление на качеството. Важна роля играят входните данни, които могат да въведат правила, принципи или ограничения, значението на които ще стане очевидно след изпълнението на проекта. В същото време трябва да се определи целта на планирането на проекта, която ще бъде създаването на оптимален модел на действие по отношение на изпълнението на задачата.

Планиране на домейни

Един от началните етапи на планиране, по време на който се определя част от основните параметри на проекта. В този случай предметната област се разбира като набор от цели и цели, постигането на които трябва да се реализира в процеса на завършване на проекта. Освен това, ако конкретни направления на стъпка по стъпка към постигане на цел поставят съвсем определени точки за постигане по отношение на измерените параметри, тогава предметната област се определя като по-широка инфраструктура на крайната цел. Той може също да повлияе на фактори, които ще се проявят по време на експлоатация на продукт или разработено технологично решение. Какво точно в началния етап може да отчита планирането на проекта, предметната област? Този модел ви позволява да изпълнявате следните задачи:

Въз основа на анализа на целите се уточнява текущото състояние на системата за контрол.
Изясняване на ключовите параметри на проектното решение.
Подробно формулиране на критериите за успех и неуспех.
Анализ и коригиране на предположенията за ограничения.
Определяне на параметрите за оценка на междинните и крайните резултати на проекта.

Съставът на процесите на планиране

Докато планът е разработен, неговите създатели преминават от общата формулировка и техническа обосновка на целите до подробно описание на дейностите, които ще трябва да бъдат завършени за постигане на конкретни цели.И отново е невъзможно да се счита системата за формиране на организационната структура на плана за затворена дори след интегрирането на входните данни. Дори и без външно получаване на нова информация, може да има нужда от допълнителна информация или изясняване на предишни данни. По същата причина процесите на планиране на проекти имат циклично свойство. Повторението е необходимо за операцията, като се вземат предвид актуализираните данни.

В същото време всяка итерация трябва първоначално да има ясна последователност на изпълнение - както на отделни етапи, така и в рамките на общия модел на планиране. Специфичните процеси включват следното:

Разработване на структурата на съдържанието на проекта, посочваща основните етапи на проекта.
Разбивка на големи задачи на малки - детайлизиране и сегментиране в отделни процеси.
Изготвяне на проект за оценка, който ще отчита необходимите ресурси както за планиране, така и за разработване на проекти.
Съставяне на списък на специфични работни дейности. Формиране на документна база, в която ще бъдат посочени параметрите на работата, техните технологични зависимости и др
Подреждане на работните дейности в цялостната структура на планиране. Определяне на възможностите за промяна на конфигурацията на тяхното изпълнение.

В зависимост от сложността на изпълнението системата за планиране на проекти може да включва различни набори поддържащи процеси. Сред най-разпространените сред тях са разработването на стандарти за контрол и качество, определянето на статута на подчиненост и отговорност, подготовката на необходимите медии и комуникация. Също така, по време на планирането може да възникнат потребности от нови процеси, които не са предвидени на етапа на формулиране на цели и задачи.

Етапи на създаване на график

Етапи в разработването на план за проекти

Независимо от избраната тактика на планиране, отделът за управление ще трябва да разработи структура със съдържанието на работата, като посочва рисковете и ограниченията. Но няма да бъде възможно да се определи конкретен модел на движение към цел, без да се планира проекта, който се състои от следните стъпки:

Определяне на обхвата на работа, използвайки списъка. Оперативният списък, който отразява последователността от стъпки в изпълнението на задачата по един или друг метод.
Всяка задача и прикачената работа имат зададени параметри на изпълнение, като се вземат предвид ограниченията за изразходваните ресурси. На този етап обикновено се използва методът за разлагане на задачи с паралелна оценка на продължителността на работата.
Фокусиран етап за определяне на наличността и обема на ресурсната база. Може да се вземе предвид обширен списък от видове ресурси, включително информационни, технологични, трудови и финансови.
Задаване на ограничения. По правило това се отнася за външни фактори в зависимост от сезона, логистичните процеси, случайните събития и т.н.

В тази структура на плана си струва да се подчертаят етапите, свързани с рисковете и ограниченията. Качеството на планирането на управление на проекти ще зависи от първоначално одобрените начини за реагиране на определени фактори. По-специално, има два начина за реагиране - активен и пасивен. В първия случай проектът определя тактики на действия, които свеждат до минимум самата вероятност от възникване на рискове. Пасивният стратегически отговор се основава на поемането на рискове, както и на обезщетение за условни щети от последиците от тяхното прилагане.

Методи за разработване на планове

Създаването на стратегия за управление позволява прилагането на четири метода за развитие, всеки от които може да се прилага на няколко етапа на планиране на проекти

Concept. В този случай проектното решение може да се разглежда като средство за постигане на обща цел, в изпълнението на която ще участват всички участници в системата.В съответствие с концептуалната стратегия проектът е разделен на няколко отделни етапа, всеки от които представлява конкретна задача със собствена тактика на постижения, ограничения и необходими ресурси.
Стратегическо планиране Той се основава на предвидените цели и задачи, осигуряващ анализ на алтернативни начини за постигане на резултати. Този план се характеризира с отчитане на широк спектър от различни фактори и нюанси на разработване на проекти, при които се оценяват положителните и отрицателните страни на различните пътища към целта. Основните критерии за допустимост са сроковете за изпълнение, разходите за проекти и организационните усилия.
Тактически план. Той се отличава с висока степен на детайлност и усъвършенстване на стратегическите цели. По време на разработването отделните процеси за планиране на проекти, срокове, обеми на работа и изразходвани ресурси могат да бъдат коригирани.
Оперативен план. Обикновено се използва като спомагателно решение във връзка с общия процес на планиране. Той е изграден за период на краткосрочен анализ, като се вземат предвид установените отклонения от планираните параметри.

Функции за планиране на ресурси

Логистичната, информационната и организационната подкрепа в процесите на подготовка и изпълнение на проекти са от голямо значение. Те до голяма степен определят конфигурацията и последователността на отделните стъпки и операции по пътя за постигане както на основните, така и на междинните задачи. Затова си струва отделно да се разгледа методът на планиране на проекти от гледна точка на разпределението на ресурсната база. Така че структурното развитие на този модел на планиране ще се основава на класификацията на ресурсите по изчерпателност. Трябва незабавно да се определи, че едни и същи материални и технически средства могат да бъдат предоставени изцяло или частично за изпълнението на отделен етап. Тук ще се отрази и принципът на рационалното потребление и преразпределението на ресурсите, при което компетентното планиране ще ви позволи ефективно да консумирате например гориво в някои райони и да го спестите на други.

Основен фактор в планирането на ресурсите на проекта е необходимостта, която се определя чрез интензивността на разходите. Работната фаза ще зависи от количеството изразходвани суровини. В резултат на това, заедно с продължителността на изпълнението на определена операция, ще бъде посочена и стойността на необходимата ресурсна база. Разбира се, в зависимост от естеството на задачата, може да се изразходват няколко вида ресурси за една операция.

Етапи на планиране на проекта

Включена е групата от контролни процеси, което затваря планирането, оставяйки допълнителни материали и насоки за изпълнението на проекта. Тази част отчита факторите за координация, отзивчивост и лидерски качества на изпълнителя или екипа от изпълнители. И така, планирането на изпълнението на проекта включва разработването на следните етапи:

Изграждане на екипи. Включени са специалисти и експерти от необходимите профили, които по принцип притежават технологии за изпълнение на подобни задачи.
Избор на контрагенти. Това могат да бъдат доставчици на определени стоки, партньори или екипи на трети страни, които предоставят определени услуги, необходими за изпълнението на проекта.
Създаване на условия за контрол на качеството на извършената работа. Може да се разработи набор от технически условия с акцент върху съществуващите стандарти в целевата област.
Създаване на модел за координация между различни участници в процесите на изпълнение на проекта.

Планиране на проектния риск

Важността на предварително създаване на модел за отговор на риска вече беше обсъдена. Конкретен модел на тяхното обработване може да се основава на следните механизми за отговор:

Определяне на вероятността от рискове. Може да се използва система по интереси или индивидуална, със собствени критерии за оценка.
Определяне естеството на рисковете.
Изчисляване на степента на влияние на специфичен риск за проекта като цяло.
Класификацията на рисковете според приоритета по отношение на въздействието върху проекта.
Разработване на набор от мерки, които ще предотвратят особена заплаха за проекта. Работата по планиране в тази посока предвижда създаването на система за назначаване на отговорни за всяко събитие.
Разработване на моделни действия за премахване на последствията от рисково събитие.

Чести грешки при планирането

Много грешки в различни фактори и параметри за създаване на план могат да възникнат само по време на работа на проектирания продукт или решение. Но има и грешки в модела, с които е по-добре да се съпоставят предварително подготвените материали по проекта:

Прилагане на грешни цели. По правило грешките в тази част се изразяват в неточна или напълно неправилна формулировка.
Използване на непълни данни. Грешките в планирането на управление на проекти са особено често срещани в инженерната индустрия, където има вероятност да получат непълни или неточни данни поради нередности в сложните тестови процеси.
Свързване на тясна група специалисти. Често в работата участват само планиращи, които решават свързани задачи чрез контрагенти, което само по себе си намалява качеството на резултата.
Формализиране на планирането. Често срещан проблем, когато отделните процеси се извършват не с ясни конкретни цели, а за завършване на определена част от работата, без да се акцентира върху по-нататъшния ефект.

заключение

Визията на образа на структурата на плана за изпълнение на действия, които го доближават до крайната цел, е много значима за участниците в процесите на проектиране. Това ви позволява да вземете предвид целия набор от нюанси и фактори, които в една или друга степен влияят върху хода на работата. Следователно за подготовката на концепция за по-нататъшно развитие е положен стратегически ресурс. Най-малко се формулират принципи за изпълнение на задачите. Само с този подход можем да разчитаме на успешното постигане на крайните цели. В допълнение, задълбочен анализ на планирането дава възможност за значително оптимизиране на проекта, което е от полза от икономическа гледна точка за клиента.