Счетоводителите често се съмняват как правилно да се издаде фактура и кога тя трябва да бъде отбелязана в счетоводните книги. Нека да видим какво представлява този документ и как да го използваме.
Фактура е разпределен документ, според който се начисляват както плащането за стоките, така и данъчното приспадане. В международното счетоводство този документ изглежда така:
Какво казва Данъчният кодекс
Според Данъчния кодекс периодът за издаване на фактура е ограничен до 5 работни дни - всъщност една седмица. Този период се отчита, както следва:
- в деня на получаване на авансовото плащане (изцяло или изцяло) по отношение на допълнителни доставки или прехвърляне на собствеността;
- в деня на действителната доставка на стоките (предоставяне на услуги или извършване на работа), прехвърляне на собствеността.
Петдневният период се счита от деня, следващ датата на първата пратка. Ако фактурата е издадена за работа или предоставяне на услуги, крайният срок за фактуриране се изчислява от датата на пълното предоставяне на работата или услугите. Моля, обърнете внимание: не става въпрос за започване на работа, а за пълно предоставяне на договорените услуги или работа. Изключение правят случаите, когато работата ще бъде извършена срещу авансово плащане и това обстоятелство изрично е посочено в икономическия договор. В този случай на контрагента се издава авансова фактура. Крайният срок за издаване на тези документи е пет дни от датата, на която парите са били преведени по сметката.
Работни дни и почивни дни
Случва се крайният срок за издаване да падне в неработен ден. В случая чл. 6.1 от Данъчния кодекс позволява на продавача да отложи фактурата до първия работен ден след петдневен период. Но тази норма трябва да се използва много внимателно, тъй като дори еднодневно забавяне ще доведе до факта, че фактурата няма да бъде отчетена при следващия данъчен одит. Ето защо одиторите и опитните главни счетоводители препоръчват фактуриране в този случай предварително, без да чакат края на петдневния период. Таксуването може да се извърши в същия ден, в който е извършена съответната бизнес транзакция. Ако е необходимо, фактурата винаги може да бъде коригирана.
Единни фактури
Според Данъчния кодекс на някои търговски предприятия е разрешено да издават единични (консолидирани) фактури за продажби въз основа на резултатите от отчетния месец. Правото на работа по една сметка трябва да бъде фиксирано в договора. Разрешено е да се работи в тази форма на изпълнители, които извършват:
- непрекъсната доставка на стоки;
- непрекъснато осигуряват транспортни или логистични услуги;
- доставка на електричество, горивни ресурси;
- предоставят комуникационни услуги;
- ежедневно и непрекъснато продават стоки.
Ако контрагентите са работили по-малко от 30 календарни дни, фактурата трябва да бъде издадена до момента на крайния срок за доставка. Но в този случай инспекторите могат да настояват, че е нарушен принципът на редовност и непрекъснатост на доставките. Поради това към новите контрагенти с еднаква ставка на фактуриране трябва да се подхожда с повишено внимание.
Що се отнася до Данъчния кодекс, периодът за издаване на фактури за отчетния месец следва в рамките на пет дни от месеца, следващ отчитащия. Но трябва да регистрирате такива сметки в месеца, в който са извършени първите продажби на получените стоки.
Отговорност за неспазване на сроковете
Наказателният кодекс не посочва санкции за нарушаване на сроковете за издаване на фактури. Но по правило инспекторите се ръководят от чл.120 от Данъчния кодекс и се призовава за забавяне на фактурирането, както и за необлагане като цяло. Това важи особено за документите, които трябва да бъдат създадени на кръстовището на два отчетни периода. Например, ако фактура трябва да бъде издадена миналия месец, но създадена само през текущия месец, инспекторите могат да считат това за липса на фактура и да глобяват компанията.
Авансови плащания
Досега говорихме за фактури, издадени за първото събитие, като доставка на стоки или реално представяне на услуги. И как да напиша и изчисли предварително срока за фактуриране? Колко бързо трябва да се представи на контрагента?
Времето на авансовите фактури е пряко свързано с данъчното задължение на компанията. Парите, получени от дружеството във връзка с търговска дейност, автоматично стават основа за данъчно облагане, а фактурата е документ, удостоверяващ правилността на получаването на парите.
Ако първото събитие е получаване на средства по разплащателната сметка, тогава крайният срок за издаване на фактура предварително започва в същия период и при същите условия като фактурата за доставка на стоки. Така за предварително преведените средства възниква данъчно задължение в рамките на пет дни след получаване на парите, което следва да бъде отразено в съответния документ. Тези срокове за издаване на авансови фактури са фиксирани в член 164, параграф 4 от действащия Данъчен кодекс.
Електронни документи
02.02.2010 г. Данъчната служба на Руската федерация призна правото на данъкоплатците да работят с електронни образци на данъчни и счетоводни документи. За първи път електронен документ се разпознава като еквивалентен и се приема заедно с документи на хартия. Тази норма е фиксирана в параграф 1 на чл. 169 Данъчен кодекс. Сроковете за издаване на електронни фактури са подобни на периода за съхраняване на хартиени документи, тъй като в този случай и хартиените, и виртуалните документи са идентични.
За да приложи тази разпоредба, отделна заповед на данъчната служба одобри форматите на електронните фактури, счетоводните журнали за тези документи и други книги. Процедурата за работа с такива документи е подобна на работния процес на хартия. Получава се един ден за всяка размяна на сметки, но всъщност, благодарение на Интернет, операцията отнема няколко секунди. Обменът на сметки е фиксиран в Заповед 174 n и се състои от следното:
- Датата, на която фактурата се появява в счетоводството на контрагента, е датата, на която операторът получава такъв файл. Моля, обърнете внимание: не датата на фактурата, а датата на получаване от оператора.
- Получаването на електронни фактури с ДДС, крайният срок за издаване на тези документи не се отчита от датата на документа, а от изпращането на фактурата до купувача от оператора. Следователно крайният срок за фактуриране от продавача зависи не само от първото събитие, но и от предаването на електронен документ на оператора.
Доказателство за получаване на документа може да бъде известие. Преди това беше задължителен реквизит на електронна фактура. Сега този документ е допълнение към акаунта и се изпълнява само в случай на допълнително споразумение между контрагентите.
Регистрация на фактури
Счетоводството на фактури, които са основа за данъчни транзакции, се извършва в счетоводните книги. От януари 2015 г. само данъкоплатците трябва да водят такива списания. Но има изключения от това правило. Така че, според съществуващите правила и разпоредби, дневникът за фактури трябва да е на разположение:
- с данъкоплатците;
- лица, освободени от задължението да бъдат данъкоплатци;
- лица, които не са регистрирани като данъкоплатци, ако периодично издават или получават фактури при извършване на стопанска дейност, като същевременно представляват интересите на други лица въз основа на двустранни споразумения.
Пълен списък на принципите за обработка и съхраняване на тези документи се съдържа в Правилата за поддържане на регистъра на фактурите, одобрен през 2011 г.
Процедурата за попълване на фактури
Според Правилата за попълване данъкоплатците имат възможност да посочат допълнителна информация в този документ. Те включват:
- данни за основния документ (фактура, банково извлечение);
- име на лицето, което издава фактурата с актуални нормативни и сетълмент данни.
Споменаването на първични документи дава възможност на продавача да посочи допълнителна информация не само за продавачите, но и за купувачите, например, възможно е да се уточни датата на приемане на стоките или крайния срок за завършване на работата, друга информация, която представлява интерес за противоположната страна. За да се регулира потокът от необходима информация, беше позволено такова допълване.
Нови промени
През 2017 г. документът беше изменен. И така, задължителният реквизит е кодът на вида стоки TN FEA, който е необходим за надзора на приспаданията за стоковата група стоки. В случай на стокова група, приспадането се приема по стария ред, а при сделки с стоки, които не са класирани, приспадането се извършва в новата форма. Кодът на вида стоки TN VVED стана задължителен за посочване в документа. Това се дължи на факта, че този код е необходим за наблюдение на приспаданията за стоки от стоковата група, които се приемат по стария ред. Всички останали групи продукти са съставени в текущата форма.
В новите акаунти е необходимо да се посочи адресът, който трябва да съответства на данните от регистъра. Преди беше достатъчно да се уточнят подробностите от учредителните документи, сега новите правила задължават да се води кореспонденция както във фактурата, така и в регистъра на юридическите лица.
Коригиране на фактуриране
Фактури за корекция се издават, ако е настъпила промяна в стойността на стоките, услугите или работата. Размерът на промените в този случай е посочен в колона 5 на фактурата. Ако броят на предлаганите единици стоки на работа или услуги се промени, промените се правят в колона 3.
Бюджетни и корекционни периоди на фактуриране
Преди да научите за времето на издаване на фактури за корекция, няма да е излишно да се запознаете с договора, по който се извършва дейността на това предприятие с контрагента. Ако в договора е посочена възможността за извършване на промени, те трябва да бъдат направени в петдневен период след одобрение. Потвърждаването на такова съгласие може да служи като акт за установено несъответствие, заверен от двете страни.
Всички данъчни действия с фактури и коригиращи фактури са свързани с периода, в който са издадени тези документи. Въз основа на фактурата за корекция, издадена в посока намаляване на общите разходи за доставка, доставчикът има право да намали собствените си данъчни задължения. За да получи приспадане на ДДС, продавачът оформя отрицателна фактура. По този начин сумата на ДДС се намалява с размера на пълната сметка минус сумата на коригиращата сметка. Купувачът, напротив, има допълнително задължение да увеличи ДДС на базата на фактурата. За електронни фактури важат подобни изисквания. Крайният срок за издаване на фактура за коригиране на електронен формат е същият като за хартиените документи - до пет дни след подписване на Доклада за несъответствие.
Коригиране на грешки във фактури
Това е възможно, ако във фактурата е намерено следното:
- грешка в детайлите на купувача или продавача;
- Неправилна данъчна ставка
- проста печатна грешка.
Ако фактурата трябва да бъде коригирана, трябва да се подготви нов, преработен документ. Независимо кога е издадена корекцията, коригираната фактура се приписва на същия данъчен период, в който е извършена операцията и е съставена първоначалната фактура.Ако фактурата, която е издадена с грешка, не доведе до отказ на възстановяване на ДДС, тогава тя не може да бъде коригирана.
Номерирането на основните и коригиращи фактури в рамките на един период е непрекъснато. Корекциите на фактурите за корекция се подготвят по същия начин, както в оригиналните. Но номерирането на коригираните акаунти в един акаунт винаги започва с един. В счетоводните дневници се прави запис: фактурата е такава и такава, корекция № 1, и това е такава сметка, която трябва да се вземе предвид при изчисляване на ДДС.