Що се отнася до производителността, всички сме изправени пред един и същ проблем - само 24 часа на ден. Въпреки това изглежда, че някои хора имат два пъти повече време или имат свръхестествена способност да се съобразяват с всичко планирано. Дори когато управляват няколко проекта едновременно, тогава, въпреки трудностите, със сигурност ще постигнат целите си.
„Времето е единственият капитал, който обикновен човек има, и единственото нещо, което не може да си позволи да загуби“, каза Томас Едисън.
Всички искаме да извлечем максимума от живота. Вероятно няма по-добър начин да постигнете това от това да намерите начин да управлявате ценното си време. Продуктивните хора знаят това и се опитват да изтръгнат най-ефективността на всеки час, без да полагат много усилия. За целта те използват прости правила, които са много лесни за изпълнение. Толкова просто, че можете да го направите и днес. Тези житейски хакове ще ви помогнат да изградите кариера.
Борба с тиранията на неотложни дела
Тиранията на неотложните дела е тенденция за появата на малки задачи, които пречат на изпълнението на това, което наистина има значение. Това създава голям проблем, тъй като малките предприятия рядко имат сериозна възвръщаемост.
Ако се поддадете на тиранията на неотложността, тогава, поглеждайки назад, ще забележите, че са минали дни или дори цели седмици, но не е направено нищо наистина ефективно. Организирани и насочени към получаване на резултати, хората могат да различават, когато „улавя мухи“ ги разсейва от работата. Те се опитват да делегират или игнорират задачи, които пречат на наистина важни дейности.
Никога не преработвайте
Хората, които успяват да направят всичко, никога не се връщат към вече изпълнените си задачи и не отлагат нещата за по-късно - това е загуба на време. Ако нещо вече е привлякло вниманието ви (например телефонно обаждане или писмо), решете сами този проблем на място, делегирайте го на някого или го премахнете от списъка с вашите дела.
Яжте жабата
„Яденето на жаби“ е образно изражение на авторството на Марк Твен, което означава съпротива срещу отлагането. С други думи, продуктивни хора започват деня си с най-неприятните за тях задачи. Това дава възможност сутринта да приключите с утежняващите неща и да направите нещо вдъхновяващо и вълнуващо.
Според метода на Айзенхауер списъкът със задачи може да бъде разделен на 4 категории:
- Задачи, които не искате да вършите, но наистина трябва да се свършат.
- Задачите, които искате да вършите, и всъщност те трябва да бъдат изпълнени.
- Задачите, които искате да вършите, но всъщност те не трябва да се изпълняват.
- Задачи, които не искате да правите и всъщност те не е необходимо да се изпълняват.
„Яденето на жаби“, базирано на тази класификация, се отнася до „задачи, които не искате да вършите, но всъщност трябва да се изпълняват“.
Решението на най-болезнения бизнес за вас сутрин ви дава предимства, тъй като ще се справите с него, като имате по-ясен ум и тих офис. Не забравяйте, че оставяйки настрана „жабата задача“ за последен път, вие се изморявате и губите воля все повече и повече.
Не се опитвайте да правите многозадачност
Успешните хора знаят, че многозадачността е основният враг на производителността. Постоянното преминаване от един случай в друг убива вашето внимание, способността да запомните информация и бързо да поемете нова задача след завършване на предишната. През 2009 г. това беше доказано от проучване, проведено в университета в Станфорд (САЩ).Учените сравниха две групи хора, едната от които се състоеше от прословути многозадачници, а втората - от хора, склонни старателно да изпълняват една задача. Оказа се, че частта от хората, които смятат, че е реалистично да се правят много неща паралелно, има значително повече трудности с организацията на умствената дейност и е трудно да се разграничи съответната информация от неотносима.
Подготовка за следващия работен ден
Продуктивните хора завършват всеки работен ден с подготовка за следващия. Този навик има двоен ефект: помага ви да консолидирате това, което сте направили днес, и ви дава гаранция за същото продуктивно утре. Това отнема само няколко минути, но значително улеснява идващата сутрин.
Подготовката на план ще ви помогне да не забравите за нещо значимо. Важно е той да бъде записан някъде: в календар, тефтер или записан на компютър. Най-вероятно ще откриете, че ще трябва да се отклонявате от предварително изготвения план от време на време. Въпреки това, неговото присъствие ще ви помогне да организирате по-добре времето си, да се подготвите за проекти и ще ви даде по-ясна представа за всичко, което трябва да направите.
Способност да се каже не
За човек, който се стреми да постигне максимална ефективност, е много важно да може да откаже. Отказът трябва да е недвусмислен и да се изразява с думата „не“, а не с размазани фрази като „Мисля, че няма да имам време“ или „Не съм сигурен, че мога“. Несъгласието да поемете нови задължения е зачитане на задачите, които вече са ви възложени. След като разберете, че е наистина невъзможно да угодите на всички, ще започнете да живеете по-удобно.
Проучванията в Калифорнийския университет (САЩ) са доказали, че колкото по-трудно се дава думата „не“, толкова по-голяма е вероятността да бъдете стресирани и депресирани. Научете се да отказвате. Колкото и противоречиво да звучи, това ще увеличи вашата производителност.
Имайте специално време за проверка на имейл
Продуктивният човек никога няма да позволи на имейла да го разсее от важни въпроси. Освен това той ще използва всички функции на тази система: класиране на писма по важност, както и настройване на звукови сигнали за съобщения от ключови доставчици и клиенти. Някои дори използват функцията за телефонен секретар, която казва на изпращача кога искането му ще бъде обработено.
Технологиите работят за хората
Съвременната технология е критикувана, че отвлича вниманието на служителите от работния процес. Въпреки това при правилна употреба те могат да помогнат и да спестят време. Автоматизирането на ръчните процеси е чудесен начин за повишаване на производителността.
Използвайте инструменти, които помагат да направите работата си възможно най-лесна. Можете да използвате приложението на календара на мобилния си телефон, за да получавате напомняния за важни събития, срещи и всички видове графици. Разберете настройките на електронната си поща. Например, можете да използвате приложението Boomerang, за да работите с Outlook. Този инструмент ще направи управлението на пощата по-удобно, ще ви помогне да изчистите пощенската кутия, като архивирате важни съобщения до момента, в който имате нужда от тях.
