За да поддържат бизнес отношения и взаимноизгодни партньорства с други предприятия, организациите трябва да отделят средства от собствения си бюджет за разходи за хотелиерство. Какво се отнася за тях? В данъчното законодателство на Руската федерация този вид разходи се приписват на разходите, свързани с процеса на производство и продажба. Статията дава примери за разходи за хотелиерство. Какво се отнася за тях и как да съставят правилно тези разходи в счетоводството?
Каква е особеността на гостоприемството
Неслучайно този разход се счита за един от най-противоречивите. Работата е там, че данъкоплатците, тоест собствениците на предприятия, се опитват да изразходват различни разходи с всякакви средства (понякога не напълно законни), прехвърляйки ги като разходи за хотелиерство. Какво се отнася за тях?
На първо място, заслужава да се отбележи, че такива средства не принадлежат към категорията разходи, нормализирани за целите на данъка върху печалбата. Това са парите, изразходвани от бюджета на предприятието за организиране на официални събития. Под прикритието на развлекателни разходи понякога незаконно се изпращат финанси за развлечения, спорт, отдих, медицински услуги и пр. В този случай данъчната инспекция, подозирайки укриването на печалби, ще назначи щателна проверка на състава на всички отпадъци на юридическото лице.
Към днешна дата съдебната практика вече е допълнена от значителен брой спорове между данъчните инспекторати и данъкоплатците. Съдебното решение поставя повече от една точка в случаите, свързани с изясняването на разходните позиции на предприятието. И така, какви разходи не са представителни? Нека се опитаме да разберем в кои случаи предприемачът ще трябва да защитава позицията си пред инспектора, доказвайки обратното.
Какво казва законът
Данъчният кодекс съдържа определение на този термин и указва съдържанието на разходите за хотелиерство. Какво се отнася за тях? Член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация гласи, че категорията на тези разходи включва всички финансови средства от бюджета на институцията, изразходвани за организиране на официален прием, както и обслужване:
- лица, представляващи други организации, ако се водят преговори с тях с цел одобряване на план за сътрудничество или развитие на съществуващи партньорства, които са взаимно изгодни;
- членове на предприятието на данъкоплатците, пристигнали на заседанието на ръководния орган.
Министерството на финансите на Руската федерация поясни това. Службата определя разходите за преговори с лица, които са потенциални клиенти. Но какво да кажем за разходите за хотелиерство и как да ги подредим правилно? Важно условие: преговорите трябва да имат официален характер и да преследват целта за развитие на взаимноизгодно сътрудничество. В същото време Министерството на финансите не счита за целесъобразно да включва в разходите за хотелиерство средствата, изразходвани за преговори със служители от собствените си клонове и ведомства. Съдът не подкрепя тази позиция въз основа на съществуващи прецеденти.
Също така не трябва да забравяме, че средствата, изразходвани за организиране на корпоративни събития за подчинените, не са представителни. Изключение е колективно събитие, на което са поканени клиенти, бизнес партньори, представители на други компании и само ако това събитие няма забавен характер.
Трябва ли да плащам данък върху дохода
Въпросът за гостоприемството е горещ въпрос, тъй като тези финансови разходи трябва да бъдат включени в изчисляването на данъка върху дохода. Основната характеристика на този член за отпадъците е, че разпределените средства теоретично могат да бъдат използвани от предприятие, работещо върху обща данъчна система, за да се намали данъчната тежест. Освен това чл. 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация установява ограничения по отношение на тяхното прилагане за посочените цели: представителните разходи не могат да надвишават 4% от размера на разходите, разпределени за трудово възнаграждение през същия данъчен период.
Списъкът на разходите, които се считат за разходите на производствения процес, е изчерпателен, както и вариантите за отчитане на разходите за хотелиерство. За точно изчисляване на облагаемата печалба всички разходи трябва да бъдат икономически обосновани, документирани и да отговарят на параметрите, предписани в чл. 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация.
Задаването на сумите, изразходвани за организиране на официални събития, в данъчната основа на предприятието преди приспадане на ДДС изисква спазване на редица условия. На първо място, трябва да има признак на икономическа осъществимост на разходите за хотелиерство. Какво се отнася за него? Сметки, чекове, разписки като потвърждение на присвояване на целта се вземат предвид при определяне на ДДС. В допълнение, тази разпоредба означава, че са направени разходи за гостоприемство, за да влязат в нови бизнес отношения или да поддържат партньорства между дружеството на данъкоплатците и неговите партньори.
Цената на официалните приеми
Представителните разходи включват разходи за организиране на срещи на представители на различни компании. Това включва и разходите за осигуряване на закуска, обяд или вечеря за бизнес лица и посредник, участващ в преговори от компания на данъкоплатците.
Данъчното законодателство не установява основни ограничения за избора на място и време за официална среща. Следователно законът не забранява събитие в делничен ден, уикенд или празник, сутрин или вечер. Приемът може да бъде организиран както в офиса, така и в бизнес центъра, ресторанта. Най-важното е спазването на всички формалности и официалност на срещата, които трябва да бъдат документирани.
Какви разходи не са свързани с разходите за хотелиерство? Тази категория не включва средства, отпуснати за организиране на свободното време на гостите, развлекателни концерти, празненства, профилактика или лечение на болести. Ето защо е препоръчително да отказвате приема на такива забавни места като театър, клуб за билярд и боулинг, сауна, кръчми и медицински и превантивни санаториуми, особено ако не предвиждат ресторантьорско обслужване.
Въпреки всичко, мнозина успяха да докажат валидността на изразходваните пари и да ги определят като гостоприемство. Какво се отнася за тях? Изключение от правилото могат да се считат за финанси, отпуснати за организиране на официално събитие, дори ако приемът се проведе на място, което очевидно не е благоприятно за бизнес преговори. Тогава основната обосновка на данъкоплатците трябва да бъде подкрепящите документи, които могат да докажат формалния характер на събитието и икономическата приложимост на изразходваните финанси.
Ярък пример е едно от решенията на FAS MO от 3 септември 2013 г., в което разходите за организиране на техническа среща на кораб с участието на чуждестранни делегати бяха счетени за разумни, а отчитането на разходите за хотелиерство се счита за законно. Това, което ги засяга, е трудно да се отговори еднозначно. Но в същото време можете лесно да назовете разходите, които не могат да бъдат включени в тази категория отпадъци:
- декор и празнична украса на залата;
- закупуване на награди и грамоти за представяне на участници в състезателни събития, включително представители на други организации, клиенти;
- сувенири и подаръци, които се представят на партньорите в рамките на официалните преговори;
- организация на свободното време, развлечения, които не са свързани с официалната част на бизнес срещата, преговори, посещение.
Други разходи за важни приеми
В този случай имаме предвид осигуряването на доставката на участниците в официално събитие до мястото и обратно. Като се има предвид позицията на Министерството на финансите, тази категория не включва разходите за закупуване на билети за железопътен транспорт и въздушни връзки от други региони или държави, както и финансите, необходими за транспортиране на гостите до мястото на временния престой от летището, жп гарата, настаняването им в хотел, издаване на визи , Посочените артикули за отпадъци на организацията не се считат за официални.
Разходите за забавление (което се отнася и за тях, беше отбелязано по-горе) могат да се считат за отпадъци за закупуване на храна, предназначена за приготвяне на ястия за закуска, обяд или вечеря. За официални срещи е разрешено и закупуване на алкохолни напитки, което се потвърждава от обяснително писмо на Министерството на финансите на РФ от 25.03.2010г. Службата включи алкохола в списъка на разходите за хотелиерство. Какво друго важи за тях, освен алкохола? Много хора смятат, че парите, изразходвани за официален прием, могат да включват закупуване на чай, кафе, захар, сладкиши, които могат да бъдат предложени на клиенти или партньори извън важно официално събитие и например, докато чакате на рецепцията. Министерството обаче не смята подобни разходи за разумни.
Представителните разходи включват разходи по покана на преводачи, които не са част от държавата на дружеството на данъкоплатците. Необходимостта от специализирани услуги за периода на официалното събитие е оправдана, когато на рецепцията присъстват важни чуждестранни гости.
Какви документи са необходими за потвърждение
Данъчният кодекс на Руската федерация не е създал конкретен списък на ценните книжа, които се изискват за разходи чрез данъчната декларация като представителни, но Министерството на финансите на Руската федерация в писмо от 04.10.2014 г. пояснява какво може да бъде признато като такова. Документите за регистрация на разходи за хотелиерство включват:
- първична документация, указваща факта на покупката на стоки, заплащане на услуги (извършени работи, товарителници, чекове, квитанции и др.);
- доклад за официално събитие или друг документ, който отразява връзката между разходите и приемането.
За да подготвят отчет, на данъкоплатците се разрешава самостоятелно да разработят формуляр. Документът обаче не може да бъде представен под каквато и да е форма. Във Федералния закон № 402 „За счетоводството“ са посочени основните изисквания за подготовката на първичната документация и нейното обозначаване. Какво се отнася за тях? Разходите за представителство трябва да бъдат потвърдени от подробна информация за събитието, включително информация за:
- час и място на приемане;
- състава на участниците, включително поканени лица от други организации и служители на дружеството на данъкоплатците);
- Общата сума на средствата, изразходвани за организиране на събитието;
- заключителната част на официалното събитие (изготвяне на резолюции, договори и споразумения за сътрудничество, изграждане на взаимноизгодни партньорства и планиране на следващите събития и др.).
В допълнение към доклада се препоръчва да се прилагат и допълнителни документи, които да обосноват целите на изразходваните средства. Документите за регистрация на разходи за хотелиерство включват:
- заповедта на ръководителя на организацията на данъкоплатците да проведе официален прием, гала-среща, на която трябва да се посочи целта и да се идентифицират лицата, отговорни за организирането на събитието;
- подробни прогнози за планираните и общите разходи, които показват списъка на покупките, техния прогнозен ценови диапазон и крайни разходи.
Данъчно счетоводно отчитане на DOS
Данъкоплатците имат право да използват за данъчно счетоводство всички разходи, които имат икономическа възможност, тоест посочват в декларацията онези разходи, които са насочени единствено към печалба и имат документални доказателства. Що се отнася до правилата за изчисляване на данъците и процедурата за данъчно счетоводство, много зависи от използваната данъчна система. На следващо място, ние разглеждаме как се изчисляват данъчните такси при наличието на разходи за хотелиерство, което се отнася за тях в бюджетна институция и търговско предприятие.
Веднага трябва да се каже, че формата на собственост на организацията на данъкоплатците не играе никаква роля при изчисляването на данъка. От голямо значение е данъчната система (обща или опростена). За да разберете точния размер на данъка върху дохода за DOS, разходите за официални събития се стандартизират по следния принцип: те се включват в други разходни позиции и сумата не трябва да надвишава 4% от всички разходи, насочени към заплати на служителите за отчетния период, в които бяха разходите за представителство.
В същото време е важно да се вземе предвид, че разходите на организацията, свързани с възнаграждението на труда, включват не само сумите, изразходвани за заплати и бонуси на служителите, но и вноски за ЗФР, Фонда за социално осигуряване, разходите за допълнително осигуряване за служители и др. Ако разходите се увеличат, общата сума със заплатите през данъчния период пределният показател на нормата за официалните разходи се увеличава. По този начин, ако част от разходите за представителство са направени през първото тримесечие и надвишават законовите 4%, но не са взети предвид при изчисляване на данъци, е разрешено да се вземат предвид в следващите данъчни периоди за изчисляване на годишната данъчна основа.
В допълнение, разходите за хотелиерство се приспадат до размера на облагаемия доход. В този случай се взема предвид т. Нар. „Входящ” ДДС и приспадането на средства, изразходвани за официални събития, се взема единствено от размера на разходите, използвани за изчисляване на данъка върху дохода, като се вземат предвид стандартите. Ако останалата част от разходите се вписва в стандартите на следващите тримесечия на отчетната година, тогава ДДС от нея също може да бъде приспаднат.
Пример за данъчно отчитане на разходите за официални срещи
Във фирмата "Лидер", която използва обща данъчна система, през първото тримесечие се проведе представително събитие. Разходите за неговата организация и изпълнение възлизат на 22 500 рубли. (с включено ДДС 3550 рубли). През следващия тримесечен период не се провеждаха приеми и срещи на официално ниво. Освен това общата цена на труда през първото тримесечие възлиза на 320 хиляди рубли, а през второто - 370 хиляди рубли. Процедурата за данъчно отчитане на тази категория разходи за бюджет или търговска организация ще изглежда по следния начин:
- През първото тримесечие стандартът за отчитане на представителни разходи възлиза на 12 800 рубли, което е 4% от 320 хиляди рубли.
- Тъй като стандартът е по-малък от пълния размер на разходите за официални събития, само 12 800 рубли могат да бъдат приети за данъчно счетоводство.
- На следващо място се изчислява ДДС, което е разрешено за приспадане - 12 800 х 18% = 2304 рубли.
Сега ще изчислим две четвърти, тоест първата половина на годината:
- стандартът за отчитане на разходите за официални срещи и приеми ще бъде 27 600 рубли, тъй като изчислението отчита размера на разходите за труд за две четвърти (320 хиляди рубли + 370 хиляди рубли) х 4%;
- тъй като стандартът надвишава пълния размер на разходите за хотелиерство, се взема предвид остатъкът от 6150 рубли. (22 500 - 3,550 - 12 800);
- Сумата на възстановения ДДС през второто тримесечие ще бъде 1107 рубли (6150 х 18%).
Характеристики на счетоводството с опростена данъчна система
Чрез разпределяне на средства за покриване на разходите за хотелиерство при опростен режим „доходи минус разходи“ институцията няма да може да ги включи в данъчната основа за изчисляване на данъка. Невъзможността за получаване на приспадане е одобрена в член 346.16 от Данъчния кодекс на Руската федерация, съдържащ списък на разходите, за които предприемач по опростената данъчна система „доход минус разходи“ може да намали доходите си. Не се споменава за разходите за хотелиерство. Какво се отнася за тях в опростената данъчна система? Абсолютно нищо, следователно данъкоплатецът ще трябва да поеме разходите за официални приеми за своя сметка, тоест да използва печалбата, останала след плащането на всички данъци и вноски.
Как да харчим такива разходи в счетоводството
За разлика от данъка, счетоводството не разглежда представителните отпадъци като някаква специална категория разходи. Средствата, изразходвани за организиране и провеждане на официални събития, са от основно значение само за данъчните власти. В счетоводството тези разходи не са квалифицирани по никакъв начин. В повечето случаи отчитането на разходите за хотелиерство се извършва с помощта на счетоводния регламент „Разходи за организация“ 10/99. Според неговите норми разходите на предприятието според стандартните видове дейност се разделят на:
- материал (придобиване на суровини, оборудване и др.);
- свързани със заплати и застрахователни премии;
- амортизационни разходи
- други позиции на разходите.
Разходите за официални събития не подлежат на нормиране при водене на счетоводство. Какво се отнася за тях? Разходите за представителство се приемат изцяло, тоест като част от разходите, свързани с производството или продажбата. Счетоводството не отчита никакво разделение на гостоприемство и общи разходи. В някои случаи, в зависимост от спецификата на предприемаческата дейност, този вид разходи може да присъства в кореспонденцията на сметките в колоната за отчитане на материални стойности.
По икономически цели разходите за хотелиерство са близки до категорията на другите разходи на организацията. В същото време се предполага, че компанията ще може да ги определи независимо, като направи списък на разходите в счетоводството.
Друг проблем, от който счетоводителите се интересуват, е връзката между разходите за гостоприемство и задачите на счетоводните сметки. На практика такива транзакции най-често се записват чрез сметка 26, която обикновено се използва от промишлени предприятия, и 44 (за търговски дружества). В бюджетните институции основно се използва сметка 86. Също толкова важно е при отчитането на разходите за хотелиерство правилно да се посочва последователността на заданията по сметките, отразяващи етапите на паричния поток.