Ръководителите на различни компании често се сблъскват с факта, че техните служители по различни причини нарушават различни изисквания на трудовата дисциплина или увреждат имуществото на организацията. За да бъдат привлечени към дисциплинарни действия, срещу служителя се провежда официално разследване. Примерен доклад за разследване се намира по-долу. Документът съдържа информация за това какви резултати са получени от членовете на комисията. Основната цел на процедурата е да се проучат всички обстоятелства, свързани с конкретно събитие.
Нюансите на разследването
Вътрешното разследване е задължителен процес в ТС. То се извършва преди да бъде приложено дисциплинарно наказание към служителя на компанията или да бъде издадена заповед, въз основа на която той трябва да компенсира причинените на дружеството вреди.
Ако процедурата се извършва по отношение на общински и държавни служители, както и служители на правоприлагащи органи, тогава тя се нарича вътрешен одит.
Кога се провежда?
Официално разследване срещу служител задължително се провежда при различни нарушения.
Такива нарушения включват пропуски, материални щети на компанията или злоупотреба с власт.
Пропусклив път
Въз основа на Кодекса на труда пропускването е ситуация, при която служител на фирма отсъства от работното място повече от 4 последователни часа без уважителна причина. Най-често работодателите използват порицания за подобно нарушение, но ако отсъствието на работа нанесло на компанията някаква вреда, тогава е разрешено дори уволнение.
Но за да се прекрати трудовия договор със служителя, е необходимо първо да се извършат някои мерки, основната цел на които е да се изяснят обстоятелствата на нарушението. Това изисква вътрешно разследване на служителя.
Щети за компанията
В тази ситуация е важно правилно да идентифицирате виновника. За това всички обстоятелства на подобно събитие трябва да бъдат проучени. Това включва ситуации, при които се открива недостиг на пари, умишлена кражба на пари или имущество, щети върху имущество или други събития.
Често при такива условия ръководството на компания е принудено да използва помощта на независими оценители и експерти.
Злоупотреба с власт
Такова дисциплинарно нарушение се счита за достатъчно значимо. При такива условия служителят на компанията извършва действия, които не са предвидени в длъжностната му характеристика. В този случай се провежда разследване, за да се установи каква полза е получил служителят от действията си. Често се налага одит изобщо, за да се установи каква точно вреда е била причинена на компанията.
Освен това ръководителят на всяка организация може самостоятелно да определи в каква ситуация е препоръчително да използва разследването, за да получи тази или онази информация.
Принципи на процедурата
Обикновено организациите създават в своите счетоводни политики специална разпоредба за провеждане на вътрешни разследвания. Именно въз основа на този документ се провежда тази процедура. По време на неговото прилагане се изисква да се придържат към следните принципи:
- обективност, тъй като членовете на комисията не трябва да се интересуват от резултата от одита, както и всички предприети действия трябва да бъдат безпристрастни;
- невинност, тъй като не е позволено да обвинява конкретен гражданин във всеки случай, докато ръководството на компанията няма доказателства за неговата вина или участие;
- законност, която се състои в това, че всички действия трябва да се основават на изискванията на закона, следователно не е позволено да се нарушава законът с никакви мерки.
Ако служителят на дружеството, във връзка с което се провежда това разследване, е сигурен, че неговите права или интереси са нарушени от ръководството на компанията, той може да подаде жалба до прокуратурата или инспекцията по труда. Ако бъде преследван, без първо да проведе разследване, той може да потърси помощ от държавните органи или съда.
Как се извършва процесът?
Вътрешното разследване се счита за доста прост и лесен процес. Той се инициира от ръководителя на определено предприятие. За целта се извършват следните действия:
- директорът на дружеството е уведомен, че конкретен служител е извършил дисциплинарно нарушение или има подозрения, че именно той е нанесъл определени щети върху имуществото на организацията;
- издава заповед от ръководителя на дружеството за започване на разследване;
- всички останали действия трябва да бъдат извършени в рамките на един месец;
- създава се специална комисия за разследване и обикновено членове на този колегиален орган са специалисти по сигурността на компанията или вътрешни одитори;
- всички избрани членове на комисията трябва да бъдат безпристрастни и обективни;
- от служителя се изисква писмено обяснение, което трябва да бъде съставено от гражданина в рамките на два дни от получаването на уведомлението;
- ако се окаже, че гражданинът наистина е имал основателни причини за извършване на деяние, той не носи отговорност;
- ако няма валидни основания за подобно събитие, към служителя се прилагат различни наказателни мерки, представени с дисциплинарно наказание;
- в края на процедурата се изготвя доклад за разследване.
Преди да вземе решение, ръководителят на компанията трябва да поиска от служителя обяснение в хода на вътрешното разследване. Проба от такава заповед се предава на специалиста за подпис.
Правила за създаване на комисия
Задължителното официално разследване на работното място се извършва от специален колегиален орган. Създава се от ръководителя на организацията, като се вземат предвид следните нюанси:
- за това се избират изключително служители на компанията, които не се интересуват от резултатите от проверката;
- големите компании имат специални служби, чиито специалисти се занимават с такива проверки;
- в малките организации обикновено се създава комисия от служители на персонала;
- комисията трябва да включва най-малко трима граждани;
- За създаването му трябва да бъде издадена заповед от ръководителя на дружеството, която включва името и длъжността на всички членове на комисията, както и целта на нейното създаване, датата на формиране и валидността;
- в заповедта са изброени правомощията, предоставени на избраните специалисти на фирмата.
Членовете на комисията са ангажирани в официално разследване на служителя. Акт за проверка на извадка се намира в статията по-долу. Тя съдържа информация за това какви са резултатите от този процес. Данните за всички участници в разследването се вписват в един и същ документ.
Какво прави комисията?
Съгласно Кодекса на труда вътрешно разследване трябва да се провежда само от членове на комисията, които са избрани от ръководителя на фирмата. Този колегиален орган се занимава със следните задачи:
- идентифициране на всички обстоятелства, довели до определено събитие;
- определяне на мястото и часа на нарушението от служителя на фирмата;
- откриване на метод за нарушаване на работния график на организацията;
- изчисляване на размера на щетите, причинени на дружеството от служителя на предприятието;
- идентификация на всички лица, които са отговорни за определено събитие;
- подготовка на доказателства за вина на гражданите, както и установяване на степента му за всеки служител на предприятието, ако има няколко извършители;
- идентифициране на причините, допринасящи за такова нарушение;
- подготовка и съхранение на документи, свързани с това разследване;
- молба от служителя обяснителна.
Разрешено е да се сформира комисионна дори при условие, че компанията действително не е понесла материални щети. В малките фирми такъв колегиален орган не работи постоянно, така че работата му се възобновява само когато възникне подходяща необходимост от провеждане на вътрешно разследване на служителя. Примерно удостоверение от одита може да бъде разработено от всяка компания независимо, след което формулярът се фиксира в счетоводната документация.
Правила за подготовка на доказателства
В ТС няма информация за правилната процедура и крайния срок за провеждане на вътрешно разследване, така че тази процедура може да варира значително в различни ситуации. Правилата за прилагане на този процес обикновено са залегнали във вътрешните регулаторни документи на компанията. За целта ръководството издава подходящи заповеди, инструкции или наредби.
Членовете на комисията получават правото да интервюират служители на компанията или да проучват всички документи. Разрешено е да се привличат не само служители на предприятието, но и трети страни, които не се интересуват от резултатите от разследването. Обикновено това решение се взема, ако служителите на организацията нямат необходимите знания за изучаване на документите.
В разследването могат да бъдат включени одитори, оценители, медицински работници, адвокати, инженери, както и други специалисти. За получаване на необходимите доказателства се извършват следните действия:
- Проучване на счетоводните и счетоводни документи на компанията;
- исканите документи се искат от банки или други организации, които са контрагенти на фирмата;
- показанията на свидетели и колеги се съставят в писмена форма.
Всички актове, удостоверения, бележки или други документи са приложени към делото под формата на доказателства.
Как се иска обяснение от служител?
Служителите на компанията, които са заподозрени в извършване на някакво престъпление, трябва да направят обяснителна бележка. Тя се иска от ръководството на компанията или членовете на комисията.
Обяснителна бележка трябва да бъде дадена преди края на разследването и издаването на заповед, с която служителят е приведен към дисциплинарни действия. Характеристиките на този документ включват:
- на служителя се предоставят само два дни, за да състави обяснителна бележка;
- образува се в свободна форма и писмено;
- изискването за съставяне на бележка се прехвърля на служителя срещу подпис;
- ако гражданин откаже да изготви този документ, тогава ръководството изготвя подходящ акт за отказ от предоставяне на обяснения, който се подписва от всички членове на комисията.
Необходимо е обяснително изявление като част от вътрешно разследване на служителя. Изискване на извадка за неговото приготвяне може да бъде проучено по-долу
Правила за съставяне на акт
В края на разследването комисията със сигурност ще подготви подходящ акт, съдържащ резултатите от този процес. Правилата за неговото формиране включват:
- текстът посочва какви незаконни действия са извършени от служител на предприятието;
- Изброени са обстоятелствата, предхождащи нарушението;
- нанесени са щети на фирмата;
- посочва се размерът на щетите;
- изброява всички виновници и степента им на вина;
- той предписва кои наказателни мерки са оптимални за всички извършители;
- дават се препоръки, за да се избегнат подобни събития в бъдеще.
Актът трябва да бъде подписан от всички членове на комисията. Разрешено е всеки член на комисията да откаже да подпише този документ, ако има собствено мнение за конкретна ситуация. В този случай те формират отделна документация, която излага неговото мнение. Към него са приложени други документи, които са доказателства.
Ако служител на дружеството причини материални щети на компанията, се извършва опис, за да се определи колко да се възстанови от виновния. Към заключението е приложен добре написан опис. Според чл. 193 от Митническия кодекс, разследване се провежда в рамките на едно място от момента на откриване на конкретно нарушение. Обикновено този период се предписва по реда на ръководителя на компанията.
След края на процеса се съставя акт, в който се дава заключението на официалното разследване. Проба от този акт може да бъде проучена по-долу.
заключение
Вътрешно разследване се провежда срещу служители, които са заподозрени в някакви съществени престъпления. Процедурата се извършва само от членове на специална комисия, която се формира със заповед на ръководителя на дружеството. Процесът е да се проучат многобройни документи.
Въз основа на резултатите от ревизията се формира специално заключение, в което се регистрират виновните лица и наложените спрямо тях наказания. Този документ се подписва от всички членове на комисията. Въз основа на разследването служителят носи отговорност.