Специалист по AXO: кой е това?

Ключът към успеха на всяка голяма компания е в координираната работа: тя трябва да функционира като единен организъм. И, разбира се, трябва да има този „орган“, тази система, която гарантира комфортната работа на всички служители, осигурява на всички тях необходимото. Това е специален отдел - AHO. Не всеки знае точно какво се крие зад абревиатурата. И кой е специалист по AXO? Нека да разберем по-нататък, представяйки по пътя длъжностната характеристика на служителя.

Какво е ахо?

За да разберем кой е това, специалистът по AXO, първо ще обясним на читателя характеристиките и основните функции на мястото на работа на този служител. Съкращението AXO е административният отдел. Създава се в почти всички компании, където броят на служителите надхвърля 100 души. Отделът се занимава с набавяне на консумативи за дейностите на компанията, изчислявайки техните нужди, отговаря за реда и комфорта на работните места и осигурява чистотата на обществените и производствените мощности на компанията.

Ако корпорацията е мащабна, тогава AXO вътре в себе си е допълнително разделен на няколко единици:

планиране и уреждане;
материал и ресурс;
социални и битови.

Основните задачи на катедрата

Кой е специалист по AXO? Длъжностно лице, което изпълнява всички (или частично - в зависимост от големината на организацията) функциите на административния отдел. А задачите на AXO са следните:

Покупка, съхранение, доставка на служители на различни вещи, материални активи, необходими за тяхната работа.
Ремонт на повреди на материално имущество на фирмата, възстановяване на помещения.
Спазване на правилата и правилата за пожарна безопасност, контрол върху служителите, които ги следват.
Отговорност за имота, управляван от служители на компанията.
Търсете фирми, предоставящи услуги за почистване и комунални услуги.
Сключването на съответните договори и споразумения - за интернет, телефонни комуникации, сметосъбиране и др.
Своевременно и пълно осигуряване на служителите на организацията необходимите за работата им материални активи.
Мониторинг на състоянието на работните стаи, своевременно отстраняване на възникващите проблеми.
Организиране на комфортни условия за отпускане на служителите през работния ден.
Контрол върху осигуряването на защита на работните помещения.

Персонал на отдела

Административно-икономическият отдел е не само водещият специалист на AXO. В отдела работят цял екип от служители - чистачи на помещения, инженери по техническо оборудване, охранители, икономисти, шофьори, спедитори, гардероби, куриери и др.

Размерът на персонала на отдела зависи от размера на фирмата. Средно има 15 AXO специалисти на 100 служители (според инструкциите). Тези служители са разделени на три професионални нива:

Техници, водопроводчици, дърводелци, шофьори, електротехници, гардероби, енергийни инженери, инженери, секретари.
Главни инженери, администратори, водещи експерти, началници на AHO.
Заместник-директорите за AXO, технически мениджъри, ръководители на AHC.

Описание на длъжността специалист на AXO е документ, диктуващ задълженията на водещ специалист, администратор или друг служител, заемащ ръководна длъжност. Пристъпваме директно към нея.

Специализирани изисквания

Описанието на длъжността (водещ специалист по AXO) предполага редица изисквания към служителя. Служителят трябва да знае:

Заповеди, заповеди, резолюции, други нормативни и нормативни документи, пряко свързани с неговата (специализирана) дейност.
Структурата на наемащата организация, правата и задълженията на нейните служители.
Правила и препоръки за обслужване на посетители, потребители.
Видове работа и предоставени услуги.
Основи на икономиката, управление на персонала, организация на труда.
Основи на маркетинга, промоцията.
Разположение, естетически дизайн на помещенията.
Основи на социалната психология.
Трудово право
Правила и разпоредби за защита на труда.

Минимални изисквания за специализирано обучение:

Средно професионално образование.
Основно професионално образование с най-малко 2 години опит в специалността.

За заемане на ръководни длъжности са необходими поне 5 години трудов стаж в административния отдел.

Лични качества на служителя

Кой е специалист по AXO? Служител със следните лични качества:

Устойчивост на стрес.
Инициатива.
Лидерски и организационни умения.
Честност.
Почтеност.
Способността за бързо намиране на изход от трудни ситуации.

Основните работни функции на служителя

Според професионалния стандарт специалистът AXO изпълнява следните основни задачи на работното си място:

Осигурява бизнес дейности на фирмата работодател.
Контролира рационалното използване на консумативи и други материални ценности.
Като част от своята компетентност той поддържа записи, а също така предоставя доклади за дейностите на отдела до непосредствения ръководител.

Специализирани задължения

Задълженията на специалист по AXO са необичайно широки:

Той контролира безопасността на материалните ценности.
Той предприема ефективни мерки за предотвратяване и разрешаване на конфликти в отдела.
Разглежда претенциите на служителите и клиентите на организацията за некачествено обслужване от нейните подчинени. Извършва необходимите организационни и технически мерки за премахване на повторението на такива случаи.
Той контролира правилния дизайн на работните стаи, а също така наблюдава вътрешната и външната реклама - гарантира нейното актуализиране, грижи се за естетически привлекателно състояние.
Осигурява чистота и ред както в самата организация, така и на територии, съседни на помещенията на компанията.
Наблюдава спазването на стандартите за защита на труда, санитария и пожарна безопасност от ремонтирани служители.
Той информира ръководството относно недостатъците в дейността на отдела, предлага начини за отстраняването им.
Той следи чистотата и реда в офисите, организира навременни ремонти на мебели, оборудване и помещения.
Организира закупуването на офис мебели, канцеларски материали и техническо оборудване.
Организира и контролира дейностите по услугите по почистване.
Организира поздравления както за служителите на организацията, така и за нейните клиенти по повод официални празници, рождени дни, паметни дати.
Ако работодателят наеме помещенията, тогава специалистът AXO ще реши всички проблеми с наемането на бизнес.
Организира своевременна реставрация, реконструкция на работни помещения.
Отговаря за съхранението на офис консумативи, оборудване, домакински материали, инвентар. Предоставя, ако е необходимо, на всички горепосочени служители на организацията.
Организира хранене за служителите.
Изготвя необходимите счетоводни и отчетни документи.

Взаимодействие с други звена

Задълженията на специалист по AChO включват взаимодействие с други отдели и служители в организацията.

Ръководител на AHO. За въпроси, изискващи координация с висш мениджър.

Всички останали структурни звена на организацията. Ето списък с въпроси, които да получите:

Заявления за предоставяне на битова техника, мебели, оборудване, технически устройства, канцеларски материали и др.
Отчети за използването на предоставените материални ресурси.
Заявления за домакински услуги на конференции, семинари, срещи и др.
Приложения за ремонтни дейности с различни размери.
Заявления за работници в ресторантьорството.

AXO от своя страна осигурява на всички структурни звена на организацията исканите материални ресурси - канцеларски материали, мебели, уреди и т.н.

Служба за отчитане и счетоводство. Въпроси за получаване от AXO:

Отчитане на имущество, бизнес транзакции, получени парични средства и т.н.
Данни за движението на финансите.

Отчетът и счетоводният отдел предоставят следното:

Документи с ограничения за освобождаване на материални ресурси и тяхното разходване от структурни звена.
Предложения за продажба на неизползвани материални активи.
Прогнози за разходите за поддръжка на работни помещения, организационни сгради, включително и свързаното с тях оборудване.
Прогнози за разходите за закупуване на мебели, канцеларски материали, техническо оборудване и т.н.

Правен отдел Въпроси за получаване на административния отдел:

Правни съвети по въпроси, които представляват интерес.
Документи за правна експертиза.
Отговори на законови искания.

Помощник секретар. Прехвърляне на документи за изпращане и / или дублиране. Отделът получава кореспонденция от секретаря по свой адрес.

Права на специалистите

Специалистът AXO има право:

Да поискате от структурните подразделения на компанията информация за състоянието на помещенията и оборудването, използването на консумативи.
Представят на ръководителя на предложенията предложения за подобряване на тяхната работа.
Изисквайте работодателя да гарантира нормални условия на труд.
Вземете отговорни решения в рамките на своята компетентност.

Отговорност на специалист

Служителят е изцяло отговорен за:

Своевременно осигуряване на организацията с необходимите материали, оборудване, мебели и др.
Съхраняване на документацията.
Навременност и коректност на лично написани отчети пред ръководството.
Разкриване на информация, която е търговската тайна на работодателя.
Запазване на материалните активи, предоставени от фирмата за трудова дейност.
Неспазване на изискванията на длъжностната характеристика.

Специалист AXO е отговорна длъжност. Всъщност административно-икономическият отдел поддържа комфортна работна атмосфера на организацията, пълноценната работа на своите служители. Понякога възможността за непрекъсната работа на компанията зависи от AXO.