Определение на термина
Смята се, че в Русия за първи път, в сравнение с чуждестранната практика, е създадена система за управление на документи, чиято цел е да се установи процедурата за документиране на дейностите по управление в рамките на държавата. През 1973 г. такава система е наречена Единна държавна митническа служба, която означава „единна държава. система за водене на записи. " Общо СССР разработи 16 унифицирани системи.
Стандартизацията на документите е резултат от реорганизацията на документооборота на въпросната система, която отговаря на определени стандарти. Намаляването на кореспонденцията и намаляването на сложността на нейното компилиране, както и желанието да се избегне дублиране на данни, се считат за спешни въпроси, които трябва да бъдат разгледани в управленската работа. Ефективен резултат може да бъде постигнат чрез обединяване и стандартизация на информацията за съдържанието и формата.
Стандартизацията на документите е формирането на същите стандартни формуляри за сходни по предназначение протоколи, което спомага за по-ефективната употреба на хартия при отпечатването на актове и решения. Стандартизацията улеснява счетоводния работен процес, както и архивирането на документацията.
Подобна терминология
Практически подобно определение е „обединение“, което е процесът на привеждане на нещо, включително документирани актове, в една форма или обща система, което води до намаляване на първоначалния набор от въпросните обекти. Унификацията, стандартизацията и стандартизацията на документите води до формиране на рационална еднаквост във всяка област на дейност, особено в документацията. Намаляването на неоправданото разнообразие от форми на данни и установяването на единна структура става чрез езикови структури, детайли, счетоводна информация и нейното съхранение. Излишните вериги от документи се премахват с течение на времето, за да се избегне ненужно дублиране на елементи.
Унификацията на документите ви позволява да установите единично изображение на формите на административни документи, които изпълняват функциите и задачите на управленския формат. Този подход ще доведе до работата с голям обем документи за нормализирането им в производствената система, както и до ускоряване на обмена на бизнес данни.
Увеличете ефективността
Единна духовна система насърчава оперативната обработка, намалява времето, прекарано в работа с документи, които засягат целия служител на чиновниците: от обикновените служители до мениджърите.
Обектите на стандартизация на документите могат да бъдат техният състав и форми. Унификацията на състава на документите е разпределянето и консолидирането на съвкупността от документи, необходими за решаване на управленски задачи. В резултат на подобни действия се очаква да се намали съставът на документите.Унифицирането на формулярите е подбор и консолидиране на информационни показатели, включително детайли, които съответстват на целта на документите, както и определяне на общи изисквания за тяхното създаване и изпълнение. В офисната работа обединението може да се случи както като етап на стандартизация, така и като независим процес.
Същността на стандартизацията
Федералният закон "За техническия регламент" № 184 определя принципа на дефиницията: стандартизацията на документите е цялостна работа, насочена към установяване на правила за доброволното им използване, в резултат на което информацията трябва да бъде рационализирана в областите на производство и оборот на продукти, както и повишена конкурентоспособност услуги.
„Стандарт“ може да се нарече документ, който посочва характеристиките на продуктите, правилата за осъществяване на различни процеси в производството, характерните особености на транспортиране и съхранение, работа или услуги. Стандартът включва определени изисквания за терминология, етикетиране, символика, опаковки, етикети.
Нормативните документи за стандартизация съдържат оптимални правила и изисквания за проектиране, подготовка, съхранение и отчитане на бизнес документи, които бяха одобрени по предписания начин и препоръчани за многократна употреба в офисната работа. Стандартизацията (с прости думи) е формирането и одобряването на единни правила, които се представят на документите с цел тяхното оптимизиране.
Стандартизацията включва изграждането на основните изисквания за документи в законова норма. Благодарение на този процес образуването на многобройни документи става съгласно едно правило, което е по-лесно за възприемане на получателите. Стандартизацията на документите е резултат от унифицирането или най-високата му форма.
Типични технологични елементи
Трансформациите могат да се отнасят до определени видове документи (GOST е посочен с номер), структура и правила за проектиране, елементи от единна документационна система (DCL). Такава система се състои от комбинация от взаимосвързани форми на документи, които дават информативна представа за някои видове икономически и управленски дейности. USD се основава на единни правила и изисквания, има данни, необходими за управление на всяка област на дейност.
Обичайната документационна система е организирана по такъв начин, че да задоволява нуждите от документирането на определени дейности, а документите на системата за стандартизация са резултат от процеса на привеждане на документите в единна форма и система, когато преобладава униформеността и необоснован набор от шаблони на документи, техните детайли и показатели се намаляват. В процеса на стандартизация има преход към рационална еднаквост в работния процес.
Ниво на одобрение и сродни категории
Стандартизацията е форма на правно одобрение на резултатите от обединението, което е комбинация от състояние. стандарти и единна форма на документи.
USD е разделен на:
- състояние. стандарти;
- стандартизирани форми на документи;
- насоки за тяхното използване.
Подробностите за унифицирания документ се прилагат в съответствие с целевата задача и нивото на одобрение. В Руската федерация има разделение на стандартизационните документи на категории:
- Отдел (разделение по клонове). Те се използват за документиране на процеси за управление, които са общи за всички предприятия, независимо от дейността и правните норми. Одобрението се извършва на федерално ниво.
- Форми на документи на фирми, организации и предприятия. Дефиниран е локално.
- All-руски. Създателите на подобни форми са Федералната архивна агенция, Министерството на финансите на Русия, Федералната държавна служба. статистика, Централна банка на Руската федерация.Тези форми на документи са задължителни за използване във всички организации, независимо от формата на собственост и подчинение (например счетоводни записи за счетоводство и възнаграждения, които бяха одобрени с решение на Държавния комитет на РФ от 5 февруари 2004 г.).
- Форми на документи на съставните структури на федерацията. Тяхното одобрение се извършва на регионално, регионално или местно ниво. Такива форми са често срещани в съответния предмет на Руската федерация.
Спецификата на информационната поддръжка
В допълнение към интердисциплинарните системи за управление на документи се използват документни форми на националната система за стандартизация, които отразяват характеристиките на дейностите на конкретни отрасли. Такива характеристики са разделени на:
- Допълнителни изисквания за данни за решаване на управленски функции на типичен план (например уволнение / прием на образователен или здравен персонал).
- Други дейности, за функционирането на които е организирана подобна индустрия и нейните правила за управление. Специфичната документация може да включва:
- рецепти;
- медицинска история;
- отпуск по болест;
- листове за свидетели;
- ръководства;
- опис на делата (архив);
- карти;
- кладенци (проучвателно производство);
- декларации за изпълнение;
- график (учебна документация).
Определение на документацията
Този въпрос се решава от специални упълномощени отдели и организации, например руската държава. библиотеката се грижи за определяне на състава на документацията, която е налична във всички библиотеки на страната. Секторните форми на документи имат нормативен характер, ако са в рамките на ведомствена система (като нотариална или съдебна), подобни шаблони се използват и в конкретни организации, занимаващи се с подобни дейности (например медицински или застрахователни).
Използването на стандартизационни документи в предприятията дава възможност за намаляване на разходите за съставяне, обработка, производство, обработка на документи и тяхното прехвърляне. По този начин документооборотът в организацията се ускорява. Реорганизацията на съдържанието на документите подобрява качеството на управленските задачи. Съставът на документа е фиксиран във формуляра (единен регулаторен документ, състоящ се от списък на документите, необходими за изпълнението на задачите на управленската дейност на фирмата, която има правен статут), а преобразуванията на формуляри на документи се фиксират в албума на документите. Графикът организира процеса на документация, създава визуална схема за отчитане на всички видове дейности. Картата на отчета се формира така, че да установи определени правила за определяне на мястото и времето, както и за лицата, вземащи решения.
Характерни характеристики
Представени са видове стандартизационни документи по отношение на албума от формуляри на документи (колекция от шаблони за унифицирани формуляри, необходими за управление на документацията в институция):
- референтен образец (на хартия), съхраняван в офиса или офиса;
- електронен колега, наличен на всяко работно място.
Отличителни особености при формирането на тези документи са:
- еднаквост на създаването на регулация на съдържанието на документите, изключване на дублирана информация;
- обща терминология и конвенции, която ви позволява да сравнявате показатели от различни нива на управление и разглежданите системи;
- формирането на единни модели за изграждане на конкретни форми на документи.
Принципи и основи на стандартизацията на документите
Комисията на СИВ описа комбинирана стандартизация, при която има целенасочено създаване и прилагане на система от свързани изисквания както за обект, така и за неговите елементи, за да се осигури оптимално решение на конкретен проблем. Одобряването на документите се основава на изискванията на държавата.стандарти и правила на CMEA, ISO и други международни организации, които работят в областта на унифицирането и стандартизацията на документите.
Рязка промяна в обичайното съдържание на документи може да повлияе неблагоприятно на психологическото преструктуриране на служителите в организацията. Следователно процесът на преобразуване трябва да протича гладко, като засяга само най-необходимите промени, като същевременно поддържа правилата и основите на националните документи за стандартизация, както и без да причинява икономически щети. Първо се въвеждат минимални промени, а след това и радикални промени. Поетапното преобразуване на стандартите позволява на всички участници в процеса напълно да стандартизират работния си процес.
Обработка на информация
Намирането на общо в документите и създаването на единен общоприет образец опростява ръчните методи за обработка на данните, работата става по-ефективна, разходите за финансов план се намаляват, а времето, използвано преди това за обучение на ръководния персонал, се намалява, което води до неоспорима положителна динамика. Важно е да се обърне внимание на спазването на общите изисквания за документите за управление в условията на функциониране на автоматизирани системи за контрол, когато ефектът от унифицирането и стандартизацията на всички документи рязко се увеличава.
Архивирането, което изучава теоретичните и практическите основи на архивната наука, влияе върху подобряването на документовите форми. Автоматизирането на процесите на стандартизация започна с класификацията на документовата схема в националната икономика, а след това продължи в сферата на управление, където достигна до сегашната си ефективна форма. Сега този процес засяга международни и национални организации, 10 чуждестранни организации работят за опростяване на работния процес на външнотърговските отношения, включително Комисията за външна търговия, Комитета за развитие на търговията на ИКЕ, Международната организация за стандартизация и др.