Необходима мярка при планиране на планирана ваканция е известие за отпуск на служителя. Всяка компания може да има извадка, тъй като няма единен шаблон. В този случай следва да се предостави сигнал на служителя 2 седмици преди началото на ваканцията. За да завърши процеса, служителят трябва да постави подписа си.
Защо да уведомяваме
Според закона (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация) всеки работодател е длъжен да уведоми писмено служителя за началото на отпуска. В същото време в документа трябва да се посочи датата на началото на празника. Важно е също така да се вземе предвид годишният график за ваканциите, който се одобрява от компанията.
Този подход е особено важен за тези компании, чийто процес не е прекъснат. При такива условия е необходимо служителите да се пуснат по ясен график, в противен случай производственият процес може да се повреди.
Легалният отпуск има няколко вида:
- обучение;
- по желание;
- годишно.
Ако отпускът се предоставя по искане на служителя, тогава необходимостта от уведомяване изчезва.
Как се съставя документът
Трябва да се разбере, че няма единен формуляр за уведомяване на почивката на служителя. Всяка компания може да направи извадка, като взема предвид особеностите на предприятието.
Но все още има задължителни точки и под една или друга форма те трябва да бъдат показани. Става въпрос за следната информация:
- дата на изходящия документ и неговият регистрационен номер;
- данни за работодателя (официални);
- индивидуални данни за почиващите;
- длъжност, заета от служителя;
- позоваване на член на Кодекса на труда, който е основание за уведомяването;
- Подпис на лицето, управляващо организацията.
Текстът на самия документ не трябва да е обемен. Обикновено посочва само необходимата информация относно предстоящата ваканция: факта на нейното осигуряване, броя на почивните дни и отработеното време, която се взема предвид.
В резултат на това всяка компания съставя своя собствена извадка от уведомяване на служителите за ваканция, в която се променят само инициалите, продължителността и датите.
Използването на такъв шаблон може значително да намали времето, изразходвано за съставяне на сигнал.
Въведение на служителите
За да може служителят да има време да се подготви за предстоящата ваканция, той трябва да знае за него предварително. Именно за това се използва известието за предоставяне на отпуск на служителя. Пробата трябва да съдържа всички необходими блокове информация. И за да бъде легален този процес, е необходимо лично да се запознае специалистът с решението на ръководството.
Това означава, че известието се връчва лично на всеки служител.
Служителят може да научи за факта на ваканцията по няколко начина: - като е прочел заповедта за осигуряване на определен брой дни почивка;
- среща с служител на човешките ресурси на организацията;
- подписване на извлечение в процеса на одобряване на плана за ваканция.
Не е изключена ситуация, при която служителят не е съгласен със сроковете, определени от властите. В този случай трябва да съставите акт, в който ще бъде показана реакцията на служителя.
Струва си да се помни, че процедурата за кандидатстване на служителите за отпуск включва съставяне на две копия от документа. И специалист трябва да подпише всеки от тях.
Ако известието не бъде съставено и предоставено на служителя, тогава в крайна сметка може да бъде наложена административна глоба (чл.5.27 от Кодекса за административните нарушения) и ваканцията е прехвърлена (служителят има право да го прави по закон).
Трябва ли да регистрирам документ
За да оптимизирате процеса на съхранение и запис на известия, трябва да водите специален дневник. И в този случай няма единична форма, която да може да се използва. Поради тази причина администрацията на компанията трябва да разработи свой собствен шаблон за списания. В резултат на това той точно ще се впише в модела на уведомлението за предоставяне на отпуск на служител на конкретно предприятие, което ще повлияе положително на скоростта на документите.
На заглавната страница на списанието трябва да покажете:
- началната и крайната дата на процеса на въвеждане на данни;
- име на документа и фирмата, издала списанието.
В табличната част информация като:
- име на документа, който е подготвен и преминава през счетоводната процедура;
- дата на издаване;
- сериен номер;
- значението на известието, издадено на служителя;
- лични данни и длъжност на служителя, от чието име е издадено известието;
- информация за факта на доставка на документа;
- информация относно отговора на уведомлението.
Съхранявайте регистрираните документи за 5 години. Предприятието е задължено на това със заповед на Министерството на културата на Руската федерация.
Съвместно известие
В допълнение към стандартното извадково известие за началото на ваканцията, всяка компания периодично използва специални извлечения. Или изобщо не се използва. Например, когато се появи известие за непълно работно време.
Ако служителят работи като част от допълнителна форма на заетост, първото нещо, което служителят на персонала трябва да знае, преди да състави документ, са датите на почивка на специалиста на неговото основно място на работа.
Впоследствие тези данни трябва да бъдат въведени в плана за ваканция по време на неговото разработване. В резултат дните на почивка и на двете места на работа трябва да съвпадат.
При такива обстоятелства предоставянето на инструкции за отпуск на счетоводителя трябва да включва правилното изчисляване на издаването на средства. Например, когато дойде планираното време за почивка за непълно работно време, но той не натрупа необходимия трудов стаж, тогава дните, които липсват, трябва да се изготвят без поддръжка. Тоест, трябва да се плаща само частта от заплатата на ваканцията.
Що се отнася до процеса на уведомяване, можете да уведомите такъв служител, без да използвате документация. Часовите таймери са удобни, когато предоставят годишни ваканции, подреждат се за един период в две предприятия.
Когато служителите на непълно работно време не предоставят на отдела за персонал информация за графика на друга компания, те трябва да бъдат уведомени официално и 2 седмици преди ваканцията.
Ако трябва да решите въпроса за останалата власт, тогава трябва да действате на обща основа. Долната линия е, че по темата за отпуските законът не разделя служителите на длъжности. Най-доброто време да се запознаете с известието ще бъде момента на подписване на поръчката.
Нестандартни ситуации
Във всяка компания понякога обстоятелствата са такива, че почивката на служителя трябва да бъде прекъсната поради различни производствени причини.
Първоначално си струва да се отбележи, че законът не позволява на работодателя да прави това едностранно. Всичко, което компанията може да си позволи, е да се обади на служител след получаване на съгласието му.
В същото време има категории служители, чиято ваканция не може да бъде прекъсната при никакви обстоятелства:
- Специалисти, участващи в производството с вредни условия на труд.
- Жени в отпуск по майчинство.
- Работници, които не са навършили 18 години.
След получаване на съгласието на служителя да прекъсне ваканцията си, ръководителят на отдела трябва да подготви уведомление до директора, в което да посочи причината за повикване на специалиста.
резултати
Уведомлението се използва за предупреждение за ваканция в случаите, когато служителят отива във ваканция според графика. Ако самият служител възнамерява да направи пауза в трудовата дейност, тогава не е необходимо да го уведомява.Не се изисква и официално предупреждение за тези, които работят в компании на непълно работно време.