El negoci estatal i l’àmbit del funcionament d’oficines és la branca més important de la vida pública de qualsevol estat. La informació documentada és dades legals. Les activitats legislatives contribueixen a la construcció del dret civil i de l’ordre i del benestar, que són molt importants.
El concepte d’informació documentada
Aquesta designació, a primera vista, no s’utilitza gaire sovint en la jurisprudència, però alhora és molt important. Basada en la legislació federal, la informació documentada és un tipus de conjunt de determinades dades que es registren en un mitjà tangible per a la seguretat.
Així mateix, aquest material assumeix la presència de detalls sobre les fonts disponibles del seu origen, que en general permet determinar la naturalesa d’aquestes dades o dels seus suports, independentment de la forma de presentació. Sense ells, el concepte d'informació documentada perd realment el seu sentit. Els requisits desenvolupen de manera inherent dues funcions fonamentals: informació i certificació de seguretat. És a dir, d’una banda, contenen les dades necessàries i, d’altra banda, impossibiliten la falsificació de documents.
Organització Internacional per a la Normalització
La gestió de la informació documentada està regulada per diversos actes legals, decrets federals, ordres, documents reguladors internacionals. Així doncs, l’Organització Internacional per a la Normalització (ISO) participa directament en el desenvolupament de dogmes, normes i regulacions sobre la formació, l’emmagatzematge, l’ús de la informació. S'estan realitzant desenvolupaments per eliminar les violacions de la discrepància en el contingut de la realitat, en la formació de requisits per a la forma de presentació de dades.
Signes d’informació documentada
El primer signe i el més important és la presència d’un portador de material. Com a tal, pot actuar absolutament qualsevol objecte del món circumdant, inclosos objectes i camps físics on es mostren determinades accions o informació. Les mateixes dades es poden gravar en diferents suports. També serà cert que es poden documentar diferents materials al mateix lloc.
La següent característica més important de la informació documentada és la capacitat d’identificar el material enregistrat. Això es proporciona amb el paper de suport dels accessoris. La seva presència ajuda a establir la finalitat de les dades, la seva naturalesa, font, temps de documentació. En alguns casos, els detalls proporcionen el grau de protecció necessari d’una determinada mostra en forma de signatura electrònica adjunta.
La tercera característica de la informació documentada és la capacitat de seleccionar diverses variacions i formes que transmetin el seu contingut. També es pot emmagatzemar en diversos suports de diverses formes sense perdre el seu contingut i detalls. És a dir, l’emmagatzematge d’informació documentada implica la possibilitat de copiar-la. Aquests materials poden existir en forma de diverses modificacions.
Gestió de la informació de documents
Segons la versió de l’Organització Internacional per a la Normalització, la informació documentada és dades que s’han d’emmagatzemar i utilitzar sota un control especial. En l’àmbit de la subordinació es troba, directament, el portador de la naturalesa material on s’emmagatzema aquest material.El conjunt de requisits per a la gestió documentada de la informació es presenta a la secció núm. 7 de la norma ISO 9001: 2015. Si intenteu resumir i representar aquestes tesis d’obligacions, tindran el següent formulari:
- anàlisi periòdica del nivell d’accessibilitat de la informació en la mesura que sigui necessari, al lloc on sigui necessari i en el moment en què sigui necessari;
- avaluació regular del grau de seguretat de les dades documentades;
- resoldre qüestions relatives a l’organització dels processos de distribució, cerca, control d’accés i ús de la informació;
- avaluació de l'impacte dels processos efectius de protecció i emmagatzematge de documents de diversos errors, per exemple, si es garanteix la seva llegibilitat;
- verificació del compliment de les normes de confiscació i emmagatzematge.
Què passa?
Les formes d'informació documentada depenen principalment de la naturalesa del seu suport material. Hi ha diversos tipus principals. El més comú:
- paper;
- enregistraments de so;
- materials de vídeo;
- informació documentada electrònica.
Varietats de dades en suports tangibles
La informació, més enllà de la versió de molts investigadors, més enllà dels criteris d’ordenació i del grau d’organització es divideix en documentats i no documentats. Quina diferència hi ha entre ells?
El documentat és una forma oficial d’existència d’informació específica organitzativa i oficial. L’objectiu de l’existència d’aquest tipus de dades està relacionat amb el benestar públic i l’estat de dret. Els tipus d'informació documentada poden ser diferents. Al cap i a la fi, tot depèn del criteri de classificació adoptat com a base.
Per a criteris d’accessibilitat, la informació és:
- amb accés limitat;
- material secret d'estat;
- tipus confidencial;
- amb accés il·limitat, públic.
Si és possible, succeeix:
- distribuït lliurement;
- dades la divulgació de les quals està estrictament prohibida;
- Informació divulgada d’acord amb la llei federal;
- material, la divulgació de la qual és possible per acord d’un determinat cercle de persones.
Propietats de la informació documentada
La informació documentada és dades que existeixen en determinades condicions objectives i que tenen diverses funcions.
Les seves propietats inclouen:
- caràcter fix, és a dir, possessió de la seva font, moment de documentació i obligació d’emmagatzemar;
- rellevància: la capacitat de satisfer els requisits d’un consumidor potencial, per atendre les sol·licituds;
- valor - dades adequades a la finalitat;
- completesa: la relació òptima entre informació rebuda i necessària;
- utilitat: el grau de la seva necessitat;
- fiabilitat: mostra el nivell d’objectivitat de la informació;
- novetat - rellevància, ja que els materials documentats són una explicació d'informació que pot quedar desfasada o deixar de ser vàlida;
- puntualitat;
- l'accessibilitat: la capacitat del consumidor de rebre lliurement dades;
- seguretat: falta d'accés no autoritzat;
- ergonomia: la relació òptima del volum i la forma de les dades per a un consumidor en particular;
- adequació: correspondència d’informació a la realitat, disposició a reflectir condicions objectives reals.
Protecció de la informació documentada en la legislació russa
Tres fonts del dret federal proporcionen la designació d'informació documentada. La primera font dóna una interpretació estreta. Afirma que la informació documentada és l’enregistrament de dades importants mitjançant un material material mitjançant el procés de documentació de les dades necessàries, on hi ha detalls que permeten identificar, designar o determinar el seu mitjà material (llei de la informació, article núm. 2).
Una altra font té una interpretació més àmplia.Afirma que un document significa la presència d’un mitjà amb informació gravada de text, de so o de gràfic. El seu contingut està destinat a la seva transmissió a la finalitat prevista en un moment determinat.
Exemples de dades documentades
La informació documentada és actes jurídics, papers, arxius que es guarden per a propòsits diversos. La informació emmagatzemada en la gran majoria dels casos està destinada a un ús públic. Uns exemples inclouen:
- actes legals, marc normatiu;
- documents que contenen informació sobre situacions d’emergència de tipus ambiental, demogràfic, sanitari-epidemiològic, meteorològic;
- documents continguts a les col·leccions de biblioteques i altres fons diversos de sistemes d'informació;
- informació sobre mitjans de comunicació i altra informació pública d’acord amb la legislació de la Federació Russa.
En funció de l’anterior, cal destacar que, en total, els documents i la informació documentada són els elements més importants de la seguretat de l’estat i del benestar públic. Sovint és un dipòsit d'informació estratègicament important per a l'estat. Per això, aquest tipus d'informació s'hauria d'emmagatzemar acuradament tenint en compte els requisits estipulats per la legislació estatal.