El treball d'oficina secreta té un risc considerable. En la seva majoria, està causada pel desconeixement de les particularitats del treball i violacions dels principis clau de la seva implementació. 
Secret d'Estat: què és?
Aquest concepte té diversos significats. En un sentit general, el misteri caracteritza quelcom desconegut i no resolt. En relació amb les agències governamentals, aquesta informació s'entén com a dades conegudes per una categoria de persones estrictament definida. El secret d’estat, per tant, és quelcom que no sigui objecte de divulgació. Aquestes dades mantenen el seu estat generalment durant un període de temps determinat. S’estableix en funció de la importància de la informació, de la seva necessitat, derivada dels interessos de tot el país o d’un departament específic. Per diverses raons, la informació perd el seu secret amb el pas del temps. Després d’un determinat període, es podrà fer públic o publicat.
Voltors de secret: tipus
En el treball diari de departaments i ministeris de la Federació Russa, es recopilen un gran nombre d’actes. La implementació de funcions directives és impossible sense flux de treball. Un dels trets característics de les activitats administratives és la varietat de materials. La classificació d’informació classificada es realitza d’acord amb la Llei Federal núm. 5485-I. Una part significativa dels actes emesos per organismes administratius conté informació que no està sotmesa a divulgació. Tot i això, hi ha graus de secret. Es reflecteixen en marques especials als papers. La legislació preveu els voltors següents: "Secret", "D'importància especial" i "Top Secret". Considerem-los amb més detall. 
Característiques distintives de les marques
Els segells de seguretat dels documents s’estableixen depenent del contingut i la importància de la informació present en ells. En conseqüència, per a la divulgació de determinades dades es proporciona una certa responsabilitat. La marca d’Especial Importància implica el màxim grau de secret. Aquest estat s’assigna a una categoria limitada d’actes. La divulgació d'aquesta informació suposa un perill per al país. La publicació d’aquestes dades pot causar danys importants als interessos estatals. En aquest sentit, els actes assignats a aquest grup haurien de protegir-se d’una manera especial.
La marca "Top Secret" es posa en documents més relacionats amb la seguretat i la defensa del país. El perjudici de la seva divulgació és força evident. El procediment de gestió d'aquesta informació està estrictament regulat.
Hi ha una altra categoria de documents. Estan marcats "Per a ús oficial". Si els voltors del secret estableixen clarament l'estat dels actes, hi ha, en aquest cas, una restricció d'accés a la informació. Cal evitar fuites de dades de servei. 
Normes generals
Els segells de privadesa i el procediment per manejar-los s’estableixen d’acord amb les llistes definides per l’esmentada Llei Federal. L’entrada d’informació i el canvi de les llistes d’aquestes dades s’assignen a funcionaris específics. A l’hora de formar la llista, es tenen en compte totes les àrees de producció. Els segells de seguretat es defineixen per obtenir informació:
- En el camp militar.
- En el camp de la ciència, l’economia i la tecnologia.
- En el camp de l’economia i la política exterior.
- En el camp de la intel·ligència, intel·ligència operativa, contraintel·ligència.
- En el camp de la lluita contra el terrorisme.
Durant els esdeveniments, quan s'estableixen segells de secret, es realitzen extractes dels actes rellevants, determinats pel contractista.El control d’aquesta activitat s’assigna a la persona que va signar els papers. Aquestes entitats són responsables de la classificació adequada dels documents en una o altra categoria de secret, la definició del segell corresponent. 
Principis
Per conservar informació d’important importància per al país, s’ha de millorar continuament el procediment de classificació actual. Tal com demostra la pràctica, per a la implementació d’aquesta tasca són importants els enfocaments basats científicament i un mètode sistèmic. Els casos de segells han d'establir-se correctament en casos estrictament regulats. D’aquesta manera es garanteix la protecció d’informació important. Existeixen els principis següents per determinar el secret de documents:
- Enfocament sistemàtic.
- Objectivitat.
- Optimització del volum de dades.
- Revisió periòdica.
Enfocament sistemàtic
Una de les característiques clau d’aquest principi és la consideració del procés de classificació en general. En el transcurs del mateix, s’ha de tenir en compte: la interdependència i, alhora, la contradictòria de les dues direccions. En primer lloc, hi ha la voluntat de proporcionar una protecció fiable dels secrets d’estat. D’altra banda, cal evitar que s’amaguen dades poc raonables i massives amb totes les conseqüències negatives. Amb una superació del segell, es redueixen notablement les possibilitats d'intercanviar informació entre departaments. Això també comporta un augment constant del volum d’actes que contenen dades inaccessibles per a un ampli ventall d’usuaris. Això, al seu torn, sovint complica la protecció d’informació realment important. Un altre extrem és la subestimació del secret. En aquest cas, el perill també és evident, ja que aquesta activitat crea els requisits previs per a la filtració de dades importants. 
Objectivitat
Aquest principi es basa en l’adherència incondicional als requisits de la llista de documents secrets definits en la legislació. No es pot guiar per una opinió subjectiva, basada en les decisions exclusives dels intèrprets. En cas contrari, és probable que hi hagi errors que puguin comportar una subestimació o una sobreestimació del secret d’un document.
Optimització de volum
Aquest principi té una importància especial per classificar i preservar la informació. En qualsevol acte hi ha d’haver un mínim de dades que realment es necessiten per resoldre un problema determinat o realitzar un treball en concret. Una informació excessiva pot provocar la divulgació incontrolada de tota la informació.
Revisió periòdica
Els documents que contenen informació classificada s’han de revisar regularment. Les dades poden perdre la seva rellevància o la seva importància pot disminuir. Després de revisar, el sistema de documents es descarrega. Un o altre estat de l’acte s’estableix d’acord amb el volum d’importància de la informació present en ella. Al seu torn, hauria de ser coherent amb el grau de secret real. 
Canvi d’estat
Es realitza estrictament d'acord amb la legislació aplicable. Segons la Llei Federal, si canvien factors objectius, com a conseqüència dels quals la protecció posterior de les dades classificades com a secret d'estat no és pràctic, s'han de desclassificar els actes. D’acord amb el que estableix la llei, el període durant el qual les dades són objecte de protecció no és superior a 30 anys. Les excepcions són documents que, segons la decisió de la comissió d’interès, amplien el termini especificat per a aquesta informació. La desclassificació o reducció del coll la realitzen organismes autoritzats. Són comissions especials que inclouen persones competents.
Aquests últims són designats pels caps dels departaments pertinents. Les comissions haurien d’elaborar actes en els quals es demostrin amb detall la necessitat de reduir el coll o la desclassificació.L’estat de la informació també pot canviar els caps dels departaments autoritzats en què s’han elaborat o desenvolupat els papers rellevants. Aquests funcionaris també tenen dret a desclassificar o classificar aquests actes. La destrucció de valors es fa estrictament d'acord amb el marc legal regulador que regula l'àmbit d'aquest document.
