El calendari d’una auditoria interna dependrà en gran mesura de on es dugui a terme. Per realitzar un control, necessiteu algun tipus d’esdeveniment o informació sobre aquest esdeveniment. Només després d'això, el gestor pot designar una auditoria interna. Ho explicarem amb més detall.
El concepte
L’auditoria interna és una activitat que té com a objectiu establir la culpabilitat d’un empleat i les circumstàncies d’un accident. Per tant, el terme "auditoria de serveis" no existeix, almenys per a les empreses. Però, per al servei públic, està disponible i consagrat en les disposicions normatives.
Però les organitzacions comercials encara realitzen auditories internes, s’aproven als actes normatius locals de l’empresa. Fins i tot en absència d’una llei que reguli una investigació interna, s’ha de dur a terme complint totes les normes.
Objectiu de verificació
Abans de parlar del calendari de l’auditoria interna, heu de conèixer quin és el propòsit dels líders, la realització d’una auditoria interna. La direcció de l'organització vol establir tots els motius, circumstàncies o condicions en què l'empleat va cometre un acte il·lícit. Aquesta acció hauria d’afectar als empleats de l’organització, el seu líder. Per regla general, els òrgans de l'Estat que tenen poders tampoc no es deixen de banda.
Els resultats d’inspecció correctament executats poden ser una prova d’accions legítimes del cap o una font informativa d’organismes autoritzats.
En quins casos es verifica
El calendari de l’auditoria interna, per descomptat, és necessari conèixer, però no hi ha informació menys important en quins casos es porta a terme.
Així doncs, es fa una auditoria interna si:
- L’empleat no va venir a treballar.
- Un empleat no es troba al seu lloc de treball sense un bon motiu ni un ciutadà es troba intoxicat, embriagat o intoxicat.
- L’empleat abandona la feina abans de finalitzar la jornada laboral.
- L’empleat es nega a sotmetre’s a un examen mèdic o anar de viatge de negocis, mentre que no hi ha bons motius.
- L’empleat no va a treballar un dia de vacances o de vacances, tot i que això no és una violació del Codi del treball.
- Es nega a sotmetre’s a una prova o formació de coneixements sobre protecció laboral.
- Un empleat gasta intencionadament efectiu addicional.
- L'empleat emmagatzema o registra incorrectament els actius materials de l'empresa.
- Un empleat fa malbé o destrueix intencionadament matèries primeres, productes acabats o materials.
- L’empleat es nega a rebre part de la propietat o íntegrament per representant.
- Un empleat ha comès un delicte o un acte il·lícit.
- Un empleat incompleix el calendari per pagar sous, prestacions o pensions sense un bon motiu.
- Causar danys a la propietat per culpa de l’empleat a persones físiques, jurídiques o a l’estat. Aquest ha de ser un fet establert, que es recolza en una decisió judicial que ha entrat en vigor.
- Violacions múltiples del procediment legal per considerar sol·licituds de ciutadans, persones jurídiques o empresaris individuals. Això també inclou la negativa a plantejar recursos de ciutadans, persones jurídiques i empresaris, si és competència de l’organisme.
- Múltiples casos de subministrament d'informació incorrecta o incompleta a organismes autoritzats.
- Actitud negligent davant l’observança de la disciplina laboral per part dels subordinats.A més, la realització d’una auditoria interna es veu afectada per l’ocultació de violacions per part de subordinats de la disciplina executiva i laboral o la falta de responsabilitat davant d’aquestes accions.
- L'empleat va violar les normes de seguretat o de salut que van suposar la mort o la lesió d'un altre empleat.
- L’empleat no va prendre mesures per eliminar les infraccions en el termini previst per la llei ni va pagar cap indemnització pel dany causat.
Mètodes de verificació
El calendari de l’auditoria interna depèn directament de quina opció triï el cap de l’empresa.
Només n’hi ha dos.
- S’està creant una comissió especial que ha d’afrontar la situació en el moment de realitzar l’auditoria interna respecte a l’empleat.
- Un determinat empleat és designat com a revisor; per regla general, és el cap de la unitat on es va cometre la infracció.
Procediment d’inspecció de la Comissió
El procediment i els termes per dur a terme una auditoria interna en aquest cas seran els següents:
- Primer, apareix la base de la verificació. Es pot tractar de documents o informació que indiqui que l’empleat ha comès un acte il·legal. Inclou declaracions, peticions, protocols, recursos, decisions i altres.
- La verificació hauria de començar als tres dies següents a la recepció de la informació o dels documents. El termini de diligència deguda és de trenta dies des de la data en què va ser nomenat. Això es deu al fet que l’article 192 del Codi del Treball especifica el període de temps en què es pot aplicar una sanció disciplinària a un empleat.
- Les dates de la realització d’una auditoria interna respecte d’un empleat, així com les seves condicions i procediments, es prescriuen en l’ordre o l’ordre del cap de l’organització. A més d’aquestes dades, el document conté els motius pels quals va començar l’auditoria, els poders i la composició de la comissió, el termini per proporcionar els resultats de l’auditoria.
Normalment, la comissió inclou empleats del departament de personal, legal i comptable de l'empresa. Si cal, incloure els empleats d'altres departaments.
L’important és que la persona que va cometre l’acte no es pugui incloure a la comissió. Les persones que són familiars o amics del delinqüent no estan incloses a la comissió d’inspecció.
Si una organització té un sindicat, també s’ha d’incloure el seu representant a la comissió.
El treball de la comissió està supervisat pel seu líder. És responsable de l'objectivitat de l'auditoria, dels terminis de la reunió i de la totalitat de l'auditoria. Tots els membres de la comissió estan obligats a signar una comanda per realitzar una auditoria. Aquest últim també està signat per l'infractor.
Les activitats de la comissió es consignen a l’acta o a l’informe de la reunió.
Drets de la Comissió
Els membres de la comissió i el seu president poden:
- Rep explicacions per escrit dels empleats de l’organització o altra informació que us ajudarà a dur a terme l’auditoria.
- Examineu els documents de l'organització i, si cal, adjunteu-los als materials de verificació.
- Exigiu informació o documents relacionats amb la verificació dels empleats de l'organització. La comissió té el dret no només de familiaritzar-se, sinó també de retirar els papers necessaris per a la seva comunicació.
- Si el cap de l'empresa ho permet, la comissió té dret a consultar amb un especialista de tercers. Això només s'aplica a aquelles preguntes per a les respostes a les quals cal tenir coneixement especial. Així mateix, la comissió pot sol·licitar documents a persones físiques, jurídiques o agències governamentals.
- Tota la informació rebuda ha de ser documentada.
Responsabilitats de la Comissió
A més dels drets, la comissió té les seves pròpies responsabilitats. Entre ells es troben:
- Prendre tot tipus de mesures per estudiar el disseny de la informació sobre un acte compromès.
- Consideració i inclusió en els materials de verificació d’aplicacions que hi hagen o s’hi relacionen.
- Garantir la confidencialitat i la seguretat de les dades d'auditoria, la no-divulgació dels seus resultats fins que el cap les aprovi.
- Elaboració de conclusions sobre els resultats de la investigació.
- Elaboració de propostes sobre el grau de responsabilitat de l'empleat infractor.
- Presentació dels resultats de l'auditoria a temps al cap.
Drets violadors
Cal observar el termini per realitzar una auditoria interna al departament d’assumptes interns o a l’organització no governamental, però això no significa que s’hagin de vulnerar els drets de la persona que s’inspecciona. I té els drets següents:
- No doneu una explicació per escrit de l’acte.
- Exigiu que els materials i documents presentats s’adjuntin a l’auditoria.
- Envieu una declaració al líder perquè es substitueixin alguns membres de la comissió i argumenteu-ho.
- Després de l’auditoria, familiaritzeu-vos amb els materials de conclusió i cas i signeu el document. Si un empleat es nega a signar, s'elabora un acte sobre aquest tema.
- No reconèixer els resultats de l’auditoria i les accions del cap i recórrer davant el tribunal.
- Rebutja els danys voluntaris.
Dates de verificació a les organitzacions
L’organització té un període d’auditoria empresarial de trenta dies. Comença a comptar després d’haver-se registrat un document, que l’inicia l’objectiu de la verificació. Aquesta pot ser una declaració d’un dels empleats o una comanda del supervisor immediat.
Els termes de l’auditoria interna no inclouen les baixes per malaltia i les vacances. Després de la decisió final, aquesta ha de ser acordada amb la comissió. Aquest període pot trigar fins a sis mesos i aquest període també no està inclòs en aquest període. Independentment del calendari de la inspecció, les sentències per a l'empleat culpable són limitades en cada cas de diferents maneres. Per exemple, per una violació disciplinària, podeu ser castigat durant sis mesos, mentre que per frau amb les finances, el termini serà d’un any i mig més llarg.
Consulteu en cas de no presentació al lloc de treball
Perquè l'absència d'un empleat en el lloc de treball sigui considerada absència, cal motiu. Mentre no hi és, una persona està absent per circumstàncies no explicades. Si el fet de no aparèixer va provocar conseqüències greus que afectessin la feina de l’empresa, l’empleat pot ser acomiadat o reclamat. Tant per a això com per a un altre, les bases són necessàries. Es poden trobar només durant l’auditoria interna. Atès que el termini per realitzar una auditoria interna no pot excedir els trenta dies, ha de transcórrer ràpidament.
Començarà només un cop que aparegui una nota. El seu autor pot ser un supervisor directe o qualsevol altre empleat. Quan un empleat apareix a la feina, ha d’explicar el motiu del seu comportament. Es consideren vàlids els següents:
- Malaltia d’un empleat o familiar. Cal confirmar-ho amb un certificat de baixa per malaltia o certificat mèdic.
- Retard per falta de transport. Per exemple, un accident a les vies del tramvia.
- Circumstàncies que no depenen de la voluntat de l’empleat. Un exemple és un accident de cotxe.
El Codi del Treball diu que si un empleat no està treballant tot el dia, això es pot anomenar absència. El dia de l’assetjament es realitza un acte determinat, que registrarà la violació.
Dates policials
El període de revisió policial és de catorze dies. Comencen a comptar-ho tan bon punt el cap rep informació sobre la violació. El període de temps per dur a terme una auditoria interna no inclou el temps de vacances de l'empleat, baixa per malaltia, viatge de negocis o l'absència del servei per un bon motiu. Una de les circumstàncies ha de ser confirmada per un document, ja sigui un certificat del departament de personal o un altre document.
No es pot fer una auditoria interna durant més de trenta dies.Tot i que el final d’aquest període recau en vacances o un dia lliure, no s’ha d’incomplir el termini per realitzar una auditoria interna per part de la policia, totes les activitats han d’acabar abans de les vacances o del dia lliure.
No fa gaire, es va aprovar una llei federal per ampliar el període d’inspecció. Ara, si el cap de l’autoritat executiva o el seu diputat van decidir ampliar les activitats, el termini de l’auditoria interna es pot ampliar amb trenta dies més.
El procediment de verificació oficial al Ministeri de l’Interior
No difereix del que s’accepta en organitzacions ordinàries.
Primer, s’emet una ordre per realitzar una auditoria. Ha d’indicar la data de la cita, la comissió i els motius de verificació. Pel que fa a la comissió, hauria d’estar format per un mínim de tres empleats. Han de tenir coneixements i experiència suficients. El cap és nomenat cap d'una de les divisions estructurals del Ministeri d'Afers Interns.
L’ordre de realitzar la inspecció es dóna a un empleat autoritzat tenint en compte el seu rang i la posició de l’empleat infractor.
Disseny d’informe
Si en els trenta dies els esdeveniments no van produir cap resultat especial, l’ampliació del termini de l’auditoria interna s’amplia uns altres trenta dies. A partir d'això, es treu una conclusió sobre els resultats del treball. La conclusió es divideix en la part introductòria, descriptiva i final.
La part introductòria ha de contenir les inicials i cognoms de l’empleat, la seva posició. Si la comissió la va realitzar la inspecció, s'indica informació sobre cadascun dels seus membres.
A la mateixa part indiqueu les dades de l’empleat culpable. La informació general es complementa amb l’educació, l’experiència laboral, el nombre de recompenses i sancions i la presència o absència de sancions disciplinàries.
La segona part inclou una descripció dels motius de verificació, el temps que es triga a realitzar una auditoria interna, les explicacions de l’empleat, el fet de la violació, les conseqüències i les circumstàncies d’aquest acte, els fets descoberts durant la investigació i les circumstàncies atenuants o agreujants.
La part final conté informació sobre els tipus de responsabilitat i les mesures que poden aplicar-se a l'autor. A més de conclusions relacionades amb els motius de l’acte i les circumstàncies. La part final també ha de contenir recomanacions sobre el trasllat del cas a les autoritats investigadores i la prestació d’assistència social i psicològica a l’empleat.
Conclusió
A l'article, examinàvem el calendari d'una auditoria interna al Ministeri d'Afers Interns i a les organitzacions comercials. Com heu aconseguit notar, no es diferencien els uns dels altres. I en això, i en un altre cas, hi ha comissions per a la verificació, que estudien les circumstàncies del cas.
El període d’inspecció també és el mateix, tret de la possibilitat d’ampliar la inspecció al Ministeri de l’Interior durant trenta dies més. En cas contrari, no hi ha diferències, fins i tot les baixes i les malalties en ambdós casos no estan incloses en el període d’inspecció.
Aquesta és tota, sens dubte, informació seca que voldria diluir amb consideracions ètiques i morals. Si sou un empleat, heu d’entendre les conseqüències de les infraccions de disciplina, normes de seguretat i altres normes en el lloc de treball. Per tant, assegureu-vos que teniu prou proves de la vostra innocència si es fa una auditoria contra vosaltres. Però és millor, per descomptat, no permetre aquestes ermes. Al cap i a la fi, no només podeu posar en perill la vostra feina, sinó també la vida d'algú. Per tant, seguiu totes les normes, precaucions de seguretat en el treball i aviseu amb anterioritat a la direcció sobre els vostres problemes. Llavors, la comprovació del servei no us afectarà.