El temps és un recurs valuós que té una persona. Va obtenir un valor especialment important durant el període d’implementació de grans projectes i complexos tècnicament. A més, la majoria s'aproxima a l'ús del temps de la seva manera extremadament irracional. Per això, es redueix l’eficàcia humana i l’eficàcia del treball realitzat. Com a resultat, és crucial evitar errors comuns en la gestió del vostre temps.
Falta una llista sistemàtica de tasques
Sovint, un empleat es troba davant d’una situació en què li sembla que va oblidar realitzar una part extremadament important de la feina. Com a resultat, està en joc l’èxit de tot el projecte. Això és facilitat per un dels errors més comuns: la manca d’una llista sistemàtica de tasques.
Una excel·lent solució al problema pot ser l’adquisició i la instal·lació a l’ordinador de treball d’un dels registres diaris especialitzats, que no només guardaran els noms de casos concrets, sinó que també permetrà crear una descripció detallada d’aquests, i també us informarà sobre la data d’aproximació per realitzar una tasca.
Falta d’objectius
Cada empleat ha d'entendre exactament què vol aconseguir al final. En cas contrari, no podrà aconseguir èxits estratègics en els negocis en curs. Els objectius marcats adequadament no només permetran obtenir un resultat concret, sinó també controlar el progrés de tot el projecte. Per a això, cal establir-nos no només les tasques finals, sinó també les intermèdies.
Falta la prioritat de la tasca
La jornada laboral de molts consisteix en un gran nombre de tasques urgents. Com a resultat, sovint s’ignoren coses realment importants que determinen l’èxit no només d’un empleat individual, sinó de l’empresa en general.
Per evitar-ho, cal fer servir l’anomenada matriu de prioritat de tasques. Us permetrà determinar quins dels problemes s’han de resoldre en primer lloc i quins podreu ajornar fins més tard. Això pot augmentar significativament la productivitat dels empleats. La pràctica demostra que les persones que s’afanyen immediatament a resoldre un problema nou, posposant un negoci prèviament finalitzat, perden una gran quantitat de temps.
Distracció exterior
Tal com han demostrat els estudis, els empleats de les empreses modernes perden fins a dues hores diàries a causa de diverses distraccions. Estem parlant de trucades telefòniques, aplicacions de telèfons intel·ligents, ajudar els companys a resoldre els seus problemes, així com d’altres problemes que obliguen a interrompre l’execució de tasques.
La distracció té una característica molt perjudicial. Fins i tot després que una persona torni a la feina, haurà de dedicar 10-15 minuts a “implicar-se” en la resolució de la tasca. Al final, es perd una gran quantitat de temps.
Per evitar-ho, no només s’ha de limitar-se a la influència del telèfon i l’ordinador (si el treball en si no està connectat amb això), sinó també advertir als companys de la inadmissió de la distracció durant el temps laboral.
Procrastinació
Molt sovint, aquest error el cometen aquells que tenen por de l’escala de les tasques que se’ls assigna. Com a resultat, intenten destinar el màxim de temps per començar a treballar en el projecte. Això comporta un retard permanent en la resolució d’una tasca important i realment important.
La solució correcta als problemes associats a la implementació d'aquests projectes és la fragmentació de tasques en altres més petites, així com la creació d'etapes per a la seva solució. Com a resultat, una persona podrà avançar amb seguretat en la realització del treball.Això afectarà positivament l'eficàcia del seu treball i en la consecució d'objectius específics.
Posa-ho tot
Massa treballadors i, sobretot, petits i mitjans gestors cometen un greu error en el procés de les seves activitats. Espatllen massa a les espatlles. Al mateix temps, molts d’ells observen que adopten la solució de massa problemes per falta de confiança en la capacitat dels subordinats de resoldre el problema d’una manera qualitativa.
En alguns casos, és realment millor assumir la responsabilitat de la implementació del projecte, però, la càrrega constant de totes les funcions noves per a una sola persona no ha suposat cap èxit a la llarga. Al final, fins i tot un molt bon empleat ha reduït l’eficiència. La qualitat del seu treball es deteriorarà i no es pot parlar de cap desenvolupament.
L'enfocament correcte per al líder no serà la càrrega del treball per a tu mateix. Hauria de delegar més tasques al seu personal. A més, pot dirigir-los o controlar el procés de realització del treball. Si un empleat no pot fer front a la solució de tasques de perfil elementals per a ell, val la pena pensar en la conveniència de la seva estada a l'empresa.
Ritme massa elevat de treball i ocupació permanent
Alguns empleats reben certa satisfacció moral per la constatació que tenen molta demanda i estan ocupats constantment. A més, hi ha un desastre a la seva taula, perquè no tenen temps per resoldre totes les tasques que se’ls assigna. A més, participen més sovint en aquells projectes que consideren importants, més que en aquells que són de gran importància per a l’empresa. Com a resultat, dediquen molt de temps a resoldre tasques insignificants, petites, però laborioses.
No cal parlar de l’alta eficiència d’aquests empleats. Sens dubte han d’ajustar l’horari laboral. Algunes tasques requereixen una anàlisi en profunditat i una presa de decisions informada. Al final, és millor centrar-se en fer treballs importants, donant-li el temps que realment necessiti.
Multitasca
Molts estan orgullosos de la capacitat de fer diverses coses alhora. A la pràctica, resulta que aquests empleats són poc efectius. El fet és que no centren tota la seva atenció en la resolució d’un problema concret. Han de pensar constantment en diverses tasques alhora. Com a resultat, resolen malament tots dos problemes alhora.
D'altra banda, la implementació de diverses tasques alhora comporta despeses addicionals de durada del 20 al 40%.
Renúncia a les pauses
Hi ha un nombre considerable d’empleats que intenten treballar sense pauses i fins i tot sense dinar. Així, segons la seva opinió, s’estalvia molt temps que es pot dedicar a l’exercici de determinats deures laborals.
De fet, els estudis demostren que, sense interrupcions, la capacitat de treball d’una persona es redueix gradualment. Com a resultat, a la meitat de la jornada laboral, no va poder resoldre les tasques assignades amb tanta eficàcia com al matí.
Si és possible, feu pauses curtes de 5 minuts cada hora. També haureu de destinar una quantitat suficient de temps per menjar. El fet és que durant el descans el cervell funciona una mica diferent. Com a resultat, es poden generar noves idees per desenvolupar l'empresa o resoldre amb èxit un problema greu.
Programació de tasques incorrecta
Cada persona té els seus bioritmes únics. Com a resultat, algunes persones resolen millor els problemes al matí, mentre que d’altres immediatament després de la posta de sol. L’enfocament adequat seria planificar les tasques més complexes i que consumeixen energia per al període en què el rendiment estigui al nivell més alt. Les coses senzilles haurien de deixar-se un moment en què no calgui una capacitat creativa seriosa.