Quan es tracta de productivitat, tots ens trobem amb el mateix problema: només 24 hores al dia. Tot i així, sembla que hi ha qui té el doble de temps o que té una capacitat sobrenatural de mantenir-se al dia amb tot el previst. Fins i tot quan gestionin diversos projectes alhora, malgrat les dificultats, certament aconseguiran els seus objectius.
"El temps és l'únic capital que té una persona normal i l'únic que no es pot permetre perdre", va dir Thomas Edison.
Tots volem treure el màxim partit de la vida. Probablement no hi ha millor manera d’aconseguir-ho que trobar una manera de gestionar el vostre preuat temps. Les persones productives ho saben i intenten agafar la màxima eficàcia fora de cada hora, sense fer molts esforços. Per fer-ho, utilitzen regles simples que són molt fàcils d’implementar. Tan senzill que ho podeu fer avui. Aquests antitractes t’ajudaran a construir una carrera professional.
Combatre la tirania dels afers urgents
La tirania dels afers d’urgència és una tendència a aparèixer petites tasques que s’arriben a la manera de complir el que realment importa. Això suposa un gran problema, ja que les petites empreses rarament tenen resultats importants.
Si succeeixes en la tirania de l’urgència, doncs, mirant enrere, notaràs que han passat dies o fins i tot setmanes senceres, però no s’ha fet res realment efectiu. Organitzades i orientades a obtenir resultats, les persones poden distingir quan "atrapar mosques" els distreu del treball. Intenten delegar o ignorar tasques que interfereixen en activitats realment importants.
No refà mai
Les persones que aconsegueixen fer-ho mai no tornen a les tasques ja finalitzades i no es posen les coses més endavant, això és una pèrdua de temps. Si alguna cosa ja us ha cridat l’atenció (per exemple, una trucada telefònica o una carta), resol aquest problema al lloc mateix, delegueu-lo en algú o elimineu-lo de la llista d’afers.
Menja la granota
"Eating Frogs" és una expressió figurativa de l'autoria de Mark Twain, que significa resistència a la procrastinació. És a dir, les persones productives comencen el seu dia amb les tasques més desagradables per a ells. Això fa possible acabar amb les coses agreujants al matí i fer alguna cosa inspiradora i emocionant.
Segons el mètode d'Eisenhower, la llista de tasques es pot dividir en quatre categories:
- Tasques que no voleu fer, però realment s'han de fer.
- Les tasques que voleu fer, i de fet s’han de fer.
- Les tasques que voleu fer, però en realitat no cal que es facin.
- Tasques que no voleu fer, i de fet no cal que es facin.
"Menjar granotes", basada en aquesta classificació, fa referència a "tasques que no voldreu fer, però que realment cal fer".
La decisió del negoci més dolorós per a vosaltres al matí us ofereix avantatges, ja que s’ocuparà d’ella, amb una ment més clara i un ofici tranquil. Recordeu que deixant de banda la "tasca de la granota" per última vegada, us cansareu i perdreu força de voluntat cada cop més.
No intenteu fer tasques múltiples
La gent amb èxit sap que la multitasca és l’enemic principal de la productivitat. El canvi constant d’un cas a un altre mata la vostra atenció, la capacitat de recordar informació i assumir ràpidament una nova tasca després de completar l’anterior. El 2009, així ho va demostrar un estudi realitzat a la Universitat de Stanford (EUA).Els científics van comparar dos grups de persones, un dels quals consistia en notoris múltiples treballadors i el segon - persones que s’inclinaven a realitzar una tasca acuradament. Va resultar que la part de persones que creuen que és realista fer moltes coses en paral·lel té dificultats molt més significatives amb l’organització de l’activitat mental i és difícil distingir la informació rellevant de la irrellevant.
Preparat per al següent dia laborable
Les persones productives completen cada dia laboral amb els preparatius per al proper. Aquest hàbit té un doble efecte: t’ajuda a consolidar el que vas fer avui i et dóna una garantia pel mateix demà productiu. Això triga uns minuts, però facilita molt el matí que ve.
Preparar un pla us ajudarà a no oblidar-vos d’alguna cosa significativa. És important que es registri en algun lloc: en un calendari, un bloc de notes o es desi en un equip. El més probable és que trobareu que haureu de desviar-vos del pla elaborat amb antelació de tant en tant. Malgrat això, la seva presència ajudarà a organitzar millor el vostre temps, a preparar-vos per a projectes i a donar-vos una idea més clara de tot el que necessiteu fer.
Capacitat de dir que no
Per a una persona que s’esforça a aconseguir la màxima eficàcia, és molt important poder negar-se. La negació no hauria de ser ambigüa i expressar-se amb la paraula "no", i no amb frases difuminades com "crec que no tindré temps" o "no estic segur que puc". El desacord per assumir noves obligacions és el respecte de les tasques que ja us han assignat. Un cop entengueu que és realment impossible agradar a tothom, començareu a viure amb més comoditat.
Els estudis de la Universitat de Califòrnia (EUA) han demostrat que com més difícil se us doni la paraula “no”, més probabilitat de sentir estressat i deprimit. Aprendre a negar-se. Per molt contradictori que pugui semblar, augmentarà la vostra productivitat.
Teniu un temps dedicat per comprovar el correu electrònic
Una persona productiva mai deixarà que el correu electrònic el distregui de qüestions importants. A més, utilitzarà totes les funcions d’aquest sistema: classificació de lletres per importància, així com establir alertes sonores per a missatges de proveïdors i clients clau. Alguns fins i tot utilitzen la funció de contestador automàtic, que indica al remitent quan es processarà la seva sol·licitud.
La tecnologia funciona per a les persones
Es critica la tecnologia moderna per distreure els empleats del procés de treball. Tanmateix, amb un ús adequat, poden ajudar i estalviar temps. Automatitzar processos manuals és una bona manera d’augmentar la productivitat.
Utilitzeu eines que ajudin a fer la vostra feina el més fàcil possible. Podeu utilitzar l’aplicació del calendari al vostre telèfon mòbil per rebre recordatoris d’esdeveniments importants, reunions i tot tipus d’horaris. Comprendre la configuració del correu electrònic. Per exemple, podeu utilitzar l’aplicació Boomerang per treballar amb Outlook. Aquesta eina farà que la gestió de correu sigui més còmoda, ajudant a esborrar la bústia arxivant missatges importants fins al moment que els necessiteu.
