Per mantenir relacions comercials i col·laboracions mútuament beneficioses amb altres empreses, les organitzacions han de destinar fons del seu propi pressupost per a despeses d’hostaleria. Què s’aplica a ells? A la legislació fiscal de la Federació Russa, aquest tipus de cost s’atribueixen als costos associats al procés de producció i venda. L’article dóna exemples de despeses d’hostaleria. Què els aplica i com elaborar correctament aquests costos en comptabilitat?
Quina és la característica de l’hospitalitat
No és casual que aquesta partida de despesa sigui considerada una de les més polèmiques. El cas és que els contribuents, és a dir, els propietaris d’empreses, estan intentant gastar diversos costos de qualsevol manera (a vegades no del tot legal), passant-los com a despeses d’hospitalitat. Què s’aplica a ells?
En primer lloc, cal assenyalar que aquests fons no pertanyen a la categoria de despeses normalitzades amb finalitat d’impost de beneficis. Es tracta dels diners que es destinen al pressupost empresarial en l’organització d’esdeveniments oficials. No obstant això, sota la disfressa de despeses d’entreteniment, de vegades s’envien de manera il·legal les finances per a entreteniment, esports, esbarjo, serveis mèdics, etc. En aquest cas, la inspecció tributària, que sospiti que s’amagui beneficis, designarà una revisió minuciosa de la composició de tots els residus de l’entitat jurídica.
Fins a la data, la pràctica judicial ja s'ha complementat amb un nombre important de disputes entre inspeccions fiscals i contribuents. La decisió judicial va plantejar més d'un punt en els casos relacionats amb l'aclariment dels articles de cost de l'empresa. Aleshores, quines despeses no són representatives? Intentem esbrinar en quins casos l’empresari haurà de defensar la seva posició davant de l’inspector, demostrant el contrari.
El que diu la llei
El Codi Tributari conté una definició d’aquest terme i indica el contingut de les despeses d’hostaleria. Què s’aplica a ells? L'article 264 del Codi Tributari de la Federació Russa estableix que la categoria d'aquests costos inclou els recursos financers del pressupost de la institució destinats a organitzar una recepció oficial, així com al servei:
- persones que representin altres organitzacions, si es mantenen negociacions amb elles amb l’objectiu d’aprovar un pla de cooperació o desenvolupar col·laboracions existents que es beneficiïn mútuament;
- els membres de l’empresa contribuent que van arribar a la reunió de l’òrgan de govern.
El Ministeri d’Hisenda de la Federació Russa ho va aclarir. L'Oficina determina els costos de les negociacions amb persones potencials. Però, què passa amb les despeses d’hostaleria i com concertar-les correctament? Una condició important: les negociacions haurien de ser oficials i perseguir l'objectiu de desenvolupar una cooperació mútuament beneficiosa. Al mateix temps, el Ministeri d’Hisenda no considera oportú incloure en les despeses d’hostaleria els fons destinats a les negociacions amb els empleats de les seves pròpies sucursals i departaments. El tribunal no admet aquesta posició, en funció dels precedents existents.
A més, no hem d’oblidar que els fons destinats a l’organització d’esdeveniments corporatius per a subordinats no són representatius. Una excepció és un esdeveniment col·lectiu al qual conviden clients, socis comercials, representants d’altres empreses, i només si aquest esdeveniment no té entreteniment de naturalesa.
He de pagar un impost sobre la renda
El tema de l’hostaleria és un problema candent perquè aquests costos financers s’han d’incloure en el càlcul dels impostos sobre la renda. La característica principal d’aquest article sobre residus és que teòricament els fons destinats poden ser utilitzats per una empresa que treballa en un sistema tributari comú per reduir la càrrega fiscal. A més, l'art. 264 del Codi Tributari de la Federació Russa estableix restriccions a la seva aplicació als fins indicats: les despeses de representació no poden superar el 4% de l'import de les despeses destinades a la retribució laboral en el mateix període impositiu.
La llista de costos que es consideren els costos del procés de producció és exhaustiva, però també ho són les opcions per comptabilitzar les despeses d’hostaleria. Per a un càlcul exacte dels beneficis imposables, totes les despeses s’han de justificar econòmicament, documentar i complir els paràmetres prescrits a l’art. 252 del Codi Tributari de la Federació Russa.
L’assignació dels imports destinats a l’organització d’esdeveniments oficials a la base impositiva de l’empresa abans de la deducció d’IVA requereix el compliment de diverses condicions. En primer lloc, hi hauria d’haver un signe de viabilitat econòmica de les despeses d’hostaleria. Què li aplica? Per determinar l'IVA es tenen en compte els comptes, els xecs, els rebuts, com a confirmació de la malversació objectiu. A més, aquesta disposició significa que els costos d’hostaleria es comporten per establir noves relacions comercials o per mantenir col·laboracions entre l’empresa contribuent i els seus socis.
El cost de les recepcions formals
Les despeses de representació inclouen les despeses per organitzar reunions de representants de diferents empreses. Això també inclou els costos de proporcionar esmorzars, dinars o sopars a persones de negocis i un intermediari que participi en negociacions d’una empresa contribuent.
La legislació fiscal no estableix restriccions fonamentals en l’elecció del lloc i el temps per a una reunió oficial. En conseqüència, la llei no prohibeix un esdeveniment un dia de setmana, cap de setmana o vacances, al matí o al vespre. La recepció es pot organitzar tant a l’oficina com al centre de negocis, restaurant. El més important és l’acompliment de tots els tràmits i ofici de la reunió, que s’ha de documentar.
Quines despeses no relacionen amb les despeses d’hostaleria? Aquesta categoria no inclou fons destinats a l’organització d’oci de convidats, concerts d’entreteniment, celebracions, prevenció o tractament de malalties. Per això és aconsellable rebutjar les recepcions en llocs tan divertits com un teatre, un club de billar i bitlles, una sauna, pubs i sanatoris de prevenció mèdica, especialment si no ofereixen servei de restaurant.
Malgrat tot, molts van poder demostrar la validesa dels diners gastats i designar-los com a hostaleria. Què s’aplica a ells? Una excepció a la regla pot considerar-se finances destinades a l’organització d’un esdeveniment oficial, fins i tot si la recepció es va celebrar en un lloc que clarament no condueix a les negociacions comercials. Aleshores, la principal justificació del contribuent hauria de ser documents justificatius que puguin demostrar la naturalesa formal de l’esdeveniment i la viabilitat econòmica de les finances gastades.
Un exemple sorprenent és una de les decisions del FAS MO de 3 de setembre de 2013, en què es consideraven raonables els costos d’organitzar una reunió tècnica en un vaixell amb la participació de delegats estrangers i es considerava legítima la comptabilitat de les despeses d’hostaleria. El que els preocupa és difícil respondre de forma inequívoca. Al mateix temps, podeu anomenar fàcilment els costos que no es poden incloure en aquesta categoria de residus:
- decoració i decoració festiva del saló;
- compra de premis i diplomes per a la presentació a participants d’esdeveniments competitius, inclosos representants d’altres organitzacions, clients;
- records i regals que es presenten als socis en el marc de les negociacions oficials;
- organització de lleure, entreteniment, no relacionada amb la part oficial de la reunió de negocis, negociacions, visita.
Altres despeses per a recepcions importants
En aquest cas, ens referim a garantir l’entrega de participants en un esdeveniment oficial al recinte i de tornada. Tenint en compte la posició del Ministeri d’Hisenda, aquesta categoria no inclou els costos de compra dels bitllets per al transport ferroviari i les connexions aèries d’altres regions o països, així com les finances que es necessitaven per transportar els hostes al lloc d’estada temporal des de l’estació de ferrocarril, col·locar-los en un hotel, emetre visats. . Els articles de residus especificats de l’organització no es consideren oficials.
Les despeses d’entreteniment (que també s’aplica a les anteriors) es poden considerar residus per la compra d’aliments destinats a preparar plats per esmorzar, dinar o sopar. A les reunions oficials, també es permet la compra de begudes alcohòliques, com ho demostra una carta explicativa del Ministeri d’Hisenda de la RF el 25 de març de 2010. L’Oficina va incloure l’alcohol a la llista de despeses d’hospitalitat. Què més s'aplica a ells, a més de l'alcohol? Molta gent pensa que els diners gastats en una recepció oficial poden incloure la compra de te, cafè, sucre, dolços, que es poden oferir a clients o socis fora d’un esdeveniment oficial important i, per exemple, mentre esperen a la recepció. Tanmateix, el Ministeri no considera raonables aquests costos.
Les despeses representatives inclouen despeses per invitació de traductors que no formen part de l’estat de l’empresa contribuent. La necessitat de serveis especialitzats per al període de l’esdeveniment oficial es justifica quan hi ha importants convidats estrangers a la recepció.
Quins documents es necessiten per confirmar
El Codi Tributari de la Federació Russa no ha establert una llista específica de títols que es requereixen per a despeses a través de la declaració d’impostos com a representant, però el Ministeri d’Hisenda de la Federació Russa en una carta de 10/04/2014 aclareix què es pot reconèixer com a tal. Els documents de registre de despeses d’hostaleria inclouen:
- documentació primària que indiqui el fet de la compra de mercaderies, el pagament de serveis (actes de treball realitzat, factures, xecs, rebuts, etc.);
- un informe sobre un esdeveniment formal o qualsevol altre document que reflecteixi la relació entre costos i admissió.
Per preparar un informe, els contribuents poden desenvolupar un formulari de forma independent. Tanmateix, no es pot presentar cap document en cap forma. A la Llei Federal núm. 402 “Sobre comptabilitat”, s’indiquen els requisits bàsics per a l’elaboració de la documentació primària i la seva designació. Què s’aplica a ells? Les despeses de representació s’han de confirmar mitjançant informació detallada sobre l’esdeveniment, inclosa informació sobre:
- hora i lloc d’acollida;
- la composició dels participants, incloses les persones convidades d'altres organitzacions i empleats de l'empresa contribuent);
- La quantitat total de diners destinats a l’organització de l’esdeveniment;
- la part final de l'esdeveniment oficial (elaboració de resolucions, tractats i acords de cooperació, creació de col·laboracions mútuament beneficioses i planificació dels propers esdeveniments, etc.).
A més de l'informe, també es recomana adjuntar papers addicionals per justificar els objectius dels fons gastats. Els documents de registre de despeses d’hostaleria inclouen:
- l'ordre del responsable de l'organització del contribuent de celebrar una recepció oficial, una reunió de gala en què s'ha d'indicar la finalitat i s'identifiquen els responsables de l'organització de l'esdeveniment;
- estimacions detallades dels costos planificats i totals, que indiquen la llista de compres, el seu rang de preus estimat i els costos finals.
Comptabilitat fiscal DOS
Els contribuents tenen dret a utilitzar per a la comptabilitat tributària tots els costos que tinguin viabilitat econòmica, és a dir, indicar a la declaració aquelles despeses destinades únicament a obtenir beneficis i disposar de proves documentals. Quant a les normes de càlcul dels impostos i del procediment per a la comptabilitat d’impostos, depèn molt del sistema tributari utilitzat. A continuació, considerem com es calculen les taxes tributàries davant de les despeses d’hostaleria, que s’apliquen a una institució pressupostària i a una empresa comercial.
Cal dir de seguida que la forma de propietat de l’organització contribuent no té cap paper en el càlcul de l’impost. Té una gran importància el sistema tributari (general o simplificat). Per conèixer l’import exacte de l’impost sobre la renda de DOS, els costos dels esdeveniments oficials s’estandarditzen segons el principi següent: s’inclouen en altres partides de despesa i l’import no hauria de superar el 4% de les despeses destinades als salaris dels empleats durant el període d’informe, a que eren les despeses de representació.
Al mateix temps, és important tenir en compte que els costos de l’organització associats a les retribucions laborals inclouen no només les quantitats gastades en sous i bonificacions als empleats, sinó també contribucions a la UIF, el Fons d’Assegurances Socials, els costos de l’assegurança addicional per als empleats, etc. Si els costos augmenten, el total amb salaris durant el període impositiu, augmenta l’indicador marginal de la norma de despeses oficials. Així, si una part de les despeses de representació es va incorporar al primer trimestre i superava el 4% legal, però no es va tenir en compte en el càlcul d’impostos, es pot tenir en compte en els períodes d’impostos posteriors per calcular la base impositiva anual.
A més, les despeses d’hostaleria són deduïbles en la mesura dels ingressos imposables. En aquest cas es té en compte l’anomenat IVA “d’entrada” i la deducció de fons gastats en esdeveniments oficials es pren exclusivament de la quantitat de despeses utilitzades en el càlcul de l’impost sobre la renda tenint en compte els estàndards. Si la part restant dels costos s’ajusta als estàndards dels trimestres posteriors de l’exercici en relació, també es podrà deduir l’IVA de la mateixa.
Un exemple de comptabilitat fiscal de despeses per a reunions oficials
A la companyia "Leader", que utilitza un sistema tributari comú, es va celebrar un esdeveniment representatiu al primer trimestre. Els costos de la seva organització i implementació van ascendir a 22.500 rubles. (IVA inclòs 3.550 rubles). Durant el període trimestral següent, no es van celebrar cap recepció i reunió a nivell oficial. D'altra banda, el cost total de la mà d'obra al primer trimestre va ascendir a 320 mil rubles, i al segon - 370 mil rubles. El procediment per a la comptabilitat fiscal d'aquesta categoria de costos per a un organisme pressupostari o d'organització comercial tindrà el següent aspecte:
- En el primer trimestre, la norma de comptabilitat de despeses representatives va ascendir a 12.800 rubles, és a dir un 4% de 320 mil rubles.
- Com que la norma és inferior a la quantitat total de despeses per a esdeveniments oficials, només es poden acceptar 12.800 rubles per a la comptabilitat fiscal.
- A continuació, es calcula l’IVA que es permet deduir: 12.800 x 18% = 2304 rubles.
Ara calcularem dos trimestres, és a dir, la primera meitat de l'any:
- l’estàndard de comptabilització de les despeses per a reunions i recepcions oficials serà de 27.600 rubles, ja que el càlcul té en compte l’import del cost de la mà d’obra durant dos trimestres (320 mil rubles + 370 mil rubles) x 4%;
- ja que la norma supera la quantitat total de despeses d’hostaleria, es té en compte el saldo de 61.50 rubles. (22.500 - 3.550 - 12.800);
- L’import de l’IVA retornat al segon trimestre serà de 1107 rubles (6150 x 18%).
Característiques de la comptabilitat amb un sistema tributari simplificat
En assignar fons per cobrir les despeses d’hostaleria en règim simplificat de “rendes menys despeses”, la institució no podrà incloure-les a la base imposable per al càlcul d’impostos. La impossibilitat d’obtenir una deducció està aprovada per l’article 346.16 del Codi Tributari de la Federació Russa, que conté una llista de costos pels quals un empresari del sistema impositiu simplificat “ingressos menys despeses” podria reduir els seus ingressos. No es parla de despeses d’hostaleria. Què s’aplica al sistema fiscal simplificat? Per tant, absolutament res, per tant, el contribuent haurà de suportar les despeses de les recepcions oficials a càrrec seu, és a dir, fer ús del benefici que queda després de pagar tots els impostos i contribucions.
Com gastar aquestes despeses en comptabilitat
A diferència de l’impost, la comptabilitat no considera els residus representatius com una categoria especial de despeses. Els fons destinats a l’organització i celebració d’esdeveniments oficials tenen una importància fonamental només per a les autoritats fiscals. En comptabilitat, aquests costos no es qualifiquen de cap manera. En la majoria dels casos, la comptabilització de les despeses d’hostaleria es realitza mitjançant el Reglament comptable “Costos d’organització” 10/99. Segons les seves normes, els costos d'una empresa segons els tipus estàndards d'activitat es divideixen en:
- material (adquisició de matèries primeres, equips, etc.);
- relacionats amb els salaris i les primes d’assegurança;
- costos d'amortització
- altres partides de despesa.
Els costos dels esdeveniments oficials no estan subjectes a racionament a l’hora de realitzar la comptabilitat. Què s’aplica a ells? Les despeses de representació s’accepten íntegrament, és a dir, com a part dels costos relacionats amb la producció o la venda. La comptabilitat no té en compte cap divisió en hostaleria i despeses generals. En alguns casos, en funció de les particularitats de l’activitat emprenedora, aquest tipus de cost pot estar present a la correspondència de comptes de la columna de comptabilitat dels valors materials.
A efectes econòmics, les despeses d’hostaleria s’aproximen a la categoria d’altres despeses de l’organització. Al mateix temps, se suposa que l’empresa serà capaç de determinar-los de manera independent, fent una llista de costos en comptabilitat.
Una altra qüestió que interessen als comptables és la relació entre els costos d’hostaleria i les tasques de comptabilitat. A la pràctica, aquestes transaccions es registren sovint amb el compte 26, que solen ser utilitzats per empreses industrials, i 44 (per a empreses comercialitzadores). A les institucions pressupostàries, s’utilitza principalment el compte 86. És igualment important quan es comptabilitza les despeses d’hostaleria indicar correctament la seqüència d’assignatures de comptes, reflectint les etapes del flux de caixa.