L’àmbit d’informació de l’empresa es pot dividir en tres grans grups: dades tècniques, operatives, comercials. Tots ells són necessaris per a un funcionament correcte i complet. Alguna informació està disponible per a tothom, l’altra es classifica i constitueix un secret comercial.
Quines dades hi ha?
Els comercials són els relacionats amb productes fabricats per l'empresa, i també idees sobre volums. S'inclouen les dades de contrapartides amb les quals es conclouen les transaccions, els preus en què es proporcionen les mercaderies al client. Finalment, la informació comercial és el concepte dels costos de fabricació, emmagatzematge, venda d’un producte.
La informació tècnica permet aprendre tot sobre el producte, sobre com es crea. A partir d’aquestes dades es desprèn quins materials i components es necessiten per a la fabricació del producte, maquinària i equips, tecnologies i eines utilitzades en el procés de treball. Ella respon a la pregunta de quina és la seqüència de fabricació d’un producte de qualitat.
Finalment, les dades operatives són aquelles que regulen la feina del personal, és a dir, donen una idea de les tasques i també s’utilitzen en el control dels empleats. La informació operativa revela com es regula el procés de producció a l'empresa, com es poden ajustar les mesures comercials i de gestió. L’avantatge d’aquestes dades és la capacitat d’enllaçar tots els processos en un sol complex, que permet crear un producte d’alta qualitat en quantitats suficients a un cost mínim.
Quan les dades són riqueses
Per què l'empresa necessita un decret sobre la llista d'informació que constitueixi un secret comercial? D’on prové la informació a classificar? Per què amagar dades?
Heu d’entendre que la informació pot tenir un cert valor empresarial. La divulgació d’aquestes dades pot comportar la inseguretat de l’empresa des d’un punt de vista econòmic. A partir d’això, hi ha tres grans grups d’informació relacionats amb el treball de qualsevol empresa moderna:
- obert per a l'ús en cercles amples;
- limitat, accessible per a autoritats els drets dels quals estan prescrits per la llei (per exemple, investigadors, fiscals, inspectors d’impostos);
- accessible només a l'empresa per a diversos empleats i, de vegades, només per a l'equip directiu.
Tant el segon com el tercer grup són dades que s'inclouen a la llista d'informació que constitueix un secret comercial de l'empresa. Això significa que tenen un cert nivell de confidencialitat (determinat individualment) i que hi ha restriccions estrictes a la distribució. La seva violació pot comportar conseqüències força greus.
Dret i Ordre
Perquè certa informació es converteixi en confidencial, heu d'introduir el document corresponent a l'empresa: una llista d'informació que constitueix un secret comercial. Determineu què cal incloure-hi, a partir de les característiques del treball d’una determinada organització. Documentar aquest pas és un pas molt important. Si, en el futur, algú divulga informació classificada, pot dirigir-se al jutjat i demostrar una violació d’interessos només si el flux de documents intern de l’empresa conté la disposició pertinent i una ordre per posar-la en vigor.
Qui determina la llista d'informació que constitueix un secret comercial? L’elaboració de la llista es fa conjuntament per alts directius, caps de departament i la persona responsable del flux de treball, però l’aprovació és la preferència del director general. La llista ha de tenir detalls segons les regles del flux de treball, emmagatzemats en un mitjà tangible. És important que en el sistema general de documentació de les seves dades fos suficient per a la cerca i identificació ràpides.Les dades especificades en una llista així haurien de ser suficients per donar una idea del que s'hauria de mantenir en secret, però no per revelar res superflu.
Seguretat - Seguretat
La llista d'informació que constitueix un secret comercial (centre mèdic, complex de fabricació, despatx d'advocats, no importa en quina zona opera l'empresa, l'efecte de la llei és igualment aplicable a tothom) és necessari per un motiu. Si s’introduïa informació, el seu secret queda assegurat per les lleis del nostre país. Es distingeixen els grups següents de secrets protegits per normes legals:
- banca;
- comercial;
- estat;
- els militars;
- oficial.
Comercial és un terme equiparat als secrets empresarials.
I si és més senzill?
Si reuneix tot el que s’esmenta anteriorment, podeu arribar a la següent conclusió: s’entén per secrets comercials un dret tan irrenunciable de qualsevol empresa que permeti anomenar secret i protegir-ne algunes dades al seu interior. A més, la informació no serà un secret a nivell estatal. El misteri s’associa a les activitats de l’empresa, amb les seves decisions de gestió, desenvolupaments tecnològics, aspectes monetaris. Un indicador clau per classificar certa informació com a secrets comercials és el dany a la situació econòmica de l’organització en cas de publicació de dades.
No només es pot classificar com a secret informació que ja sigui valuosa des del punt de vista comercial, sinó també qualsevol informació que pugui esdevenir-ne una. La llista d'informació que constitueix un secret oficial comercial conté tot aquest tipus de dades que no han de caure en tercers perquè l'empresa no pateixi pèrdues. Legalment, no es pot obtenir l'accés a aquesta informació, però l'empresa ha de prendre mesures de protecció.
És possible i és impossible
La llista d'informació que constitueix un secret comercial d'una empresa determina quines dades es poden divulgar a tercers i quines hauran de guardar en secret. Però convé comprendre: què tipus d’informació no s’hi pot incloure. El 1991, Rússia va adoptar una resolució amb el número 35. Llista totes aquelles categories d'informació que no es poden amagar.
Per tant, no podeu amagar-vos:
- documentació constituent;
- dades a partir de les quals es desprèn que l'empresa té dret a treballar;
- informació sobre els formularis d’informació, que permet comprovar si els impostos i altres pagaments estan regulats correctament, segons regula la legislació aplicable;
- el nombre d'empleats de l'empresa, el nivell de retribució, les condicions de producció i les vacants;
- informació que reflecteixi el compliment de les normes relatives a les contribucions obligatòries, els pagaments, així com les lleis que regulen la protecció del medi ambient, la protecció del treball;
- dades relacionades amb les lleis antimonopoli;
- informació que confirma que l'empresa venia productes que perjudicaven la salut dels ciutadans;
- dades que confirmen que els funcionaris també participen en societats anònimes, cooperatives i altres empreses.
És per a tothom?
De manera que, si es crea una llista d'informació que constitueix el secret comercial d'una organització, és impossible incloure-hi totes les qüestions anteriors. Al mateix temps, per a tots els seguits, aquesta informació tampoc és necessària per revelar-la. Les dades no pertanyen a la categoria d’accés obert.
La manera més fàcil d’explicar-ho és amb un exemple. Per tant, la informació sobre com són els salaris elevats i en què es disposa d'informes financers estatals només està disponible per a autoritats estatals especialitzades. Les autoritats envien a l’empresa una sol·licitud de divulgació d’aquesta informació i l’empresari obre només allò que se li demanava, de la forma que preveu la llei.
Algunes persones jurídiques tenen dret a sol·licitar l’accés a determinades dades de la llista anterior. La seva llista es troba a les lleis del país.Els clients poden exigir que proporcionin la carta de l'empresa, així com diversos certificats i llicències que confirmin que l'empresa opera legalment i que té el nivell de qualificació necessari en el seu camp.
És difícil protegir la informació
Per què és tan difícil compilar una llista d'informació que constitueixi un secret comercial d'una organització? Ni tan sols es tracta de restriccions legislatives. D'una banda, un client es pot atreure proporcionant-li dades completes sobre els seus avantatges. Com més informació tingui un client potencial, més comprensió és la companyia, més probabilitat de prendre una decisió a favor d’aquesta organització.
D'altra banda, els competidors no haurien d'obtenir massa dades sobre l'empresa per estar sempre un pas enrere. Només un petit creixement ja comporta una fuga, cosa que en les condicions d’una competència ferotge del mercat modern pot comportar una pèrdua instantània d’una posició dominant.
Un exemple de llista d'informació que constitueix un secret comercial
- Condicions de contractes existents.
- Processos utilitzats en la producció.
- Plans, perspectives, passos proposats per al desenvolupament de l’empresa.
- Normes de processos empresarials.
- Dades relatives a negociacions amb determinades persones (inversors, clients, socis).
- Idees, investigació, coneixement.
- Finançament (intern, extern).
- Riscos, planificació fiscal.
La llista d'informació que constitueix un secret comercial a cada empresa es recopila individualment. Alhora, es tenen en compte les especificitats del camp d’activitat i les característiques dels processos de treball. És possible introduir a l'empresa una llista d'informació que constitueixi un secret comercial, una mostra de la qual és extreta del World Wide Web? Tingueu en compte: a Internet, tots aquests trasllats es donen en termes generals, de manera que heu d’estudiar amb deteniment l’opció que us agradi per al compliment de les particularitats del treball de la vostra empresa. Tot i que, per descomptat, com a "esquelet" quan es crea una llista d'informació que constitueix un secret comercial, la mostra és útil.
Secret comercial: més
En primer lloc, cal tenir en compte amb més detall les característiques del desenvolupament estratègic de l’empresa. Les dades classificades associades a això són la clau per al desenvolupament amb èxit d'una empresa que els competidors no poden superar. La llista d'informació que constitueix un secret comercial en aquest àmbit:
- know-how, innovacions de fabricació, tecnologies secretes;
- plans, programes de desenvolupament d’empreses, planificació d’informació que reflecteixi;
- inversions, mètodes per atraure inversions;
- processos empresarials, les regles segons les quals s’estableixen, tecnologies de gestió d’empreses;
- característiques de la configuració i funcionament de l'aparell administratiu de l'organització;
- informació que reflecteixi les particularitats de seguretat de l'empresa.
Què passa amb els diners?
En aquest àmbit, es mostra la llista aproximada d'informació que constitueix un secret comercial:
- acords, contractes celebrats per l'empresa, les seves condicions, contingut;
- l'estructura del preu del producte, el cost dels productes fabricats, els serveis lliurats;
- pressupost, característiques de la seva formació;
- informació que reflecteix els ingressos de l’empresa, la rendibilitat de l’empresa i la quantitat de volum de productes venuts;
- valor de demanda, oferta;
- dades sobre la propietat de l’empresa, incloses la mida, la composició, les existències, les oportunitats d’efectiu;
- la circulació de béns i diners a l'empresa;
- informació que mostra efectius, operacions bancàries, inversions, saldos de comptes, préstecs, passius;
- resultats de la investigació de màrqueting;
- dades sobre els salaris dels empleats, inclosos premis, pagaments en espècie, bonificacions.
Informació personal
La llista d'informació que constitueix un secret comercial en l'àmbit de l'estructura i de les dades personals de l'empresa:
- contractes celebrats a compte de l'empresa amb empleats;
- adreces, estat civil dels empleats, números de telèfon;
- informació que reflecteix els canvis previstos en el personal de l'empresa.
Relació amb els altres
Un secret comercial consisteix a ocultar dades externes sobre quines empreses se suposa que han de treballar, quins passos s’han fet en aquest sentit, si les negociacions estan en marxa i en quina fase es troben. A més, es classifiquen les dades que reflecteixen les comandes, les ofertes rebudes per l’empresa i les que la porta a la feina.
A més de la informació directament llistada, els secrets indirectes relacionats amb aquesta també es classifiquen en secrets comercials. Per exemple, quan analitzem informació classificada, el producte resultant és dades que també són inadmissibles per a la seva divulgació.
Què més amaguem?
A més de l'anterior, també podeu afegir a la llista adoptada per l'empresa dades relacionades amb els tipus d'equips utilitzats i les característiques de la seva ubicació. Podeu classificar informació sobre decisions relacionades amb diversos problemes del funcionament de l’organització: de gestió a científica.
Podeu donar la condició de secrets comercials d'informació relacionada amb les reunions de l'empresa o, més ben dit, els temes tractats en el seu marc. En aquest cas, no serà possible divulgar tant els objectius de les reunions ni els mètodes per organitzar-los, ni els resultats dels esdeveniments.
Si una empresa participa en subhastes, licitacions, té dret a classificar informació sobre aquesta. En particular, els plans de l'empresa sobre subhastes i mesures de preparació per a l'esdeveniment no seran objecte de divulgació. També podeu declarar tancats els resultats de les ofertes.
La tecnologia arriba primer
A la pràctica, sovint la informació secreta d'una empresa s'assigna a informació relacionada amb les finances de l'organització i els seus assoliments en el camp de la ciència i la tecnologia. Això no és sorprenent, perquè en molts aspectes les tecnologies innovadores són les que garanteixen la supervivència del mercat en un futur proper.
Podeu amagar dades sobre quin tipus d’investigació científica s’està duent a terme, què hi ha previst, quines tasques s’estableixen per als científics i quins programes utilitzen en el seu treball. No divulgueu les idees principals de l'empresa en aquest àmbit.
Podeu declarar confidencials les característiques dels productes, els paràmetres dels processos durant els quals es produeixen. En aquest cas, tercers no tindran accés a quant volum i mida es produeixen les mercaderies, a partir de quins components es fabriquen, en quines condicions. Si durant el treball va ser possible detectar patrons anteriorment desconeguts, també es poden classificar independentment de la forma d’expressió: analítica, gràfica.
I finalment
Finalment, s’han d’esmentar aspectes de seguretat. Per descomptat, qualsevol empresa hauria de protegir els secrets relacionats amb el procés de producció i les innovacions, perspectives i plans, però només una llei, com ja sabeu, no s’estalviarà dels competidors. Val la pena recórrer a les mesures de seguretat més recents i efectives. I com és exactament un assumpte privat de l’empresari, el cap de l’empresa. Divulgar les característiques del sistema de seguretat creat per a la vostra empresa és una empresa arriscada.
Per llei, podeu trucar a dades confidencials sobre com s’organitza la seguretat a l’empresa, com funciona el control d’accés i quin tipus d’alarma s’instal·la. Si hi ha algun procediment per protegir els secrets comercials, també ha de protegir-se de persones no autoritzades i emetre’s com a confidencial. Finalment, si l’empresa té accés a les dades secretes dels socis, també els ha de protegir de la seva divulgació.