Comprovació de les activitats financeres i econòmiques de la institució és el mètode més fiable i precís de confirmar el fet que l’organització funciona productivament, d’acord amb les lleis aplicables, i tots els seus treballadors treballen de bona fe. Es recomana organitzar activitats per auditar activitats regularment, analitzant tota la gamma de factors.
Els xecs com a forma d’èxit
Els instruments econòmics no es van inventar per casualitat: tots ells, d’una manera o altra, tenen com a objectiu que l’empresa es desenvolupi de manera eficaç, ràpida, triomfa i mostri una bona rendibilitat. Per assolir aquests objectius, es van inventar tecnologies de gestió, però només la seva introducció en producció encara no permet obtenir el resultat desitjat. Per obtenir la màxima eficàcia, caldrà organitzar periòdicament controls de les activitats econòmiques i financeres de l'organització.
La millor opció és atraure auditors independents de tercers. Els experts amb un alt nivell de qualificació, àmplia experiència en el treball poden realitzar una auditoria amb precisió, clarament, tenint en compte tots els factors importants i, en conseqüència, aportar un informe amb conclusions i recomanacions que permetin optimitzar el treball de l’empresa. Les auditories d’activitats econòmiques i financeres cobreixen diferents àmbits i aspectes de la gestió, cosa que ofereix a la direcció una imatge completa del que passa a l’empresa.
Treball de l’auditor: trets importants
Un especialista que comprova el pla d’activitat econòmica i financera recopila informació sobre els processos de l’empresa i avalua la integritat dels mètodes i formularis de comptabilitat aplicats. L’auditor estudia com es realitza la comptabilitat fiable de les activitats de l’empresa i proposa al gestor un pla de mesures que millori l’eficiència de l’empresa. Per regla general, la introducció de noves tècniques requereix una mica d’esforç. L’auditor fa recomanacions per minimitzar-les i optimitzar-les. D’acord amb els resultats de les innovacions en el futur previsible, l’empresa rebrà ingressos més elevats enmig de l’optimització dels costos de producció.
Els avantatges de l’auditoria
És necessària una auditoria d’activitats econòmiques i financeres perquè qualsevol negoci modern és una estructura complexa, que inclou comptabilitat i fiscalitat. Recórrer a l’auditor és la millor manera d’obtenir els resultats d’una avaluació independent de la comptabilitat a l’empresa. En el futur, això ens permet aclarir les dades sobre si es manté la comptabilitat completa, quins inconvenients presenta i quins errors es cometen sistemàticament. Els treballadors externs qualificats suggereixen formes de resoldre els problemes existents.
Comprovació de les activitats econòmiques i financeres de l'empresa implica un estudi complet de la corporació, dissenyat per identificar:
- situació financera;
- obligacions de l'empresa;
- actius i passius.
D’acord amb els resultats de les auditories d’activitats econòmiques i financeres, es revela informació que s’utilitza amb alta eficàcia per a les decisions de gestió en un futur proper. Però aquesta tasca és molt responsable, per tant és impossible confiar una auditoria a ningú. Es recomana implicar especialistes externs: es tracta d’entitats independents, formes d’avaluar tots els processos sense implicar interessos emocionals, financers o d’altres interessos personals.L’auditor ha de tenir un bon coneixement de les lleis aplicables i comprendre els estàndards, els principals requisits aplicables a les empreses, així com els mecanismes per optimitzar el procés de treball.
Activitats clau d’anàlisi
Per regla general, el procediment per comprovar les activitats econòmiques i financeres és el següent:
- estudi de documents;
- anàlisi de dades econòmiques sobre l'empresa;
- estudi de components, certificacions, documentació de llicències;
- estudi de la documentació de personal, incloent aspectes de responsabilitats, instruccions, autoritat;
- avaluació expert dels acords presos, anàlisi de la fiabilitat dels valors, compliment de les lleis, puntualitat;
- l’estudi del component de crèdit del balanç;
- anàlisi de l’ús dels recursos empresarials.
Mètodes d'auditoria i verificació d'activitats econòmiques i financeres:
- estudi de la documentació;
- entrevistar empleats;
- realització de proves de personal i flux de treball;
- Monitorització de flux de treball
- anàlisi
Aquest últim és l’aplicació d’eines matemàtiques, regles formals, lògiques i lleis.
Tasca d’auditoria
L’auditoria de les activitats financeres i econòmiques d’una institució estatal, pressupostària o d’una corporació privada –en un mot, absolutament qualsevol negoci– té com a objectiu principal estudiar i analitzar els informes. En el context de la informació rebuda, es podran treure conclusions sobre què l'organització té reserves que encara no participen en l'obra, però que són acceptables per participar en el procés de producció.
Així doncs, una auditoria és un esdeveniment que com a resultat té una opinió d’experts que demostra què van arribar els inspectors, què eren capaços d’identificar i quins mètodes de millora de la situació es van descobrir. Els documents generats al final de l’auditoria s’envien als caps de l’organització perquè puguin prendre una decisió informada sobre quins camins de desenvolupament de l’empresa seran els més efectius i eficients.
Funcions de l’esdeveniment
Una auditoria fiscal realitzada per especialistes autònoms qualificats, una auditoria d’activitats econòmiques i financeres sempre és individual. Això significa que els gestors esbossen diversos problemes econòmics, financers i fiscals. És sobre ells l’atenció dels inspectors.
Com més documents tingui l’empresa, més ampli és l’abast d’aspectes per a l’anàlisi, més camp de treball i complexitat de la tasca tècnica, més durarà l’auditoria. Si es tria la cooperació amb una organització de tercers, el preu del servei dependrà d’aquest. En general, involucrar els empleats de l’organització en l’auditoria permet estalviar l’esdeveniment, però els millors resultats es mostren en els controls realitzats per auditors de tercers, ja que aquestes persones són més objectives.
Revisió: un aspecte interior
Segons la necessitat, la verificació de les activitats econòmiques i financeres d’una institució pressupostària es realitza mitjançant recursos propis. Normalment, fan servir treballadors implicats en sistemes de control intern. Si cal, podeu sol·licitar ajuda a autoritats estatals, autoritats responsables del control, així com entitats independents. Es recomana donar preferència a aquells que ja tinguin experiència en la realització d’auditories.
Per regla general, un grup d'auditoria es forma a l'empresa entre els seus propis empleats o des d'una organització convidada. Inclourà supervisors, experts i especialistes en diverses àrees. El treball està regulat pels termes de referència que s’elaboren des del principi, i se’n deriven aspectes, a fi d’identificar quina organització d’una auditoria de l’activitat financera i econòmica de l’empresa.
A partir dels termes de referència, s’elabora un pla d’acció amb una indicació del temps i el volum d’informació que s’està treballant. Els plans són la base per crear programes de treball. Es crea un calendari individual per a cadascuna de les comissions.Com a resultat, per esforços conjunts, preparen un acte de verificació d’activitats econòmiques i financeres. En alguns casos, prendrà la forma d'un informe, de vegades s'emet com a conclusió. Les aplicacions segur que hi aneu. Com s'aplicarà en el futur l'acte de verificació d'activitats econòmiques i financeres, el director general, el cap de l'organització. En particular, la pràctica d’enviar aquest paper a les autoritats superiors és generalitzada.
Verificació, control i confiança
Per què necessitem una revisió d’activitats econòmiques i financeres? No es tracta només d’un mètode per assegurar-se que una empresa és eficient i fiable. També és una eina per assolir la ubicació, la confiança dels inversors, els òrgans de gestió, les agències governamentals. En qualsevol organització comercial, una auditoria ajuda a protegir els diners dels accionistes i els actius públics.
L’empresa ha d’organitzar:
- la presència i l’adopció d’un pla financer i empresarial;
- introducció del control intern;
- proporcionar un sistema de gestió transparent per prevenir l'abús d'autoritat;
- mesures per prevenir i detectar riscos associats amb diners, operacions;
- exactitud de les dades publicades.
L’auditoria d’activitats econòmiques i financeres té per objectiu determinar fins a quin punt tots els ítems enumerats s’implementen a la pràctica. Per tal que l’auditoria sigui correcta, és possible organitzar un comitè especial i assignar el control sobre l’auditoria al consell d’administració.
Sistema de control: el camí cap a l’èxit
Per començar, convé aclarir un fet: per molt que sigui el sistema modern, eficient, ben pensat i progressista del control de les seves despeses introduït a l’empresa, no pot constituir una garantia absoluta de l’absència de pèrdues imprevistes. D'altra banda, la introducció d'aquest sistema redueix el risc que es produeixi.
La creació d’un sistema i la seva implementació en el flux de treball és una tasca que una empresa ha de resoldre pel seu compte. Al mateix temps, el sistema de control sobre l’activitat hauria de funcionar cada dia, la regularitat és necessària. Segons la llei, l’auditoria d’activitats econòmiques i financeres recau en la comissió d’auditoria. Perquè el control sigui prou eficaç, els mecanismes que funcionen bé per al seguiment diari de la dinàmica d’esdeveniments han de funcionar a la corporació. Només aquest seguiment total de les operacions empresarials eliminarà completament la incorrecció de realitzar negocis.
Aspectes teòrics
Abans que l'empresa introdueixi un sistema de control diari regular de les activitats de la companyia, cal establir les definicions de termes associats a les activitats de l'estructura d'auditoria amb documents interns.
Definició del concepte de "control intern". Podeu formular-lo de la manera següent: control de tot tipus de gestió, operacions financeres de l’organització, inclòs el seguiment del pla aprovat, en el context d’unitats, departaments, òrgans existents en l’estructura de l’empresa. Els procediments que componen aquest control no interfereixen amb les operacions reals, però permeten trobar-ne d’ells no estàndard i realitzar-los amb alta eficiència, sense pèrdues. L’auditoria interna de l’activitat econòmica i financera també és la gestió del risc.
Control intern: l’abandonament és inacceptable
L’auditoria regular és el mètode més fiable d’identificar els riscos i prevenir els abusos. Si era possible organitzar-lo de manera eficaç i correcta, l'empresa comporta uns costos més baixos amb una major qualitat del sistema de gestió. Per a la màxima eficiència, es crea un departament especial a l'estructura: un servei responsable del control d'auditoria.
Aquesta és una unitat que comprova cada dia. És important que sigui independent dels òrgans executius de l'empresa.La carta ha de contenir les regles segons les quals siguin escollits els empleats del departament d'auditoria. La composició, l’estructura, els requisits es determinen en els actes normatius locals de l’organització o en una altra documentació interna. Tots els papers relacionats amb les activitats del servei d'auditoria han de ser aprovats pel conseller delegat de l'empresa.
Eficiència i fiabilitat
La creació de la comissió d'auditoria permet supervisar la implementació del pla econòmic i monetari de l'empresa. Això ho aprova provisionalment el conseller delegat de l’organització o el consell d’administració. En el futur, aquest òrgan de gestió influirà en la tasca de l’organisme d’inspecció. Per tal que els gestors puguin controlar eficaçment el flux de treball, creen un comitè d'auditoria. Ell només és responsable de les auditories internes de l'empresa. La forma en què funciona el comitè d’auditoria és controlada pel conseller delegat ja sigui personalment o a través del comitè d’auditoria.
Es va recomanar que el procés de treball s’establís de manera que les persones, els organismes relacionats amb activitats econòmiques i financeres tinguin clarament les competències registrades en paper. Alguns haurien de ser responsables de desenvolupar mesures de control intern, d’altres per a l’aprovació, algú hauria de ser responsable d’aplicar realment el pla, d’altres d’avaluar el resultat.
Aquest enfocament permet aconseguir l'eficàcia del sistema de gestió en l'empresa. Els experts aconsellen assignar responsabilitats per al desenvolupament de procediments de control al comitè d'auditoria, al servei d'auditoria i a les estructures executives de l'empresa. Només el consell d'administració (o el director general) pot aprovar els projectes.
Responsabilitats i pràctiques
Les estructures executives de l'organització han de tenir la responsabilitat de l'aplicació pràctica de les mesures de control. L’avaluació d’efectivitat, l’elaboració de recomanacions per millorar la situació a l’empresa s’ha de confiar al comitè d’auditoria. La composició d'aquest nomenament, centrat en aconseguir el màxim control sobre el treball financer econòmic.
Per tal que el control es pugui establir no només efectiu, sinó també objectiu, és important que el comitè d'auditoria tingui persones independents, inclosos els directius. Si motius objectius no permeten la selecció d'aquesta composició, es tria un director independent com a comitè de direcció i s'inclouen els membres no executius.
A qui activem?
La carta n’ha d’esmentar les qualificacions dels membres del comitè d’auditoria i del comitè d’auditoria. Cal que les persones tinguin una educació en el camp de la comptabilitat, tinguin una idea precisa de les normes i normes que fan els estats financers.
La proporció òptima dels empleats de la comissió és la següent: dos terços dels participants i el líder han de ser persones amb una formació econòmica i jurídica superior. Sense ell, només hi pot haver treballadors tècnics. El líder hauria de ser nomenat una persona amb almenys cinc anys d'experiència en la direcció corresponent a l'educació rebuda.
A l’hora de seleccionar els participants del comitè d’auditoria, es presta una atenció especial a les propietats i qualitats personals dels membres potencials. Cap d’ells hauria de plantejar dubtes sobre la seva fidelitat a l’empresa, fiabilitat i honestedat, treball dur i responsabilitat. Es recomana escollir només aquells empleats la reputació dels quals sigui impecable, ja que l'èxit de l'auditoria depèn directament de com treballin tots els participants en interès de l'empresa i no a favor del guany personal. No es recomana categòricament admetre a la participació en una comissió així aquells que tinguin al darrere delictes econòmics, arbitrarietat i delictes relacionats amb l'emprenedoria.
Un altre aspecte que mereix una atenció especial: un possible conflicte d’interès entre els membres de la comissió d’auditoria.Tan aviat com hi ha la sospita d’una situació d’aquest tipus, l’efectivitat del control disminueix immediatament, la fiabilitat dels resultats disminueix. Per tant, si un membre de la comissió d'auditoria també ocupa un lloc, consisteix en l'òrgan de govern, en virtut del qual serà per al seu interès ocultar alguna cosa de la imatge general de l'empresa, cal evitar la seva participació en el treball. A partir d’això, convé excloure de la llista d’auditors potencials aquells que ocupen alts càrrecs dins de persones jurídiques que competeixen amb l’empresa que organitza l’auditoria.
La independència com a garantia de fiabilitat
Quan escolliu els participants de la comissió d'auditoria, heu de prendre només aquells que els òrgans executius de l'empresa no puguin ser presos. Només la independència completa pot garantir resultats de verificació exactes i correctes. En presència de pressió, palanques de control dels auditors, la verificació es converteix en ineficaç, sobretot en operacions no estàndard.
Per seleccionar auditors independents i garantir l'efectivitat del seu treball, és necessari no només seleccionar detingudament cada participant en l'auditoria, sinó també concloure acords amb totes les persones seleccionades en nom del consell d'administració. Els contractes estipulen la responsabilitat per l’incompliment dels principis de verificació fiable i de les retribucions degudes a l’auditor que s’hagi ocupat adequadament de les seves funcions.
Els contractes també especifiquen la freqüència amb què els auditors hauran d'assistir a reunions dedicades a l'auditoria interna de l'empresa. Es recomana organitzar aquests esdeveniments cada mes. Per a cada reunió regular de la comissió haurà de preparar recomanacions basades en la informació rebuda amb el pas del temps. A les reunions, no només consideren els resultats del treball realitzat durant el mes, sinó que també analitzen el funcionament del pla que s’està implementant, quines operacions mereixen una atenció especial de l’equip directiu i quines funcions oficials tenen en dubte. La reunió hauria de ser presidida pel president. Si hi participen empreses d’auditoria de tercers, els representants han d’estar presents a cada esdeveniment.
Per resumir
El control de les activitats econòmiques i financeres de l’empresa és una eina indispensable per controlar l’efectivitat de l’empresa, identificar reserves i eliminar infraccions. Durant l’auditoria, determineu quins passius, capital d’empresa, actius i condicions en general. Els resultats de l’auditoria són necessaris per prendre decisions de gestió que permetin portar l’empresa a un nou nivell. És inacceptable descuidar les inspeccions periòdiques, i només hi haurien d’involucrar professionals independents amb formació legal i econòmica.
