El procés d’emmagatzematge de contractes està associat a alguns problemes. Es passa així que per determinar el tipus de document, el tipus, el terme i les condicions del seu emmagatzematge, el mètode de destrucció és força difícil. Tots els factors anteriors estan regulats per la llei, però el mateix contracte en situacions diferents pot tenir períodes de validesa diferents, per tant, sovint hi ha problemes per determinar la durada de l’emmagatzematge. Per mantenir un registre eficient i adequat, cal comprendre clarament el procediment i els requisits de la legislació en aquest àmbit per evitar multes o sancions. A continuació, considerem la vida útil dels contractes de vendes de l'organització.
Finalitat de l’emmagatzematge
La disponibilitat de contractes en accés constant no només es requereix durant el període en què continuï la seva vigència. Després d'això, és necessari extreure qualsevol informació. La majoria de situacions controvertides en què una o l’altra part no compleixi les seves obligacions es resolen davant del tribunal o en un procediment previ al judici presentant el contracte.
A més, les autoritats reguladores estatals poden realitzar inspeccions a l'empresa. Poden sol·licitar documents durant un període determinat, en aquest cas, amb un emmagatzematge inadequat a l’organització, la vulneració dels termes de la seva destrucció, es poden imposar sancions en forma de multes força impressionants. En primer lloc, la responsabilitat del lideratge que no controla aquest procés.
Així, concloguem que l’emmagatzematge de contractes i altra documentació organitzativa i administrativa s’hauria de dur a terme adequadament durant un període estrictament acordat.
Termes i tipus d’emmagatzematge
Els períodes d’emmagatzematge dels contractes laborals de l’organització són diferents. Segons el classificador de documents tot rus, es classifiquen en documents organitzatius i administratius. I els termes de la seva validesa es classifiquen de la mateixa manera que la vida útil de tots els documents. Assigna els períodes d'emmagatzematge contractual següents a l'organització:
- permanent;
- a llarg termini (més de 10 anys);
- a curt termini (fins a 10 anys inclosos).
Aquest sistema, que sembla derivar de la lògica dels propis documents, no és gaire convenient utilitzar-lo. Això sovint crea confusions i comporta errors greus en el treball d’oficina.
Sistema d'emmagatzematge estàndard
Un tipus d’emmagatzematge més comú. Per regla general, en la majoria de les empreses, els contractes es divideixen en diverses varietats: core (directament relacionades amb el negoci principal de l'empresa), econòmic i laboral.
Per exemple, quin és el període de retenció dels contractes de serveis d’una organització? Les dues primeres categories de documents són inviolables no més de cinc anys. Els contractes laborals també tenen una vida útil no superior a cinc anys. Tot i això, hi ha excepcions. Per exemple, si no hi ha cap compte personal, aquest document s’haurà de conservar durant 75 anys. El termini d’emmagatzematge dels contractes d’arrendament a l’organització depèn del període per al qual s’hagi elaborat.
Model i llistes departamentals
Els estàndards llisten els documents que es distribueixen a la majoria d’organitzacions, mentre que els departamentals contenen informació desenvolupada per a aquesta agència en particular.
Hi ha diferents tipus de documents. Les llistes són documents reguladors utilitzats per determinar la vida útil i la selecció de documents per al seu posterior emmagatzematge o destrucció.
A l’hora de recopilar nomenclatures de casos i determinar els termes d’emmagatzematge dels contractes, s’utilitzen generalment llistes típiques, aprovades per organismes estatals, així com per ministeris i departaments pertinents. La vida útil dels contractes de subministrament a l’organització és de 5 anys després de la seva caducitat.
Arxivar
El procediment de transferència de documentació que ja ha caducat a l’arxiu pot tenir lleugeres diferències en diferents organitzacions. En alguns casos, hi ha una forma habitual en què els documents s’agrupen i s’embolcallen en un armari metàl·lic, amb el que s’anomena orgullós l’arxiu. Altres organitzacions tenen un arxiu, un arxivista i una nomenclatura d’assumptes aprovada, i tot el procés va segons la documentació reguladora. És a dir, hi ha certes regles per presentar documents, el seu registre, etc.
Les dues opcions tenen dret a existir, cal tenir en compte les especificitats de l’organització, el volum de flux de treball i el nombre d’empleats. En el cas d'una gran organització amb un gran personal, sense utilitzar un sistema adequat d'emmagatzematge de documents, només s'ofegarà. La norma general a la qual s’organitzen totes les organitzacions, independentment de la forma de propietat i el nombre d’empleats, és el moment de transferència de documents a l’arxiu.
Els empleats han de presentar els documents a l'arxiu abans d'un determinat període, que no depèn de quan hagin caducat. I normalment, aquest arxiu es produeix a principis d’any. És a dir, encara que el contracte caduca al febrer, encara cal esperar fins a l’any vinent per transferir-lo a l’emmagatzematge. Quina és la vida útil dels contractes empresarials de l'organització? El període mínim permès és de 5 anys.
Inici del període d’emmagatzematge del contracte
Aquesta és una pregunta molt difícil, ja que està relacionada amb aquesta data quan es produeixen la majoria d’errors. L’emmagatzematge dels contractes a la majoria d’empreses és el mateix i comença amb l’inici de l’any natural en què aquest document deixa de ser vàlid. Per exemple, hi ha un contracte el període de vigència del qual ha caducat el 15 de juliol de 2010. Es necessita conservar-lo durant cinc anys, però no es pot destruir el 15 de juliol de 2015, sinó només amb principis del 2016. És a dir, el termini comença a partir del 01.01.2011 i no a partir de juliol de l'any anterior. Com a regla general, per minimitzar el nombre d’errors, s’afegeix un any al termini anterior. I només després que el contracte hagi caducat a l’organització, el document es pot destruir.
Específics d’emmagatzematge de contractes
Com ja hem dit, hi ha documents especials d’orientació que estableixen les regles i els termes per a la transferència a l’arxiu i emmagatzematge. Una vegada més, recordem que la documentació s’ha de guardar en una habitació seca i ventilada, amb un determinat règim de temperatura. Les carpetes amb documents han de situar-se en bastidors tancats o oberts. Si és necessari, l'arxiu ha de disposar de caixa forta especial per guardar documents marcats com a "secret comercial". Tot i que ningú comprova el procés d’emmagatzematge de documents, l’absència de determinats fitxers es detecta fàcilment durant la verificació, de manera que la configuració adequada d’un sistema d’estalvi és en interès de l’empresa. Per tant, el període d’emmagatzematge del contracte a l’organització ha caducat i cal destruir el document. Com fer-ho bé?
Destrucció
No es poden destruir els documents així. Primer heu d’assegurar-vos que ha passat el període de validesa. Només després d’això, és possible la destrucció, però aquí hi ha entrebancs que s’han de tenir en compte per no caure en la pena dels inspectors. El procediment sembla aproximadament del següent. Els empleats fan una selecció de tots els documents que ja hagi transcorregut el termini, després es fa un inventari, s’envia un informe al cap, s’elabora un acte de destrucció, el document el signen el responsable i les persones responsables. A continuació, les carpetes es destinen a la destrucció.L’emmagatzematge de contractes i altra documentació a l’arxiu de forma continuada no té sentit, per tant, per no empolcar-se en els documents, cal dur a terme aquest procediment regularment.
Responsabilitat i implementadors
La responsabilitat principal sobre tot el que es refereixi a la seguretat de tot tipus de contractes i altres documents de l’organització recau, per descomptat, en el cap. És ell qui és castigat amb el ruble quan es descobreixen violacions durant les inspeccions. Al costat de la llista hi ha el comptable principal, l’advocat i l’empleat responsable de la seguretat de la documentació. Però aquestes persones, que cometen una mala conducta comesa, són castigades pel propi líder: ell és el primer que ho aconsegueix. A la pràctica, a les petites empreses, el sistema de control i emmagatzematge dels contractes s’assigna al departament de comptabilitat, i el comptable, al seu torn, nomena un responsable específic. De vegades, l’assessor legal de l’organització és designat com a responsable de la seguretat de la documentació. Però això no és gaire convenient, perquè un advocat només pot ser responsable dels contractes i, normalment, es coneix molt superficialment amb altres papers. Aquest procés és més fàcil d’establir si hi ha una persona específica dotada de responsabilitat i autoritat. Això garanteix la màxima precisió i precisió en la manipulació de documents.
Exemple de sistema de comptabilitat i emmagatzematge
Per entendre millor les característiques i la vida útil dels contractes de l’organització, podeu analitzar els punts principals en un petit exemple. Hi ha un empleat (normalment un empleat de comptabilitat) que és responsable de mantenir els contractes amb els contractistes. Els arxiva en una carpeta independent on es troben durant el període de validesa. En tancar el contracte, es transfereix a una altra carpeta. En aquest cas, per regla general, es compila un inventari o registre, que conté una llista de documents i permet fer un seguiment del seu moviment. A més, s’hi nota el període d’emmagatzematge, després dels quals són objecte de destrucció. Al final del període reglamentari, els documents es destrueixen segons el procediment ja descrit.
La seguretat de la documentació organitzativa i administrativa de l’empresa en general i dels contractes en particular requereix una actitud cuidada, atenta i precisa per evitar problemes. Comú a totes les empreses i organitzacions és el principi d’organitzar l’emmagatzematge d’acord amb la llei. Això elimina l’ús de sancions en el cas de les inspeccions. Els documents interns (actes, inventaris, registres, diversos tipus de contractes) en forma poden diferir en diferents organitzacions, però això no té una importància fonamental.