L’aplicació pràctica de la informació és la base per a la unificació de totes les formes de presentació i formalització de les dades de la font per a la seva fixació, transmissió i percepció precisa per part del destinatari.
Quan la documentació presenta la informació que és específica, es troba en el camp de les normes, les disposicions legislatives i els requisits legislatius generalment acceptats i els requisits d'un procés social o de producció. Són sempre formulacions precises i una determinada forma d’expressió del significat per assolir un objectiu clarament definit.
Creació i contingut d’un document
Els sistemes de documentació unificats no juguen cap paper, és tan habitual crear documents cada dia per iniciativa pròpia i coneixement, o omplir-los segons determinades regles.
La vida en si mateixa és un remolí d’informació, però en cada moment del temps, la naturalesa humana és d’alguna manera composar i arreglar clarament alguna cosa. Segons un costum no escrit, els sistemes de documentació unificats es formen a la ment de totes les persones a l'escola, si no és anterior. Però en l’etapa inicial del seu desenvolupament, una persona no els atribueix el valor essencial que es mereixen.
Un document pot ser de dos tipus fonamentalment diferents:
- forma;
- estructura i contingut.
Formalment, els documents en blanc són formes ordinàries en què es registra informació estrictament definida. Documents d’aquest tipus s’aborden constantment (jardí d’infants, escola, clínica, feina, oficina de passaports, ...).
Els documents reals tenen en compte els requisits existents per al seu disseny. En cas contrari, el destinatari serà mal interpretat i no s’obtindrà el resultat desitjat.
Tots els documents han de ser executats de forma, tenir una estructura clara i contingut esperat, expressat amb un estil determinat.
Formalment, es pot referir a documents com a obres d'art, articles, diplomes, dissertacions, llibres i altres obres escrites i gràfiques, però això és molt més difuminat en l'estructura i el contingut resultat de convertir la informació en una forma estricta de percepció d'un determinat cercle de consumidors (destinataris).
L’essència dels sistemes d’unificació
La informació és àmplia, però fins i tot si no es tenen en compte fonts externes, cada estructura, empresa, empresari individual i persona corrent està en condicions (requisits) de triar un estàndard específic entre la varietat de normes unificades.
Els sistemes de documentació unificats estatals existents en gairebé tots els casos tenen caràcter consultiu. En particular, d’acord amb la normativa aplicable.
- La data del document està redactada en números aràbics en la seqüència: dia del mes, mes, any.
- Dia del mes i mes: dos parells de números aràbics, mitjançant un punt; any - quatre dígits (4 de desembre de 2017 = 4 de desembre de 2017 segons GOST R 6.30-2003).
- Al mateix temps, aquest GOST permet la indicació verbal del nom del mes.
- El mateix GOST "permet" la comanda inversa: any, mes i dia.
Una part significativa dels documents “serveix” l’àmbit de gestió. Les situacions de treball es repeteixen, les accions realitzades són similars, però sempre hi ha característiques. GOST R 6.30-2003 simplifica enormement la creació de documents i no només per a l'àmbit de gestió.
Segons opinió comuna, la unificació és una reducció del nombre i la varietat de documents, els requisits de disseny, la lògica del contingut i l'estructura. La unificació també inclou els processos de creació, processament i execució de documents.La mida del suport és important si es tracta d’un document de paper o el format de dades si es tracta d’un document electrònic.
Àrees de treball i semàntica de documents
La gestió de l'organització és una important, però no l'única àrea relacionada directament amb els sistemes de documentació unificats. El departament de comptabilitat de qualsevol empresa utilitza no només formularis en blanc, incloent formularis d’informació estrictes, sinó també una àmplia gamma de documents de redacció “gratuïts” d’acord amb les normes legislatives i locals adoptades, les disposicions GOST.
Segons el classificador All-Russian, hi ha diversos sistemes temàtics:
- sector bancari;
- l'àrea financera, comptable i d'informació de les institucions i organitzacions pressupostàries;
- àrea d’informació i estadística;
- sistema de documentació laboral;
- àmbit del comerç exterior, etc.
Els sistemes de documentació unificats de la Federació Russa sobre temes cobreixen tota la infraestructura socioeconòmica del país. Poden tenir especificitats per regió, per indústria, per àrea de competència de l'empresa.
Si us adjunteu al classificador tot rus, podeu assignar un codi de vuit dígits a cada tipus de document i conservar un registre separat. La majoria de les organitzacions utilitzen els requisits existents per a la paperassa i aproven les seves regulacions sobre la seva base.
Posicions clau
L’objectiu del document requereix certs detalls. La manca del requisit necessari pot comportar la nul·litat del document o la impossibilitat de la seva execució. En aquest cas, la fidelitat de GOST R 6.30-2003 no importa.
L’ordre de treball conté un ventall específic de posicions. L’ordre de crear el departament és un altre. La descripció del lloc de treball està compilada completament diferent de l'informe trimestral del departament financer.
Al mateix temps, molts detalls tenen funcions d'aplicació. Per exemple, la data pot tenir diferents significats: el moment de signar la comanda, el moment d’acomiadament de l’empleat, el moment de l’inici de la producció, l’acord multilateral. En aquest darrer cas, no només es pot proporcionar la data de signatura de l’acord per part de cada part, que sempre té importància legal, sinó també la data general, per exemple, l’inici de vigència de les disposicions acordades.
Elecció de paraules i fraseig
El flux de treball de qualsevol empresa, com un programa informàtic, és, en general, un procés estrictament formalitzat. A diferència d’un programa, no és un equip que funciona aquí, sinó una persona. És possible una redacció incorrecta. Però el traç general quan es crea documents es determina d’acord amb GOST 6.30-2003 el més a prop possible dels seus requeriments.
La desviació de la pràctica generalment acceptada i dels requisits de GOST no és adequada aquí: un ordre, una disposició, una declaració, un ordre, etc. no són obres d'art i no cal buscar una forma d'expressió del pensament.
No només s’acull el vocabulari, sinó també les parts de discurs necessàries en cada cas concret i el cas correcte. Segons la pràctica establerta, sovint es troben en documents documents absurds, paraules que falten, frases, hi ha inconsistències que no són característiques del discurs col·loquial. Però és habitual, i fer-ho a la seva manera no és pràctic.
Pel que fa als dibuixos, les seves signatures i designacions, és habitual utilitzar l'experiència de desenvolupar documentació de disseny quan és òbviament necessari. Tot i això, res no impedeix el disseny d’un dibuix regular de la mateixa manera íntima.
Quant a les taules, les disposicions de GOST també tenen sentit considerar. Es tracta d’una pràctica ben establerta i qualsevol taula d’un document de treball és principalment una guia d’acció o informació per prendre una decisió.
Vocabulari, estructura i lògica de presentació
El text sempre s’ha de connectar. Les frases es determinen mútuament o fan perfeccionaments. S'utilitzen paraules i frases específiques. Per reclutar una persona, el director redacta una breu resolució sobre un comunicat escrit correctament.
La sol·licitud d’ocupació, escrita per un empleat en el formulari prescrit, s’accepta a les unitats de l’empresa i passa per un procés d’aprovació preliminar. Encara no és un document, però ja és la base per a la decisió final del cap de l'empresa en forma d'una frase específica "en ordre".
Es pot escriure qualsevol altra cosa a la resolució, no està prohibit, però en qualsevol situació hauria de tenir un valor raonable. Per exemple, un graduat universitari. Es pot proporcionar una frase al text de l’enunciat o d’acord amb la lògica de l’empresa: això queda al director que decideixi.
Una característica essencial i tradicional de molts documents són dues parts:
- raó (fonament, propòsit);
- conclusió (decisió, conclusió, sol·licitud).
Això no és important, però on és lògic, cal dividir clarament totes les frases necessàries en dos components. Gosstandart, els sistemes de documentació unificats i les disposicions locals de l’empresa mateixa han de servir de base per a la construcció d’estructures en les quals l’objecte del document determini la forma de motivar-ne la conclusió.
En la pràctica real, aquest enfocament accelera la creació de documents importants, permet enfocar no tot el text, sinó només la part variable.
Documents locals de l'empresa
La unificació i estandardització de documents és característica de cada empresa. Alguns ho fan per escrit, d’altres s’adhereixen a la pràctica oral. Tot depèn de la mida del negoci i del nivell de responsabilitat.
La majoria de les disposicions locals s’elaboren durant la creació d’una empresa a partir de la legislació vigent, el GOST, les dades reguladores aplicables a la indústria o a una àrea de negoci específica.
Aquests sistemes de documentació unificats són únics i sovint el coneixement d’una empresa determinada es basen en el programari utilitzat i constitueixen un secret comercial. Rarament canvien, i els canvis s’associen a les etapes del creixement de l’empresa, de l’expansió de la seva esfera de competència o del seu nivell de negoci.
Els documents locals importants són els plans de producció, les especificacions tècniques, els calendaris de treball. Aquí, la unificació i estandardització de documents són anàlogues. Cada nou, per exemple, un pla de calendari es fa a la mida de l’anterior, i la nova comptabilitat de la política comptable es formula sobre la base de l’anterior tenint en compte els canvis en els requisits externs (legislació, impostos, òrgans de control de l’estat, ...)
Fluxos d’informació
Un flux de treball ben depurat d’una empresa, sobretot quan la lògica, l’estructura i el vocabulari d’un sistema de documentació unificat s’implementa en forma de sistema de gestió de programari tècnic, no només pot simplificar el negoci i la funcionalitat dels empleats, sinó també gestionar la seva activitat en la direcció correcta, proporcionant l’automatització de la creació de documents, el control sobre el seu processament i execució.
La infraestructura empresarial, implementada en forma de fluxos d'informació interns i externs, cronometrats i de contingut, permet transferir la gestió de l'empresa a un nivell més alt.
Molts sistemes d’informació moderns treballen des de fa temps a nivell de tasques, proporcionant la formulació de les dades d’introducció necessàries i la preparació d’informes. El paper dels treballadors en un sistema d’aquest tipus rau en l’àmbit de la creativitat i els objectius de l’empresa, i no en el context de la confecció d’un document en concret.
Comportament de l'empresa i empleat
GOST R 6.30-2003 i altres documents normatius determinen la forma de documents, detalls, paraules i frases, especifiquen la lògica d’expressió i les mides dels suports de paper, sagnat, marges, sanefes de figures, taules i altres detalls tècnics, tot això és important i apropiat per considerar.
El treball normal de l’empresa és el flux de treball habitual en què es regula i espera el rol de cada empleat.
En aquest context i en relació amb les característiques del nivell modern de desenvolupament de la tecnologia de la informació, el tema del comportament dels empleats ha esdevingut rellevant. En el rerefons de la variant esperada del desenvolupament de certs esdeveniments, es poden detectar obres, documents, desviacions.
Aquest aspecte no és menys important per a la construcció de la infraestructura de l’empresa. És important no només organitzar el treball correcte amb els documents, sinó també assegurar el control del procés de treball amb els documents.