V jakékoli organizaci je dokumentace uložena po stanovenou dobu, po které musí být přenesena do městského nebo státního archivu. Proces přenosu úředních papírů k uložení má určité vlastnosti, které se mohou v různých částech země lišit.
Papírování je oblast práce, která je zodpovědná za proces dokumentování a provádění úředních dokladů.
Archivní administrativní práce je zvláštní činnost státních struktur, organizací a občanů v účetnictví, skladování a používání archivních papírů.
Druhy dokumentů
Archivace a papírování zahrnuje mnoho termínů pro označování papírů různých druhů. Dokumenty jsou:
- Fine (obsahuje data ve formě obrázku jakéhokoli druhu).
- Fotografický dokument (vytvořený pomocí fotografie nebo ikonografie. Takový dokument obvykle obsahuje obrázky různých uměleckých předmětů).
- Grafický (používají čáry, šerosvit a tahy).
- Fonografický dokument (nosič se zvukovými daty, který je nainstalován jakýmkoli systémem pro záznam zvuku).
- Audiovizuální (obsahuje obrázky a zvuky).
- Filmový dokument (častěji se jedná o audiovizuální nebo obrazový dokument; k jeho kompilaci se používá metoda kinematografie).
- Písemný dokument (jedná se o data, která lze identifikovat pomocí jakéhokoli typu dopisu).
- Text (obsahuje veškerá hlasová data používající zvukový záznam).
- Strojový text (záznam se podílí na vývoji jedním z možných způsobů, díky kterým jsou informace zpracovávány pomocí elektronického počítače).
- Belova (konečná podoba dokumentu kopírovaná ručně nebo pomocí technických prostředků bez oprav a chyb).
- Ručně psané (značky v takovém dokumentu se používají pouze ručně).
- Videogram (obrázek zobrazující informace na obrazovce).
- Tiskopis psaný na stroji: Znamená znaky dopisu, které jsou použity jakýmikoli technickými prostředky.
- Návrh dokumentu - odráží aktivity autora se všemi bloty a opravami.
Standardy
V souladu s ruským právem je postup pro předávání úředních písem do archivu upraven GOST R 7.0.8-2013. 12 měsíců po skončení papírování jsou dokumenty povinně předávány do archivu v souladu se všemi pravidly a požadavky. Příprava na převod může provést samotný výrobní personál nebo společnost třetí strany.
Archiv a papírování GOST 2013 obsahuje definice základních, nejběžnějších termínů, které se v této oblasti používají. V dokumentu můžete vidět jak nejobecnější termíny - formulář nebo inventář, tak vysoce specializované termíny, například lišta pro omezení přístupu.
Kromě toho GOST pro správu a archivaci kanceláří obsahuje definici (interpretaci) termínů, které se týkají oblasti organizace práce s dokumenty, dokumentací a dalšími kancelářskými procesy.
Fáze přípravy
Postupná příprava materiálů pro přenos do archivu:
- ujistěte se, že papírování splňuje všechny požadavky stanovené v tomto archivu;
- provádět dokumentaci brožury;
- očíslovat všechny listy;
- vyvinout Case Certifier;
- uveďte podrobnosti o obalu;
- vytvoření interního spisu;
- vytvořit inventář.
Pokud lze očekávat přenos papírů, které mají být skladovány po dobu kratší než 10 let, je přípustná absence brožury, systematizace, číslování a certifikačních prvků.Zde je v první řadě nutné se zaměřit na požadavky konkrétního archivu, protože standardy různých institucí mohou obsahovat jedno nebo všechny výše uvedené problémy.
Zákon o archivních záležitostech a vedení záznamů uvádí hlavní pojmy a jejich definice v této oblasti. Níže uvádíme některé z nich.
Vedení a archivace záznamů: Podmínky a definice
- Dokumentace - stanovení informací v jakékoli formě, v souladu s danými pravidly.
- Unified Documentation System (DCL) - systém obsahující informace, které jsou nezbytné pro správu v konkrétní oblasti práce.
- Dokumentační pravidla - seznam pravidel a předpisů pro práci s dokumenty.
- Unified Document Form (UFD) - mnoho podrobností, které jsou nastaveny v konkrétním pořadí na různých nosičích dat, aby se vyřešily všechny problémy v oblasti činnosti.
- Dokumentační systém - spousta článků, které mají jednotný typ, typ a účel, jakož i požadavky na jejich přípravu.
- Název dokumentu - konkrétní název dokumentu v dopise.
- Organizační a administrativní dokument - má řešení různých organizačních a administrativních úkolů, otázek řízení, regulace práce výrobních útvarů, organizací i státních struktur a úřadů.
- Rekvizity - jakýkoli z požadovaných prvků úředního dokumentu. Rekvizity se nejčastěji skládají z proměnných a konstantních částí.
- Form - vzorek papíru. Označuje rozsah použití, otázky pro konstrukci a hlavní podrobnosti.
- Formulář je soubor podrobností, které pomáhají identifikovat autora úředního dokumentu.
- Standardizovaný výkazový list je seznam schválených UVD.
- Registrace - zadání všech nezbytných prvků, které jsou stanoveny požadavky kancelářské práce, do dokumentu.
- Oblast služeb jednotného tvaru - UVD zóna, je pevná v technických složkách úložiště a používá se pro aplikaci specializovaných obrazů.
Toto jsou základní pojmy a definice stávajícího státního standardu pro archivaci a papírování.
Typy detailů
Samostatně se vyplatí věnovat podrobnostem, které se používají při přípravě úředních dokumentů:
- Podpis - písemné označení oprávněné osoby.
- Schvalovací razítko - vyjadřuje pozitivní hodnocení organizace nebo osoby, která není autorem oficiálních dokumentů.
- Datum - označuje den, kdy byl papír vypracován, jakož i okamžik přijetí, souhlasu nebo zveřejnění.
- Limit razítka - značka, která označuje, že informace jsou dostupné určitému, omezenému počtu lidí.
- Název - shrnuje podstatu dokumentu.
- Razítko schválení - hovoří o normativitě a legálnosti informací obsažených v dokumentu.
- Visa - vyjadřuje souhlas nebo nesouhlas oprávněné osoby s informacemi uvedenými v dokumentu.
- Text - data zaznamenaná jakýmkoli typem systému záznamu písmen nebo zvuku. Zahrnuje hlavní část informací o řeči v dokumentu.
Návod k použití
K provedení základního zákona přispívají pravidla, seznamy, pokyny pro archivní administrativní práci a další regulační dokumenty. Existují základní požadavky na provozování archivních struktur vytvořených v roce 2002.
Je třeba poznamenat, že taková pravidla nebyla zaregistrována u ministerstva spravedlnosti Ruské federace. V tomto ohledu stále platí „Základní pravidla archivů resortů“ z roku 1986.
Existence těchto požadavků v oblasti správy a archivace kanceláří je způsobena potřebou konzistence v účetnictví, používání, vyplňování a ukládání dokumentů v archivech, při organizaci všech těchto procesů. Hlavním zaměřením požadavků je nomenklatura.
Algoritmus akcí je tedy následující:
- organizovat přezkoumání hodnoty cenných papírů;
- připravit dokumenty k odeslání do archivu;
- založit firmu;
- vypracovat postup pro přidělování dokumentů ke zničení;
- pošlete případ do archivu.
Je třeba poznamenat, že tyto požadavky se nevztahují na dokumentaci, jejíž práce není upravena zákonem Ruské federace ze dne 21. července 1993 „o státním tajemství“.
Organizace
Archivní ukládání dokumentů a papírování pomáhá jasně řídit práci s dokumenty a současně zajistit jejich bezpečnost a přístupnost. Existují určité typy dokumentů, které mají konkrétní termín a dokonce i způsob ukládání.
Při organizaci archivních administrativních prací předávají státní úřady a orgány oficiální dokumenty Archivním fondům Ruské federace (AF RF). Komerční struktury mají zase širší výběr metod pro ukládání dokumentace.
Každá skupina úředních papírů má svůj vlastní specifický čas skladování, který je regulován v souladu s regulačním rámcem Ruské federace. Je také vytvořen soupis, ve kterém je uvedeno datum zabavení dokumentů v archivu s datem exspirace skladování a odkazem na příslušné ustanovení zákona.
Požadavky na místo uložení dokumentů
V rámci společnosti je archivní ukládání dokumentů organizováno ve specializovaných budovách nebo v oddělených, izolovaných místnostech. Zároveň je přísně zakázáno nadměrné vytápění a vysoká vlhkost v místnosti. Toto jsou nejdůležitější kritéria pro ukládání archivních dokumentů. Současně různé datové nosiče potřebují svůj vlastní režim. Jmenovitě:
- Papíry: 18-20 ° С, vlhkost vzduchu - 52-57%.
- Fólie: černá a bílá - 16 ° С, barva - 3-6 ° С. Vlhkost je 41–44%.
- Magnetické pásky a disky: 16-19 ° С, vlhkost vzduchu - 52-64%.
Není možné uspořádat dokumenty poblíž skladů s potravinami a chemikáliemi, stejně jako v místech rychlého občerstvení, jídelnách. Kromě toho by měla existovat samostatná místnost pro přijímání dokumentů, ve které bude probíhat aklimatizace dokumentace. Někdy se tyto místnosti používají pro krátkodobé skladování různých paměťových médií.
Místnost by měla obsahovat potřebné katalogové police, regály a archivní složky, speciální boxy. Obzvláště potřebné a ekonomicky cenné dokumenty jsou umístěny v kovových skříňkách s bezpečnými zámky. Kromě základních požadavků existují i další neméně důležité podmínky:
- Bezpečnost Archivní místnosti musí být odolné proti ohni, chráněny před povodněmi, musí být nouzový východ. Vzdálenost dokumentů od zdroje tepla (včetně oken) je alespoň 0,6 m. Je přísně zakázáno umisťovat blízko nich papír.
- Používejte pouze potrubí izolované ochranným zařízením.
- Skryté utěsněné zásuvky a elektrické zapojení.
- Přísný zákaz provozu všech topných zařízení. Rovněž není povoleno jídlo a další položky, které nesouvisejí s ukládáním dokumentace.
- V přítomnosti musí být mobilní nebo stacionární kovové stojany. Papíry na nich jsou nejlépe umístěny v krabicích nebo svazcích. Současně bude vzdálenost v hlavní uličce nejméně 1,3 m a mezi stojany - 0,7 m. Vzdálenost od spodní zásuvky - nejméně 0,1 ma od stojanu ke zdi - ne více než 0,5 m.
Požadavek na povinné skladování: umístění skříní je kolmé na stěny, okna a baterie.
V budově pro archivaci papíru je přijatelné umělé a přirozené světlo. Současně je důležité zabránit vstupu přímého slunečního záření do dokumentace. Pokud se používají žárovky, musí být na každém z nich nainstalován ochranný kryt. Zářivková zařízení by měla být vybírána s malým UV spektrem.
Doba skladování
Pro archivaci úředních papírů se používá specifická metoda systematizace dokumentace ve výrobě. Pomáhá dodržovat platné zákony a předpisy. Účelem je vyloučit ztrátu důležitých informací.
Po uplynutí stanovené doby pro uložení cenných papírů v archivu zničí odpovědná osoba úřední doklady a poté vytvoří likvidační akt.
Kromě toho existují dokumenty s neomezenou dobou skladování. Probíhá pro ně postup financování. Toto je rozdělení článků v archivní administrativní práci pro různé fondy a sbírky.
Regulační dokumenty
Legislativa v oblasti archivní administrativní práce obsahuje řadu metodických doporučení a regulačních právních aktů. Jedná se o složitý, ale logicky správný regulační mechanismus.
Hlavním pilířem regulace vztahů je zákon ze dne 22. října 2004 č. 125--„O archivních záležitostech v Ruské federaci“. Na jeho základě byly přijaty zákony na úrovni zakládajících subjektů Ruské federace o pravidlech pro práci s dokumentací, seznamy papírů s dobami uchovávání. Zahrnuje také další regulační dokumenty týkající se správy archivních záznamů dohodnuté s archivními jednotkami.
Tyto zákony a předpisy pomáhají implementovat právní předpisy. Povinné pro všechny organizace a instituce všech forem vlastnictví.
GOST o archivaci a papírování se vztahuje na dokumentaci státního, obecního a soukromého vlastnictví. Identifikoval hlavní typy dokumentace, která se přenáší do státního úložiště a je součástí Archivního fondu Ruské federace. Zahrnutí dokumentů v soukromém vlastnictví probíhá v souladu se zákonem.
Rovněž je přesně stanovena doba pro předávání úředních dokladů do městských a státních archivů. To platí pro obecní a státní i nestátní podniky, které uzavírají dohodu o trvalém skladování.
Státní a městské archivy vytvářejí seznamy organizací a předávají jim papíry (sběrné seznamy) k uložení a další převod do Archivního fondu Ruské federace. Zařazení nestátních podniků do těchto seznamů je na jejich žádost av souladu se stávající dohodou. Kromě toho může archiv udržovat personální seznamy pro organizace, s nimiž je spolupráce pouze plánována.
Co se stane s archivačními dokumenty, když se organizace vypne?
Při likvidaci, reorganizaci nebo bankrotu podniku se veškerá archivační dokumentace převede na nástupce, kteří mají k tomu zákonné právo, do zřizovatele, státního nebo městského archivu.
Privatizace obecních nebo státních organizací vám umožňuje ponechat v archivu všechny dokumenty, které byly vydány v důsledku jejich činnosti (například příkazy k personálu).
Přístup k objednávce a omezení
Jsou také upraveny zákonem. Omezení mají vliv na přístup k dokumentaci obsahující státní (nebo státem chráněná) tajemství nebo informace o osobních nebo rodinných tajemstvích (v tomto případě bude doba uchovávání 75 let od doby, kdy byl dokument sestaven).
Je třeba poznamenat, že archivy musí právnickým osobám a jednotlivcům bezplatně vydávat právní doklady (kopie nebo osvědčení o archivních dokumentech) ve lhůtách stanovených zákonem. Tyto dokumenty jsou vyžadovány pro sociální ochranu, důchody, dávky a náhrady.
Archivované dokumenty zabavené jako důkaz (v souladu se zákony Ruské federace) musí být vráceny.
Nedodržení pravidel, porušení právních předpisů Ruské federace v oblasti archivnictví má za následek správní, trestní a právní odpovědnost.