Odpověď na otázku: „Co je EDI?“ je poskytnuta krátká exkurze do historie pracovního postupu, jsou stanoveny typy a účel vnitřního a vnějšího oběhu dokumentů organizace. Jsou popsány faktory úspěchu implementace systémů EDI v podniku a role elektronické správy dokumentů jako prostředku pro optimalizaci zadávání zakázek. Elektronické podpisy, certifikační střediska a operátoři jsou považováni za klíčové komponenty EDI. Organizace pracovního postupu s vládními agenturami je prezentována jako prostředek ke snížení času a nákladů. Systém EDM moskevské vlády je uveden jako příklad realizace pracovního postupu bez papírů v měřítku megalopolisu.
Co je EDO?
Tok dokumentů - pohyb dokumentů organizace od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí až do dokončení provedení nebo odeslání; komplex práce s dokumenty: příjem, registrace, zasílání, kontrola provádění, vytváření případů, ukládání a opětovné použití dokumentace, referenční práce. Koncepce správy elektronických dokumentů je stanovena ve státním standardu. Poskytuje striktní, ale úzkou definici:
Elektronická správa dokumentů (EDF) je jednotný mechanismus pro práci s dokumenty předkládanými v elektronické podobě a při provádění koncepce „bezpapírové papírování“.
(GOST R 7.0.8-2013).
Pracovní postup: od hliněných tablet k průmyslu 4.0
První systémy správy dokumentů se objevily s vynálezem psaní, nebo spíše symbolického psaní. Hlava rodiny s řezy na dřevěné značce zaznamenala počet sbíraných pytlů obilí a narozených jehňat. To lze považovat za začátek interního pracovního toku podniku.
Asýrští kněží a funkcionáři starověkých čínských království, kteří obdrželi psaní od vynálezců, jej okamžitě přizpůsobili úkolu veřejné správy - vybírání daní, kodifikačních zákonů, zasílání rozkazů guvernérům a diplomacii. Tento pracovní postup byl víceméně formalizován.
Už to byl mezistátní a dokonce mezistátní tok dokumentů.
S rozvojem civilizace se pravidla pro výměnu informací zaznamenaná na médiu komplikovala. První revoluce v pracovním postupu přišla s vynálezem cenově dostupného papíru. Pisatelé, kteří psali nejdůležitější na pergamenových svitcích, byli vynásobeni počtem a tvořili masy úředníků s nižším hodnocením - nikoli tvůrci rozhodnutí, ale kopírování dokumentů jiných lidí, vytváření kopií, vydávání osvědčení, psaní žádostí, s přihlédnutím k dokumentům, které plynuli do časopisů, a doručování důležitých dokumentů jinému oddělení.
A v tu chvíli, kurýři, kurýři, kurýři ... si dokážete představit jen třicet pět tisíc kurýrů!
A. Griboedov
Byrokracie jako řídící technologie získala nástroj obrovské moci. Občas to rozdrtilo stát, ekonomiku a společnost.
Druhá revoluce přišla s vynálezem psacích strojů. Technologie řízení se nezměnila, zvýšila se produktivita byrokratů a jejich výkon.
Třetí - s příchodem počítačů a e-mailů. V první fázi, která končí dnes, se technologie pro výrobu a doručování dokumentů změnily. Technologie řízení se prakticky nezměnily. Byrokracie tuto revoluci strávila. V této fázi se objevil koncept EDI. Zpočátku elektronická správa dokumentů pečlivě reprodukovávala všechny procesy správy, postupy a trasy tradičního oběhu dokumentů.
Začtvrté - přichází a klepe na dveře. Jeho podstatou je, že programy a zařízení si začnou vyměňovat data a rozhodovat bez zásahu člověka. Chladnička objednává dodávku produktů, systém třídy RTE (podnik v reálném čase) přijímá objednávky, nakupuje suroviny, znovu konfiguruje výrobní linku a dodává produkty zákazníkovi. V této fázi má lidstvo šanci zbavit se armád úředníků, kteří se nerozhodují a nevytvářejí přidanou hodnotu. Vyspělé podniky a státy to již dělají.
Místo EDI systémů mezi informačními systémy
V závislosti na stupni zralosti informačního systému v podniku nebo instituci může být EDI systém:
- Samostatně implementovaný softwarový produkt si příležitostně vyměňuje data s jinými subsystémy prostřednictvím rozhraní nebo ručně.
- Samostatný software, hluboce integrovaný se systémem podnikového řízení, je výměna dat organizována online nebo při výskytu dané události.
- Modul systému řízení velkých podniků (třída ERP nebo PLM).
Mezi systémy představenými na světovém trhu zaujímají systémy EDI místo mezi systémy workflow a systémy správy záznamů.
Přímé zavedení elektronické správy dokumentů založené na západních systémech v ruském podniku (organizaci) je málokdy úspěšné. Světový pohled a etické rozdíly mezi obchodními modely a modely služeb jsou příliš velké. Dojemnou překážkou je také dojemná ruská láska k byrokracii, nikoli jako technologie a prostředky, ale jako sobecký cíl úředníka nebo úředníka.
Elektronická správa dokumentů: typy a účel
Oběh dokumentů podniku nebo organizace je rozdělen na dva hlavní typy - externí a interní. Historicky byla nejprve vyvinuta automatizace interního pracovního postupu.
V dobře vybudovaném informačním prostředí podniku nebo organizace jsou všechny subsystémy správy dokumentů vzájemně propojeny, vzájemně si vyměňují data a jsou vybaveny systémem křížových odkazů. Například konečný dohodnutý text smlouvy je tedy k dispozici logistice pro tvorbu žádostí o platbu, finančníkům pro kontrolu, technologům a projektantům - z hlediska zadávacích podmínek atd.
Hlavním účelem interního systému EDI je poskytnout účastníkům systému informace nezbytné pro jejich práci a přijímání manažerských, technických, finančních a personálních rozhodnutí. Jednou z nejdůležitějších funkcí EDI je také organizování kontroly nad prováděním přijatých rozhodnutí. Elektronická správa dokumentů je také prostředkem organizace elektronického archivu.
Externí EDI má další funkce - umožňuje organizacím vyměňovat si legálně a finančně významné dokumenty prostřednictvím komunikačních kanálů. Důležitou roli zde hraje elektronický podpis, který umožňuje identifikaci odesílatele ještě spolehlivější než obvyklé podpisy a razítka na tradičních dokumentech.
Automatizace pracovního postupu v rámci podniku
V době rozhodnutí o automatizaci má společnost papírový systém workflow. Zaměstnanci vytvářejí dokumenty v různých programech a zasílají si je navzájem e-mailem. Má určitou úroveň zralosti a odráží se v regulačních dokumentech: předpisy, pokyny a předpisy.
Tým, který bude zapojen do automatizace, by měl určitě prostudovat soubor těchto dokumentů a pochopit, do jaké míry odrážejí obchodní procesy, které se v organizaci skutečně vyvinuly. V elektronickém systému správy dokumentů by měl každý tok informací odrážet skutečný tok:
- materiál;
- finanční;
- práce.
A slouží konkrétnímu obchodnímu procesu.
Obchodní model vytvořený na základě takové analýzy by neměl být implementován pouze do informačního systému, ale měl by se také odrážet v aktualizované regulační dokumentaci.
Zaměstnanci organizace vytvářejí většinu dokumentů v elektronické podobě v různých programech, zasílají si je navzájem e-mailem. Forma dokumentů je regulována, avšak pravidla pro takovou poštu, načasování a obsah reakce nejsou příliš formalizována. To lze již nazvat EDI systémem na embryonální úrovni vývoje. Nyní můžeme hovořit o automatizaci správy elektronických dokumentů - vytvoření systému pro vytváření, plnění, zpracování, směrování elektronických dokumentů. Důležitým doplňkem systému bude subsystém pro monitorování výkonu a podávání zpráv.
Pokud je splatnost procesů v podniku dostatečná, existuje šance, že přechod na správu elektronických dokumentů bude úspěšný. Hlavním faktorem úspěchu při implementaci jsou zaměstnanci podniku. Představují také hlavní riziko.
Během organizace systémů správy elektronických dokumentů musí implementační tým přizpůsobit nejen formy dokumentů a standardní cesty schvalování, ale často - základní logiku systému. V opačném případě není možné uspokojit požadavky zákazníka, který je přesvědčen, že obchodní procesy, které se v jejich organizaci historicky vyvíjely, nelze zlepšit a v žádném případě se jich nelze dotknout.
Takový kompromis vede ke zvýšení ceny samotné implementace a podpory systému - každá instalace aktualizací od dodavatele se promění v miniaturní implementaci. Kvalita systému je snížena.
Jak ukazuje skupina Gartner, skutečně jedinečné obchodní procesy, jako jsou procesy, které společnosti poskytují konkurenční výhodu, jsou u předních podniků dokonce méně než 1-5%. Zbývající procesy, aniž by byla dotčena organizace, mohou (a měly by) být nahrazeny standardními procesy ze základní konfigurace systému.
Ve skutečnosti je základní konfigurací zobecněná zkušenost nejúspěšnějších podniků v oboru. Přechod na standardní obchodní procesy vede ke snížení transakčních nákladů a ke zvýšení celkové podnikové efektivity. Elektronická správa dokumentů bude snadná a pohodlná. To bude plně platit za jednorázové úsilí o organizační změny, regulační úpravy a školení zaměstnanců. Během školení je nutné trpělivě a důsledně vysvětlovat uživatelům, co je EDI, jak změní jejich život a život celého podniku k lepšímu.
EDI mezi podniky. Ekosystémy pracovního postupu
Systémy EDI (Electronic Data Interchange) se objevily na Západě v 70. letech 20. století.
Prováděly elektronický oběh dokumentů mezi organizacemi, umožnily podnikům zadávat a přijímat objednávky na trhu, zajišťovat přepravu vyráběných produktů zákazníkovi a generovat příslušné logistické a finanční dokumenty v elektronické podobě.
Na konci měsíce nebo čtvrtletí byly v případě potřeby vyhotoveny papírové doklady, jejich vznik, doručení, přijetí, vrácení nezpomalily obchodní a výrobní proces. Současně byl vytvořen standard EDI pro výměnu dat, který přežil až do implementace XML.
Připojení k elektronickému systému správy dokumentů EDI výrazně urychlilo obchodní a výrobní aktivity podniků.
EDI s vládou
Pocházel také ze Západu. Na konci minulého století mohli subjekty finanční a ekonomické činnosti podat prohlášení o příjmech v elektronické podobě. Ve dvacátém století dostali tuto příležitost také ruští herci. V posledních letech se stalo povinné předkládání informací daňovému inspektorátu, penzijnímu fondu (penzijnímu fondu), inspekci práce v elektronické podobě, nejprve pro velké, poté pro střední a v posledních fázích - pro malé podniky a organizace.
Podniky jsou povinny uzavřít dohodu s FIU o správě elektronických dokumentů. Občané také dostali příležitost přeložit svou komunikaci s finančním úřadem v elektronické podobě. Popularita těchto služeb každým rokem roste mezi obyvatelstvem.
Prvky externích EDI systémů
Klient - organizace nebo jednotlivec, který se účastní EDI a má elektronický podpis. Operátor EDI poskytuje svým zákazníkům platformu pro výměnu dokumentů.
Elektronický podpis (ES) - speciálně vytvořená sada dat, která umožňuje jedinečnou identifikaci účastníka EDI. Tato sada je připojena k elektronickému dokumentu a potvrzuje jeho pravost.
Elektronický podpis - informace v elektronické podobě, která je připojena k jiným informacím v elektronické podobě (podepsaná informace) nebo je s těmito informacemi jinak spojena a slouží k určení toho, kdo informace podepsal. (Spolkový zákon ze dne 6. dubna 2011 č. 63-FZ „O elektronickém podpisu ")
V Ruské federaci jsou přijímány tři třídy elektronického podpisu. Liší se úrovní ochrany a účelu.
- Jednoduchý podpis - potvrzuje, že dokument byl zaslán konkrétní osobou - vlastníkem tohoto podpisu. Slouží k potvrzení totožnosti odesílatele e-mailu na adresu oficiálních institucí na různých úrovních nebo konkrétních úředníků.
- Vylepšený nekvalifikovaný podpis - potvrzuje odeslání elektronického dokumentu konkrétní osobou a skutečnost, že od okamžiku podpisu nebyly v dokumentu provedeny žádné změny. Používá se při certifikaci dokumentů, pro které je tisk nepovinný. Tento podpis je generován pomocí šifrovacích nástrojů, jsou povoleny certifikáty vydané necertifikovanou certifikační autoritou.
- Enhanced Qualified Electronic Signature (CEP) - je generován pomocí šifrovacího softwaru certifikovaného FSB. CEP používá certifikát od akreditované certifikační autority, která funguje jako garant autenticity podpisu. ED podepsaná CEP má stejná práva jako dokument na papíře ověřený osobním podpisem. Protestní CEP je možný pouze soudním příkazem. CEP se používá pro interakci mezi vládními agenturami využívajícími státní informační systémy
Certifikační autorita (CA) - státní nebo veřejná organizace vydávající elektronické podpisy (certifikáty).
Dobré jméno CA přijímají všechny strany zapojené do šíření elektronických dokumentů. CA vydává osvědčení organizacím a jednotlivcům - účastníkům obratu. Během transakcí CA potvrzuje pravost konkrétního elektronického podpisu.
Akreditované certifikační středisko je ve smluvním vztahu s kořenovou certifikační autoritou a je povinno dodržovat všechny požadavky právních předpisů země, kde se nachází.
Operátor EDO - komerční organizace, která účastníkům poskytuje technologickou platformu pro implementaci EDI. Ustanovení se provádí na komerčním základě s uzavřením smlouvy. Provozovatel EDI podléhá povinné certifikaci ve státních orgánech
Elektronická obchodní platforma (ETP) je komplex komunikačních kanálů, softwaru a hardwaru, určený k organizování obchodu mezi komerčními a státními organizacemi a soukromými osobami.
Elektronická obchodní platforma spojuje prodejce a kupce různých produktů a služeb do jediného informačního prostředí a poskytuje jim řadu souvisejících služeb. Mnoho zdrojů celosvětové sítě nabízí služby, které spojují dodavatele a spotřebitele, pomáhají jim uzavřít dohodu a jednat ve větší či menší míře jako ručitel takové dohody.
Aby minimalizovali své náklady, mohou kupující organizovat elektronické dražby ve formě přímých a zpětných dražeb, konkurenčních nákupů, poptávek po nabídkách a nabídkách, optimalizaci nákladů.Prodejci získají snadný, rychlý a pohodlný přístup na trh a vhodnou platformu pro propagaci svých produktů.
- ETP pro zadávání státního příkazu je ETP vybrané ministerstvem pro hospodářský rozvoj RF a FAS pro otevřené aukce v elektronické podobě.
- ETP pro prodej majetku dlužníků (bankrot). Staly se všemi elektronickými stránkami, které provádějí veřejné zakázky.
- ETP pro zadávání objednávek pod 223-ФЗ.
- ETP pro komerční zákazníky - komerční podniky zde nabízejí nabídky podle flexibilnějších pravidel.
- Komerčně specializované ETP vytvořené pro konkrétní společnost. Například: Trh s ropnými produkty společnosti Gazprom.
- Komerční multidisciplinární platformy pro elektronické obchodování s univerzální sadou produktů a služeb.
ETP, jako je Aliexpress a E-bay, jsou všeobecně známé.
Pro ně jsou práva spotřebitele chráněna jak pravidly platforem, tak systémem hodnocení - každý kupující hodnotí prodejce.
Vládní služby
Webové stránky State Services integrují internetové portály mnoha vládních agentur a služeb do jediného konsolidovaného portálu. Byl vytvořen při vývoji státního konceptu „jediného okna“ za účelem zjednodušení komunikace se státními úřady pro občany. Po přihlášení jednou kvalifikovaným elektronickým podpisem může občan Ruské federace obdržet informace o jeho:
- Vlastnost.
- Daně.
- Vzdělání.
- Penzijní dávky.
- Přeprava.
- K dokumentům.
A mnoho dalších důležitých bodů.
Můžete zkontrolovat a platit daně, pokuty a vládní poplatky. Občan má také možnost požádat o vydání jakéhokoli úředního dokladu, osvědčení, pasu, víza, osvědčení atd. Za tímto účelem nemusí chodit do instituce samotné nebo do multifunkčního centra - žádost je podána elektronicky, ve stejné podobě jsou poskytovány kopie potřebných dokumentů.
Po přípravě požadovaného dokumentu postačuje jedna návštěva MFC, kde budou dokumenty ověřeny, záznam biometrických parametrů (pokud je to nutné) a vydání požadovaného dokumentu. Tento druh správy elektronických dokumentů šetří spoustu času občanům i zaměstnancům institucí - nepotřebují trávit čas počátečním přijímáním občanů a dokumentů a při osobních doplňcích a opravách nepotřebují ani osobní přítomnost.
Systém správy elektronických dokumentů Moskevské vlády
V hlavním městě byl vytvořen systém MosEDO, který úspěšně funguje od roku 2011. Elektronický oběh dokumentů s jeho pomocí provádějí mezi sebou státní orgány, služby, obchodní a veřejné organizace. Systém je dobře zavedený a těší se zaslouženému uznání mezi muskovity.
Systém je implementován a udržován společností Electronic Moscow OJSC a sdružuje více než 78 000 uživatelů z 3 000 organizací. Kancelářské práce, organizační a administrativní a správní pracovní toky moskevské vlády jsou plně převedeny do systému MosEDO. Elektronický oběh dokumentů vlády největšího města je vynikajícím důkazem vyhlídek a životaschopnosti systémů EDI ve vládních orgánech.
S rozvojem technologie nahradí elektronická správa dokumentů tradiční v příštích letech. Mezi hlavní důvody ve prospěch EDI patří:
- Rychlost.
- Nízké náklady.
- Pohodlí pro všechny účastníky.
- Vysoká bezpečnost.
- Účinná kontrola.
Většina veřejných zakázek v zemi se již provádí pomocí EDI. Tradiční dokumentace se sestavuje po dokončení transakcí. Brzy budou papírové dokumenty vydávány pouze v nejdůležitějších výjimečných případech a na otázku „Co je EDI?“ konečně ztratí svůj význam.