Je těžké si představit velkou společnost, stát nebo vzdělávací instituci, ve které takové postavení neexistuje. Plánování schůzek, příprava dokumentace, práce s korespondcí, přijímání hovorů jsou pouze částí povinností osoby zastávající pozici, kterou budeme studovat. Od roku 2016 je okruh základních funkcí popsán v novém regulačním ustanovení - profesní úrovni tajemníka. Nyní může být použit jako základ pro tvorbu nezbytných servisních pokynů.
Profesní funkce
Navzdory neustálým změnám v seznamech nejoblíbenějších a nejvyhledávanějších profesí na světě zůstává pozice sekretáře stále velmi rozšířená. Oficiálně v Rusku tato profese existuje tři století. V roce 1720 to Peter schválil, požadavky na zaměstnance byly poměrně vysoké: gramotnost, znalost zákonů, schopnost vypracovávat dokumenty.
Zpočátku byli sekretáři pouze muži, dnes je to hlavně ženské profese. To je částečně způsobeno skutečností, že výkon sekretářských povinností vyžaduje vytrvalost, pracovitost, schopnost vykonávat stejnou a monotónní práci.
Jaké jsou požadavky moderních manažerů na zaměstnance, kteří zastávají takovou pozici? Tajemník by měl být sebevědomým uživatelem základních kancelářských počítačových programů, měl by být schopen manipulovat s kancelářským vybavením, pracovat s dokumentací, mít dobré komunikační dovednosti (dobrá řeč, dialogové dovednosti, slušnost, etiketa). Kromě toho buďte pozorní, organizovaní, disciplinovaní, emocionálně stabilní.
Pokud jde o nezbytné vzdělání, neexistují v tomto ohledu žádné přísné požadavky na profesní úroveň tajemníka. Pokud máte všeobecné vzdělání, postačí odborná praxe nebo speciální kurzy. Přítomnost vysokoškolského diplomu však zpravidla dává výhodu při najímání.
Profesionální standard
Požadavky na sekretářské práce získaly formou regulačního aktu v roce 2016. Byl přijat všeobecný profesní standard pro specialistu na dokumentární a organizační podporu řízení organizace. Hlavním cílem normy je optimalizovat personální politiku. Hlava se na něj může zaměřit při posuzování odborných kvalit zaměstnance. Dokument se také používá při přípravě vzdělávacích programů pro školení tajemníků.
Profesionální standard obsahuje:
- seznam základních pracovních funkcí;
- seznam dovedností, znalostí, znalostí nezbytných pro jejich provádění;
- požadavky na úroveň vzdělání a pracovní zkušenosti.
Dokument také uvádí možné názvy pracovních pozic a požadavky na ně. Zahrnuje například profesionální standardy „Tajemník hlavy“, úředník a další.
Struktura obsahuje několik sémantických bloků:
- obecné informace (určení účelu činnosti, kodifikátor);
- funkční mapa (seznam pracovních funkcí a kvalifikačních kategorií);
- popis pracovních funkcí (upřesnění seznamu povinností, dovedností předepsaných zaměstnanci);
- informace o vývojářích norem.
Třetí část začíná odborným standardem tajemníka-administrátora, pro jehož kvalifikaci, úroveň vzdělání a praxi jsou stanoveny ty nejpříjemnější požadavky.
Hlavní funkce zaměstnance zastávajícího studovanou pozici jsou formulovány takto:
- organizovaný sběr odborných informací;
- informační podpora o aktuálních problémech;
- systematizace, dokumentace a ukládání příchozích informací;
- doprovod obchodních akcí;
- vytvoření nezbytných podmínek pro práci vedoucího organizace a administrativní podpory.
Popis práce
Ve své práci se tajemník řídí platnou legislativou, chartou organizace, příkazy a příkazy vedoucího, vlastním popisem práce. V posledním dokumentu jsou přiděleny profesionální úkoly, které jsou přiděleny úředníkovi. Zaměstnanec by měl začít znát hlavní ustanovení pokynů, aby mohl začít vykonávat služební povinnosti. Jeho ustanovení mohou sloužit jako důkaz v případě střetu pracovních situací. Obsah pokynů by proto měl být konkrétní. A vyloučit možnost dvojí interpretace.
Popis práce tajemníka pro odborné standardy se sestavuje s přihlédnutím ke specifikům konkrétní organizace a zahrnuje následující oddíly:
- obecná ustanovení;
- zaměstnanecké funkce
- odpovědnost za práci;
- práva zaměstnanců;
- další podmínky a požadavky.
Obecná ustanovení uvádějí, do které kategorie zaměstnanec patří a komu je podřízen, postup jmenování a odvolání, požadavky na kvalifikaci, znalosti a dovednosti. Následující text podrobně popisuje, co přesně je zaměstnanec funkční a jaká má práva. Oddíl o úřední odpovědnosti uvádí ta porušení v práci, za která může být zaměstnanec potrestán.
Popis práce je schválen vedoucím organizace a je upozorněn na zaměstnance (pod podpisem).
Profesionální standard „Tajemník hlavy“
V souladu s jeho ustanoveními je žádoucí přijmout na toto místo zaměstnance s vysokoškolským vzděláním (na vysokoškolské úrovni) nebo se středním odborným vzděláním. Kromě toho se oceňují pracovní zkušenosti (nejméně dva roky).
Profesní standard uvádí hlavní pracovní činnosti zaměstnance:
- koordinace dočasných plánů s vedoucím;
- výběr formy plánování a řízení organizátora šéfa;
- koordinace schůzek, jednání s partnery, zákazníky, zaměstnanci;
- informování vůdce o čase a harmonogramu nadcházejících událostí.
Tajemník vůdce musí mít řadu dovedností k provedení výše uvedených akcí. Stanovit cíle, určit pořadí a prioritu jejich implementace, pomoci manažerovi při rozdělení pracovní doby, zajistit informační bezpečnost a zvolit nejvhodnější způsoby oznamování nadcházejících událostí. Na základě těchto tezí je obvykle vypracován popis práce tajemníka vedoucího profesního standardu.
Měl by být rovněž obeznámen se specifikami hlavní činnosti organizace, ustanoveními pracovního práva a pravidly pro vedení obchodních jednání.
K vyjmenovaným pracovním činnostem tajemníka vedoucího patří řada různých povinností:
- plánování pracovních dnů;
- organizování telefonních rozhovorů a služebních cest;
- pracovat s návštěvníky na recepci;
- organizace pracovních akcí a setkání;
- udržování nezbytného pracovního pořádku v kanceláři vedoucího;
- kontrola provádění příkazů a pokynů;
- příprava pracovní dokumentace;
- v případě potřeby rozvoj místních aktů;
- ukládání dokumentace;
- organizace informační interakce zaměstnanců a vedení organizace.
Hlavní povinnosti tajemníka hlavy
Postavení tajemníka vedoucího organizace zahrnuje neustálé interakce s lidmi a ochotu radit klientům a návštěvníkům v základních otázkách. Hodně samozřejmě záleží na specifikách hlavní činnosti instituce a postavení vedení.Mají významný dopad na vypracování popisu práce sekretáře podle profesního standardu.
Obecná ustanovení naznačují, že pozice patří do kategorie technických výkonných umělců, definuje požadavky na vzdělání a délku služby zaměstnance. Jmenování provádí přímo vedoucí. K formulaci potřebných znalostí a dovedností lze použít profesionální úroveň sekretáře. Patří sem: znalost základů kancelářské práce; znalost metod registrace a zpracování informačních údajů; Vlastnictví PC seznámení s pravidly obchodní korespondence a komunikace; znalost vnitřních pravidel a bezpečnostních postupů a mnoho dalšího.
Druhá část pokynů popisuje povinnosti zaměstnance. Ve třetí části - jeho práva. Například tajemník vedoucího má právo seznámit se s návrhy rozhodnutí souvisejících s jeho činností, podávat návrhy na optimalizaci jeho práce, požadovat informace a dokumenty nezbytné k plnění úkolů atd.
Závěrečná část pokynu uvádí opatření týkající se odpovědnosti zaměstnanců v případě nesprávného plnění úředních povinností, které způsobí věcnou škodu.
Úředníku
Hlavním úkolem úředníka je kontrolovat pracovní tok jednotky nebo celé organizace (často jsou zaměstnanci, kteří vykonávají tuto funkci). Seznam klíčových povinností je uveden v profesním standardu tajemníka:
- archivace a správné uložení dokumentů;
- organizace práce s dokumenty;
- vytváření případů v souladu s požadavky nomenklatury organizace.
Uchazeč o tuto pozici potřebuje středoškolské odborné vzdělání.
Během organizace práce s dokumenty může sekretářka přijímat a zpracovávat příchozí materiály, třídit je a v případě potřeby je registrovat, připravovat je k posouzení vedoucím, přesměrovat je k přímým exekutorům a udržovat databázi.
Aby bylo zajištěno řádné uložení dokumentů, musí být úředník schopen vypracovat nomenklaturu případů, ověřit správnost papírování, případy formulářů a určit načasování jejich ukládání, distribuce a evidence dokumentů.
Před odesláním dokumentů do archivu k uložení úředník zkontroluje podmínky jejich uložení (trvalé nebo dlouhodobé), sestaví interní soupis, sestaví obálky spisu.
Referent nebo sekretář-administrátor?
Někdy může být obtížné vyřešit hierarchii sekretářských funkcí a jejich odpovědnosti. Jaký je například zásadní rozdíl mezi asistentem tajemníka a správcem? Koneckonců, funkce, které vykonávají, jsou velmi podobné.
Popis práce tajemníka-správce podle profesního standardu stanoví:
- příjem a distribuce příchozích telefonních hovorů;
- organizace práce s návštěvníky;
- implementace koordinačních funkcí.
Měl by být obeznámen s pravidly obchodní etikety, telefonními rozhovory (se zákazníky, partnery, zástupci médií a dalšími), být schopen vést konverzaci a vyhladit konfliktní situaci. Koordinační funkce správce obvykle vede evidenci pohybu zaměstnanců, jízdy kurýrem a trasy řidiče.
Pro referenta-referenta zatím neexistuje samostatný odborný standard, ale jeho povinnosti jsou v mnoha ohledech podobné asistentovi manažera. Stejně jako správce pracuje s korespondcí, přijímá hovory, setkává a doprovází návštěvníky, sestavuje cestovní plány. To vše však přímo souvisí s postavou vedoucího organizace. V některých případech lze jeho povinnosti rozšířit, což se odráží v pracovním plánu (může být nepravidelný).
Odborné standardy tajemníka akademického oddělení
Takoví zaměstnanci se nacházejí u zaměstnanců školy, vysoké školy nebo univerzity. Příspěvek patří do kategorie podpůrných pedagogických pracovníků. K určení základní funkčnosti může zaměstnavatel použít obecnou normu odborníka na podporu dokumentace. Ministerstvo práce dosud neschválilo samostatnou profesní normu pro sekretáře vzdělávací jednotky vzdělávací instituce. Pro práci je nezbytné odborné vzdělání (sekundární) v oblasti kancelářské práce nebo odborné přípravy na základě všeobecného vzdělávání. Na dostupnost pracovních zkušeností nejsou kladeny žádné přísné požadavky.
V této pozici zaměstnanec:
- přijímá korespondenci, předává ji vedoucímu vzdělávací organizace a výkonným umělcům;
- provádí papírování (včetně elektronických);
- připravuje návrhy objednávek pro kontingent studentů;
- sestavuje osobní spisy studentů;
- sleduje vyučovací hodiny učitelů;
- podává žádosti, dopisy;
- vykonává kontrolu nad prováděním příkazů a pokynů hlavy.
Vědecký tajemník a jeho povinnosti
Tento příspěvek patří do oblasti vědy. Na univerzitách, ve výzkumných ústavech, akademiích, vědeckých organizacích je požadován vědecký tajemník. Zpravidla poskytují práci výzkumným pracovníkům a dizertačním radám. Odborná úroveň vědeckého tajemníka zahrnuje plánování vědeckých akcí (schůzky, konference, kulaté stoly), jejich organizaci a chování, přípravu příslušné dokumentace a sledování provádění přijatých rozhodnutí.
Na tuto pozici mohou být jmenováni zaměstnanci s vědeckou hodností, zkušenostmi s organizační a vědeckou prací (nejméně 5 let) a publikace v recenzovaných publikacích.
Vědecký sekretář:
- shromažďuje návrhy do ročního plánu vědeckého vývoje a výzkumu;
- kontroluje včasné provádění stanovených tematických plánů vědecké práce a přípravu příslušných zpráv;
- připravuje návrhy pracovních plánů vědecké (vědecké a technické) rady, sleduje provádění jejích rozhodnutí;
- považuje materiály potřebné k udělení akademické hodnosti a obhajobě disertační práce;
- připravuje návrhy plánu zveřejňování vědeckých prací;
- vytváří kritéria pro hodnocení výkonu zaměstnanců pro certifikaci;
- formuluje návrhy na další vzdělávání a stáže pro vědce.
Funkčnost mluvčího
Docela „mladá“ profese. V Rusku začal získávat popularitu kolem poloviny 90. let minulého století. V profesním standardu tajemníka není název tohoto příspěvku přidělen samostatně. Ale pro mnoho organizací je mít takového zaměstnance naléhavou potřebu. Je to on, kdo formuje veřejné mínění o společnosti. Mezi hlavní povinnosti patří: pořádání tiskových konferencí; obsah webových stránek organizace; příprava tiskových zpráv; plánování informačních kampaní (v tisku, sítích, v televizi) zaměřených na vytvoření pozitivního obrazu společnosti.
Odborný standard tiskového tajemníka stanoví, že uchazeč musí mít vysokoškolský titul z žurnalistiky, reklamy, filologie nebo PR. Žádoucí jsou také zkušenosti s prací (od 3 let) v příslušné oblasti, kompetentní ústní a písemný projev, znalost cizího jazyka.