Služby nákladní dopravy jsou považovány za velmi populární, ale pro jejich zajištění musí společnosti správně sestavit různé přepravní doklady. Pokud chybí, může se stát základem problémů s dopravní policií nebo daňovým inspektorátem. Veškeré služby týkající se přepravy zboží jsou spedice. Pro jejich poskytnutí je mezi klientem zastoupeným příjemcem nebo odesílatelem nákladu a zasilatelem uzavřena expediční smlouva, na kterou se vztahují požadavky čl. 801 občanského zákoníku. K tomu musí být přiložen doklad o zasílání, který obsahuje informace o přepravovaném zboží. Každý účastník takové dohody musí pochopit, k čemu slouží předávací potvrzení, jak je vystaveno, kým je podepsáno a jaké informace obsahuje.
Koncept dokumentu
Potvrzení o předání je předloženo dokumentací vygenerovanou při převodu zboží na zasílatele. Občané se často ptají, zda je třeba zaslat potvrzení. Je povinná pro registraci, protože je nezbytnou součástí smlouvy o přepravě zboží.
Dokumentaci vyplňuje přímý zasilatel, zároveň však musí mít podpis odesílatele. Proč potřebuji potvrzení o přeposílání? Slouží jako důkaz, že přepravce zboží skutečně přijal, je proto povinen jej včas dopravit na určené místo.
Tento dokument navíc slouží jako důkaz, že speditér po určitou dobu působí jako vlastník přepravovaného nákladu. Je to on, kdo musí dbát na to, aby žádné okolnosti nemohly nepříznivě ovlivnit integritu přepravovaných věcí. Zasílatel odpovídá za náklad, takže pokud je poškozen, musí odborník uhradit škody způsobené zákazníkovi.
Druhy předávacích dokumentů
Ustanovení 5 Pravidel zasilatelství, které byly schváleny PP č. 554, uvádí všechny dokumenty, které by měly být přepravci k dispozici. Mezi ně patří:
- přímé zasílání potvrzení;
- příkaz určený pro zasilatele a vystavený odesílatelem;
- příjem skladu.
Proč potřebuji potvrzení o přeposílání? Je na náklady ní, aby přepravce mohl potvrdit, že od klienta obdržel konkrétní zboží. Po přepravě věcí přestává být za ně zodpovědný.
Je to nutné kompilovat?
Při uzavírání přepravní expedice je k ní povinně připojena další dokumentace. Účastníci transakce mají často otázku, zda je třeba zaslat potvrzení. Jedná se o nezbytný dokument vypracovaný písemně a podepsaný oběma stranami procesu.
Pokud tento dokument není k dispozici, vzniknou obtíže s ohledem na náklady na dopravu. To povede k neschopnosti správně vypočítat daň z příjmu.
Ustanovení 6 Pravidel stanoví, že namísto zasílacího dokladu mohou být použity jiné doklady, které potvrzují přijetí a přepravu konkrétního nákladu. Tyto doklady jsou zpracovány písemně a obsahují seznam veškerého zboží přepravovaného přepravcem. Smlouva uzavřená mezi oběma stranami transakce by měla uvádět, které další dokumenty jsou připojeny k dohodě.
Kdo čerpá?
Vyplnění zasílacího dokladu je považováno za jednoduchý proces a sám zasílatel s ním musí jednat. Specialista může kontaktovat klienta a požádat ho o další informace o přepravovaném zboží.
Vydává se klientovi po přijetí veškerého zboží. Na základě tohoto dokumentu má zasílatel právo vlastnit zboží až do konce jeho přepravy. Z tohoto důvodu jsou nákladním listem a potvrzením o zaslání spedice nejdůležitější dokumenty pro každého dopravce. Na základě této dokumentace je řádné účetnictví poskytováno v každé společnosti.
Lze místo faktury použít účtenku?
Občané často mají otázku, zda je třeba vystavit fakturu, je-li k dispozici potvrzení. Mezi funkce kompilace různých dokumentů patří:
- jedná-li dodavatel jako zasilatel, jsou jeho přepravní náklady potvrzeny odpovídajícími zasílacími dokumenty;
- speditér nemusí vystavovat konosament, ale je to závazný dokument pro dopravce, který se často podílí na přímé přepravě zboží;
- tyto dokumenty jsou zcela odlišné a nemohou se navzájem nahrazovat.
Pokud se přepravce samostatně zabývá dopravou, nejedná se o dopravce třetí strany, nepotřebuje fakturu, stačí tedy pouze potvrzení. Zákazník může sledovat zboží na přepravním dokladu stejným způsobem jako na jiných přepravních dokladech.
Jak je správně vypracován?
Je důležité nejen porozumět tomu, k čemu je účtenka pro zasílání, ale také jak ji správně kompilovat, aby se skutečně používala jako oficiální dokumentace. Při vytváření tohoto dokumentu se berou v úvahu pravidla:
- nutně stanovil datum, kdy je účtenka vystavena;
- registrační značka dokumentu je registrována;
- uvedou se informace o odesílateli a příjemci;
- jsou uvedeny další osoby, které se podílejí na přepravě nákladu;
- uvedou se informace o přímém zasílateli, který odpovídá za náklad během jeho přepravy.
Všichni účastníci procesu mohou být jednotlivci i různé společnosti. Pokud organizace vystupuje jako účastník, je v potvrzení uvedeno její jméno a kontaktní údaje. Pokud jednotlivec vystupuje jako strana transakce, je nutné zaregistrovat celé jméno občana, jeho telefonní číslo a údaje z pasu.
Druh a obsah dokumentu
Neexistuje žádná přísná forma zasílání potvrzení, proto lze dokumentaci vypracovat na standardní list A4 nebo na hlavičkový papír přepravní organizace. K tomu lze použít tištěnou nebo ručně psanou verzi.
Níže je uveden vzor potvrzení o přeposílání.
Podpis přepravce je nutně součástí dokumentu, což potvrzuje, že všechny informace vložené do dokumentu jsou spolehlivé a odborník skutečně přijal náklad ke skladování. Potvrzení se generuje výhradně ve dvou kopiích, protože jedna zůstává u klienta organizace a druhá je převedena přímo na zasílatele.
V případě potřeby lze vytvořit další kopie, které musí být nutně podepsány speditérem. Bez jeho podpisu jsou považováni za neplatné. Jakmile je náklad doručen na cílovou adresu, potvrzení od klienta se nevrací zasílateli, ale zůstává u odesílatele. Z tohoto důvodu je dokument neobchodovatelný.
Postup při vyplňování dokumentace
Vydání potvrzení o přeposílání se považuje za jednoduchý proces. K tomu stačí zadat určité informace postupně. Proto se doporučuje použít následující algoritmus:
- původně je datum stanoveno, když je vytvořen příjem, a musí být v souladu s datem, kdy zasílatel zboží obdrží od klienta;
- k dokumentaci je přiřazeno konkrétní číslo, pro které jsou zohledněny vlastnosti vnitřního toku dokumentů konkrétní dopravní organizace;
- údaje o klientovi předložené jeho F. I. O. a pasové údaje se zadávají do formuláře, a pokud jde o společnost, uvede se její jméno, podrobnosti, adresa a kontaktní údaje;
- jsou poskytovány údaje o přímém dopravci a pokud je soukromou osobou, musí být zahrnuty jeho cestovní údaje;
- je uvedena země původu zboží;
- je poskytnuto identifikační číslo nebo kód zboží nákladu, aby se tyto informace mohly inspektorům při zastavení vozidla předložit;
- informace jsou uvedeny na označení, které vám umožní určit, za těchto podmínek musí být zboží přepravováno, jaké podmínky musí být splněny, a obvykle je označení reprezentováno různými holografickými znaky, symboly nebo jinými znaky;
- druh obalu je uveden, protože může být představován plastovým kontejnerem, lepenkovou krabicí, taškou nebo jinými předměty;
- předepisuje, kolik místa zabírá nákladní doprava;
- je uvedena hmotnost nákladu, čistá i hrubá;
- zadávají se údaje o objemu a rozměrech přepravovaných věcí;
- plná hodnota nákladu je uvedena na základě dostupných platebních dokladů obdržených od klienta;
- zvláštní pozornost je věnována přepravním podmínkám, které naznačují povinnosti zasílatele zajistit bezpečnost nákladu během jeho přepravy;
- je vytvořena linka pro zvláštní podmínky, kde lze zadat různé informace, pokud obě strany souhlasí s jejich dostupností;
- na konci je na účtence uveden podpis zasílatele s přepisem.
Není vyžadováno osvědčení dokumentu pečetí organizace. Níže je uveden příklad potvrzení o přeposílání.
Jiné nuance
Potvrzení není předloženo s obchodovatelným dokumentem, takže klient společnosti by jej neměl vrátit zasílateli poté, co splní své závazky podle stávající dohody.
Chyby v dokumentu nejsou povoleny a opravy nejsou povoleny. Pokud se zasilatel při přípravě dokumentace dopustí chyby, stačí začít znovu, aby mohl vystavit účtenku. Většina polí v tomto dokumentu je určena přímo k popisu nákladu, což usnadňuje jeho identifikaci. To je nutné nejen pro zasílatele, ale také pro dopravní inspektory, kteří mohou zastavit vozík pro kontrolu. Obvykle prostudují informace, které faktury a potvrzení o předání obsahují. V těchto dokumentech musí být data totožná.
Mezi další předávací dokumenty patří potvrzení o skladu a objednávka vygenerovaná přímo pro zasílatele. Na základě těchto dokladů přepravce přebírá odpovědnost nejen za přepravu nákladu, ale také za jeho ochranu, aby během přepravy zůstal nedotčen. Za tyto služby je určen odborný poplatek.
V případě potřeby může smluvní strana k provedení úkolu najmout organizace třetích stran. K tomu se nejčastěji používají služby dopravce.
Je možné sledovat náklad?
Dalším jedinečným účelem účtenky je schopnost zákazníka přesně sledovat, kde se nachází jeho náklad. K tomu můžete použít různé služby umístěné na internetu.
Sledování nákladu na předávacím dokladu je považováno za jednoduchý proces, protože stačí zadat číslo dokladu a nákladu, jakož i číslo aplikace ve vybrané službě. Na základě zadaných informací bude klient schopen přesně pochopit, kde se nachází jeho náklad, a jak rychle bude přepravce splňovat podmínky smlouvy.
Právní poradenství
Předání příjmu je považováno za důležitý dokument nejen pro samotného zákazníka, ale také pro přímého zasílatele.Důvodem je skutečnost, že dokument se používá v daňovém účetnictví k výpočtu nákladů, které vzniknou odborníkovi při přepravě zboží. Proto musí být vypracován pečlivě, s přihlédnutím k mnoha požadavkům a bez chyb. Pokud jsou zjištěny různé bloty nebo nepřesnosti, může se to stát základem pro zaměstnance federální daňové služby, kteří jej odmítnou použít ke snížení základu daně.
Potvrzení obsahuje pouze údaje o stranách dohody a nákladu. Neobsahuje informace o době přepravy zboží. Proto je nutné dodatečně vystavit a zaplatit fakturu za platbu. Dopravce se musí postarat o vytvoření konosamentu.
Celý balíček dokumentů vyžaduje nejen přímý dodavatel, ale také zákazník. To vám umožní snadno se vypořádat s daňovými výpočty a účetnictvím.
Závěr
Předání zásilky je považováno za důležitý dokument pro všechny organizace a jednotlivce specializující se na přepravu zboží. Na základě toho přechází odpovědnost za konkrétní zboží na přepravce.
Je nutné přistupovat odpovědně s vyplněním a vyplněním takového potvrzení. Měl by obsahovat extrémně spolehlivé a přesné informace. To v budoucnu umožní v případě nepředvídaných případů potvrdit, že zboží bylo přijato a dodáno konkrétní dopravní společností na místo určení.