Životně důležitá činnost ne jediné organizace, společnosti, podniku a dokonce i státu je nemožná bez efektivního pracovního postupu. Dokumenty, jakož i potřeba jejich pohybu, vytvoření nebo přijetí před navrácením, vypršením platnosti nebo připojením k věci, pevně vstoupily do života osoby od okamžiku psaní. Zachovalé od starověku, potvrzují dokumentaci různých sfér života jednotlivců nebo veřejných záležitostí.
Historie kancelářské práce v Rusku
První dokumenty, které zaznamenaly život starověkého ruského státu, byly anály. Vyprávěli o dohodách, které byly uzavřeny mezi Ruskem a Byzancí, odrážející historické události. V dopisech byly také zaznamenány diplomatické vztahy. Kromě toho hovořili také o různých dohodách, zejména mezi obchodníky. Dopisy, v závislosti na účelu, mohou být soudní a informativní.
Všechny dokumenty byly psány na pergamenu, který byl v té době považován za velmi drahý materiál. Až do konce období feudální fragmentace Ruska bylo příliš brzy mluvit o konceptu kancelářské práce jako systému.
Historie kancelářské práce v ruském státě se skládá z období: předrevoluční, sovětská a postsovětská.
Předrevoluční
Předrevoluční papírování vyvinuté v XVI - začátkem XX století. Tato fáze je zase rozdělena do několika období:
- Po vytvoření centralizovaného ruského státu se začalo formovat klerikální dílo. To bylo provedeno v chatkách (nařídil, labial, zemstvo) úředníci. Samotný systém se vyvinul v řádu - ústřední instituce. Odtud název období. Charakteristickým rysem administrativní administrativní práce je vznik samostatného „personálu“ lidí, kteří se podíleli na přípravě projektů, dotazování, organizování skladování papírů, kopírování konceptů.
- Pracovní postup na vysoké škole vznikl po reformě ústřední správy. Vysoké školy začaly používat registrační knihy a organizované archivy. Ukládání dokumentů předepsaným způsobem bylo nejprve organizováno přesně v době práce na vysoké škole.
- Výkonný (v XIX - začátek XX. Století.) Byl vyvinut během reformy. Nový administrativní systém je založen na zásadách jednoty velení - přesném výkonu příkazů vedoucích pracovníků a hierarchii - přísném rozdělení povinností mezi úředníky různých pozic a funkcí.
Sovětská církevní práce
Sovětské kancelářské práce se začaly formovat od října 1917 a pokračovaly až do roku 1991. Během tohoto období se úřady snažily tento systém co nejvíce racionalizovat. Byly učiněny pokusy zavést standardy při práci s oficiálními dokumenty. Byl sestaven seznam typických řídicích dokumentů v podniku, který stanovil dobu skladování pro takovou dokumentaci. V sedmdesátých letech byl speciálně vytvořen jednotný státní systém kancelářské práce, který stanovil jednotné formy a metody práce s dokumenty.
Postsovětský
Kancelářská práce v postsovětském období se vyvíjí od roku 1991 a vyvíjí se dodnes. V 90. letech 20. století se v Ruské federaci začalo zlepšovat legislativní a regulační rámec stanovující požadavky na dokumentaci.
Ukládání dokumentů v podniku
V procesu činnosti firem, institucí, podniků existuje obrovský tok dokumentů, dokumenty jsou přijímány a vytvářeny. Když zmizí potřeba jejich použití v každodenních činnostech k řešení aktuálních problémů a problémů, je třeba shromažďovat a uchovávat informace. Kromě toho je nesmírně důležité zajistit snadný a rychlý přístup k potřebným údajům kdykoli, dokonce i po několika dnech, měsících nebo letech poté, co papír přestane fungovat. Pokud nejsou archivy řádně uspořádány a nejsou dodrženy lhůty, mohou při hledání správného dokumentu vzniknout další problémy. Rychlé vyhledávání a aplikace dokumentů pro zamýšlený účel je možné pouze s jasným rozdělením do skupin, segregací například v podnikání.
Zvláštní systematizační referenční příručka, která určuje postup pro distribuci cenných papírů v případech, je nomenklatura případů.
Pojmy „nomenklatura záležitostí“ a „podnikání“
Nomenklatura případů se nazývá nejjednodušší klasifikátor názvů případů, což umožňuje rychle třídit papíry pro rychlé vyhledávání, je-li to nutné, s uvedením doby použitelnosti v předepsané formě. Takový klasifikátor má velký význam při organizaci bezproblémového fungování společnosti nebo obecní instituce.
Případ je dokument uložený pod jednou obálkou nebo jejich kombinace, který se týká konkrétní záležitosti nebo typu činnosti. V případech je zakázáno duplikovat koncepty verzí cenných papírů, které se opakují nebo ztratily na významu, se standardní standardní dobou použitelnosti.
Nomenklatura věcí - víceúčelový dokument, který:
- Je to základ pro ukládání dokumentů do složek, hledání potřebných dokumentů.
- Označuje indexování dokumentů a případů.
- Definuje skladovatelnost dokumentů.
- Je to druh manuálu pro první fázi zkoušky.
- Je to dokument, který zohledňuje dočasné (až desetileté) skladování.
- Je to základ pro tvorbu soupisů dokumentů, které budou trvale a dočasně uloženy.
- Jedná se o místo, kde se ukládají akty za účelem zničení záležitostí podniku s uplynutou dobou skladování (zničení papíru).
Druhy položek v podnicích
Existují tři typy nomenklatur. Standardní nomenklatura je regulační dokument stanovující složení případů, které jsou zavedeny ve správní práci organizací stejného typu.
Přibližná nomenklatura má poradní povahu a stanoví určitý soubor případů (s uvedením jejich indexů), které jsou zahájeny během fungování organizací, na které se nomenklatura vztahuje.
Samostatnou nomenklaturu záležitostí konkrétního podniku tvoří pracovníci podpory dokumentů a správy dokumentů organizace. Tento proces zahrnuje vedoucí strukturálních divizí, protože mají představu o plánovaném rozvoji podniku, který vám umožní efektivně zajistit typy cenných papírů, které se mohou v organizaci objevit v blízké budoucnosti.
Základní pravidla pro ukládání dokumentace
V procesu jakéhokoli podniku se tvoří obrovské množství dokumentů, z hlediska reprezentované hodnoty a významu. Druhy cenných papírů, pro které by mělo být organizováno ukládání dokumentů v organizaci, postup a doby uchovávání se odrážejí v různých regulačních právních aktech, které se mohou vztahovat jak k právním předpisům jednotlivých společností, tak k zákonům o archivaci a zákonům o účetnictví. Zákony o účetnictví a archivaci jsou stejně platné s předpisy vydanými zastupitelskou radou nebo vedením konkrétní organizace.
Základním legislativním aktem v této oblasti je zákon „O archivních záležitostech v Ruské federaci“, který vstoupil v platnost dnem zveřejnění - 25. října 2004.Je to tento legislativní akt, který upravuje různé druhy vztahů v oblasti správy archivů v zájmu civilního obyvatelstva země, společnosti a státních orgánů, jakož i vztahy při organizaci skladování dokumentů bez ohledu na formu vlastnictví podniků.
Na základě h. 1 článku. 17 zákona č. 125-ФЗ jsou podnikatelé, soukromé a státní organizace povinny uchovávat archivní dokumenty po dobu jejich uchovávání, včetně papírů o personálu. V závislosti na postavení komerčního podniku je stanoven postup pro splnění povinnosti uchovávat cenné papíry a dobu uchovávání dokumentů v organizaci. Obchodní instituce mají právo ukončit uchovávání dokumentů po uplynutí času.
Účetní doklady
Článek 17 zákona č. 129-ФЗ stanoví obecné lhůty uchovávání dokumentů, účetních dokladů a účetních výkazů. Podle zákona je podnik povinen zajistit uchovávání účetních dokladů po dobu nejméně pěti kalendářních let od 1. ledna roku následujícího po roce, ke kterému je papír datován.
Chcete-li určit podmínky pro konkrétní typy dokumentů, musíte se odvolat na takový akt jako na standardní seznam dob uchovávání dokumentů schválených Federálním archivem 6. října 2000. Důležité je, že data uvedená v seznamu nezačíná ode dne konečné verze příspěvku nebo oficiálního zveřejnění dokumentu, ale od prvního ledna následujícího kalendářního roku. Pokud však vedoucí společnosti vydal rozkaz s přihlédnutím ke specifikům činnosti, může být doba použitelnosti papírů prodloužena ve srovnání s obdobím, které stanoví seznam.
Daňová přiznání a další doklady pro výpočet daně
Období, během kterého je podnik nebo obecní instituce povinna vést hlášení o odpočtu daně, je stanoveno v odstavci 170 výše uvedeného seznamu. Období uchovávání dokumentů v organizaci, pokud jde o daňová přiznání za poslední kalendářní rok, je nejméně deset let, čtvrtletně se uchovávají po dobu nejméně pěti následujících kalendářních let, měsíční období musí být uložena po dobu nejméně jednoho kalendářního roku - tato informace je označena seznamem období uchovávání dokumentů. Není-li za kalendářní rok podáno hlášení, uchovávají se ostatní typy prohlášení po dobu nejméně deseti let. Ostatní typy hlášení by tedy měly být chráněny nejméně po dobu pěti kalendářních let. Zprávy za kalendářní měsíc bez čtvrtletních zpráv se ukládají podle stejných zásad.
Dokumenty, na jejichž základě se daně a poplatky počítají, nejsou v zákoně definovány. V čl. 8 prvním pododstavci osmém pododstavci daňového zákoníku Ruské federace se však uvádí, že daňoví poplatníci musí uchovávat doklady po dobu čtyř let: účetní a daňovou evidenci, veškeré další doklady prokazující zisk, výdaje, platby a srážky daně a další poplatky. Totéž nastavuje seznam dokumentů označujících dobu skladování. Zveřejňuje se na oficiálních webových stránkách vlády Ruské federace a Rosarchivu.
Doba uložení dokumentace v podniku
Doba použitelnosti dokumentů je časový rámec definovaný právními předpisy Ruské federace a hodnoty vybrané kontrolou, během nichž musí být uloženy až do jejich zničení.
Výsledkem činnosti podniků a institucí jsou dokumenty různých významů. Standardní seznam ukládání dokumentů umožňuje zničení dokumentů, které již úlohu dokončily. Existují však ti, kteří neztrácí svůj význam po řadu let. A třetí typ obsahuje vědecky nebo prakticky významné informace. Tento typ má stálou trvanlivost.
Obvyklé doby uchovávání dokumentů tedy mohou být:
- dočasně až deset let;
- dočasně přes deset let;
- trvalé.
V divizích, které se zabývají referenčními pracemi, zůstávají případy dva roky, bez ohledu na stav podnikání: trvalé a dočasné (nad deset let) skladování. V archivu organizace jsou po této době odevzdány.
Bez ohledu na formu vyhotovení dokumentace (papírové nebo elektronické) se doba uchovávání dokumentů nemění. Určující hodnota doby jejich použití závisí na informacích v nich obsažených. Tato otázka je zkoumáním hodnoty.
Zkoumání hodnoty dokumentů je stanovení významu, na kterém závisí stanovení doby jejich uložení. Zkoumá se, aby se zjistilo, které konkrétní práce mohou nejlépe poskytnout státu, společnosti, vědě a jednotlivcům potřebné údaje. U dokumentů, které byly vybrány pro dočasné úložiště, byste měli určit, jak dlouho v budoucnu mohou být potřebné. Důležitým úkolem kontroly cenných papírů je také stanovení doby uchovávání dokumentace.
Vystoupily tak následující úkoly zkoumání hodnoty:
- Převod do trvalého úložiště do státního archivu Ruské federace dokumentace, která je důležitá pro politiku, ekonomiku, ekonomiku, vědu, kulturu země, předběžný výběr.
- Dokumenty, které si zachovávají praktickou hodnotu, ale nepředstavují vědeckou a historickou hodnotu, jsou vybrány pro dočasné uložení.
- Ti, kteří ztratili svou hodnotu a nemají žádnou vědeckou hodnotu, jsou vybíráni ke zničení.
- Stanovení doby uchovávání dokumentů, jejich změna.
Během zkoumání se také kontroluje kvalita organizace nomenklatury spisů, archivů a stanovení doby použitelnosti dokumentů.
Způsoby organizace skladování cenných papírů v podniku
S příchodem elektronické technologie není třeba používat celou budovu pro archivaci, bude-li to velká organizace s desetiletou historií, bude stačit několik místností. V každém případě je však nutné organizovat ukládání dokumentů v organizaci.
Elektronický archiv lze uspořádat několika způsoby:
- Místní - cenově dostupný způsob ukládání, který spočívá ve shromažďování dokumentů v jedné složce v počítači nebo, pokud má společnost lokální síť, vytvoření speciální síťové složky a nastavení přístupových práv k této složce. Nevýhodou této metody ukládání je nedostatek bezpečnostních záruk, potřeba nezávislého řízení doby skladování, poskytování nástrojů pro prohlížení (mluvíme o programech pro prohlížení dokumentů, obrázků, videa, výkresů a dalších dokumentů) a ověřování elektronických podpisů.
- Speciální elektronický archiv - specializované systémy správy elektronických dokumentů nebo elektronické archivy. Takové úložné systémy neopakují výše uvedené nevýhody místního archivu. To znamená, že EDMS poskytuje prohlížení, řídí načasování ukládání cenných papírů, umožňuje získat informace o elektronickém podpisu. Mínus - služba je zaplacena.
- V cloudu - slibný způsob ukládání dokumentů, mohou být uloženy přímo ve službě online a nezabírají místo na počítačích organizace. Zaměstnanci mají vždy příležitost obrátit se na nezbytnou dokumentaci, služba zajistí prohlížení s vhodnými nástroji a poskytne data na bezpečnostním certifikátu - přístup k síti by byl pouze možný.
Právní předpisy neupravují, která metoda ukládání by měla být použita, a seznam dokumentů s daty uvádí pouze regulační časový rámec. Je pouze důležité dodržovat pravidla pro předávání dokumentů, správnou formu exekuce a certifikát pro podpis.