Dnes se podnikání rozvíjí rychleji. Čas určuje peníze a naopak. Čím mobilnější jsou zaměstnanci společnosti, tím silnější je její postavení na trhu. Proto se automobil stal nejen dopravním prostředkem, ale také způsobem, jak dosáhnout zisku a dosáhnout úspěchu.
V současné době se používání osobního automobilu pro úřední účely používá v mnoha podnicích, kde mají zaměstnanci práci cestování. Manažeři také používají soukromá vozidla k řešení různých pracovních problémů na cestách.
Způsoby registrace vztahů se zaměstnancem při používání dopravy
V tomto článku se dozvíte, jak to dokumentovat. Vztahy se uzavírají se zaměstnancem, který používá své auto k plnění oficiálních povinností různými způsoby.
Za prvé, v pracovní smlouvě můžete uvést klauzuli o vykořisťování majetku a vyplatit náhradu škody, jak je stanoveno zákonem.
Za druhé, můžete také se zaměstnancem (tzv. Občanské právo) uzavřít a podepsat smlouvu s uvedením pronájmu vlastní dopravy s poskytnutím pomoci při řízení a technického využití. Současně dodržovat normy pro používání osobního automobilu pro úřední účely.
Výhody a nevýhody jednotlivých možností
Každá varianta má své výhody a nevýhody. Podívejme se na ně podrobněji.
Rozdíl oproti jiným prostředkům získávání vozidel pro použití je, že v tomto případě je vůz provozován jak u pracovníků, tak ve vlastních osobních záležitostech. Platby za použití automobilu zaměstnance tedy mohou být nižší než nájemné, což se předpokládá v souladu s dohodou o pronájmu automobilu s řidičem. Jak však ukazuje praxe, provoz vašeho vlastního automobilu je určen oblastí jeho použití: obvykle se jedná o služební cesty, kde je snazší se dostat ke svému vlastnímu autu, nebo jsou to místa, kam nejede veřejná nebo jiná doprava. Různé obchodní schůzky často zahrnují použití automobilu. Kde jinde by mohla být potřeba osobní doprava? Například činnost zaměstnance zahrnuje neustálý pohyb po městě, od jednoho klienta k druhému. Pěšky to nebude fungovat, protože tráví spoustu času. Pro společnost je výhodné najmout osobu se strojem. Bude mít čas obejít zákazníky a společnost mu nahradí náklady.
Za splnění svých služebních povinností zaměstnancem lze také považovat provozování vlastního automobilu v rámci pracovního poměru. Odškodnění za používání osobního automobilu pro úřední účely, které je způsobeno zaměstnancem, by nemělo být zdaněno. Ale tyto kompenzace mají zpravidla své vlastní nuance v pracovním právu. Občanské právo poskytuje stranám vztahu možnost volby. To vám umožní zvážit různé možnosti a částky platby, které jsou spojeny s provozem vozu, aby byli všichni zúčastnění účastníci spokojeni. To však naznačuje, že daňové částky a příspěvky budou odečteny od výše náhrady.
Osobní použití služebního automobilu
Nezáleží na tom, který způsob je vybrán, společnost je lepší, když zaměstnanec cestuje vlastní dopravou.Společnost nebude muset nést břemeno velkých výdajů na nákup nebo pronájem automobilu, respektive se náklady tohoto období nezvýší. Výdaje na údržbu a používání se sníží: částečně společnost platí, částečně zaměstnanec (vlastník dopravy), který je používá pro své vlastní potřeby. Kromě snižování plýtvání společnost snižuje náklady na doklady a mzdu při účtování o použití automobilu.
Vztahy mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem se řídí pracovněprávními předpisy upravujícími odškodnění za odpisy vozidla, jeho odpisy a zpronevěru, které jsou spojeny s vlastním vozidlem zaměstnance používaným pro oficiální potřeby. Proto musí být vydána objednávka na použití služebního automobilu pro osobní účely.
Jak již bylo uvedeno, pravidla pro vracení nákladů zaměstnanci a výše náhrady jsou stanovena pracovněprávními předpisy, a pokud taková pravidla neexistují, jsou stanovena dohodou stran pracovní smlouvy, která je uzavřena písemně. Poté vyvstává otázka před účetním: jak správně vypracovat zákon o provozu vlastní dopravy zaměstnancem?
Platba za použití osobního automobilu pro úřední účely
Jako alternativu je jako základ schválena vláda Ruské federace (např. Platební standardy, nikoli však jejich velikost) stávající regulační dokumentace plateb za odškodnění za provoz vašeho vlastního automobilu:
- Zaměstnanci orgánů pro vnitřní záležitosti.
- Zaměstnanci organizací a orgánů vězeňských systémů, federálních hasičských sborů státních hasičských služeb, orgánů pro kontrolu drog a celních orgánů.
- Zaměstnanec federální vlády.
Přestože je dokumentace adresována různým podkategorím osob, jsou zásady jmenování a vyplácení náhrad stejné:
- Odškodnění se vyplácí pracovníkům, kteří mají práci cestovní povahy.
- Základem pro použití vlastního automobilu pro oficiální potřeby je pořadí řízení.
- U zaměstnanců, kteří používají osobní vozidla pro oficiální potřeby prostřednictvím zmocnění svého vlastníka, se vyrovnávací platby časově rozlišují stejným způsobem.
- Za účelem úhrady náhrady za používání osobního automobilu pro úřední účely musí zaměstnanec podat žádost, v níž uvede, jaké pracovní povinnosti byly splněny a na jak dlouho bylo jejich auto používáno.
Pokud je vše správně naformátováno, nebudou problémy s přijetím kompenzační platby. Podívejme se, jaký balíček dokumentů by měl zaměstnanec sbírat.
Dokumentace poskytovaná zaměstnancem
Zaměstnanec s prohlášením poskytne další nezbytnou dokumentaci:
- Kopie osvědčení o registraci osobního automobilu nebo pasu pro vozidlo (PTS), plné moci, které poskytuje právo řídit auto.
- Přepravní list, nezbytné podrobnosti a harmonogram pro vstup, které přijímají úřady provádějící státní politiku a regulační regulaci v oblasti dopravy.
- Dokumentace potvrzující odpad z používání vlastního automobilu pro oficiální potřeby (kontroly paliva, osvědčení o údržbě).
Účetní musí také vyplnit nákladní list, protože se jedná o primární doklad potvrzující použití osobní dopravy zaměstnancem pro úřední účely. Forma tohoto listu byla schválena usnesením Státního statistického výboru Ruské federace. Jiné organizace mohou použít nákladní list svého formuláře nebo jiný dokument, který potvrdí náklady na hořlavé materiály. Všechny údaje stanovené zákonem musí být uvedeny:
- název dokumentu;
- datum vydání;
- organizace dokumentu;
- obchodní činnost a její obsah;
- měrné jednotky;
- pozice odpovědných osob;
- podpisy určených osob.
Kromě toho musíte určit konkrétní umístění vozidla. Jinak může být obtížné vyplatit náhradu. Při použití jednotného formuláře je méně konfliktů.
Veškerá poskytnutá dokumentace by měla potvrdit provoz pro potřeby podniku, nikoli pro potřeby zaměstnance. Je však třeba mít na paměti, že rozhodnutí platit za použití osobního automobilu pro úřední účely činí vedoucí v určité časové lhůtě, přičemž je třeba vzít v úvahu:
- Potřeba provozu automobilu za účelem plnění pracovních povinností, které jsou spojeny s častými služebními cestami.
- Provozní doba vozidla pro oficiální potřeby.
- Částka finančních prostředků, které byly společnosti přiděleny na tuto práci.
Návratnost podnikových nákladů
Používání osobního automobilu pro obchodní účely způsobuje různé náklady, ale ne všechny budou uhrazeny podnikem. V souladu s praxí používání vlastní dopravy by mělo být zpronevěře mezi zaměstnancem a podnikem rozděleno následovně: zaměstnanec má zpronevěřit zpronevěru z důvodu nákupu paliva a maziv na základě skutečnosti potvrzené v dokumentaci (kontroly, příjmy atd.). Odškodnění se vyplácí zvlášť s úhradou uvedeného zpronevěry.
Odškodnění se zaměstnanci nevyplácí v následujících situacích:
- během dovolené;
- během služební cesty;
- během období dočasného postižení, které je potvrzeno pracovní neschopností;
- v ostatních případech, kdy vozidlo nefunguje.
Při provozu vlastního vozidla (po vyplnění souhlasu s používáním osobního automobilu pro úřední účely podle modelu) nedostane zaměstnanec zvláštní platbu za pomoc při jeho správě a údržbě. Samotný provoz vlastního vozidla se provádí v mezích pracovních povinností, za které má zaměstnanec nárok na odměnu, což je plat. Výpočet náhrad za použití automobilu je analogický s platbou za pronájem, která zahrnuje odpisy vozidla.
Pokud smlouva o pronájmu vozidla stanoví nájem, podléhá zpravidla dani z příjmu fyzických osob. Daň z příjmu fyzických osob se neúčtuje pouze za odškodnění za provoz osobních automobilů zaměstnance a za výdaje, které mu vznikly. To bude podrobněji popsáno níže.
Reflexe nákladů v účetnictví
Účtování plateb za odškodnění za provoz vlastního vozidla pro úřední potřeby a vrácení zpronevěry spojené s používáním osobního vozidla se vede na účtu 302 12 „Ostatní platby“.
V účetnictví podniky uvádějí při používání osobního automobilu pro oficiální účely pouze dvě účtování:
- Připsání částky náhrady a náhrada výdajů na základě skutečnosti.
- Výplata náhrady zaměstnancům v předepsané výši.
V účetním oddělení rozpočtového nebo samostatného podniku tělesné výchovy a sportu se tyto záznamy o účtování obsahu operace provádějí:
- Reflexe nákladů na výplatu náhrady.
- Provádění otázky náhrady z pokladny instituce.
- Zaměstnanci došlo k převodu na bankovní kartu.
Pokud je však používání osobního automobilu zaměstnance pro úřední účely prováděno na základě pracovní smlouvy, použijte účet 302 24 „Nájemné a vypořádání“. Ve sloupci „Kredit“ na tomto účtu je uveden připsání nájemného a ve sloupci „Debet“ - jeho převod na účet zaměstnance nebo vydání z pokladny podniku.
V účetním oddělení rozpočtového nebo samostatného podniku tělesné výchovy a sportu se tyto záznamy o účtování obsahu operace provádějí:
- Půjčovna aut poplatek.
- Nájemné bylo placeno z pokladny instituce.
- Převedeno na bankovní kartu zaměstnanci.
Je však třeba poznamenat, že neexistují žádné záznamy o daňových povinnostech pro zjednodušené transakce. Mělo by být zdaněno a používání osobního automobilu pro úřední účely.
V jakých situacích je daň z příjmu fyzických osob vybírána z náhrad
Nyní pojďme mluvit o daních. Veškeré zisky jednotlivců, včetně zaměstnanců podniků, jsou zdaněny z osobních příjmů. Všechny druhy náhrad poskytované pracovním právem jsou osvobozeny od zdanění.
To znamená, že nezdanitelnou částkou je částka uvedená ve smlouvě o používání osobního automobilu pro úřední účely. V tomto případě musí existovat dokumentace potvrzující vlastnictví vozidla používaného daňovým poplatníkem. S pomocí dokumentů bude také nutné potvrdit skutečný provoz vozidla pro zájmy podniku a množství odpadu s ním spojené.
Zákony práce ani daně však neobsahují:
- Seznam dokumentace, která může potvrdit provoz vašeho vozidla.
- Ustanovení zakazující vedoucímu podniku vyplácet zaměstnancům zpronevěry vzniklé při plnění pracovních povinností.
Z toho vyplývá, že vedoucí podniku sám může vytvořit pravidla pro stanovení bezcelních kompenzačních plateb zaměstnancům, kteří používají osobní automobil pro úřední účely, přičemž stanoví jejich vlastní velikost.
Pokud zaměstnanci používají k práci osobní automobily, náhrada za ně není zdaněna, ale za následujících podmínek:
- použití dopravy a náhrad je stanoveno písemně (je uzavřena zvláštní dohoda nebo je stanovena v pracovní smlouvě);
- zaměstnanci předložili doklady k automobilu (osvědčení o registraci, titul);
- organizace sestavuje pracovní listy.
Pojistné
Při výpočtu pojistného je třeba mít na paměti, že se vybírají z plateb a odměn, které jednotlivci vznikají v rámci pracovní smlouvy a občanskoprávní smlouvy. Výpočet náhrad za použití vozidla k práci ve výši stanovené smlouvou mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem není odměna, odměna za splnění práce nebo jiné povinnosti, věcná výhoda. Proto tato náhrada nepodléhá pojistnému.
Pokud zaměstnanec organizace používá služební automobil, zatímco neexistují žádné nákladní listy a jiné podpůrné dokumenty, bude mít takový jednotlivec ekonomickou výhodu ve výši, v jaké se odhaduje. Tento typ příjmu podléhá dani z příjmu fyzických osob při používání služebního automobilu pro osobní účely.
Kromě vysvětlení úředníků je zřejmé, že poskytnutí autoservisu nemá převod vlastnictví, a toto auto nelze považovat za majetek správce. V souladu s článkem 185 občanského zákoníku Ruské federace je plná moc písemným postoupením, které jedna osoba vydává druhé osobě za účelem zastupování před třetí stranou.
Rovněž se nezdaňují vyrovnávací platby na základě pracovní smlouvy za provozování vlastního vozidla, které je zaměstnanci poskytováno pro správu prostřednictvím proxy. Je třeba si uvědomit, že za používání služebního automobilu pro osobní účely odpovídá řidič.
Vypořádání na základě smlouvy o pronájmu automobilu s řidičem nelze považovat za kompenzační platbu zaměstnanci, kterému byla udělena plná moc k řízení vozidla.Předmět pojistného pro mimorozpočtové fondy tedy chybí.
Kdy je potřeba nákladní list?
Mnoho účetních se ptá: „Je pro náklad za kompenzaci za provoz mého vlastního vozidla vyžadován nákladní list?“. Zároveň každý ví, že takový list vás nutí vyplnit federální zákon „Charta silniční a městské pozemní elektrické dopravy“, který zakazuje přepravu zavazadel, nákladu, cestujících veřejnou dopravou (autobusy, trolejbusy, tramvaje), aut a nákladních vozidel bez řádného nákladního listu doprava, jako v případě použití služebního automobilu pro osobní účely. Přepravní list je zahrnut do seznamu nezbytných dokumentů pro provoz automobilu ve vlastnictví právnické osoby.
Co o tom říká dopravní zákon? Instituce a podniky, které používají vozidla k přepravě cestujících a zboží, se neobejdou bez nákladního listu. Pokud je vůz provozován osobou pro vlastní potřebu, není třeba takový list vypracovávat, jak se předpokládá ve výše uvedených normativních aktech pro právnické osoby a podnikatele používající vozidla.
Nákladní list při používání osobního automobilu zaměstnance
Obdobný názor se týká používání osobního automobilu zaměstnancem pro úřední účely. Zde je však potřeba jeho provedení diktována pravidly dopravní legislativy, ale normami pracovněprávních a daňových zákonů, které zavazují potvrdit úřední provoz vlastního vozidla zaměstnance. Abychom potvrdili odpad z nákupu paliv a maziv pro potřeby obecné výrobní práce, potřebujeme správně připravený nákladní list, který ukazuje skutečnou spotřebu paliva. Informace, které neumožňují kontrolu nákladů na paliva a maziva, protože obecná výroba může hrát do rukou kontrolérů.
Při shrnutí je třeba poznamenat následující. Aby byly platby za provoz vlastního vozidla zaměstnance kompenzační, je třeba dodržovat postup pro používání osobního automobilu pro úřední účely:
- Provoz vozidla souvisí s plněním pracovních povinností.
- Vyrovnávací platby se vydávají na základě objednávky zaměstnavatele. Výše úhrady uvedených nákladů je povinna uhradit ekonomicky odůvodněné výdaje.
Pokud tato pravidla nejsou dodržována, vyplatí se podepsat smlouvu nebo dohodu se zaměstnancem o používání osobního automobilu pro služební účely s řidičem a při zohlednění všech daní a poplatků.